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UNIVERSITA PER STRANIERI DI SIENA La Contabilità Economica in CIA Michele Ferraresi CORSO COEP 7 GIUGNO 2010.

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1 UNIVERSITA PER STRANIERI DI SIENA La Contabilità Economica in CIA Michele Ferraresi CORSO COEP 7 GIUGNO 2010

2 Agenda: I motivi della CO.EP e le sue caratteristiche Le configurazioni e gli automatismi I dati rilevanti sui documenti amministrativi I tempi e le modalità di registrazione Esempi di scritture I report

3 Perché la Co.EP? 3 motivi fondamentali Lintroduzione della Contabilità Economico-Patrimoniale, in linea con i tempi attuali del sistema universitario Il contesto degli ultimi anni concepisce la contabilità come primo passo per un sistema integrato di supporto alla decisioni di governance dellateneo Progetto CRUI presentato il 16 aprile 2008 Ricerca sulla contabilità economica per le università, sponsorizzato da CINECA e avvio di una community per lo scambio di informazioni e esperienze sull'attuazione della contabilità economica negli atenei, con particolare riferimento ai principi contabili adottati e alle metodologie di presentazione e analisi dei risultati economico-finanziari. Primo punto delle linee guida del Governo alle Università del 6 novembre 2008 Incentivare ladozione della COEP come strumento conoscitivo essenziale per gli atenei, i loro interlocutori esterni e il Ministero per lindividuazione dei costi standard correlati al raggiungimento di precisi parametri qualitativi.

4 Quanti atenei utilizzano la CO.EP in CIA: dal 2000 ad oggi: Su 41 Università degli Studi (di cui 4 private): 25 utilizzano il modulo COEP da almeno un esercizio, 2 Politecnici universitari, 1 Istituto Universitario e di alta formazione, l Amministrazione CINECA

5 1) Le Caratteristiche principali della CO.EP Integrazione tra moduli di gestione finanziaria e moduli di gestione economica per consentire un governo dellAteneo nel suo complesso Soluzione: la contabilità economica è integrata con la contabilità finanziaria e trasparente per lutente CO.EP = CO.GE. + CO.AN determinazione del Risultato Economico dEsercizio (Contabilità Generale) misurazione dei costi di gestione relativi a specifiche aree di attività (Contabilità Analitica)

6 1) Le Caratteristiche principali della CO.EP CO.EP CO.GE: svolge una funzione di analisi dei fatti di gestione esterna sotto il profilo economico CO.AN: Svolge una funzione di consuntivazione con valenza informativa interna. Rileva valori economici generati da fatti interni ed esterni di gestione, a livello di determinati oggetti (dipartimenti, facoltà ecc..) secondo il principio della competenza economica.

7 Perché tre sistemi contabili? COFI COGE COAN EQUILIBRIO FINANZIARIO EQUILIBRIO ECONOMICO DESTINAZIONE SPESA GLI IMPEGNI SONO COPERTI DA ENTRATE ADEGUATE? I RICAVI PER PRESTAZIONI COPRONO IL COSTO DELLE RISORSE IMPIEGATE PER EROGARLE?? CHI IMPIEGA LE RISORSE LO FA IN MODO EFFICIENTE?

8 1) Le Caratteristiche principali : La rilevazione contabile di un acquisto nei 2 sistemi Analisi e valutazione per effettuare una spesa Decisione di procedere alla spesa Trattativ a con il fornitore del bene/ser vizio Ordine e/o stipulazion e del contratto con il fornitore Ricevimento del bene e/o ultimazione del servizio acquistato Ricevimento della fattura Pagamento della fattura CO.FI prenotazioneIscrizione di un impegno liquidazione (creazione del mandato) Estinzione del mandato CO.EP Se siamo al 31/12 gli ordini la cui merce è pervenuta daranno luogo a fatture da ricevere Registrazione del costo e del relativo debito Pagamento del debito e rilevazione delluscita monetaria

9 1) Le Caratteristiche principali LA REGISTRAZIONE DEL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO Registrazione in Contabilità Finanziaria dellevento (mandato / reversale) Registrazione automatica o guidata in Contabilità economico- patrimoniale (scrittura in contabilità generale + movimenti analitici)

10 1) Le Caratteristiche principali: il metodo della partita doppia È il sistema di scritture fondato sul metodo della partita doppia per la rilevazione dei fatti di gestione cosiddetti esterni che ha come obiettivo la costante misurazione del reddito di esercizio ed il capitale di funzionamento. E definita economico-patrimoniale perché persegue lo scopo attraverso la costruzione di due prospetti di sintesi denominati: CONTO ECONOMICO (per la misurazione del risultato di esercizio) STATO PATRIMONIALE (per la determinazione del capitale di funzionamento)

11 2) Configurazioni e automatismi Le registrazioni CO.EP si ottengono in maniera automatica seguito della definizione di alcune tabelle: Piano dei conti CO.EP Le Nature Economiche di beni/servizi (servono per tradurre in automatico i capitoli finanziari in voci CO.EP e le deriva CINECA, in base al piano dei conti CO.EP) La Mappa delle grandezze analitiche: Il Centri di costo: le unità intermedie o finali, che hanno consumato le risorse (AmmCe, Dip, Centri, Progetti, ecc), La Funzione Obiettivo: lattività per lo svolgimento della quale è stata consumata la risorsa

12 Comè fatto il Piano dei conti CO.EP : ATTIVITA COSTI PASSIVITA RICAVI IMMOBILIZZAZIONI CREDITI LIQUIDITA CAPITALE PROPRIO FONDI AMM.TO DEBITI COSTI DEL PERSONALE BENI DI CONSUMO PRESTAZIONI DI SERVIZI ALTRI COSTI AMMORTAMENT I RICAVI PER TASSE E CONTRIB. CONTRIBUTI C/ES RICAVI ATTIVITA C/TERZI RICAVI FINANZIARI RICAVI STRAORDINARI

13 2) Configurazioni e automatismi Dal piano dei conti COFI al piano dei conti COEP: Entrate correnti Ricavi desercizio (CE) Entrate in conto capitale Ricavi pluriennali (SP) Spese correnti Costi desercizio (CE) Spese in conto capitale Costi pluriennali (SP) Partite di giro Conti dordine Altri conti specifici da configurare insieme

14 2) Configurazioni e automatismi 1)Natura bene 1)Natura bene Indicazione di 2) Conto COFI SCRITTURA IN CONTABILITA GENERALE (automatica o guidata) MOVIMENTI IN CONTABILITAANALITICA Registrazione documento amministrativo 1) Competenza economica 1) Competenza economica Indicazione di 2) Centro di costo 3) Funzione obiettivo 3) Funzione obiettivo

15 Lautomatismo della registrazione in Contabilità Generale Peculiarità di CIA è lautomatismo che permette di registrare automaticamente il movimento in Contabilità Economica. In tal modo anche un utente non esperto di COGE è in grado di procedere alla registrazione. Tale risultato si ottiene mediante un lavoro di Configurazione relazioni. relazione conto cofi => natura bene servizio => conto coep consente di derivare dal conto finanziario scelto dallutente il conto economico da usare nella scrittura COGE relazione tipo anagrafico => conto coep consente di derivare dal codice anagrafico del doc amministrativo il conto numerario di credito/debito relazione bilancio o Cdr => Cdc consente di derivare dal bilancio o dal Cdr scelto dallutente il Cdc da usare nel movimento COAN

16 Le 3 tipologie di centri di costo: a) FINALI: sono le unità organizzative che svolgono le attività istituzionali dellAteneo (facoltà e dipartimenti). b) INTERMEDI REALI: consistono nei centri di servizio e le aree dellamministrazione centrale. Sono reali in quanto unità organizzative esistenti. Sono intermedi perché operano in modo funzionale rispetto ai centri di costo finali, erogando loro servizi. c) INTERMEDI FITTIZI: si tratta di centri creati per la raccolta di costi che non è possibile attribuire immediatamente o in modo oggettivo (buoni pasto, telefonia fissa, edifici).

17 Le altre entità analitiche: le funzioni obiettivo e le commesse : FUNZIONI OBIETTIVO: normalmente sono le attività istituzionali dellAteneo, didattica e ricerca, cui se ne possono aggiungere altre (assistenza, attività commerciale). Ovviamente si può giungere a un maggior grado di dettaglio a seconda degli scopi conoscitivi che si vogliono ottenere. COMMESSE: specifiche attività o progetti, in genere di durata limitata nel tempo, per i quali può esser significativo rilevare i costi e ricavi generati. Possono essere trasversali a più centri di costo (ad. es. la commessa Immatricolazione) oppure specifici di un singolo centro di costo (ad esempio la commessa Lauree honoris causa).

18 I Ribaltamenti: costi diretti e indiretti La procedura in corso danno provvede a registrare i costi e i ricavi sui centri di costo: è pertanto possibile avere evidenza dei costi diretti imputati sui singoli centri di costo (intermedi, fittizi e reali, e finali), funzioni obiettivo e commesse. In fase di chiusura del periodo la procedura rende possibile la gestione dei ribaltamenti che è finalizzata allattribuzione ai centri di costo intermedi reali ed ai centri di costo finali anche dei costi indiretti. La procedura consente di effettuare i ribaltamenti in modo automatico, in base ad un unico driver per CdC.

19 Le tre fasi del processo di ribaltamento 1) Ribaltamento dei CdC Intermedi fittizi sui CdC Intermedi reali e finali (ad es. le utenze o i lavori edili, che sono attribuiti a un CdC fittizio per poi esser ribaltati sulle unità per cui sono stati effettivamente sostenuti) 2) Ribaltamento dei CdC Intermedi reali sui CdC finali (ad es. i costi attribuiti a centri di servizio per poi esser ribaltati su CdC quali Facoltà, Dipartimenti, corsi di laurea) Il sistema prevede inoltre una terza fase (facoltativa): 3) Ribaltamento dei CdC finali sulle funzioni obiettivo in cui il sistema scarica quella parte di costi non attribuita in maniera diretta alle funzioni obiettivo

20 3) I dati rilevanti ai fini CO.EP sui documenti amministrativi

21 Fattura di acquisto (riga di dettaglio) Inserimento del tipo di bene/servizio: collegato automaticamente alla natura bene/servizio, indica il tipo di costo Periodo di competenza

22 FATTURA DI ACQUISTO Dati contabili (finanziari ed economici) Dati rilevanti per la COFI: Cdr (Centro Di Responsabilità) Capitolo Finanziario Causale N.B. Il capitolo finanziario è un dato rilevante anche ai fini economici Dati economico/analitici: Cdc (centro di costo) Funzione obiettivo Commessa

23 FATTURA DI VENDITA CREAZIONE DEL TARIFFARIO Scelta della Natura

24 FATTURA DI VENDITA Riga di dettaglio Scelta del Provento: collegato automaticamente alla natura bene/servizio, indica il tipo di ricavo Periodo di competenza

25 DOC.AMM. GENERICO Dettaglio Periodo di competenza

26 DOC.AMM. GENERICO Dati contabili (finanziari ed economici) N.B. una volta scelto il capitolo finanziario vengono mostrate solo le Nature associate Dati economico/analitici: NATURA Cdc (centro di costo) Funzione obiettivo Commessa

27 COMPENSO Testata Periodo di competenza

28 COMPENSO Dati contabili (finanziari ed economici) N.B. una volta scelto il capitolo finanziario vengono mostrate solo le Nature associate Dati economico/analitici: NATURA Cdc (centro di costo) Funzione obiettivo Commessa

29 MISSIONE Testata Periodo di competenza

30 MISSIONE Dati contabili (finanziari ed economici) N.B. una volta scelto il capitolo finanziario vengono mostrate solo le Nature associate Dati economico/analitici: NATURA Cdc (centro di costo) Funzione obiettivo Commessa

31 4) i tempi e le modalità di registrazione: quando e come effettuare la COEP I tempi rispetto alla COFI le modalità (automatica o manuale) da chi (a livello centrale o decentrato)

32 4) i tempi della COEP (è sempre possibile) La contabilità economico-patrimoniale è separata e autonoma rispetto a quella finanziaria: quando è certo loggetto che ha consumato/prodotto la risorsa, è possibile imputare il costo/ricavo della fattura (o di un qualsiasi documento amministrativo), indipendentemente (quindi prima o dopo senza distinzione) dallemissione del mandato/reversale. Lutente, partendo dal documento amministrativo, è in grado di procedere in maniera semplice e veloce alla registrazione dei movimenti sia in COFI che in COAN.

33 4) prima modalità: la registrazione automatica Dopo la registrazione del documento amministrativo lutente sceglie COEP automatica: senza mostrarlo a video, il sistema rileva il costo e lo imputa tra i movimenti COAN, così come indicato nei dati analitici inseriti sul documento amministrativo.

34 4) seconda modalità: la registrazione guidata Dopo la registrazione del doc amministrativo lutente sceglie COEP guidata: mostrandolo a video, il sistema rileva prima il costo (nella maschera di transito della contabilità economica) e poi propone allutente un pannello per larticolazione dei dati analitici inseriti sul documento amministrativo.

35 4) terza modalità: la registrazione manuale Il sistema consente manualmente di rettificare o integrare le registrazione analitiche per qualsiasi costo da imputare a 1 o n Centri di costo o Funzioni Obiettivo.

36 5) Esempi di scritture: la fattura dacquisto istituzionale scrittura COGE

37 5) Esempi di scritture: la fattura dacquisto istituzionale scrittura COAN

38 5) Esempi di scritture: la nota di credito

39 5) Esempi di scritture: la fattura dacquisto commerciale

40 5) Esempi di scritture: la fattura dacquisto per bene durevole

41 5) Esempi di scritture: lavviso per una fattura dacquisto per bene durevole, che non va in COAN (ammortamenti automatici a fine anno)

42 5) Esempi di scritture: La scrittura automatica del pagamento

43 5) Esempi di scritture: le piccole spese di cassa sul fondo economale

44 5) Esempi di scritture: il compenso (lavoro automono) scrittura COGE

45 5) Esempi di scritture: il compenso (lavoro automono) scrittura COAN

46 5) Esempi di scritture: la missione in Italia

47 5) Esempi di scritture: la missione allestero

48 5) Esempi di scritture: il documento generico di spesa (es: un affitto)

49 5) Esempi di scritture: il documento generico di entrata (es: gli interessi attivi)

50 5) Esempi di scritture: il buono di carico per donazione

51 6) I Report: le stampe COEP (lato COGE) Giornale in Partita doppia (elenco cronologico delle scritture); Bilancio di Verifica COEP: Saldi COGE per conto Saldi COGE per anagrafica; Stato Patrimoniale; Conto Economico; Altre riclassificazioni (civilistiche o personalizzate);

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56 6) I Report: le stampe COEP (lato COAN) Report contabili o scalari, alla data odierna o ad una certa data per: Centro di Costo (mono dimensionale) Centro di Costo + Funzione Obiettivo (bidimensionale) Elenco dei movimenti analitici per CdC Riclassificato COAN

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59 Conclusioni: Dato il vantaggio della CO.EP a supporto delle decisioni (il sistema universitario si sta muovendo verso forme più manageriali), essa può essere introdotta senza la conoscenza approfondita della partita doppia da parte di tutto lateneo, ma limitandosi ad aggiungere alcune informazioni sui documenti amministrativi, capaci di movimentare gli automatismi COGE e COAN.

60 Riferimenti CINECA: Michele Ferraresi


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