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ATTIVITA CONGRESSUALE Ogni anno milioni di persone si mettono in viaggio nel mondo per assistere ad un congresso o a una riunione (nazionale o internazionale).

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Presentazione sul tema: "ATTIVITA CONGRESSUALE Ogni anno milioni di persone si mettono in viaggio nel mondo per assistere ad un congresso o a una riunione (nazionale o internazionale)."— Transcript della presentazione:

1 ATTIVITA CONGRESSUALE Ogni anno milioni di persone si mettono in viaggio nel mondo per assistere ad un congresso o a una riunione (nazionale o internazionale).

2 LESSICO CONGRESSUALE Assemblea (es.: soci di banca, ecc); Congresso (es. congresso politico, ecc.); Conferenza (es.: conferenza stampa, ecc.); Simposio (es.: contenuti scientifici, tematica specifica per esperti, medici, ecc.) Tavola rotonda (se internazionale, Open Forum);

3 LESSICO CONGRESSUALE Seminario(lezioni, corsi, ecc.) Work shop (es. approfondimento tematiche, ecc.) Meeting (es. incontri aziendali, politici, sportivi, ecc.) ; Convention (es.:riunione varie persone allo scopo di vendere un prodotto, ecc) Incentive Tour (es. viaggio organizzato con riunioni di lavoro, aggiornamento tecniche, coesione di gruppo, ecc.

4 NUOVE FIGURE PROFESSIONALI Il mercato congressuale ha creato nuove figure professionali, posti di lavoro ed ha ampliato interessanti segmenti di mercato turistico, i cui primi beneficiari sono, subito dopo i vettori, gli albergatori.

5 SEDI CONGRESSUALI Nel contesto congressuale italiano, lalbergo è una componente essenziale dellofferta e non soltanto una semplice alternativa alle sedi congressuali, palazzi dei congressi, centri congressuali, ecc.

6 LOFFERTA DEI SERVIZI La struttura ricettiva, forse, si configura come situazione ideale per il congressista. Per vocazione, lalbergo è la struttura più adatta per una ottimale concentrazione dei servizi: può offrire tutti i servizi di ristorazione può ospitare i partecipanti della manifestazione dispone di audivisivi di base non ha problemi di sicurezza e di assicurazioni offre, per tradizione, una buona immagine

7 IL CONGRESSISTA In albergo trova un luogo confortevole per il lavoro, congiunto alla comodità dello alloggio ad ai servizi di ristorazione e complementari, quali:fitness, relax, serate particolari, attività sportive, ecc. … …

8 OFFERTA CONGRESSUALE Va da sé che limprenditore non può creare un Centro Congressuale, magari promuovendo un locale di ristorazione, o altro, in sale di riunione.

9 NULLA AL CASO ……

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11 PRINCIPALI FATTORI DI SUCCESSO la conoscenza degli aspetti distintivi della domanda (target) la disponibilità degli specifici servizi richiesti dalla committenza l utilizzo di un opportuna strategia di marketing, intesa anche come politica di qualità e prezzi

12 CONGRESSISTI E SPAZI E risaputo che i congressisti sono dei grandi consumatori di spazi.

13 CONGRESSISTI E SPAZI Essi necessitano di aere e spazi per: il ricevimento/accoglienza delegati /congressisti le operazioni di iscrizione e distribuzione dei documenti i servizi logistici (escursioni, programma facoltativi, ecc) i lavori congressuali con sale/saloni per le riunioni planarie le riunioni contemporanee delle commissioni e le conferenze stampa (sale di dimensioni minori)

14 CONGRESSISTI E SPAZI i gruppi di lavoro (salette) il comitato organizzatore o il PCO, per il personale di segreteria, i traduttori, per fax, PC, ecc. la riproduzione di documenti (fotocopiatrici, fascicolatrici, ecc) cucine satelliti con relative attrezzature anche per piccole attività di ristorazione il servizio di coffee break il servizio di guardaroba i fumatori Kinderheim

15 ZONE CIRCOLAZIONE Va da sé che la disponibilità degli spazi predetti non deve precludere lesistenza di ampie zone di circolazione, meglio se separate dalle altre normali aree utilizzate dalla clientela individuale.

16 PRINCIPALI ATTREZZATURE bacheche e tabelloni per laffissione dei programmi del giorno porta nomi da tavolo caselle individuali per i delegati sistemi di ricerca e appello persone mezzi di comunicazione (telefonia interna ed esterna, fax, , internet, ecc.) segnaletica di direzione delle sale, uffici, ecc.

17 PRINCIPALI ATTREZZATURE cabine fisse o mobili per la traduzione simultanea multilingue (spesso si fa ricorso ad aziende esterne) sistemi di amplificazione e diffusione del suono apparecchi audiovisivi (proiettori di immagini fisse e mobili) TV circuito chiuso (visione ed interventi anche dalle camere) attrezzature per la duplicazione dei documenti

18 Monitoraggio simultaneo di tutte le sale riunioni Trasmissioni dei lavori congressuali nelle camere interessate Mezzo: sistema TV circuito chiuso CENTRO REGIA (tecnici)

19 ATTREZZATURE PER LO STUDIO NELLE CAMERE o Monitor TV o Terminali o Ampie scrivanie o Lavagne o Telefono aggiuntivo sulla scrivania o P.C. per intervenire via internet

20 Attrezzature di supporto per insegnanti e conferenzieri nelle aule riunioni e nelle sale ricreative proiettori per lucidi, diapositive e filmati sale di proiezione, schermi podio, leggio, pedane mobili controllo della proiezione e dellaudio, unità di dissolvenza, programmatori automatici sistemi di illuminazioni regolabili

21 ATTREZZATURE DI SUPPORTO NELLE AULE, NELLE SALE RIUNIONI E NELLE SALETTE PER I GRUPPI DI LAVORO RISTRETTI lavagne scorrevoli con pennarelli a gesso liquido supporti per mappe e grafici lavagne adesive, magnetiche o a puntine, per fissare fogli e appunti pannelli, lavagne, cavalletti

22 ATTREZZATURE DI SUPPORTO PER INSEGNANTI, CONFERENZIERI E PARTECIPANTI NELLAUDITORIUM proiezione standard e con retro illuminazione schermi multi-immagine monitor TV installati nel soffitto audio programmabile amplificazione voce microfoni mobili registrazione/produzione cassette grandi schermi TV(anche angolari) sistemi traduzione multilingue cuffie e pannello di controllo per ciascuna poltrona palco, leggii, ecc

23 ATTREZZATURE SALE DA BALLO E SALE BANCHETTI proiezione multimediale standard e con retro illuminazione palcoscenico a componenti modulari (complesso musicale, ecc.) reti di distruzione e diffusione audivisivi microfoni, ecc. podii, leggii, ecc.

24 ATTREZZATURE ED OPTIONAL GENERICI PER LAPPRENDIMENTO E LE PRESENTAZIONI, SISTEMI DI COMUNICAZIONI, STRUTTURE PER IL TEMPO LIBERO sistema video satellite per teleconferenze televisori portatili sistemi di simulazione video videocamere per ripresa e trasmissione in diretta teleconferenze sistema Quotron (titoli azionari e merci in tutto il mondo 24/24 ore) stampa e riproduzioni, laboratori fotografici e studi grafici interni

25 ATTREZZATURE ED OPTIONAL GENERICI … tecnici addetti alle apparecchiature e per le riparazioni (a mano che non siano disponibili attrezzature sostitutive) strutture e materiali specificatamente studiate per ottimizzare lacustica sistemi di illuminazione regolabile per agevolare la lettura, la scrittura e migliorare latmosfera generale Posti a sedere confortevoli sale per coffee-break adiacenti alla sale riunioni health club per attività ricreative negli intervalli

26 Esempio: Grand Hotel Dino di Baveno 70 sale congressi 10 a 900 persone Sala segreteria Sala stampa Area espositiva coperta: mq 2800 Area espositiva scoperta: mq 6500 Sala maggiore: mq 1400 Altezza sala maggiore: cm 370 Altezza porte: cm 320 Larghezza porte: cm 400 Portata pavimento: Kg/mq 1000 Attrezzature e servizi congressuali: Telefono diretto* Fotocopiatrice* Amplificazione* Lavagna a fogli mobili Lavagna luminosa Proiezione dias* Proiezione film: mm * Freccia laser* Multivisore* TV a circuito chiuso* Proiezione su grande schermo* Audioregistrazione* Videoregistrazione* Televideoconferenza* Traduzione simultanea* Podio* Passerella per sfilate* Org. post-congressuale* Transfer dall'aeroporto* * su richiesta

27 Tutti gli alberghi congressuali dispongono delle attrezzature precedentemente elencate ? Impensabile …! Allora ….?? Supplire alle carenze di uffici … Come? adibendo a tale scopo delle camere comunicanti utilizzare le stanze di unala dellalbergo (Arabi) noleggio degli strumenti mancanti attivare nuove linee telefoniche riservare linee telefoniche allevento.

28 RICHIESTE SERVIZI IN CAMERE E risaputo che durante un congresso aumentano le richieste dei servizi in camera: l 80% dei congressisti può ordinare la prima colazione alla stessa ora. Altre richieste: aperitivo in camera, ecc.

29 RICHIESTE SERVIZI Il 90% dei delegati si siede contemporaneamente al ristorante nello stesso momento (pianificare bene..…) La maggioranza delle signore può desiderare il servizio parrucchiere nelle ore precedenti il grande evento (ricevimento, galà, ecc.)

30 QUALITA DEL SERVIZIO CONGRESSUALE La qualità del servizio riscontrabile in un albergo congressuale è riconducibile al livello della formazione e della motivazione di tutti gli addetti, dai quadri direttivi agli operatori telefonici, facchini, ecc.

31 LATTIVITA CONGRESSUALE Consente allalbergatore di Acquisire nuovi segmenti di mercato Incrementare il fatturato e quindi il guadagno Aumentare il tasso di occupazione delle camere Implementare la vendita dei servizi complementari, ad es. f&b, ecc. Lavorare anche in bassa stagione

32 LATTIVITA CONGRESSUALE Consente, altresì, allalbergatore di: Consolidare e rafforzare limmagine aziendale trasformare un congressista in potenziale cliente INDIVIDUALE

33 GESTIRE BENE I RAPPORTI FRA PCO E PERSONALE ALBERGHIERO Il responsabile del centro congressuale ha il compito di guidare levento congressuale dallinizio alla fine e costituisce allinterno della struttura alberghiera PCO MP. il punto di riferimento fra

34 La figura del responsabile congressuale, negli alberghi in cui tale lattività è marginale, viene sostituita dal direttore vendite dal capo ricevimento

35 Lo spazio congressuale in albergo Pianificare gli spazi destinati ai congressisti Profilo della clientela congressuale Motivo che attiva levento Numero delle persone che dovrà essere contenuto nel volume spaziale delle singole aree.

36 LO SPAZIO CONGRESSUALE NELLALBERGO Solo una corretta analisi della domanda (definizione economica, sociale e motivazionale del cliente congressista) potrà orientare Il programmatore verso le scelte ottimali che risponderanno pienamente alle richieste

37 ANALISI FUNZIONALE DELLO SPAZIO SI ESPRIME NELLE DEFINIZIONE DEI METRI QUADRATI CHE DEVONO ESSERE MESSI A DISPOSIZIONE DI CIASCUN CONGRESSISTA PER LOTTIMALE SVOLGIMENTO DELLE DIVERSE ATTIVITA DEL CONVEGNO STESSO.

38 ANALISI FUNZIONALE DELLO SPAZIO PER PICCCOLI GRUPPI Le sale per riunioni per un numero di circa 10/25 partecipanti per motivi di studio e/lavoro, ecc, talvolta possono essere utilizzate per ricerche, messa a punto finale e proposte da presentare in seduta plenaria.

39 GLI SPAZI (esempio di m. 4,50 x 4,50) Standard: 2 mq/posto Posti: 10 Superficie:20 mq.

40 GLI SPAZI (esempio per 24/25 pax) Se aumenta il numero dei partecipanti, circa 25 persone,si può ricorrere ad una soluzione ad auletta, predisponendo una postazione ORARTORI e delle singole posizioni di ascolto utilizzando SEGGIOLE con piano mobile inseribile nel bracciolo delle stesse.

41 GLI SPAZI (esempio di 4,50 x 9,20) Standard: 1,7mq/posto Posti: 24 Superficie:41 mq.

42 GLI SPAZI PER CONFERENZA Spazi così ampi devono essere previsti in fase di progettazione della struttura alberghiera. Standard: 1,3mq/posto Posti: 60 Superficie:78 mq.

43 Un esempio di spazi congressuali Salone multifunzionale metri quadrati Auditorium metri quadrati Segreteria auditorium - 15 metri quadrati Zona espositiva metri quadrati Sala Cotto - 42 metri quadrati Sala Azzurra - 57 metri quadrati Sala Picasso - 40 metri quadrati Sala Giardino - 80 metri quadrati Hall/grande soggiorno metri quadrati Saletta guardaroba - 30 metri quadrati Sala Trapezio metri quadrati (adibita a sala breakfast e buffet) Ristorante La Rotonda metri quadrati Galleria espositiva - 60 metri quadrati Sala grande Club - 35 metri quadrati Tre salette Club - 45 metri quadrati Zona espositiva - 80 metri quadrati

44 DimensioniCapienza SALE MEETING m x mhm2m2 Banchetti CocktailsConferenze Sala Giotto13,4x114,40147, Sala Michelangelo6,2x14,5489, Sala Dante7x Sala Machiavelli / A6x5,502, Sala Machiavelli / B7,10x43, Sala Galileo6,2x42,8024, Sala Leonardo3x82, Sala Lorenzo8x8,64, Sala Raffaelllo5,8x Ristorante Brunelleschi Terrazza Ristorante Melarancio

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46 PARETI MOBILI Le singole unità, planimetriche già definite, possono aggregarsi e disaggregarsi mediante lausilio di pareti mobili aventi caratteristiche fonoisolanti; questo va previsto per poter contemporaneamente utilizzare le unità in modo separato o, se la richiesta sarà tale, togliere la parete mobile e pianificare uno spazio complessivo.

47 Illuminotecnica applicata alle sale Soggiornare 6 o più ore di seguito allinterno di uno spazio scarsamente illuminato con luce artificiale o nel quale sia impedita la vista esterna, è risaputo che condiziona negativamente la qualità del soggiorno/lavoro congressuale. Pertanto: parete aperta verso lesterno, in modo che la sala disponga di illuminazione solare che di unadeguata aerazione naturale. Non rispettare quanto sopra comporterebbe soluzioni congressuali di basso livello qualitativo … che cess.. di sala…..

48 Illuminazione Nel caso di luce naturale deve essere integrata da quella artificiale, non escludendo sessioni di lavoro serali, notturne, ecc. La zona palco oratori, nei momenti in cui non ci sono proiezioni di alcun tipo, deve essere ben illuminata. Ciò per mettere in risalto visivo gli interventi e i relatori.

49 UNITA SEDIE Per una buona predisposizione allascolto è determinante la COMODITA della poltrona che accoglie il congressista per parecchie ore al giorno.

50 TECNOLOGIA Gli eventi del giorno d'oggi, congressi o manifestazioni, dipendono sempre più in modo marcato dalla tecnologia.

51 Aziende specializzate Aziende specializzate offrono variegati servizi ed assistenza specializzate sonorizzazioni illuminazioni scenografia service audio e luci per piccole e grandi sale. tecnica congressuale completa, proiezioni e riprese video, traduzione simultanea per congressi, conferenze e lavori assembleari. Organizzazione di eventi. Comunicazione visuale ( Lavagne, schermi, proiettori,... )

52 ASPETTO RISTORATIVO Come è noto, il pranzo in comune soddisfa non soltanto delle funzioni fisiologiche, ma esso stesso è occasione di comunicazione di incontro e, in alcuni casi, di lavoro informale. Durante una manifestazione congressuale, la pausa ristorativa deve rappresentare un piacevole diversivo alle attività e alle eventuali tensioni emerse nel corso di lavori.

53 PRINCIPALI PAUSE RISTORATIVE Le pause ristorative che classicamente ricorrono durante un evento Congressuale sono: Coffee break (mattino) Tea break (pomeriggio) Lunch (rapido e leggero) Dinner (pasto più consitente e servito senza fretta) Il food & beverage Mgr, se presente nella organizzazione aziendale, contribuisce al successo ristorativo.

54 ALTRE FORME RISTORATIVE GALA COCKTAILS (DI BENVENUTO) BANCHETTI A TEMA, ECC. IL CIBO PUR RIVESTENDO UN RUOLO FONDAMENTALE, NON E IL SOLO ELEMENTO CHE DETERMINA IL SUCCESSO DELLEVENTO RISTORATIVO

55 ALTRI FATTORI La decorazione della sala e dei tavoli La musica Lanimazione della serata (spettacoli veri e propri, artisti cabaret) Ecc.

56 COSA MANGIARE? Se il congresso si articola in più giornate e si svolge interamente in albergo, tra pause caffé e rinfreschi i congressisti si ristorano 4 o 5 volte al giorno e quindi il livello qualitativo, dietetico e nutrizionale dei pasti deve essere tale da non compromettere lattività intellettiva e la soglia di attenzione alle riunioni.

57 RICORDA Prima colazione: 25% delle calorie/giorno 1° coffee break: 10% Seconda 2^ colazione:25 2° coffee break: 10% Pranzo: 10% MENU (formula equilibrata)

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59 SCHEMA CONGRESSO Servizio transfer Accoglienza congressisti in hotel Seguire live congressisti PRIMA DEL CONGRESSO DOPO IL CONGRESSO Eventuale saldo Fattura globale Esprimere Eventuale consenso

60 1) SERVIZIO TRANSFER Trasferimento dei congressisti allalbergo. Nei giorni dellarrivo, i congressisti vengono, generalmente, ricevuti allaeroporto o alla stazione ferroviaria e trasferiti agli alberghi, a cura dellorganizzazione del congresso. Le operazioni di accoglienza sono indubbiamente importanti: costituiscono, in un certo senso, il biglietto da visita dellalbergo e della sua efficienza organizzativa. Attenzione al bagaglio

61 2) ACCOGLIENZA DEI CONGRESSISTI IN ALBERGO Benvenuto da parte hostess, vetturiere, ecc Fornire informazioni pertinenti la manifestazione check in Vip, organizzatore/i accompagnato/i in camera

62 3 ) SEGUIRE LIVE IN CONGRESSISTI Regola doro: Risolvere in tempi brevissimi o tempestivi problemi che Immancabilmente si possono verificare nel corso di un evento congressuale.

63 4) Il DOPO CONGRESSO ATTIVARE LE OPERAZIONI DELLA PARTENZA La cerimonia di chiusura del congresso ha avuto termine e verso le ore 14 i congressisti lasciano lalbergo per tornare a casa. Code alla cassa per pagare eventuali extra

64 5) SALDO FATTURA GLOBALE. LORGANIZZATORE RICEVE E VERIFICA LA FATTURA GLOBALE dellalbergo e procede al versamento conclusivo (salvo accordi diversi).

65 6) ESPRIMERE APPREZZAMENTO Il committente non ha nessun obbligo, come i singoli congressisti, a manifestare ed esprimere apprezzamento nei confronti del prodotto alberghiero/congressuale di cui hanno usufruito. E auspiscabile il questionario per i congressisti …. Ringraziamenti postumi … F. O, Ristorazione, ecc.

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67 IL CONTRATTO ALBERGHIERO E un contratto atipico mediante il quale lhotel si impegna a offrire i servizi ricettivi, di ristorazione e di tipo congressuale ai partecipanti dellevento, dietro corrispettivo di un pagamento in denaro. Il contratto viene concluso quando lalbergo riceve dal committente un documento con cui dichiara di accettare la proposta dellalbergo. Questo ultimo invia, a sua volta, al committente una lettera di conferma di quanto concordato.

68 TRE FASI DELLA PRENOTAZIONE 1. Lalbergatore propone prezzi e servizi 2. Lalbergatore riceve la richiesta dettagliata 3. Lalbergatore risponde positivamente o negativamente. Lalbergatore propone soluzione alternative. Talvolta lalbergatore invia al committente un modulo da compilare, chiamato ordine di servizio. Firmandolo e restituendolo, rende esecutiva la prenotazione

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