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Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina 1 AIB – Attivo soci Firenze, 20 novembre 2008 Biblioteca Nazionale.

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1 Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina 1 AIB – Attivo soci Firenze, 20 novembre 2008 Biblioteca Nazionale Centrale Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi ing. L UIGI T ACCONE I NGEGNERIA O RGANIZZATIVA & T ECNOLOGIA PER L I MPRESA HTTP :// WWW. TACCONE. NET HTTP :// WWW. TACCONE. NET HTTP :// WWW. TACCONE. NET

2 Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina 2 Appunti : le biblioteche come sistemi organizzativi aperti l'interazione con il mercato e la pressione competitiva la visione sistemica e l'organizzazione per processi il caso della BNCF lanalisi di processo esempi di diagrammazione di processo matrici per competenze e responsabilità eventuale riflessione su un caso di sistema: l'evoluzione del settore toscano della formazione verso standard qualitativi più elevati

3 Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina 3 Aspetti introduttivi è la ragione "ecologica" per cui l'impresa esiste: gli scopi preminenti che essa tenta di perseguire e che, quasi sempre, si identificano con il processo di soddisfacimento di determinati bisogni espressi dal mercato MISSIONE l'insieme di tutto ciò che è al di fuori del controllo dellorganizzazione e che quindi determina o influenza il comportamento AMBIENTE

4 Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina 4 AMBIENTE TOP DOWN BOTTOM UP Organizzazione e contesto di mercato clienti fornitori risorse concorrenza contesto socio-economico normative

5 Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina 5 RIVALITA TRA IMPRESE CONCORRENTI POTERE CONTRATTUALE DEI CLIENTI POTERE CONTRATTUALE DEI FORNITORI MINACCE DI PRODOTTI SOSTITUTIVI MINACCE DI NUOVE ENTRATE barriere all entrata La pressione competitiva

6 Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina 6 APD VALORE CREATO Porter - Millar : - punti chiave di miglioramento - assetto organizzativo - logica di retroazione Ouchi : Il controllo organizzativo - clan - burocrazia - mercato La catena del valore aggiunto OUTPUTINPUT organizzazione come catena anche interna cliente - fornitore

7 Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina 7 Prospettive di analisi organizzativa FUNZIONI PROCESSI KNOW-HOW COMUNE: - attenzione sulla professionalità - principio di responsabilità OUTPUT COMUNE: - attenzione sulla gestione strategica ed operativa - pertinenza sulle performance spazio delle interfacce funzionali

8 Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina 8 La visione tradizionale DIREZIONE AZIENDALE PRODUZIONE MARKETING & VENDITE RICERCA & SVILUPPO sindrome dei comportamenti stagni (effetto silos) ottimizzazione funzionale con sub-ottimizzazione del sistema doppie funzioni, bottle-necks: incertezza operativa, difficoltà a definire logiche di miglioramento funzionale... responsabilità sovrapposte rispetto ai valori esterni, clima interno non da team integrato, consapevolezza del proprio ruolo più orientato al presidio della componente procedurale..

9 Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina e la visione sistemica..... e la visione sistemica come riempire gli spazi bianchi dell organigramma azienda come sistema interagente con lambiente esterno MARKETING & VENDITE PRODUZIONE RICERCA & SVILUPPO RICERCA SVILUPPO MARKETING VENDITE IMPIANTO 1 IMPIANTO 3 IMPIANTO 2 ESIGENZE PROMOZIONE CONTATTI ORDINI PRODOTTI IDEE PER NUOVI PRODOTTI SPECIFICHE PRODUZIONE SPECIFICHE PRODOTTO

10 Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina 10 Il diagramma di contesto SISTEMA DI TRASFORMAZIONE SISTEMA DI ACCOGLIMENTO RISORSE INFLUENZE DI CONTESTO: GOVERNO - ECONOMIA - CULTURA MERCATO CONCORRENZA CAPITALE MATERIE PRIME TECNOLOGIA RISORSE UMANE PRODOTTI/SERVIZI ORDINI

11 Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina 11 I Acquisizione II Trattamento gestionale III Trattamento catalografico per la BNCF IV Trattamento catalografico per la redazione della BNI V Prevenzione e programmazione per la conservazione VI Gestione degli interventi di conservazione VII Accesso ai servizi VIII Informazione e assistenza IX Lettura e consultazione X Prestito e document delivery Processi primari Processi di trasversali al sistema Processi di supporto XIX Efettuare le verifiche interne XI Pianificare le risorse e monitoraggio finanziario XX Gestire le non conformit à XXI Monitora re la soddisfaz ione dei clienti XII Gestire gli acquisti e appalti XIII Gestire le manutenzi oni XIV Gestire lautomazion e XV Gestire la sicurezza XVI Gestire il personale e la formazione XVIII Gestire i documenti della qualità XXII Riesamin are il S.Q. XXIII Gestire la misurazi one e lanalisi dei dati per il migliora mento XVII Gestire la comunicaz ione Acquisizione e trattamento gestionale e catalografico Conservazione e tutela della raccolte Erogazione e fruizione dei servizi

12 Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina 12

13 Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina 13 Caratteristiche del processo: - generalmente trasversale allorganizzazione gerarchica ed ai comparti funzionali dell impresa - ha un output globale unico - il cliente può essere esterno o interno Tipologie di processo: - Processi di valore o processi cliente, legati alle dinamiche con lesterno - Processi gestionali che riguardano il supporto ed il coordinamento delle attività aziendali, il posizionamento sul mercato, la gestione del ciclo di vita dei prodotti L analisi di processo

14 Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina 14 Processo: Presentazione progetti su bando ENTE FINANZIATORE DIREZIONE GENERALE COORDINAMENTO RENDICONTAZIONE PROGETTAZIONE ASSOCIAZIONI SISTEMA CLIENTE AMMINISTRAZIONE PARTNERSHIP FORNITORI Ultima revisione : 30 / 11 / 02 Cod:3.1.2 POLITICHE MARKETING ELABORAZIONE FINALE BANDO FORMULARIO DI PROGETTO PRJ PRESENT. CRITERI E PARAMETRI CRITERI VALUTAZIONE ANALISI OPPORTUNITA IDEE LABORATORIO VALUTAZIONE SVILUPPO OFFERTA VINCOLI CONTRIBUTI DICHIARAZIONI INTENT CHIARIMENTI INTEGRAZIONI IDEE DI SVILUPPO VERIFICA E FIRMA PROGETTO PRESENTATO CTS MKT PIANIFICAZIONE RISORSE PREDISPOSIZIONE DOCUMENTAZIONE RICHIESTA DI: DOCUMENTAZIONE CIVILISTICA – FISCALE NOTAIO PER ATS DELIBERA CDA FABBISOGNI ESIGENZE DEFINIZIONE OFFERTA La diagrammazione del processo.....

15 Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina 15 Area Processo: Core Process Processo :Presentazione progetti su bando 312b... lattribuzione delle responsabilità,

16 Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina 16 CODICE PROCESSO :3.1.2 NOME PROCESSO ORGANIZZATIVO : Presentazione progetti su bando (tipo POR) FATTORI DI INPUT bando comunitario/nazionale/regionale/provinciale politiche di marketing sulla base delle analisi fabbisogni/esigenze delle associazioni territoriali laboratorio delle idee (strumento interno di ricerca basato su brainstorming relativi ad eventuali esigenze corrispondenti al profilo specifico di riferimento) OUTPUT PRODOTTI offerta formativa (definizione del progetto esecutivo) documentazione (riguarda tutta la modulistica necessaria alla presentazione del progetto formativo – in genere specifica per ciascun bando) RISORSE IMPIEGATE progettazione (figure professionali specifiche che gestiscono lanalisi di dettaglio, la progettazione dellintervento formativo e la stesura del formulario) coordinamento (gestisce la pianificazione delle risorse interne) area rendicontazione (definisce i criteri e i parametri per una corretta rendicontazione in itinere e finale) area amministrazione (si occupa della parte contabile e della corretta compilazione della documentazione) MODULISTICA DI RIFERIMENTO Progetto esecutivo con schede di rendiconto finanziario elaborazione della modulistica di riferimento (in genere specifica per ciascun bando) RELAZIONI CON ALTRI PROCESSI riceve informazioni strutturate dal processo – analisi dei fabbisogni fornisce input al processo – Definizione progetto finanziato ed al processo – rilevazione qualità erogata INDICATORI DI PERFORMANCE rispetto dei tempi di scadenza previsti dal bandp percentuale di approvazione dei progetti presentati 312c e la descrizione del processo.

17 Luigi Taccone Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi pagina 17 Il processo di Certificazione degli organismi formativi Conseguito l Accreditamento provvisorio della Regione Toscana come Ente di orientamento e formazione professionale (ambiti A, B, C ed O) Fase 1 Fase 2 Definizione piano di miglioramento Sviluppo piano di adozione della qualità Definizione SGQ Definizione Manuale della Qualità – vers.1 Implementazione del SGQ Formazione interna Visite ispettive Certificazione normativa ISO 9001:2000 Fase 3 Agenzia Formativa Su questultimo link, attesi ulteriori sviluppi dalla sperimentazione della metodologia ATM - Agorà del Terzo Millennio al Lifelong Learning (L.T. in qualità di coordinatore gruppo Formazione Professionale AIF Toscana Per approfondimenti normativi sul tema:


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