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Processo d´approvvigionamento Beáta Vlčková Maggio 2010.

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Presentazione sul tema: "Processo d´approvvigionamento Beáta Vlčková Maggio 2010."— Transcript della presentazione:

1 Processo d´approvvigionamento Beáta Vlčková Maggio 2010

2 Use: internal Procurement Division 2 Introduzione e scopo Il processo d´approvvigionamento - I ruoli e i principi nel processo d´approvvigionamento - I sistemi d´approvvigionamento - I requisiti per i fornitori e la valutazione Il presente documento descrive:

3 internal Strategy, planning and controlling of procurement 3 Caratteristica ed indicatori di base Principi d´approvvigionamento e Documenti di gestione Ruoli e responsabilitá nel processo d´approvvigionamento Sistemi d´approvvigionamento Pianificazione dei requisiti APPIA Processo d´approvvigionamento nel sistema SAP Richiesta d´approvvigionamento Richieste relative ai supplementi ai contratti – adempimento supplementare Tipi di contratti Piccoli ordini Agenda Classificazione dei materiali e delle attivitá in gruppi Codici dei servizi– Dati di base delle attivitá 3 Gestione dei fornitori Requisiti dei fornitori – contrattuali Requisiti dei fornitori– qualificativi (condizioni di partecipazione) Prima della qualifica dei fornitori - Connexio Qualifica dei fornitori SE Valutazione dei fornitori 2 Codici dei materiali e dei servizi 1 Processo d´approvvigionamento

4 internal Strategy, planning and controlling of procurement 4 Approvvigionamento - caratteristica Slovenské elektrárne sono approvvigionatori secondo la Legge sull´approvvigionamento pubblico (N. 25/2006 ) – nel caso di appalto di ordine al di sopra del limite * (relativi all´eseguimento dell´attivitá principale). L´approvvigionamento é un reparto centralizzato, il quale garantisce tutto il processo di scelta del fornitore e l´accordo con il fornitore, é situato nella parte della direzione della SE, a.s. a Bratislava e nello stabilimento di Mochovce e in minor parte negli altri stabilimenti. Reparto acquisti I compratori divisi in 4 gruppi: Merci Servizi core e attivitá Servizi generali MO34 Design To Cost (DTC) Team Team di lavoro funzionale per l´abbassamento dei costi sulle forniture con alto valore d´approvvigionamento. Strategia, pianificazione e controllo Anche questo ha in carico il contatto con l´ ÚVO EU limit: práce: EUR; tovary a služby: EUR

5 internal Strategy, planning and controlling of procurement 5 I nostri indicatori di base Contratti Piú di contratti di un valore di 1,847 mld. di EURO Piú del 70% del valore dei contratti ottenuti tramite gara In media 3 fornitori prendono attivamente parte alla gara Sempre piú contratti e ordini con valore molto basso – il 54 % di tutti i contratti hanno un valore inferiore a EUR – un segnale positivo é, che tale misura é in ribasso Il circa 26 % dei contratti ha un valore inferiore a EURO Fornitori Piú di 8 04 fornitori attivi Con piú di fornitori abbiamo stipulato un contratto nel 2009 Nel processo di implementazione del sistema di gestione fornitori – qualifica e valutazione

6 internal Strategy, planning and controlling of procurement 6 Principi d´approvvigionamento Procedere in maggior modo tramite la procedura di gara Includere nella procedura di gara il maggior numero di fornitori Concedere ai fornitori il tempo necessario per l´elaborazione dell´offerta Garantire, che tutti i partecipanti adempiscano i requisiti di qualificazione Dividere l´offerta nella parte tecnica e quella commerciale (valutare economicamente solamente le offerte, le quali adempiscono i requisiti tecnici)

7 internal Strategy, planning and controlling of procurement Struttura della documentazione del processo– processo n.6 – Approvvigionamento Contiene le regole principali e le procedure per i reparti, i quali prendono parte al processo d´acquisto (reparti del richiedente) - pianificazione dei requisiti - elaborazione e approv. dei req. per l´approvvigionam. - presentazione della richiesta d´approvvigionamento - scelta del fornitore e sottoscrizione del contratto - ordine nell´ambito di contratti aperti - piccoli ordini - completamenti/modifica del contratto - ritiro dell´adempimento del contratto - rivendica della reclamazione - rivendica della multa contrattuale - termine del contratto Direttiva Definite il processo d´approvvigionamento, i ruoli e le responsabilitá SE/SM–600 Acquisti e logistica Manuale metodico SE/MNA– Acquisti Contiene le regole interne e le procedure per gli acquistatori nel processo d´approvvigionamento Guida SE/PU–30000 Principi nell´approvvigionam. SE/MNA– Fornitori - requisiti Contiene le procedure per la definizione dei requisiti dei fornitori (qualifica, condizioni contrattuali e criteri per la valutazione dell´adempimento.

8 internal Strategy, planning and controlling of procurement Intranet per l´approvvigionamento Tutte le informazioni importanti per gli acquistatori e per i nostri clienti interni sono accessibili su intranet in due lingue (sk a en). Le informazioni sono divise in 9 gruppi. Legenda : 01 – Organizzazione d´approvvigionamento, 02 – Regole e procedure d´approvvigionamento, 03 – Richiesta d´approvvigionamento, 04 – Documenti campione relativi alle gare, 05 – Standard contrattuali, 06 – Fornitori, 07 SAP – MM acquisti, 08 – APPIA – Piano dei requisiti, 09 – ACM – sistema tender

9 internal Strategy, planning and controlling of procurement 9 Partecipanti nel processo d´approvvigion. – procedura Richiedente Presentazione della richiesta Contratto sottoscritto Approvvigionam. Scelta del fornitore Fornitore adempisce l´adempimento pattuito Richiedente Ritiro dell´adempimento Richiedente valuta l´adempimento del fornitore NEL PROCESSO D´IMPLEMENTAZIONE

10 internal Strategy, planning and controlling of procurement 10 Ruoli e responsabilitá nel processo d´adempimento Identificazione delle necessitá dell´approvvigionamento Elaborazione del Piano dei requisiti per il settore gestito Elaborazione dei requisiti d´approvvigionamento – Specifica tecnica e criteri tecnici, piano delle forniture e requisiti Copertura finanziaria sufficente per i Requisiti d´approvvigionamento Valutazione tecnica dell´offerta Monitoraggio, gestione e ritiro dell´adempimento del contratto Presentazione dei documenti di base per la valutazione dei fornitori Corretta applicazione della procedura per piccoli ordini UTENTE / RICHIEDENTE Consolidamento del piano d´approvvigionamento per tutta la SE Determinazione della strategia d´approvvigionamento – impostazione della procedura, dei fornitori rivolti, Richiesta d´offerta Valutazione economica dell´offerta Discussione e assegnazione dell´ordine (sottoscrizione del contratto) Creazione e gestione di un sistema di qualificazione e un sistema per la valutazione dei fornitori APPROVVIGIONAMENTO

11 internal Strategy, planning and controlling of procurement 11 SAP WISE Pianificazione dei requisiti e del Controlling (APPIA) Tender System (ACM/AES) VMDS (vendor master data system) Sistemi nel processo d´approvvigionamento Riadenie POBJ a zmluvy Riadenie dodávateľov 1 1 Elenco delle necessitá/ requisiti Per l´elaborazione del piano delle necessitá é utilizzata l´APPIA. L´elenco dei requisiti approvati nell´ APPIA é trasmesso nel SAP (codice e descrizione). Pil POBJ é collegato con il numero d´identificazione della necessitá. In base a tale collegamento é possibile nell´APPIA ottenere le informazioni sullo stato del POBJ. 2 Elaborazione POBJ e approvazione Dopo la creazione e l´approvazione del POBJ nel SAPe il POBJ sará assegnata ad un´acquistatore responsabile e nel caso di necessitá trasmessa nel sistema Tender, dove l´acquistatore creerá il progetto del tender Processo Tender Eventuali POBJ aggregati sono trasmessi nel sistema Tender. Dopo il termine del tender sono identificati i partecipanti, che hanno vinto e i prezzi. 1 Gestione dei fornitori I dati relativi ai fornitori sono riportati in base alle esigenze dell´acquistatore tramite acquisto nel backoffice nell´applicazione VMDS. 1 3 Trasferimento dati relativi ai fornitori nel sistema Tender I dati relativi ai fornitori (codice unico, numero identificativo, etc.) sono mandati nel sistema Tender, per consentire ai fornitori di partecipare al tender. 3 5 Trasferimento dei dati sul tender e sul contratto Per ottenere i dati relativi al POBJ, tali dati sono trasferiti nell´ APPIA Registrazione del contratto L´acquistatore creerá il contratto con l´aiuto del preadempimento dei dati dal sistema. 4 4 Trasferimento dati I dati relativi ai fornitori sono trasferiti nel SAP. 4 2 Per la qualifica del fornitore Nel VMDS é possibile implementare il fornitore anche tramite trasmissione da un sistema esterno di fornitori prequalificati Connexio). 2

12 internal Strategy, planning and controlling of procurement Specifica delle necessitá Scelta del fornitore Sottoscrizione del contratto Ritiro merce e servizi Per ogni fase d´acquisto nel SAP sono creati dei determinati tipi di documenti Progetto – PS ordine – PM prenotazione materiale - MRP Requisito per l´ordine Richiesta Offerta Contratto Ordine Ricevimento merce Lista dei servizi effettuati (LEV) Processo d´approvvigionamento nel sistema SAP - Dokument flow

13 internal Strategy, planning and controlling of procurement Il reparto professionale ha necessitá di merce o di servizi. Nel caso di manutenzione la preparazione dell´adempime nto é gestita nel modulo PM, nel caso di grandi investimenti la necessitá é gestita nel modulo PS. Se il reparto professionale ha bisogno di materiale e la sua necessitá non é gestita nel modulo PM o PS, entra nel modulo MM, dove crea manualmente una richiesta per la prenotazione del materiale. Se la necessitá é gestita nel modulo PM e si tratta di merce, il modulo PM genera automaticamente nel MM la rich. Di pren. In seguito la parte A. Nel caso, che il fornimento di servizi é garantito contrattualmente continua in C. Nel caso che il valore presupposto del servizio fornito é basso, fino a 500 EURO, ai sensi dei Diritti di sottoscrizione il manager del reparto in questione é abilitato a garantire tale adempimento direttamente. Il reparto professionale registra il small order nel SAP. Dopo la sua creazione é necessario confermare tale documento dal manager del reparto professionale. Se il valore presupposto del servizio fornito é maggiore di 500 EURO e la sua fornitura non é garantita contrattualmente, il reparto professionale deve creare manualmente la Richiesta per l´acquisto nel SAP. Nel caso d´approvazione il manager del reparto professionale libera nel SAP l´adempimento. Se l´adempimento é gestito nel modulo PS o PM, il modulo PS/PM automaticamente dopo la liberazione dell´ordine / operazione genera la richiesta per l´acquisto (ordine). In seguito B. Creazione della necessitá Manager del richiedente Richiedente Firma Processo d´acquisto nel sistema SAP Liberazione Richiesta d´acquisto Garantimento contrattuale? Creazione necessitá per l´acquisto Il prezzo é di 500 Euro? Ordine– small order C Sí No Sí No Necessitá di materiale? Požiadavka na rezerváciu materiálu Sí No A Approvazio ne small order X B PS/PM servizio materiale

14 internal Strategy, planning and controlling of procurement C: Se il servizio fornito é garantito contrattualmente tramite un contratto di base, il reparto professionale rilascerá la Richiesta per l´ordine manualmente nel modulo MM. Nel caso d´approvazione il manager del reparto professionale libererá nel SAP per l´adempimento. B: É in corso il processo di scelta del fornitore da parte dell´acquistatore. C: Se il servizio fornito é garantito tramite contratto aperto, il reparto professionale inviterá il fornitore all´adempimento. Nel SAP é necessario creare un´ordine (specifica). Il manager libererá l´ordine nel SAP. B: L´acquistatore registrerá nel SAP la relazione contrattuale o il contratto, se si tratta di una prestazione regolare del servizio in base agli ordini della SE, a.s. In seguito il reparto professionale continua su C. Se si tratta di una prestazione unica del servizio, o i termini d´adempimento sono definiti precisamente, l´acquistatore registrerá la relazione contrattuale nel SAP come ordine. B, C: Dopo l´adempimento del servizio ordinato, o se il fornitore é giá abilitato a fatturare una parte dell´adempimento fornito secondo il contratto, il reparto professionale creerá nel SAP una lista delle attivitá, la quale conterrá il prezzo unitario per il servizio fornito e la quantitá dei servizi forniti. Il manager libererá la lista delle attivitá per scopi di contabilitá. In seguito D. C Lista delle attivitá Approvazione lista delle attivitá Ordine (Specifica) Liberazione dell´ordine Contratto base? Liberazione PnO Creazione PnO Processo scelta del fornitore D Sottoscrizione del contratto Contratto? Ordine No Sí No C B Acquistatore Reparto professionale Firma Manager del reparto professionale Processo d´acquisto nel sistema SAP

15 internal Strategy, planning and controlling of procurement Il sistema MRP controlla se il materiale si trova in magazzino. Nel caso, che il materiale si trovi in magazzino sará possibile consegnarlo dal magazzino in base alla scheda di rilascio. Se il materiale non si trova nel termine richiesto, il sistema MRP genera l´ordine pianificato. Dopo il rilascio dell´ordine pianificato da parte del manager addetto al materiale, il sistema MRP genera una richiesta d´acquisto. Nel caso di merci acquistate regolarmente, il manager addetto al materiale puó creare manualmente nel modulo MM una richiesta preliminare d´acquisto in base al cosumo annuale presupposto. Dopo il generamento della richiesta d´acquisto, il manager addetto al materiale controllerá, se l´oggeto in questione é garantito dal punto di vista contrattuale. Se l´oggetto in questione non é garantito dal punto di vista contrattuale, passerá la richiesta al SAP per essere sbrigata dall´acquistatore. Se per l´oggetto richiesto esiste un contratto, il manager addetto al materiale creerá nel SAP un´ordine per il fornitore (specifica, call off). Se per l´oggetto in questione non esiste un contratto, l´acquistatore sceglierá il fornitore e rilascerá l´ordine nel SAP. Se l´oggeto della richiesta é il garantimento di una relazione contrattuale, l´acquistatore registrerá nel SAP la relazione contrattuale come contratto. Gli ordini relativi a tale contratto saranno rilasciati dal manager addetto ai materiali. Il manager addetto ai materiali rilascerá l´ordine nel SAP. Dopo la fornitura della merce il manager addetto ai materiali creerá nel SAP una scheda di ritiro della merce, la quale conterrá la quantitá di merce realmente fornita e il prezzo unitario. Il manager addetto ai materiali rilascerá la scheda di ritiro per scopi contabili. In seguito D. Acquistatore Firma A Scheda di rilascio dal magazzino Manager per materiale É in magazzino? Garantimento contrattuale? Generamento della Richiesta d´acquisto END Ordine (Specifica/ Call off) Rilascio dell´ordine Processo per ň la scelta del fornitore Conclusione dell´ordine Ritiro del materiale Rilascio della scheda di ritiro D No Sí No Sí Processo d´acquisto nel sistema SAP

16 internal Strategy, planning and controlling of procurement Dopo l´arrivo della fattura la persona responsabile per la registrazione della fattura troverá nel modulo MM in base al numero d´ordine sulla fattura la relativa scheda di ritiro per il materiale / la lista delle attivitá. La persona responsabile per la registrazione della fattura paragonerá la somma riportata sulla fattura con la somma riportata sulla scheda di ritiro / lista delle attivitá. Se la somma fatturata non é la stessa, la persona responsabile per la registrazione della fattura comunicherá tale divergenza alla persona del reparto, la quale ha rilasciato la scheda di ritiro / la lista delle attivitá. Se la somma fatturata é equivalente alla somma riportata sulla scheda di ritiro / la lista delle attivitá, la fattura sará registrata e saldata. Il reparto professionale eseguirá il controllo della correttezza del documento. Se la scheda di ritiro del materiale / la lista delle attivitá é stata creata correttemente, la fattura sará restituita al fornitore. Se la scheda di ritiroo l´ordine non é stato creato correttemente, dovranno essere corretti e solo dopo di questo il contabile registrerá e salderá la fattura. FI D La fattura é comforme alla scheda di ritiro (ev. výkonov)? Reparto professionale / Manager addetto al materiale Ricevimento della fattura Registrazione e saldo della fattura Restituzione della fattura Controllo della correttezza della scheda di ritiro/ lista delle attivitá La scheda é OK? Correggimento del documento Firma Sí No Sí No Processo d´acquisto nel sistema SAP

17 internal Strategy, planning and controlling of procurement Modalitá di creazione ZFOR – se si tratta di una richiesta preliminare per la sottoscrizione di un contratto (contratto aperto). o ZMAN – se si tratta di una richiesta per un´ordine, la cui preparazione e pianificazione non é gestita da altri moduli nel SAP (servizi legali, non core servizi, ICT...) manualmente Automaticamente Generamento dai moduli SAP MRP (richieste di materiale) PM (richieste di manutenzione (servizi) generate da ordini), PS (richieste generate da progetti) Richiesta d´approvvigionamento

18 internal Strategy, planning and controlling of procurement »Specifica tecnica dettagliata definita tramite parametri e non tramite sigla o tipo – nel caso di definizione tramite sigla sará necessario allegare la Spiegazione elaborare in base al campione DTC – l´oggetto della formazione per il giorno successivo »Il valore presupposto dell´oggetto di fornitura e il metodo per la determinazione del prezzo – tramite definizione delle voci d´approvvigionamento con relativa unitá di misura, il prezzo attuale di mercato unitario e il numero di unitá di misura »Il termine richiesto di durata del contratto, eventualmente i termini di fornitura »Il gruppo del materiale »Il luogo di fornitura / adempimento »Il metodo di assegnamento dei costi per gli oggetti controllati (assegnamento dei conti) »Allegati Le altre informazioni necessarie per dichiarare un´approvvigionamento e per la sottoscrizione del contratto – tramite la compilazione del formulario: Senza l´esistenza di risposte alle domande menzionate il POBJ non puó essere accettato per essere sbrigato. Richiesta d´approvvigionamento Requisiti

19 internal Strategy, planning and controlling of procurement Nel caso di una richiesta con la determinazione della merce / del fornitore sará necessario presentare la Spiegazione su formulario secondo campione nel MNA. La Spiegazione della denominazione del fornitore deve basarsi sull´adempimento di una delle seguenti condizioni : cause tecniche, adempimento supplementare, cause per via delle tempistiche, per via di circostanze straordinarie Per necessitá del reparto di gestione Direttore dello stabilimento Direttore del reparto JE/KE insieme al direttore dello stabilimento Richiesta con la determinazione della merce/del fornitore 1. Spiegazione 2. Competenze per l´approvazione del fornitore/merce In relazione al valore dell´oggetto d´approvvigionamento e al reparto, per il quale tale approvvigionamento sará realizzato, la convalida della denominazione precisa della merce / del fornitore e la seguente : POBJ con valore presupposto <1.500 POBJ con valore presupposto >1.500< POBJ con valore presupposto > Funzione Direttore del reparto di gestione insieme al direttore del reparto JE/KE

20 internal Strategy, planning and controlling of procurement Per esigenze del Reparto GR (oltre al ICT) Manager del reparto POBJ con valore presupposto <1.500 POBJ con valore presupposto >1.500 Funzione GR Per esigenze del Reparto ICT Manager ICT POBJ con valore presupposto < POBJ con valore presupposto > Funzione GR Per esigenze di altri reparti POBJ di qualunque valore Funzione Direttore del reparto Richiesta con la determinazione della merce/del fornitore

21 internal Strategy, planning and controlling of procurement sí no > 387 k Prezzo dell´ordine presupposto < 387 k Senza formulario Si trova nella lista? Spiegazione dettagliata senza Approvazione Spiegazione approvata su formulario La seguente matrice illustra, in quali casi é necessario presentare e approvare la Spiegazione per la determinazione del fornitore / merce nel formulario in relazione al valore dell´ordine e in relazione all´esistenza nella Lista. Non é necessario presentare il formulario compilato nei seguenti casi: »L´oggetto d´approvvigionamento sono Consulenze e servizi professionali, per i quali sará elaborato un Rapporto riassuntivo. »Si tratta di un´ordine sotto il limite, il quale si trova nel documento Elenco degli oggetti con definizione precisa del fornitore – é presente per essere approvato nel reparto di gestione. Lo scopo d´esistenza é la riduzione del tempo per la preparazione del POBJ. 3. Eccezione dalla presentazione e dall´approvazione della spiegazione su formulario Richiesta con la determinazione della merce/del fornitore

22 internal Strategy, planning and controlling of procurement La deliberazione relativa alla procedura d´approvvigionamento RKbZ/ assegnamento diretto é di competenza unica del reparto d´approvvigionamento. In relazione alla procedura d´approvvigionamento RKbZ/ assegnamento diretto decide la persona abilitata all´approvazione del risultato dell´approvvigionamento. La condizione per l´utilizzo della procedura RKbZ é l´adempimento delle condizioni per RkBZ convalidate per iscritto dall´acquistatore. 4. Deliberazione relativa alla procedura RKbZ/assegnamento diretto Richiesta con la determinazione della merce/del fornitore

23 internal Strategy, planning and controlling of procurement Requisiti per i supplementi ai contratti per l´ampiamento dell´oggetto d´adempimento Le modifiche in forma di supplementi, l´oggetto delle quali é il completamento (l´ampiamento) dell´oggetto d´adempimento (si tratta dei casi, in cui devono essere eseguiti degli adempimenti non riportati nel contratto originario), possono essere effettuate solo nei casi, nei quali questo é spiegato dal richiedente per l´adempimento della condizione B.E o B.F (adempimento supplementare, non dividibile dall´oggetto originario) per l´assegnamento diretto senza menzionamento nel formulario Spiegazione della denominazione del fornitore. Se tale requisito non é adempito, queste attivitá saranno eseguite dall´acquistatore tramite procedura di gara. Il completamento / la modifica del contratto in forma di supplemento puó essere eseguito solo prima del termine dell´obbligo derivante dal contratto. Se gli obblighi derivanti dal contratto sono giá stati adempiti, per l´adempimento supplementare sará necessario stipulare un nuovo contratto. L´acquistatore deciderá della procedura d´approvvigionamento e della forma per la sottoscrizione del contratto relativo all´adempimento supplementare.

24 internal Strategy, planning and controlling of procurement Tipi di contratto Nel processo d´acquisto e nel sistema SAP é necessario distinguere : Contratto Se non sono note tutte le condizioni d´adempimento (il termine di fornitura, la quantitá esatta,...), le quali saranno in seguito specificate tramite ordine per l´adempimento (parziale o non specificato) Nel caso di adempimenti, i quali sono eseguiti regolarmente creare manualmente il POBJ (ZFOR) nel SAP Aumentano l´efficacia d´approvvigionamento – risparmiano tempo (non é necessario ripetutamente scegliere il fornitore per gli stessi oggetti), possibilitá di ottenere degli sconti sulle quantitá Ordine Nel caso di adempimenti unici, se non sono note tutte le condizioni d´adempimento (termine di consegna, quantitá precisa,...), Specificare in futuro l´adempimento secondo il contratto – contratto parziale, specifica L´obbligo dovrebbe essere registrato come ordine sempre in base al POBJ dal modulo PM (dall´ordine). Quadro – definisce la kmodalitá d´ordine e i prezzi unitari, - non é un´obbligo, ma una possibilitá Aperto – definisce un nostro obbligo di ricevere un´adempimento durante un periodo definito – il tempo e la quantitá precisa é specificata tramite ordini (specifiche) e sono relativi alle reali esigenze. Ordine chiuso– obbligo individuale Parziale – ordine relativo ad un contratto quadro Specifica – ordine relativo ad un contratto aperto

25 internal Strategy, planning and controlling of procurement Piccoli ordini 1.In base alle Abilitazioni di sottoscrizione nella SE, a.s. ogni direttore di stabilimento o manager della direzione, é abilitato a sottoscrivere un´acquisto con limite giornaliero fino a 500 EURO 2. Durante i piccoli ordino devono essere mantenute le seguenti regole: l´oggetto d´acquisto non possono essere : servizi di consulenza forniture coperte da contratti quadro o contratti aperti i contratti non possono essere usati per l´ampliamento o il completamento di altri contratti esistenti, i quali sono attualmente in vigore, il volume totale delle forniture deve rispettare il limite stabilito, non puó essere diviso in parti / forniture piú piccole per rispettare il limite giornaliero.

26 internal Strategy, planning and controlling of procurement 3.Se si tratta di un materiale o un servizio gestito in modo centralizzato – approvazione da parte del manager / caporeparto (nel caso di ativitá presso lo stabilimento) del relativo reparto centralizzato. Il Manager /caporeparto non é abilitato a conferire una convalida per l´acquisto di materiali / servizi, se per tali materiali o servizi é stipulato un contratto quadro / aperto. 4.L´acquisto puó essere effettuato in due modi: Piccoli ordini in contanti l´approvazione della Richiesta per il pagamento da parte di una persona responsabile per gli ordini registrare nel SAP se é superiore a 250 EURO Registrare nel SAP se il materiale ha un prezzo unitario superiore a 1000 SKK con fattura Registrare nel SAP se si tratta di un´ordine di basso valore é possibile stampare nel SAP, allegare le Condizioni generali commerciali, eventualmente le Condizioni si sicurezza e tecniche, in base al tipo di centrale elettrica (accessibili sull´ intranet nella parte Approvvigionamento ).

27 internal Strategy, planning and controlling of procurement Classificazione dei materiali e dei servizi nelle relative categorie di materiali (1/2) CategoriaMacrosettoreSettoreGruppo materiali Il funzionamento di tutto il processo d´approvvigionamento e dei sistemi d´approvvigionamento si basa sulla divisione dei materiali e dei servizi in categorie di materiali Il numero delle categorie di materiali é uguale per tutta l´Enel (cca 1200). Le categorie di materiali sono divise in gruppi logici – albero di categorizzazione: Forniture (F) Materiali primari (forniture di impianti e materiali) – inclusi i servizi supplementari, se il valore del servizio supplementare é inferiore al valore del materiale / impianto Lavori (L) Lavori edili ed industriali – inclusi i materiali, i quali fanno parte dei lavori, se il valore di questi materiali é di gran inferiore al valore dei lavori. Servizi (S) Servizi generali, consulenze, servizi professionali e commerciali, affitti, trasporti, liquidazione Riparazioni ( M) Riparazione e manutenzione, inclusi i pezzi di ricambio per le riparazioni e le manutenzioni L´obiettivo delle categorie di materiali non é la divisione in Capex e Opex. F, L, M, S Ogni gruppo di materiali ha un suo Numero d´identificazione, dal quale é possibile determinare a quale categoria e macrosettore appartiene.

28 internal Strategy, planning and controlling of procurement Classificazione dei materiali e dei servizi nelle relative categorie di materiali (2/2)

29 internal Strategy, planning and controlling of procurement Codici dei servizi – Dati base delle attivitá Ogni materiale / servizio acquistato deve essere codificato tramite i dati di base del materiale / servizio. L´attivitá (servizio) acquistato deve essere definito tramite i seguenti parametri : Numero dell´attivitá Breve testo dell´attivitá Gruppo dei materiali Unitá di misura Lunga descrizione dell´attivitá Tipo di servizio Classe di valutazione Indicatore esplicito dell´attivitá nel SAP Numerazione manuale - PASSSXXXX1 Possibilitá di rilascio di un report relativo alle quantitá e al prezzo delle singole attivitá Breve descrizione per la ricerca di attivitá (40 caratteri) Dovrebbe essere il piú reale possibile (testo= attivitá approvvigionata) Nel testo deve essere riportato lo scopo d´uso (T / NT, INV) Descrizione tecnica dettagliata dell´attivitá Core (ZCON), Non Core (ZOTH), combustibili (ZFUE),... Serve alla classificazione dei fornitori, il reporting delle spese diviso in merci ~1100 gruppi di materiali, l´attivitá sará esplicitamente assegnata ad una categoria Definita secondo il numero delle unitá di misura(JV, HOD, M3,...) Serve a paragonare i singoli prezzi di vari fornitori Assegna esplicitamente il conto del libro principale, nel quale é registrata l´attivitá. L´attivitá é assegnata in un TO => nel caso, che l´attivitá, in base al suo scopo d´uso, potrebbe essere registrata su piú conti, l´attivitá deve essere registrata per ogni classe di valutazione

30 internal Strategy, planning and controlling of procurement Condizioni di sicurezza e tecniche BTP Centrali elettriche nucleari Centrali elettriche classiche Centrali elettriche idriche R-SE MO34 Lo scopo primario La rettifica degli obblighi standard del fornitore nie locali della SE, a.s. e le sanzioni per la loro trasgressione Sanzioni: Raccomandazione Multa Espulsione dalla lista dei fornitori

31 internal Strategy, planning and controlling of procurement 31 Perché un fornitore possa prendere parte alle nostre gare dovrá adempire i seguenti requisiti, a secondo del gruppo di materiali, nel quale nell´ambito della registrazione, il fornitore é stato assegnato Posizione personale non puó essere soggeto a concorso o a liquidazione Non puó avere arretrati fiscali e dei contributi non puó essere stato condannato per delitti relativi all´attivitá d´intraprendimento EcoFin Stato finanziario positivo, accessibilitá a mezzi finanziari - dati finanziari degli ultimi 3 anni Prima della qualifica Connexio utility O documenti Abilitazione professionale Abilitazione professionale ed esperienza Disposizione di impianti e tecnologie Requisiti - adeguati e relativi all´oggetto dell´ordine Documenti Non é sospeso o inserito nella lista dei fornitori espulsi della SE Il fornitore non ha trasgredito i suoi doveri durante l´adempimento nella SE, a.s. Valutazione del fornitore SE Qualitá Requisiti del fornitore Gruppo di requisiti Requisiti dei fornitori in relazione alle gare Certificati del sistema gestionale Valutazione positiva del sistema gestionale da parte di un´audit esterno SE – condizione per la sottoscrizione del contratto Chi li definisce Approvvigion. Forma di verifica Richiedente ISM Approvvigion. Quando Prima della qualifica Connexio Utility Audit SE sempre A secondo dell´ogget to JB, VZ, VTZ sempre Prima della qualifica Connexio utility o dati finanziari Gestione BOZP Certificato OHSAS o Politica della sicurezza Prima della qualifica Connexio utility MS pericolosi BOZP

32 internal Strategy, planning and controlling of procurement Subappalto Legislativa slovacca: Consente la partecipazione di subappaltatori durante l´adempimento dell´opera Se il fornitore adempirá il suo dovere tramite altre persone, é responsabile come se avesse svolto il lavoro da solo SE, a.s. Regola la quota di lavori effettuati tramite subappalto (consiglia il 20%) Controlla la partecipazione di subappaltatori Il fornitore nella parte tecnica dell´offerta menziona la lista dei subappaltatori e le loro mansioni. La lista, dopo essere stata approvata diventerá un´allegato al contratto Modifica: La modifica puó essere effettuata solo dopo previo consenso da parte di una persona abilitata Controllo = il fornitore/subappaltatore durante l´accesso nell´area deve dimostrare la sua abilitazione e comunicare il numero di persone – in questo passo é necessario controllare, se il subappaltatore si trova sulla Lista approvata dei subappaltatori

33 internal Strategy, planning and controlling of procurement 33 Sistema Connexio Registrazione nel settore comune VMDS Accessibilitá dei dati relativi ai fornitori in un punto unico Velocitá d´ottenimento dei dati e contatto diretto con i fornitori Diminuzione del tempo d´approvvigionamento del tempo necessario di richiesta e di valutazione dei documenti relativi all´adempimento dei requisiti di partecipazione alla gara Benefici La lista SE dei fornitori é gestita nell´applicazione VMDS. La creazione della lista dei fornitori é costituita dal collegamento alla database esterna Connexio per i fornitori qualificati gestita dalla societá Achilles. Fornitori scelti Prima della qualifica dei fornitori - Connexio SE settore privato (Approvazione ) SE settore privato (Approvazione ) Minimo trasferimento di dati Qualifica Nella database sono accessibili i seguenti dati: Dati di base della societá Dati relativi ai dipendenti Dati legislativi Assicurazioni Dati finanziari Sistema di gestione della qualitá Sistema di gestione dell´ambiente naturale Salute e sicurezza Merci e servizi Responsabilitá sul lavoro, commerciale e morale

34 internal Strategy, planning and controlling of procurement 34 Con la registrazione nella database Achilles (Connexio, Repro) i dati relativi ai fornitori saranno accessibili in piú di 190 utility societá, le quali utilizzano i servizi della societá Achilles. I servizi Connexio utility sono utilizzati da 10 utility societá. Nella database attualmente di trovano piú di fornitori (nella database utility si trovano cca 1500 fornitori). Prima della qualifica dei fornitori - Connexio

35 internal Strategy, planning and controlling of procurement Coordinatore tecnico per la qualificazione Team di qualifica Qualifica dei fornitori – Attivitá e ruoli, i quali devono essere implementati Gestore del gruppo di materiali Identificazione dei gruppi di materiale e nomina dei gestori dei gruppi di materiale 1 Approvvigionamento Definizione dei requisiti tecnici per la qualifica e degli indicatori per la valutazione dei fornitori 1 O&M e Investimenti 1 Servizi 1 ICT Definizione dei gruppi di materiale e requisiti per l´ environment Definizione dei gruppi di materiale e requisiti di qualitá Definizione dei gruppi di materiale e requisiti per la sicurezza Gestore per la qualitá Gestore per l´ environment Gestore per la sicurezza Coordinatore per la Qualificazione e la Valutazione Coordinamento di tutte le attivitá per la qualifica e la valutazione dei fornitori, l´interfaccia con gli altri reparti 1 Reparto ambiente naturale 1 Reparto ISM 1 Reparto sicurezza Attivitá principaliReparti interessati Pre-qualificati Gestore per la qualif. Se MS ha un´influenza sui costi MS ha un´alta importanza strategica MS ha un´alta misura d´utilizzo comunica all´approvvigionamento: alla MS scelta i requisiti e i documenti per il fornitore Approvvig. Garantisce la presentazione dei documenti e dei certificati per la qualificazione Team di qualificazione Il team di qualificazione valuta e registra lo stato del fornitore Processo principale O&M e Investimenti Servizi ICT Il nostro scopo é la creazione di una Lista di fornitori qualificati in base ai gruppi di materiale, per scopi di diminuire le tempistiche necessarie alla valutazione della conformitá del fornitore nella gara e per unificare i requisiti per l´abilitazione professionale e tecnica per tutti gli stabilimenti.

36 internal Strategy, planning and controlling of procurement 36 Valutazione dei fornitori - Vendor rating Se la qualif. MS ha: un´alta influenza sul prodotto finale un´influenza sulla sicurezza della gestione di impianti di produzione un´alto grado d´utilizzo una funzione economica importante Quando é necessaria la valutazione dei fornitori? Il risultato del processo di valutazione é un voto di valutazione : Index vendor rating. Lo scopo della valutazione dei fornitori é l´aumento della qualitá d´adempimento da parte dei fornitori e l´utilizzo dei risultati della valutazione dei fornitori nel processo d´approvvigionamento (espulsione della partecipazione di un fornitore o possibilitá di prolungare un contratto esistenete). La valutazione é relativa alla relazione Fornitore/Gruppo di materiali, questo vuol dire, che un fornitore puó essere migliore per alcuni gruppi di materiale e meno per altri. La valutazione del fornitore é eseguita su livello di un formulario di valutazione dopo il termine dell´adempimento o parte dell´adempimento da parte del fornitore. Nel caso di adempimenti, i quali si ripetono regolarmente, é possibile stabilire un periodo di valutazione (ad esempio un mese). Il formulario di valutazione é compilato dalla persona abilitata al ritiro dell´adempimento. - Valutazione dell´adempimento fornito e il mantenimento delle condizioni legislative e contrattuali da parte del fornitore in base a criteri obiettivi di valutazione e in base alla modalitá della loro valutazione MC11300 SISTEMI AUTOMATICI PER LA PROTEZIONE E LA GESIONE SKR – MANUTENZIONI, RIPARAZIONI La manutenzione dei sistemi SKR (sistema controllo della gestione), dei sistemi di sicurezza e di gestione, dei sistemi diagnostici, informatici e di controllo. Puó includere il capomontaggio e le prove. ME10400 AUTOMATICHE E PROTEZIONI DEGLI IMPIANTI ELETTRICI E DEL SISTEMA - MANUTENZIONE, RIPARAZIONE La manutenzione degli impianti elettrici usati per il controllo dei sistemi elettrici, automatiche elettriche, protezioni elettriche degli impianti elettrici, dei distributori, del blocco e dei conduttori. MS iniziale per la valutazione – dal

37 internal Strategy, planning and controlling of procurement 37 Valutazione dei fornitori - Vendor rating L´adempimento dei singoli criteri é valutato tramite gli indicatori di valutazione. Ogni indicatore ha un suo numero di punti (su scala da 0 a 100). Per l´adempimento di ogni criterio il fornitore puó ottenere al massimo 100 punti. La formula per determinare l´indicatore del fornitore Index Vendor Rating é la seguente: IVR = (Pk IK + Pt IT + Pd ID + Pb IB + Pž IŽ ) / 100 dove Pk, Pt, Pd, Pb e Pž sono dei valori numerici del peso CriteriCodicePeso Adempimento nei termini stabiliti secondo il contrattoIT40 Mantenimento dell´ambito e della qualitá dell´adempimentoIK35 Mantenimento dei requisiti tecnici e di sicurezza della SEIB20 Mantenimento dei requisiti della SE relativi all´ambiente naturaleIŽ5 L´indicatore totale dell´adempimento del fornitore (Index vendor rating – IVR) é calcolato come combinazione dei criteri di valutazione, dove per ogni criterio é stabilita la sua importanza – il suo peso. Se un criterio é piú importante ha un peso superiore. Il peso dell´importanza e i singoli criteri di valutazione cambiano in relazione al gruppo di materiali. Nella seguente tabella sono riportati i criteri per la valutazione con il peso consigliato:

38 internal Strategy, planning and controlling of procurement 38 Valutazione del fornitore – valutazione dell´adempimento L´IVR del fornitore é calcolato per un periodo stabilito, generalmente quartalmente, come media degli indicatori per la valutazione dell´adempimento. In base al valore attuale dell´ IVR al fornitore é assegnato un punteggio secondo la seguente tabella IHDVoto assegnatoSuccessive attivitá >80Adatto Possibilitá di prolungare il contratto con il fornitore Od 60 do 80Adatto con riserve Comunicazione relativa alle riserve <60Non adatto Richiesta al fornitore di effettuare delle misure correttive con possibilitá, che sará sospeso dalla Lista dei fornitori SE., e con possibilitá, che sará aggiunto nella lista dei fornitori espulsi, se non saranno effettuate le misure correttive.

39 internal Strategy, planning and controlling of procurement Il fornitore puó essere sospeso della lista dei fornitori SE nei seguenti casi: se il dipendente del fornitore, con il quale é stato sottoscritto il contratto, durante l´adempimento dei suoi incarichi ha avuto un´infortunio registrato. Il fornitore é sospeso fino a quando non sará chiarita la causa dell´infortunio. se il fornitore durante l´adempimento del contratto trasgredisce i suoi doveri contrattuali. Il fornitore sará sospeso fino all´eseguimento delle misure correttive. Il fornitore puó essere aggiunto nella Lista dei fornitori espulsi della SE, nei seguenti casi : se nel processo di prequalificazione, qualificazione o durante la gara il fornitore ha presentato dei documenti falsi o ha prestato delle informazioni false o non del tutto vere, se il fornitore, nel caso di vincita della gara non si presenti alla trattativa per la sottocrizione del contratto e/o si rifiuti di sottoscrivere il contratto per via di condizioni per lui sfavorevoli, che comunque ha approvato durante la gara; Se il fornitore durante l´adempimento del contratto ha trasgredito il contratto in modo molto grave Sospensione del fornitore Aggiunta nella Lista dei fornitori espulsi I Fornitori Sospesi o i Fornitori aggiunti nella lista dei fornitori espulsi non adempiranno i requisiti per prendere parte alle gare secondo le prescrizioni interne della SE (questo vuol dire al di fuori della ZoVO).

40 internal Strategy, planning and controlling of procurement 40 Conclusione Per il corretto funzionamento del processo d´approvvigionamento é necessaria la reciproca collaborazione e la comunicazione tra il committente e il fornitore Una specifica preparata per bene e una richiesta presentata in anticipo consente di terminare il processo della scelta in modo effettivo e con la qualitá necessaria. Il feedback relativo all´adempimento del fornitore é piú che necessario, i fornitori devono essere valutati durante l´eseguimento delle attivitá contrattuali.


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