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LE MOTIVAZIONI DEL PROGETTO OPEN-TRM Le attività lavorative di una ditta di consulenza e/o servizi si concretizzano, in buona parte, nelle attività realizzate.

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2 LE MOTIVAZIONI DEL PROGETTO OPEN-TRM Le attività lavorative di una ditta di consulenza e/o servizi si concretizzano, in buona parte, nelle attività realizzate sul territorio da un numero importante di consulenti, distaccati presso i rispettivi clienti. La puntuale rendicontazione delle attività di questi consulenti rappresenta la necessità operativa che ha portato alla progettazione e realizzazione di OPEN-TRM. PRIMA Tali operazioni di rendicontazione venivano realizzata in maniera spesso disomogenea, poco produttiva e soprattutto senza controlli di congruenza. DOPO Ora è possibile fornire ad ogni singolo operatore, attraverso laccesso protetto ad un sito web, la capacità di inserire giornalmente orari lavorativi presso il cliente, codice commessa/centro di costo, specificare quale attività realizza, inviare richieste di ferie e permessi, compilare richieste di rimborsi, ricevere comunicazioni dalla amministrazione e dal capo progetto mediante messaggistica interna. Inoltre la Direzione ha a disposizione un cruscotto informativo inerente landamento economico di ogni singola commessa.

3 LOGIN A seguito del riconoscimento del consulente come utente abilitato a operare su OPEN-TRM il sistema propone il calendario del mese corrente, attraverso cui è possibile per loperatore scegliere il giorno per cui inserire i dati dello statino lavorativo [doppio click sul giorno]. Giorno lavorativo compilato Giorno lavorativo da compilare Giorno festivo Giorno festivo lavorato Giorno corrente (blinking)

4 INSERIMENTO ORARIO Consente inserimento [mediante menu a tendina] dellorario di inizio e fine di una attività lavorativa, linserimento della commessa per cui si effettua tale attività, la tipologia dellattività ed eventuali note per questa istanza. Se nellarco della giornata si effettuano più attività è possibile aggiungere altre righe attività per compilarle ed inserirle in base dati. Da questa maschera è possibile navigare verso il giorno precedente o il giorno successivo per velocizzare gli inserimenti orari. Pulsanti di inserimento orario e di richiesta di una nuova riga orario. Il sistema propone un numero di righe orario di default parametrizzabile. [In questo caso 2 righe] Il bordo verde delle celle Identifica un dato correttamente accettato in base dati

5 INSERIMENTO ORARI SUCCESSIVI Nel caso lutilizzatore abbia compiuto più attività giornaliere su diverse commesse, deve poter inserire orari successivi. La riga attività per ln-esimo orario è stata inserita dietro richiesta utente, il sistema propone un orario di inizio attività immediatamente successivo al termine della attività precedente. Il sistema valorizza commessa e attività, del nuovo orario, con lultima commessa e lultima attività lavorate [utile per quelle risorse che operano sempre sullo stesso progetto] Il sistema calcola il totale delle ora lavorate nella giornata corrente L n-esima riga è stata inserita CORRETTAMENTE Ln+1-esima riga è stata inserita con orario NON CORRETTO. Il bordo rosso identifica la riga errata

6 RIEPILOGO STATINO MENSILE Nella home page è presente il riepilogo del mese per le ore/attività inserite fino alla data corrente. Il formato statino a video viene replicato nella stampa del cartaceo, necessario per essere approvato dal cliente e essere firmato dalla risorsa. Oltre agli orari sopra illustrati verranno presentati sia il num. di gg. e hh totali lavorate, sia il numero di gg di ferie presi nel mese, sia la media oraria giornaliera. Vengono calcolati inoltre le ore ripartire sulle commesse lavorate e le percentuali ripartite per commessa.

7 INSERIMENTO RICHIESTE DI RIMBORSO SPESE Permette linserimento di tutte le voci a rimborso spese del consulente. Per ogni istanza, oltre alla data, è presente la causale di spesa [selezionata dalla tabella Tipologia di spese a rimborso], limporto,il codice commessa su cui scaricare tale importo ed un campo note. Le istanze via via inserite vengono visualizzate nella parte bassa dello schermo. Per la tipologia rimborsi benzina si apre una finestra dedicata. Pulsante di inserimento istanza rimborso spesa. Visualizzazione voci rimborsi già inseriti

8 INSERIMENTO RICHIESTE DI RIMBORSO CHILOMETRICO Selezionando, dalla maschera precedente, la Tipologia Rimborso chilometrico si apre una finestra pop-up che permette dinserire i dati necessari alla compilazione della nota spese in cui è possibile specificare, tra le altre cose, litinerario stradale percorso e i chilometri fatti, il valore in uro/Km per il calcolo del rimborso oltre alla marca e modello dellauto usata. Pulsante di verifica della congruenza dati e calcolo dellimporto per il rimborso Conferma dato inserito e ritorno alla maschera rimborsi spese

9 STAMPA NOTE SPESE A valle dellinserimento delle differenti voci per i rimborsi è possibile chiedere la stampa della nota spese che il dipendente firma e consegna in amministrazione. La PRIMA PAGINA prevede lanagrafica dellestensore delle note spese, il suo rapporto con lazienda e la dichiarazione delle spese suddivisa per le varie tipologie previste dalla ditta. A chiudere il totale per il mese cui si riferisce questa nota La SECONDA PAGINA e le eventuali successive elenca gli itinerari percorsi dal dipendente, con che tipo di macchina, il relativo chilometraggio e specifica il valore del rimborso chilometrico riconosciutogli.

10 LATO DIREZIONE Le caratteristiche funzionali illustrate fino a questo punto appartengono alle operatività necessarie alla singola risorsa sul territorio che deve inserire i dati di sua spettanza. A valle della fase di inserimento delle informazioni sulla base dati di OPEN-TRM, il sistema permette la creazione del CRUSCOTTO AZIENDALE, visibile esclusivamente agli utenti autorizzati [Direzione e limitatamente alle loro commesse ai Capi Progetto] Raggruppamento commesse a TASK Raggruppamento commesse a Time & Material Indice grafico andamento complessivo della copmmessa

11 GESTIONE e AMMINISTRAZIONE La Direzione e per essa lamministratore del sito, operano la gestione delle tabelle dati. Vengono gestiti completamente le tabelle seguenti : Risorse Committenti Commesse Attività Tipologie rimborsi Festività Ruoli [ Anagrafica dei dipendenti / consulenti e loro profilazione utente ] [ Anagrafica dei clienti ] [ Elenco delle commesse / Progetti e valori economici connessi ] [ Definizioni attività lavorative ] [ Tipologie dei rimborsi spese ammessi ] [ Festività nazionali] [ Definizione dei ruoli lavorativi ] Lista delle tabelle gestite dallamministratore

12 GESTIONE PROGETTO La Direzione, attraverso la videata sottostante ha la visione dellandamento tecnico- economico del progetto e quindi la possibilità di intervenire sulle diverse variabili in gioco: variare il gruppo di lavoro, inserire costi spot, definire le attività lavorative caratteristiche di questa commessa, leggere i costi e i ricavi istantanei. Il Capo progetto, abilitato a visualizzare e gestire su OPEN-TRM esclusivamente i progetti a lui spettanti, attraverso questa maschera inserisce mensilmente lo Stato Avanzamento Lavori. Sotto sezione dati della commessa Sotto sezione descrittiva Gruppo di lavoro Sotto sezione tabella riassuntiva dei costi (suddivisi per tipologia e complessivi) e dei relativi ricavi Sotto sezione delle risorse che hanno lavorato e per quanto alla commessa Sotto sezione per eventuali costi spot sul progetto Sotto sezione Costi a rimborso Indicatore grafico andamento economico del progetto (MOL%)

13 OPEN INFORMATICA s.r.l. Via dei Castelli Romani, 12/A Pomezia (RM) Tel Fax


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