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Gestione ciclo passivo. Acquisizione Processo ottimizzato con luso dellimmagine.

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Presentazione sul tema: "Gestione ciclo passivo. Acquisizione Processo ottimizzato con luso dellimmagine."— Transcript della presentazione:

1 Gestione ciclo passivo

2 Acquisizione Processo ottimizzato con luso dellimmagine

3 Alluffico posta arrivano i documenti cartacei imbustati. Laddetto apre le buste e distingue i documenti fatture da tutto il resto. Per ogni fattura procede nel seguente modo: > sbusta; > spinza; > applica etichetta barcode sulla prima pagina. NB. Letichetta barcode è prestampata riportando un progressivo univoco su base annua. Il plico delle fatture viene spostato allufficio copie dove è presente lo scanner. Fino a questo punto loperatore non ha usato alcuno strumento, nè PC né altro ed al suo lavoro quotidiano è stata aggiunta solo lapposizione di una etichetta! Applicazione barcode UFFICIO POSTA Apertura e despillaturaRicezione buste

4 Alluffico copie arrivano i documenti cartacei despillati e con il Barcode applicato sulla prima pagina. Laddetto alla scansione ripone il plico di fatture sullalimentatore automatico dello scanner. Tramite la scansione batch di Archidoc le fatture vengono acquisite in formato immagine e separate automaticamente. Una volta riconosciuto il barcode, apposto sulla prima pagina, vengono quindi messe nella coda di smistamento (casella temporanea visibile a chi è abilitato). Il cartaceo trattato viene riposto in scatoloni. I documenti cartacei non devono essere né classificati né ordinati, ma semplicemente riposti in ordine di scansione. Ogni scatola verrà contrassegnata, riportando data e progressivo Archidoc del primo documento e progressivo Archidoc dellultimo documento. UFFICIO COPIE Scansione fatture in archidocArchiviazione cartaceo

5 Loperatore apre Archidoc e lERP simultaneamente, posizionando le finestre una affianco allaltra. Entra nella funzione smistamento di Archidoc e gli viene proposta la prima fattura acquisita e non processata (nel caso di più utenti, Archidoc si occupa di distribuire automaticamente il carico di lavoro). Entra nella schermta di registrazione dll ERP e leggendo i dati dallimmagine proposta da Archidoc procede alla scrittura dei dati contabili. Con la sola pressione di un tasto i dati vengono ricopiati dallERP ad Archidoc. Tramite la casella di posta di Archidoc il documento elettronico viene inviato ai responsabili della benestariazione. Le attività dellamministrazione sono rimaste invariate. È stato aggiunto semplicemente un clic a fine Registrazione, per passare i dati dallERP ad Archidoc. I dati NON sono stati ridigitati! AMMINISTRAZIONE Registrazione fatture Archidoc ERP Spedizione per controllo Archidoc MAIL

6 Loperatore Verdi Giuseppe registra la fattura e tramite il pulsante rosso Smistamento nella barra Host Link, associa gli indici del documento in Archidoc e passa alla successiva fattura da registrare.

7 Gestione annotazioni Visualizzazione della posta da Archidoc Utenti ADDETTI ALLAPPROVAZIONE Spedizione ad altri utenti

8 Gestione annotazioni Visualizzazione della posta da Archidoc Utenti ADDETTI ALLAPPROVAZIONE Spedizione ad altri utenti

9 Gestione annotazioni Utenti ADDETTI ALLAPPROVAZIONE Spedizione ad altri utenti Visualizzazione della posta da Archidoc

10 Acquisizione Processo usando il cartaceo per la registrazione

11 Alluffico posta arrivano i documenti cartacei imbustati. Laddetto apre le buste e distingue i documenti fatture da tutto il resto. Per ogni fattura procede nel seguente modo: > sbusta; > spinza; > applica etichetta barcode sulla prima pagina. NB. Letichetta barcode è prestampata riportando un progressivo univoco su base annua. Il plico delle fatture viene spostato allufficio copie dove è presente lo scanner. Fino a questo punto loperatore non ha usato alcuno strumento, nè PC né altro ed al suo lavoro quotidiano è stata aggiunta solo lapposizione di una etichetta! UFFICIO POSTA Applicazione barcode Ricezione busteApertura e despillatura

12 Alluffico copie arrivano i documenti cartacei despillati e con il barcode apposto sulla prima pagina. Laddetto aalla scansione ripone il plico di fatture sullalimentatore automatico dello scanner. Tramite la scansione batch di Archidoc le fatture vengono acquisite in formato Immagine e separate automaticamente. Una volta riconosciuto il barcode, apposto sulla prima pagina, vengono quindi messe nella coda di smistamento (casella temporanea visibile a chi è abilitato). Il plico del cartaceo trattato viene inviato allamministazione. UFFICIO COPIE Scansione fatture in ArchidocInvio plico fatture allamministazione

13 Il capufficio smista il lavoro consegnando le fatture da registrare ad ogni operatore. Loperatore apre Archidoc e lERP simultaneamente, posizionando le finestre una affianco allaltra. Entra nella funzione smistamento di Archidoc e tramite luso di una pistola Barcode legge il Barcode della fattura che vuole registrare. Archidoc si posiziona in automatico sullimmagine della fattura che si ha in mano. Loperatore entra nella schermata di registrazione dllERP e leggendo i dati dalla copia cartacea procede alla scrittura dei dati contabili. Con la sola pressione di un tasto i dati vengono ricopiati dallERP ad Archidoc. Tramite la casella di posta di Archidoc il documento elettronico viene inviato ai responsabili della benestariazione. Il cartaceo trattato viene riposto in scatoloni. Le attività dellamministrazione sono rimaste invariate. E semplicemente stato aggiunto un clic a fine registrazione per passare i dati dallERP ad Archidoc. I dati NON sono stati ridigitati! Lutente ha potuto lavorare sul cartaceo per leggere i dati. AMMINISTRAZIONE Registrazione fatture Archidoc ERP Archiviazione cartaceoSpedizione per controlloSmistamento lavoro da parte del capufficio distribuendo il cartaceo agli addetti

14 Loperatore Verdi Giuseppe registra la fattura e tramite il pulsante rosso Smistamento nella barra Host Link, associa gli indici del documento in Archidoc e passa alla successiva fattura da registrare.

15 Gestione annotazioni Visualizzazione della posta da Archidoc Utenti ADDETTI ALLAPPROVAZIONE Spedizione ad altri utenti

16 Gestione annotazioni Visualizzazione della posta da Archidoc Utenti ADDETTI ALLAPPROVAZIONE Spedizione ad altri utenti

17 Gestione annotazioni Utenti ADDETTI ALLAPPROVAZIONE Spedizione ad altri utenti Visualizzazione della posta da Archidoc

18 Ricerca

19 Lamministrazione può accedere alle immagini dei documenti direttamente dallERP. A partire dai dati visualizzati dallERP (tramite le normali vie e logiche del gestionale), è possibile effettuare la ricerca del documento tramite Archidoc, attivato con un semplice clic del mouse, sulla base degli indici che vengono catturati a video. Senza effettuare alcuna modifica nellERP è stato possibile collegare immagini e dati esistenti. AMMINISTRAZIONE ERP integrato ad Archidoc Archidoc ERP

20 Consultazione dati fatture da ERP: ci si posiziona su una schermata con le chiavi del documento e tramite un click su Archidoc, via Host Link viene eseguita la ricerca e presentata limmagine.

21 Tutti gli utenti abilitati ed aventi il diritto di riservatezza sui vari documenti possono ricercare le fatture tramite Archidoc, sfruttando tutti gli indici che automaticamente sono stati creati in fase di registrazione. Non è necessario conoscere lERP ne avere licenze dellERP per consultare i documenti di propria competenza. UFFICI NON AMMINISTRATIVI DELLA SEDE Ricerca e visualizzazione da Archidoc C/S

22 UFFICI NON AMMINISTRATIVI DELLA SEDE Ricerca e visualizzazione da Archidoc C/S

23 Via WEB Tutti gli utenti abilitati ed aventi il diritto di riservatezza sui vari documenti possono ricercare le fatture tramite Archdoc sfruttando tutti gli indici che automaticamente sono stati creati in fase di registrazione. Non è necessario conoscere lERP né avere licenze dellERP per consultare i documenti di propria competenza. UFFICI NON AMMINISTRATIVI FUORI SEDE Ricerca e visualizzazione da Archidoc WEB

24 UFFICI NON AMMINISTRATIVI DELLA SEDE Ricerca e visualizzazione da Archidoc WEB

25 Gestione ciclo passivo


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