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ACI sceglie SAP per adottare la contabilità economico-patrimoniale: un esempio della PA del futuro SAP World Tour 2011 Milano – 23 Giugno 2011.

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Presentazione sul tema: "ACI sceglie SAP per adottare la contabilità economico-patrimoniale: un esempio della PA del futuro SAP World Tour 2011 Milano – 23 Giugno 2011."— Transcript della presentazione:

1 ACI sceglie SAP per adottare la contabilità economico-patrimoniale: un esempio della PA del futuro SAP World Tour 2011 Milano – 23 Giugno 2011

2 Agenda ACI – Automobile Club dItalia: Chi Siamo ACI Informatica: Chi siamo Le esigenze di ACI La soluzione realizzata Prossimi passi ACI Informatica: SAP Factory

3 Agenda ACI – Automobile Club dItalia: Chi Siamo ACI Informatica: Chi siamo Le esigenze di ACI La soluzione realizzata Prossimi passi ACI Informatica: SAP Factory

4 ACI – Automobile Club dItalia (1/3) LACI è un ente pubblico non economico senza scopo di lucro, che istituzionalmente rappresenta e tutela gli interessi generali dell'automobilismo italiano, del quale promuove e favorisce lo sviluppo. La sua azione si svolge in queste direzioni: –promozione dell'automobilismo, attraverso studi, indagini, ricerche sulle tematiche legate alla mobilità, formulazione di proposte finalizzate alladozione di atti normativi, rilascio di pareri in materia di mobilità –tutela degli interessi generali dell'automobilismo, attraverso linsieme delle attività volte allerogazione di servizi per la mobilità –assistenza, tecnica, stradale, economica, legale, tributaria, assicurativa, diretta a facilitare l'uso degli autoveicoli –assetto del territorio, collaborando all'analisi, allo studio ed alla soluzione dei problemi relativi allo sviluppo ed alla organizzazione della mobilità delle persone e delle merci, nonché allo sviluppo ed al miglioramento della rete stradale, dell'attrezzatura segnaletica ed assistenziale, ai fini della regolarità e della sicurezza della circolazione –istruzione ed educazione automobilistica, attraverso la promozione dell'istruzione automobilistica e l'educazione dei conducenti di autoveicoli –gestione, per incarico dello Stato, del Pubblico Registro Automobilistico ed erogazione di servizi di riscossione e controllo delle tasse automobilistiche per conto di molte Regioni –promozione dello sport automobilistico, esercitando i poteri sportivi che gli provengono dalla Fédération Internationale de l'Automobile (FIA)

5 ACI – Automobile Club dItalia (2/3) Attività associativa e istituzionale soci 106 Automobile Club provinciali 480 agenzie assicurative 112mila chiamate per informazioni automobilistiche 560mila interventi di soccorso ogni anno 48mila interventi medico-sanitari 771 centri di soccorso operatori di soccorso con mezzi punti vendita Attività relative alle Tasse Automobilistiche 16 milioni di operazioni di riscossione annue effettuate dalla rete ACI Gestione di attività in materia tasse automobilistiche per 9 regioni italiane e per le province autonome di Trento e Bolzano Attività relative al Pubblico Registro Automobilistico circa 12 milioni di formalità allanno 106 Uffici Provinciali circa 5mila agenzie collegate in rete per lo Sportello Telematico dellAutomobilista riscossione dellIPT per conto di tutte le province italiane

6 ACI – Automobile Club dItalia (3/3) Lorganizzazione dellACI vede a Roma la Sede Centrale e 106 Uffici Provinciali, con limpiego di dipendenti sul territorio nazionale Per lo sviluppo delle proprie attività, lACI ha creato un complesso di società operative, controllate e collegate, che assicurano la presenza ed il presidio dell'Associazione sul mercato

7 Agenda ACI – Automobile Club dItalia: Chi Siamo ACI Informatica: Chi siamo Le esigenze di ACI La soluzione realizzata Prossimi passi ACI Informatica: SAP Factory

8 ACI Informatica (1/2) ACI Informatica è il braccio operativo dellACI. La sua mission è mettere in campo le tecnologie dell'innovazione per incrementare l'efficienza dell'ACI e creare maggiori economie seguendo un percorso di cooperazione anche con le altre realtà pubbliche L'attività di ACI Informatica affronta due forti necessità dellamministrazione pubblica: i problemi legati alla mobilità e alla gestione delle infrastrutture ICT Oggi ACI Informatica si esprime attraverso questi numeri: Oltre 500 professionisti informatici dedicati allo sviluppo, allapplication management e alla gestione delle infrastrutture ICT Più di mq di data center, 500 server e 3 mainframe ospitati in 4 sale con impianti ad alta affidabilità, in grado di erogare servizi in fault tolerance e con recovery a caldo in caso di disastro (business continuity) computer quotidianamente connessi attraverso una rete di circa linee di trasmissione dati attestate sul centro stella di ACI Informatica 4 sedi operative tra Roma e Torino

9 ACI Informatica (2/2) ACI Informatica propone soluzioni per la mobilità e servizi di full outsourcing delle infrastrutture ICT per la Pubblica Amministrazione e per il mondo delle imprese che operano nel comparto amministrativo dellautomobile Lofferta comprende: –Servizi di Facility Management e delle infrastrutture ICT –Servizi di connettività, voip, video collaborazione –Servizi per la gestione delle transazioni economiche (monetica) –Realizzazione e gestione sistemi SAP –Realizzazione e gestione di portali e siti web –Realizzazione ed erogazione di servizi per la gestione digitale dei documenti (dematerializzazione, firma digitale, PEC e archiviazione sostitutiva) –Servizi di Fleet Management; –Soluzioni di Mobile Workforce Management –Location Based Services per dispositivi mobili –Realizzazione piattaforme di Infomobilità ed erogazione di servizi –Gestione dei servizi di sosta e di rispetto del Codice della Strada –Erogazione multimediale di contenuti turistici/culturali/informativi

10 Agenda ACI – Automobile Club dItalia: Chi Siamo ACI Informatica: Chi siamo Le esigenze di ACI La soluzione realizzata Prossimi passi ACI Informatica: SAP Factory

11 Il peso della contabilità finanziaria Nel 2000 lACI ha elaborato un regolamento di contabilità che, sotto diversi aspetti, ha anticipato talune successive evoluzioni normative (D.P.R. 97/2003) in materia di amministrazione e contabilità degli enti pubblici (es. separazione tra indirizzo politico e gestione amministrativa, sistema di contabilità finanziaria integrata con la contabilità economico-patrimoniale) LEnte ha articolato la propria struttura in centri di responsabilità amministrativa autonomi nella gestione delle risorse umane, strumentali ed economico-finanziarie nei limiti delle linee strategiche del Vertice dellEnte e delle relative dotazioni di budget assegnate Il modello contabile previsto nel precedente regolamento di amministrazione e contabilità, pur considerando la dimensione economico- patrimoniale dei fatti gestionali, era fortemente influenzato da logiche di tipo finanziario e caratterizzato da onerosi processi amministrativi sia sul fronte del ciclo attivo che sul fronte del ciclo passivo La coesistenza delle rilevazioni di tipo finanziario con le rilevazioni di tipo economico determinava una complessa ed onerosa attività di riconciliazione ed allineamento dei dati contabili

12 Caratteristiche del sistema amministrativo contabile dellACI (1/2) Alti volumi di fatturato annuo I volumi di fatturato annuo sono molto significativi e sono difficilmente compatibili con i sistemi di contabilità finanziaria (oltre 60 mila fatture annue) Complessità nella gestione dellIVA Le attività di natura commerciale dellEnte richiedono una gestione dellIVA a credito sulle fatture emesse che mal si concilia con le logiche della contabilità finanziaria (es. gestione delle partite di giro) Alto volume di incassi Le attività di attribuzione degli incassi ai relativi crediti sono particolarmente onerose se gestite con le procedure di contabilità finanziaria (circa documenti di reversali di incasso ogni anno) Esigenza di forte presidio nella gestione del credito Strumenti non adeguati per le esigenze di gestione strutturata del credito (reporting periodico circa lanzianità dei crediti, procedure di sollecito automatiche, gestione dei feedback dai clienti, etc.)

13 Forte decentramento delle funzioni di ciclo passivo Il budget dellEnte è ripartito tra circa 150 Centri di Responsabilità, di cui 30 presenti presso la Sede Centrale e 120 distribuiti su tutto il territorio nazionale Rafforzamento delle funzioni di controllo accentrato Per tutte le attività di ciclo attivo e di ciclo passivo dei Centri di Responsabilità, sono richieste funzioni di controllo preventivo e validazione da parte della Direzione Amministrazione e Finanza Inadeguatezza del sistema di contabilità analitica Tale sistema risentiva comunque degli influssi generati dal sistema di contabilità finanziaria. La trasformazione dei dati di contabilità finanziaria in dati economico- patrimoniali comportava a volte onerosi processi di rettifica e integrazione manuali Onerosità dei processi di tesoreria La gestione dei rapporti con listituto cassiere si è rivelata complessa sia per la coesistenza di circa 150 conti correnti bancari che operavano in netting giornaliero con il conto di tesoreria, sia per la gestione degli ordinativi bancari da regolarizzare attraverso lemissione di mandati Caratteristiche del sistema amministrativo contabile dellACI (2/2)

14 Numerosi interventi di manutenzione evolutiva effettuati nel corso degli ultimi 15 anni, conseguenti a cambiamenti di norme e regolamenti, passaggio alleuro, adeguamento allanno 2000, etc. Struttura tecnologica fortemente stratificata Scarsa integrazione delle informazioni tra i diversi applicativi, mancanza di storicizzazione dei dati, criticità nella gestione delle transazioni aventi rilevanza solo economica, difficoltà nella produzione del reporting amministrativo contabile, etc. Linguaggi di programmazione ormai superati, database non relazionali, etc. Tecnologia obsoleta Limiti funzionali Limiti dei sistemi informativi pre-esistenti

15 Le spinte al cambiamento del modello contabile Il precedente modello contabile di derivazione finanziaria evidenzia importanti limiti in relazione alla realtà operativa dellEnte finalizzata al perseguimento di obiettivi di efficienza ed efficacia Contesto nazionale I recenti orientamenti del M.E.F. indicano il modello economico- patrimoniale quale strumento più idoneo a rappresentare i fatti di gestione degli Enti del Settore Pubblico, tenuto conto anche della introduzione della contabilità analitica nella Pubblica Amministrazione Approvato un decreto legislativo che armonizza i sistemi contabili della Pubblica Amministrazione in modo da integrare le rilevazioni di natura finanziaria con quelle di natura economica Definizione di uno schema di decreto per la redazione di Bilanci Consolidati tra gli Enti Pubblici e le loro società controllate Contesto internazionale: profonda azione di rinnovamento dei principi contabili per il settore pubblico intrapresa dallo IPSASB (International Public Sector Accounting Standards Board) mediante lemanazione di nuovi standard contabili integralmente basati su di un modello contabile di tipo economico-patrimoniale (accrual accounting method)

16 Obiettivi del nuovo modello contabile Potenziamento degli strumenti dedicati alla reportistica Maggiore intelligibilità dei budget previsionali e dei bilanci Miglioramento del sistema di Contabilità Analitica in termini di tempestività delle informazioni ed integrazione con la Contabilità Generale Ottimizzazione della gestione della tesoreria, soprattutto a riguardo delle movimentazioni finanziare delle unità organizzative decentrate sul territorio Piena integrazione tra il sistema di rappresentazione contabile economico-patrimoniale e liter autorizzativo dei processi di ciclo passivo tipico degli Enti Pubblici

17 Principali benifici attesi Migliori informazioni a supporto dei processi decisionali del management in termini di qualità e tempestività delle stesse Miglioramento dellefficienza operativa: riduzione dei flussi cartacei, razionalizzazione delle procedure Valorizzazione delle professionalità delle risorse in termini di competenze funzionali e attitudine al cambiamento Gestione integrata delle informazioni lungo lintero flusso dei processi aziendali Maggiore orientamento dei comportamenti secondo le linee guida strategiche aziendali Riduzione dei costi Aumento della produttività

18 Un progetto nel progetto In parallelo rispetto alle attività a) di definizione dei nuovi processi contabili e amministrativi e b) di progettazione del nuovo sistema informativo, la Direzione Amministrazione e Finanza di ACI ha curato la complessa attività di trasformazione contabile, ovvero la traduzione dei dati di contabilità finanziaria relativi al bilancio dellesercizio 2010 nei valori di partenza patrimoniali al 01/01/2011 Tale attività ha riguardato soprattutto la complessiva revisione dei residui attivi e passivi in modo da determinare i crediti e i debiti oggetto di migrazione; nel complesso sono stati trattati circa 10 mila partite contabili Contemporaneamente, si è provveduto alla complessiva revisione dellinventario delle immobilizzazioni materiali dellEnte e alla sua completa integrazione rispetto al sistema dei beni ammortizzabili (più di 65 mila beni sono stati fisicamente censiti e migrati in SAP)

19 Il percorso verso il cambiamento Predisposizione dei Manuali delle Procedure Disegno dei nuovi Processi Amministrativo – Contabili Piena Applicazione delle nuove logiche economico-patrimoniali con il Budget 2011 Implementazione del nuovo sistema informativo di tipo ERP START FINISH START Nuovo Regolamento di Amministrazione e Contabilità Avvio di un sistema virtuoso di miglioramento continuo dei processi Change Management

20 Agenda ACI – Automobile Club dItalia: Chi Siamo ACI Informatica: Chi siamo Le esigenze di ACI La soluzione realizzata Prossimi passi ACI Informatica: SAP Factory

21 Organizzazione e governance di progetto A fine 2008, in vista dellapprovazione del Nuovo Regolamento Contabile da parte degli organi competenti (Consiglio dei Ministri e Ministero Economia e Finanza), sono partite le attività propedeutiche alla realizzazione del sistema SAP. La prima azione è stata la definizione dellorganizzazione di progetto: Creazione dei Cantieri di lavoro, ovvero gruppi di lavoro misti dedicati alla definizione di processi e procedure, alla revisione delle specifiche funzionali e allindividuazione degli impatti sullorganizzazione Costituzione di un Comitato Guida di progetto, avente come membri i Direttori Centrali ACI e il Direttore Operazioni di ACI Informatica, con il compito di definire le linee guida strategiche, indirizzare e verificare le attività dei cantieri evidenziando eventuali aree di approfondimento e varando interventi per gestire rischi e criticità Comitato Guida: coinvolti 6 Direttori Centrali ACI, riunioni almeno bimestrali Cantieri di Lavoro: coinvolte più di 30 risorse ACI, più di 50 risorse ACI Informatica, svolti oltre 100 incontri

22 La copertura funzionale di SAP (1/2) FI Contabilità Generale Contabilità Clienti/Fornitori Contabilità Cespiti TR Estratti conto elettronici Stato attuale delle finanze Previsione di liquidità CO-PS-FM Contabilità Analitica Gestione del budget Previsioni di budget Pianificazione dei costi/ricavi MM Contratti Richieste dAcquisto Ordini dAcquisto Movimenti materiali Fatturazione Gestione dei magazzini logistici SD Ordini di vendita Consegne Uscite Merce Fatturazione

23 La copertura funzionale di SAP (2/2) Particolarità dellimplementazione: Attivazione del modulo PSM per la gestione del budget: Processi di autorizzazione alla spesa Gestione integrata dellIVA indetraibile per aumento del budget dacquisto Controllo sullimpiego di budget compatibilmente alle disponibilità autorizzate Ripartizione dinamica dellIVA su più registri sezionali in base alla finalità degli acquisti/vendite Due tipologie di processi dacquisto: Processo Logistico (per la sede centrale) Processo Contabile con validazione (per la periferia) Supporto alla Tracciabilità Finanziaria (Lg. 136/2010) Gestione dei beni numerati (es. Certificati di Proprietà)

24 Più di 500 dipendenti ACI coinvolti per la formazione su nuovi processi e procedure Peculiarità e complessità del progetto (pag. 1/2) Coinvolgimento di tutte le strutture di ACI, sia quelle di Sede Centrale sia gli Uffici Periferici, con caratteristiche funzionali differenti tra centro e periferia Change Management - Piano di comunicazione e di formazione sfidante: personale delle Direzioni Centrali e degli Uffici Periferici da addestrare contestualmente su nuovi processi, nuove procedure e nuovo sistema Avvio di SAP legato alla entrata in vigore del nuovo regolamento di contabilità, che ha dettato tempi, modalità e perimetro del sistema da rilasciare: avvio big bang di tutte le funzionalità a tutti gli utenti Fase realizzativa condizionata dalla presenza di due fronti aperti contemporaneamente (nuovo regolamento e progetto informatico): necessità di revisioni continue delle specifiche in funzione degli affinamenti successivi nel disegno dei processi di stato futuro

25 Peculiarità e complessità del progetto (pag. 2/2) Aree di re-ingegnerizzazione vaste e critiche per il core business di ACI Scenario di integrazione complesso e articolato SAP Sistema di gestione dei CoCoCo Sistema di gestione del personale Sistema di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Banking Servizio di postalizzazione Servizi ACI Servizi esterni ad ACI

26 Lavvio di SAP Fase 1 Fase 2 Assistenza alla Sede Centrale Assistenza alla Periferia

27 Agenda ACI – Automobile Club dItalia: Chi Siamo ACI Informatica: Chi siamo Le esigenze di ACI La soluzione realizzata Prossimi passi ACI Informatica: SAP Factory

28 Prossimi passi Realizzazione di una soluzione di Business Intelligence per il lanalisi dei processi di business gestiti da SAP: Monitoraggio dei processi Reporting strategico Misurazione e valutazione delle performance di processo (Dlgs. 150/2009, cd. Riforma Brunetta) Evoluzione del livello di integrazione di SAP con i sistemi di gestione documentale di ACI per la completa dematerializzazione dei processi di business Realizzazione di soluzioni di asset management per la gestione completa dei beni inventariali dellACI, a valle del lavoro di ricostruzione dellinventario svolto in fase di progetto

29 Agenda ACI – Automobile Club dItalia: Chi Siamo ACI Informatica: Chi siamo Le esigenze di ACI La soluzione realizzata Prossimi passi ACI Informatica: SAP Factory

30 Process Public Sector Management Financial Accounting Management Accounting Bank & Treasury Management Procurement & Sales Technology Architecture design Capacity Planning Performance tuning System Administration System Consolidation Product SAP ERP SAP NetWeaver SAP Business Objects Methodology Change Management ASAP ITIL

31 Pasquale Capuano SAP Competence Center Pasquale Capuano SAP Competence Center Letizia Mustè Soluzioni Gestionali Letizia Mustè Soluzioni Gestionali Riferimenti Carlo Conti Direzione Amministrazione e Finanza Direttore Carlo Conti Direzione Amministrazione e Finanza Direttore Antonio Di Marzio Direzione Amministrazione e Finanza Ufficio Ragioneria e Bilancio Capo Progetto Nuovo Sistema di Contabilità Antonio Di Marzio Direzione Amministrazione e Finanza Ufficio Ragioneria e Bilancio Capo Progetto Nuovo Sistema di Contabilità


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