Convegno di studio e aggiornamento amministrativo

Presentazione sul tema: "Convegno di studio e aggiornamento amministrativo"— Transcript della presentazione:

1 Convegno di studio e aggiornamento amministrativo
Amministrazione delle Comunità, problematiche e indicazioni pratiche casa madre luglio 2009

2 I termini… casa madre luglio 2009

3 Amministrare riferito a enti, funzioni o attività singole o di gruppo … = “curare, regolandone e sorvegliandone l’andamento sì da poter renderne conto…” (Devoto, Diz. Lingua Italiana) Servire, curare, fornire, governare, maneggiare cose, porgere, dispensare… dal lat. administrare – minister (Google, Vocabolario etimologia) casa madre luglio 2009

4 Amministrazione attività diretta ad amministrare,
il compito, la responsabilità dell’amministrare complesso di criteri cui si ispirano gli amministratori (Devoto, Diz. Lingua Italiana) casa madre luglio 2009

5 Colui che amministra assume l’impegno a livello legale, burocratico, formale … lo assolve con la cura del buon padre di famiglia rappresenta la realtà, il gruppo che lo ha incaricato, e ne cura gli interessi concretizzandone orientamenti e criteri… risponde del proprio operato … casa madre luglio 2009

6 La comunità è … un insieme di persone con rapporti sociali, culturali, morali e non solo un insieme di persone con vincoli organizzativi, interessi comuni, e non solo un insieme di persone con vincoli affettivi, tipo famiglia ente di diritto pubblico o privato tipo comunità montana, comunità religiosa … casa madre luglio 2009

7 2 segue : La comunità, per noi, è …
un insieme di persone in cui tutto è comune: vita, attività, beni, valori, perché rispondono, su chiamata, ad essere e a testimoniare l’appartenenza a Colui che le ha chiamate e convocate. una comunità con dimensione altra: da Dio nella Chiesa per il mondo. casa madre luglio 2009

8 Amministrare allora significa …
prendersi a “cuore” vita, beni, opere … prendersi “cura” secondo priorità: persona (sorelle) – cose (beni) … occuparsi della gestione della casa con competenza, attenzione, rispetto, disponibilità, coerenza … Condividere scelte, orientamenti alla luce della “mentalità” evangelica … …… casa madre luglio 2009

9 Problematiche, meglio, Difficoltà
. casa madre luglio 2009

10 premessa Inizierei col ricordarci di alcuni atteggiamenti, che ci abitano e che danno senso, motivano ed incoraggiano il nostro “amministrare” (ciascuna di noi, “amministra”!) e sono: lo spirito di servizio, il senso di appartenenza, la buona volontà … Atteggiamenti-valori che danno colore ai criteri con i quali affrontare le difficoltà… casa madre luglio 2009

11 da dove nascono le difficoltà
                                                                                                             casa madre luglio 2009

12 Le principali origini delle difficoltà
Il sentirsi-sapersi non abbastanza preparate; quindi insicurezza … ansia … blocco della creatività e dello spirito di iniziativa …. Inesperienza, che può indebolire la ricerca di punti di riferimento preziosi … Il moltiplicarsi di norme, disposizioni, novità… Timore di non riuscire ad “accontentare” … Timore o sensazione di incomprensione … Mancanza di tempo …… ecc. casa madre luglio 2009

13 Per cominciare… quello che serve:
AUTOSTIMA … “un fiore che va annaffiato ogni giorno" (Willy Pasini) casa madre luglio 2009

14 L’autostima – 1 L'autostima è la valutazione che una persona dà di se stessa; è un fattore dinamico, che evolve nel tempo; va coltivata, curata, alimentata durante il corso dell'esistenza Una sana autostima si manifesta nella capacità di percepirsi e di rapportarsi a se stessi in modo realistico, positivo, rilevando i punti forti e quelli deboli; casa madre luglio 2009

15 L’autostima – 2 Una persona con una sana autostima non è perfetta, ma sa come valorizzare le proprie abilità e capacità e come tenere sotto controllo i difetti e le parti del proprio carattere meno amate. La sana autostima è indipendente dal giudizio degli altri, è caratterizzata da una profonda conoscenza di se stessi, aiuta a mantenere i punti di forza ed a migliorare quelli di debolezza, promuove obiettivi stimolanti ma non eccessivi… (tratto da R.Iannuzzi, L’autostima come esperienza concreta – passim) casa madre luglio 2009

16 una 24 ore da tenere sempre appresso
altri bagagli…                                        … una 24 ore da tenere sempre appresso un baule per le “cose” che servono casa madre luglio 2009

17 I contenuti - 1 . primato di dio casa madre luglio 2009

18 I contenuti - 2 Formazione Informazione Esperienza ………
casa madre luglio 2009

19 Indicazioni pratiche - 1
Essere amanti dell’ordine di una buona organizzazione della fedeltà a ricordare, annotare della chiarezza del senso della misura ……… casa madre luglio 2009

20 l’ archivio l’ “archivio” è il luogo dove si conservano i documenti:
della comunità in sedi distinte e amministrativi Casa Madre suore francescane elisabettine – casa madre luglio 2009

21 Organizzare l’archivio
della comunità dell’economato casa madre luglio 2009

22 I documenti raccogliere – analizzare catalogare rispondere / evadere
registrare memorizzare conservare casa madre luglio 2009

23 Quali documenti .-A Strettamente della comunità
Convenzioni e correlati Pratiche con chiesa locale Corrispondenza varia da conservare Corrispondenza e circolari Consiglio generale e Consiglio provinciale Copia atti Capitoli generali – prov.li segue casa madre luglio 2009

24 Cronistoria della Casa Registro anagrafico delle suore della comunità;
Fotocopia passaporti – carte identità – patenti – libretti sanitario e della pensione – Codice fiscale; Documenti rapporti lavoro - volontariato – pensione – pratiche sanitarie; Residenze – tessere elettorali - … Contenitori ad hoc per singola suora ….. casa madre luglio 2009

25 Quali documenti .-B Amministrativi o dell’economato
# Relativi agli immobili: progetti edilizi – tecnologici – planimetrie – certificati catastali – abitabilità - dichiarazioni di conformità e certificazioni varie – C.P.I. … # Atto di proprietà o contratto di affitto o comodato # Contratti di manutenzione impianti – attrezzature… # Inventario # Altro casa madre luglio 2009

26 Contratti utenze Energia elettrica Acqua Gas Telefono
casa madre luglio 2009

27 Contratti manutenzione
Impianti: elettrico termoidraulico tecnologici in genere centrale termica ascensori antincendio (estintori ecc.) cancelli elettrici\basculanti opportunità del REGISTRO delle manutenzioni casa madre luglio 2009

28 segue: Contratti manutenzione
Attrezzature e altro: fotocopiatrice strumenti informatici dove serve cappe aspiranti …… parco – giardino casa madre luglio 2009

29 Registro dei controlli …
… dove si annotano gli interventi e i controlli relativi al buon funzionamento: degli impianti elettrici di illuminazione (luci di emergenza…) di sicurezza dei presidi antincendio (estintori, idranti…) e dei vari dispositivi di sicurezza e di controllo ( antintrusione – pompe sommerse…) delle riunioni di addestramento e le esercitazioni (piano e prove di evacuazione…) casa madre luglio 2009

30 Gestione del personale
personale dipendente: fascicolo del personale contratto di lavoro libri paga – matricola - infortuni… appalto servizi: Mensa Pulizie Lavanderia altro casa madre luglio 2009

31 Gestione amministrativo-contabile
casa madre luglio 2009

32 I libri e i documenti contabili
Prima nota Giornale Bilancio Resoconti Preventivi Consuntivi Fatture Ricevute Altri documenti validi casa madre luglio 2009

33 occhio al … calendario Annotare scadenza: Bollo auto Revisioni
memorandum Annotare scadenza: Bollo auto Revisioni Assicurazioni Impegni particolari ……. casa madre luglio 2009

34 Le banche e le assicurazioni
Rapporti di c/corrente e quanto connesso Conti correnti postali Assicurazioni * incendio-furto-rischi diversi * infortuni - responsabilità civile * R.C. auto * Assicurazione malattia casa madre luglio 2009

35 Conservazione dei documenti: quando la “ricevuta” può essere cestinata.
ricevute pagamento del canone Rai dieci anni. ricevute pagamenti canoni di affitto cinque anni. fatture di acqua, gas, luce e telefono cinque anni a partire dalla data di scadenza del pagamento. Se l’operazione è stata effettuata tramite banca, si devono conservare anche estratti conto banca, che attestano l’avvenuto pagamento. ICI – la ricevuta del pagamento va conservata per cinque anni a partire dall’anno successivo a quello di pagamento dell’imposta. casa madre luglio 2009

36 2. segue Conservazione documenti…
spese condominiali cinque anni. tasse asporto rifiuti si conservano fino al decimo anno successivo a quello di pagamento assicurazioni:Le quietanze vanno conservate per un anno. Quelle utilizzate anche ai fini fiscali –es. le polizze vita – vanno mantenute per cinque anni, fino a quando cade in prescrizione il periodo di imposta in cui sono state sostenute. dichiarazioni redditi: Le ricevute dei pagamenti delle tasse e dell’IVA si conservano fino a 5 anni a partire dall’anno successivo a quello della dichiarazione. casa madre luglio 2009

37 3. segue Conservazione documenti
estratti conto bancari: dieci anni. In questo intervallo temporale è infatti possibile impugnare l’estratto conto, qualora fossero presenti errori o omissioni. Scontrini: Lo scontrino fiscale, che vale anche come garanzia, si conserva per tutta la durata della garanzia. Ricevute spedizionieri – 1 anno tassa di circolazione (bollo) va conservato fino alla fine del terzo anno successivo a quello nel corso del quale è avvenuto il pagamento. Termine che va applicato anche in caso di vendita della vettura. casa madre luglio 2009

38 4. segue Conservazione documenti
Le ricevute delle contravvenzioni stradali vanno conservate per 5 anni. Tratto da Notiziario CNEC N. 4/2009 Schema di Sintesi In estrema sintesi: nel caso di incertezza o ….. per semplificare, vista la differenziazione delle scadenze, conservare i documenti di cui sopra per DIECI ANNI COMPIUTI. casa madre luglio 2009

39 5. ed infine …. CUD – RED riscontrato – Esenzioni ticket – mod. 730 – altro relativo a pratiche pensionistiche rilevanti – pratiche fiscali … - buste o fogli paga - … - conservare per 10 ANNI. N.B. per le sorelle che lavorano o hanno lavorato presso terzi: il CUD costituisce anche certificazione dei versamenti previdenziali ai fini pensionistici effettuati dai datori di lavoro, quindi attenzione alla conservazione!!! casa madre luglio 2009

40 grazie per l'attenzione!
Buon lavoro e … grazie per l'attenzione! casa madre luglio 2009