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ROTARY INTERNATIONAL DISTRETTO 2071 IL SEGRETARIO DEL CLUB A cura di: Commissione Distrettuale Formazione 2013-2014.

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1 ROTARY INTERNATIONAL DISTRETTO 2071 IL SEGRETARIO DEL CLUB A cura di: Commissione Distrettuale Formazione

2 SEGRETARIO DEL CLUB RUOLO svolge funzioni complementari a quelle del Presidente del club dà supporto alle attività del club e ne cura l'efficienza amministrativa collabora con il Presidente, con il Consiglio Direttivo, con le Commissioni opera insieme con il Tesoriere ed il Prefetto per il corretto funzionamento del club e delle sue riunioni tiene rapporti con il Distretto, con il R.I., con la F.R., con gli altri club

3 SEGRETARIO DEL CLUB COMPITI mantiene aggiornati gli Archivi Soci e Club nella propria Area Riservata del sito 2070 predispone e svolge le attività di sua responsabilità elabora le statistiche richieste mantiene i rapporti di tipo amministrativo con il Distretto, con il R.I., con la F.R., con gli altri club cura larchiviazione, la conservazione e luso delle documentazioni del club e della corrispondenza movimenta le proposte di candidatura di nuovi soci è il solo responsabile del Libro dei Verbali del Club da tenere aggiornato ed in costante ordine

4 SEGRETARIO DEL CLUB ATTIVITA SISTEMATICHE operazioni con scadenza operazioni senza scadenza prefissata operazioni legate alla riunione settimanale

5 OPERAZIONI CON SCADENZA - 1° trimestre (lug-set) Scad.DescrizioneModelloDestinazione 5 LUG Consegna tessere ai soci fogli di 10 tessere da richiedere a Zurigo tutti i soci 10 LUG Pagamento quote 1° trimestre al Distretto si riceve dal Distretto o download dal sito 2070 Distretto 15 LUG Nominativi dei componenti Consiglio Direttivo e Commissioni tabella predisposta dal segretario tutti i soci 20 LUG Avviso ai soci che hanno raggiunto la dispensabilità dalla frequenza lettera predisposta dal segretario soci aventi requisito 31 LUG Pagamento quote semestrali al Rotary International si riceve da R.I. insieme con la fattura Rotary International 15 AGO Rapporto di Assiduità del club per il mese di Luglio si riceve dal Distretto per l'intero semestre Distretto 15 SET Rapporto di Assiduità del club per il mese di Agosto disponibile dal mese precedente Distretto

6 OPERAZIONI CON SCADENZA - 2° trimestre (ott-dic) Scad.DescrizioneModelloDestinazione 10 OTT Pagamento quote 2° trimestre al Distretto si riceve dal Distretto o download dal sito 2070 Distretto 15 OTT Rapporto di Assiduità del club per il mese di Settembre disponibile dal mese precedente Distretto 15 NOV Rapporto di Assiduità del club per il mese di Ottobre disponibile dal mese precedente Distretto 15 DIC Rapporto di Assiduità del club per il mese di Novembre disponibile dal mese precedente Distretto 31 DIC Aggiornamento informazioni per Official Directory scrittura ONLINE su sito R.I. (www.rotary.org) Rotary International

7 OPERAZIONI CON SCADENZA - 3° trimestre (gen-mar) Scad.DescrizioneModelloDestinazione 10 GEN Pagamento quote 3° trimestre al Distretto si riceve dal Distretto o download dal sito 2070 Distretto 15 GEN Rapporto di Assiduità del club per il mese di Dicembre disponibile dal mese precedente Distretto 31 GEN Pagamento quote semestrali al Rotary International si riceve da R.I. insieme con la fattura Rotary International 31 GEN Componenti del Consiglio Direttivo entrante e dati della Segreteria scrittura ONLINE su sito 2070 Distretto 15 FEB Rapporto di Assiduità del club per il mese di Gennaio si riceve dal Distretto per l'intero semestre Distretto 15 MAR Rapporto di Assiduità del club per il mese di Febbraio disponibile dal mese precedente Distretto

8 OPERAZIONI CON SCADENZA - 4° trimestre (apr-giu) Scad.DescrizioneModelloDestinazione 10 APR Pagamento quote 4° trimestre al Distretto si riceve dal Distretto o download dal sito 2070 Distretto 15 APR Rapporto di Assiduità del club per il mese di Marzo disponibile dal mese precedente Distretto 15 MAG Rapporto di Assiduità del club per il mese di Aprile disponibile dal mese precedente Distretto 15 GIU Rapporto di Assiduità del club per il mese di Maggio disponibile dal mese precedente Distretto 30 GIU Passaggio consegne al Segretario entrante se occorreSegretario entrante 15 LUG Rapporto di Assiduità del club per il mese di Giugno disponibile dal mese precedente Distretto anno precedente

9 OPERAZIONI SENZA SCADENZA PREFISSATA RifDescrizioneModelloDestinazione 1Aggiornamento dati per nuovo socio, socio cessato, variazioni scrittura ONLINE su sito 2070 entro fine mese dellevento Area Riservata Inserimento dati per nuovo C.D., indirizzo segreteria, incarichi scrittura ONLINE su sito 2070 entro il mese di Gennaio Area Riservata Autorizzazione di un candidato a comunicare il suo nome ai soci download da sito 2070Archivio club 4Autorizzazione del nuovo socio a comunicare i dati a Distretto e R.I. download da sito 2070Archivio club 5Invio contribuzioni a FR e richiesta riconoscimenti (con il Tesoriere) download da sito 2070Zurigo 6Proposta di candidatura nuovo socio download da sito 2070Consiglio Direttivo Archivio club 7Ordinazione di pubblicazioni e/o di tessere rotariane download da sito 2070Zurigo 8Avviso convocazione riunioni Cons. Direttivo e Assemblee predisposto dal segretario Membri del C.D. o tutti i soci 9Stesura verbali riunioni Cons. Direttivo e Assemblee schema definito dal segretario Libro dei Verbali

10 OPERAZIONI LEGATE ALLA RIUNIONE SETTIMANALE RifDescrizioneModelloDestinazione 1 registrazione delle presenze dei soci tabella predisposta dal segretario archivio del club 2registrazione e attestazione delle presenze di visitatori da altri club tabella e attestato predisposti dal segretario visitatori, archivio del club 3 registrazione delle presenze di ospiti del club e ospiti dei soci tabella predisposta dal segretario Tesoriere, archivio del club 4certificazione delle presenze di tutti i presenti ruota in cartoncino per le firme dei presenti archivio del club 5elaborazione dei dati di assiduità dei soci modello scaricato ONLINE per ognuno dei due semestri invio mensile al Distretto 6trasferimento di informazioni al redattore del bollettino accordi interpersonali redattore del bollettino 7disponibilità di guidoncini per eventuali scambi guidoncino del club visitatori da altri club 8segnalazione di eventuali situazioni speciali informalePresidente, Prefetto, Tesoriere 9altre eventuali ed emergenze


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