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Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi A cura della Dott.ssa Rita Bonucchi Questo documento è di supporto a una presentazione verbale. I contenuti.

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1 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi A cura della Dott.ssa Rita Bonucchi Questo documento è di supporto a una presentazione verbale. I contenuti potrebbero non essere correttamente interpretati in assenza dei commenti di chi ne ha curato la stesura. This work is licensed under the Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs License. To view a copy of this license, visit

2 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 2 IL SEMINARIO DI OGGI Introduzione al business plan degli eventi Lorganizzazione degli eventi: come funziona Il processo di organizzazione degli eventi Marketing per la gestione eventi La qualità nella gestione degli eventi

3 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 3 La situazione in Italia

4 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 4 La situazione in Italia

5 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 5 La situazione in Italia

6 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 6 La situazione in Italia

7 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 7 La situazione in Italia aziende/psrw/agenzie-organizzazione-eventi.html

8 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 8 Evento 2.0 La promozione attraverso il web e i social network Social network per la gestione degli eventi Applicazioni di terze parti dedicate agli eventi –Eventbrite (http://www.eventbrite.com/)http://www.eventbrite.com/ –Amiando (http://www.amiando.com/)http://www.amiando.com/ –Supersaas (http://www.supersaas.it/)http://www.supersaas.it/ Streaming degli eventi Le dirette via Twitter La diffusione dei Contenuti –Sideshare –Youtube –…–… Ufficio Stampa 2.0 per gli eventi

9 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 9 Le dirette via Twitter

10 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 10

11 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 11 Associazioni di categoria P.C.O. (organizzatori professionali di congressi) ASSOREL (associazione agenzie relazioni pubbliche) FERPI AIMP (associazione italiana meeting planners)

12 IMPOSTARE UN PROGRAMMA DI RICERCA quali informazioni servono? quali sono già presenti nel sistema informativo di marketing? quali mancano? analisi di settore (ricerca su ambiente competitivo) ricerca sulla domanda lavoro sul campo ricerca bibliografica ricerche esistenti ricerca ad hoc ( svolta da specialisti) do-it- yourself territorio

13 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 13 Indice dellanalisi di settore Definizione del settore Delimitazione dello studio Storia del settore Normative Operatori del settore, mappatura concorrenti Intensità della concorrenza nel settore " Regole del gioco", barriere allentrata e fattori di successo Giudizio di attrattività del settore Bibliografia ed elenco delle fonti

14 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 14 Analisi di settore: le fonti bibliografiche report, studi di settore e testi specialistici pronunce antitrust tesi di laurea pubblicazioni di associazioni di categoria riviste di settore stampa economica documenti e pubblicazioni provenienti da enti pubblici od organismi governativi documenti di provenienza aziendale repertori portali verticali e blog

15 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 15 Analisi di settore: il lavoro sul campo osservazione concorrenti –siti internet –materiali di comunicazione interviste agli esperti –ex-dipendenti di aziende del settore –associazioni di categoria –……………………………..

16 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 16 Definizione evento Gli eventi sono manifestazioni in grado di mobilitare le potenzialità di un territorio e di rafforzarne limmagine e lidentità

17 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 17 Levento nella politica di comunicazione Uno degli strumenti del piano di comunicazione Richiede una buona integrazione con lazione dellUfficio Stampa e delle Relazioni Pubbliche e, in generale, con le politiche di comunicazione del territorio Richiede di essere definito e integrato anche allinterno delle politiche di marketing territoriale

18 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 18 Levento Levento si distingue perché: –ha un impatto sulla domanda e sullofferta –ha caratteristiche di forte unicità e di forte focalizzazione su una determinata area (cultura, sport, commercio, politica, etc.) –può essere ricorrente o episodico –richiede una fase di preparazione e pianificazione piuttosto lunga

19 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 19 Levento Inoltre levento avvia un processo di crescita locale favorisce notorietà con effetti positivi anche in settori diversi della vita economica locale richiede la mobilitazione di risorse notevoli e il coinvolgimento di attori diversi

20 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 20 Levento Levento si radica sulle tradizioni storiche e culturali, sulle vocazioni economiche e sociali Levento ricorrente : –sortisce leffetto di progressiva valorizzazione delle caratteristiche del territorio Levento episodico : –crea un motivo di risalto sulla stampa; può far circolare materiali di comunicazione sul territorio; si raccorda al piano di marketing territoriale

21 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 21 Levento Proprio per il ruolo di nuovo interprete delle caratteristiche del quale offre talvolta una nuova visione si può anche considerare come coadiuvante nella determinazione della politica di prodotto Levento aiuta nel determinare lespressione del prodotto

22 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 22 Levento Richiede che esistano: le infrastrutture da cui dipende la riuscita dellevento stesso (trasporti, accoglienza, informazioni) i servizi finalizzati alla riuscita dellevento stesso o che sono collegati indirettamente ad esso

23 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 23 Classificazione eventi

24 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 24 Meeting Incontri di due o più persone accomunate da uno specifico interesse.

25 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 25 Congresso Riunione periodica di una categoria omogenea di persone.

26 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 26 Convegno Riunione di persone appartenenti a categorie anche NON omogenee finalizzata a dibattere un problema specifico.

27 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 27 Simposio Riunione con partecipazione altamente selezionata e qualificata, finalizzata alla verifica di un processo di ricerca ed alla relativa diffusione.

28 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 28 Seminario Riunione su argomenti specifici finalizzata ad un arricchimento culturale o professionale dei partecipanti.

29 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 29 Workshop Riunione finalizzata allarricchimento professionale attraverso scambi di esperienze e confronto di metodologie. Generalmente guidata da un MODERATORE, include esercizi allo scopo di aumentare labilità o sviluppare la conoscenza rispetto ad un argomento specifico.

30 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 30 Tavola Rotonda Riunione di un ristretto numero di esperti per esaminare e discutere un tema specifico.

31 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 31 Conferenza Riunione eterogenea di specialisti per dibattere, dalle diverse angolature, un argomento di comune interesse.

32 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 32 Incentive Soggiorno fuori sede organizzato da un organismo per i propri membri finalizzato a stimolare la reciproca conoscenza e favorire una maggiore collaborazione.

33 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 33 Exposition Una Mostra in cui un gruppo di fornitori dello stesso settore presentano i loro prodotti e/o servizi.

34 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 34 Barcamp BarCamp è una rete internazionale di non conferenze aperte i cui contenuti sono proposti dai partecipanti stessi. Gli eventi si occupano soprattutto di temi legati alle innovazioni sull'uso del World Wide Web, del software libero e delle reti sociali. BarCamp è una nonconferenza, così come solitamente intendiamo per conferenza, che nasce dal desiderio delle persone di condividere e apprendere in un ambiente aperto e libero. Il BarCamp è una non-conferenza collaborativa, dove chiunque può salire in cattedra, proporre un argomento e parlarne agli altri, con lo scopo di favorire il libero pensiero, la curiosità, la divulgazione e la diffusione dei temi. Una non conferenza (unconference) quindi una riunione il cui tema di discussione è deciso dai partecipanti piuttosto che prestabilito in anticipo dagli organizzatori, una riunione aperta i cui contenuti vengono proposti dai partecipanti stessi. Dal 2006 i barcamp si stanno diffondendo anche in Italia.

35 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 35 Professionalità necessarie Le competenze di questo professionista riguardano la programmazione e la gestione di un progetto, unite a conoscenze approfondite relative al suo specifico ambito di intervento. È inoltre necessaria una certa conoscenza sia delle tecnologie della comunicazione sia di quelle informatiche e telematiche. Questa figura deve conoscere le leggi, nazionali e internazionali, che regolano il suo campo dazione, le norme contrattuali e gli aspetti previdenziali e assicurativi. È opportuno che lOrganizzatore di eventi conosca bene le lingue straniere più diffuse, per intrattenere rapporti con i referenti internazionali. Egli deve inoltre saper gestire il proprio lavoro con creatività e competenze organizzative; deve avere capacità di analisi, autonomia decisionale, doti di leadership, determinazione e comunicabilità.

36 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 36 IL MARKETING MIX PRODOTTOPREZZO DISTRIBUZIONECOMUNICAZIONE MARKETING MIX

37 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 37 Scaletta del piano di comunicazione 1.INFO & AUDIT: LA MISSIONE, I VALORI, LE PAROLE CHIAVE, LIMMAGINE ATTUALE 2.OBIETTIVI DI COMUNICAZIONE 3.PUBBLICI COINVOLTI 4.SEGMENTI IDENTIFICATI 5.STRUMENTI 6.AZIONI 7.CONTROLLO

38 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 38 Alcuni strumenti BRANDING E NAMING IMMAGINE COORDINATA MATERIALI COLLATERALI PUBBLICITA DIRECT MARKETING RELAZIONI PUBBLICHE FIERE EVENTI NEWSLETTER WEB SPONSORIZZAZIONE ECC.

39 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 39 Check list Contesto Obiettivi dellevento Vincoli Sinergie Risultati attesi Corporate, brand, product Dimensione Pubblici (stakeholder) Pubblici interni coinvolti Ruolo delle varie funzioni aziendali Competenze distintive interne allazienda Stile/tono di voce

40 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 40 Pianificazione di un evento Sei mesi prima Stendere una bozza di programma Individuare la sede adatta, effettuare sopralluogo, confermare le sale necessarie, anche collaterali allevento, e le camere per gli ospiti Verificare la disponibilità delle seguenti attrezzature Contattare relatori per conferma partecipazione

41 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 41 Predisporre invito/programma, prevedendo una scheda allegata di conferma rinviabile a mezzo fax o posta elettronica (nome, cognome, carica, società, indirizzo, tel. Fax) Inserire anche indicazioni sui prezzi e tipologia delle camere. Prevedere inoltre una scheda con informazioni utili. Prendere contatto, per preventivi, con: Grafico, Stampatore, Interpreti, Hostess, Fotografo, Fiorista, Persone allinterno dellalbergo che si occupano della ristorazione Predisporre mailing mirato (ospiti) Stampare invito/programma e schede Spedire invito/programma (alcuni con lettera personalizzata) Raccogliere materiale per cartelle di lavoro (interventi prevedere traduzione, slide, foto, curriculum, ecc) Pianificazione di un evento Due mesi prima

42 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 42 Pianificazione di un evento Un mese prima Recall telefonico sul mailing predisposto Sulla base delle conferme e in prospettiva: –Confermare contatti ai fornitori –Stampare cartelle di lavoro e badge –Organizzare il tempo libero (confermare teatri, cene, visite guidate) –Prendere contatto con la persona allinterno dellalbergo che si occupa della ristorazione per decidere menù pasti e coffee break –Preparare cartellonistica –Decidere eventuali omaggi e acquistarli

43 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 43 Assemblare cartelle di lavoro Iniziare allestimento Stampare i menù Stampare programma tempo libero Preparare accoglienza relatori (macchine, interpreti, ecc.) Confezionare la cartella di lavoro prevedendo, in caso di corsi e seminari una scheda di valutazione Preparare eventuali tegolini e finire di sistemare i badge Prendere contatto con le hostess Pianificazione di un evento Una settimana prima

44 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 44 Prova generale strumentazione Controllare: allestimento sale, materiale di lavoro, presenza fotografo, interpreti, hostess, badge nominativi, reception Organizzare accoglienza ospiti (dare briefing alle hostess) Stampare lista partecipanti Controllare: allestimento sale, strumentazione, materiale di lavoro, reception Pianificazione di un evento Il giorno prima

45 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 45 Controllare: segnaletica, materiale per relatori (anche acqua e bicchieri sul tavolo) tegolini e badge reception e accoglienza (spunta nominativi) coffee break e pranzo Controllare, se non viene consegnato alla registrazione, che gli intervenuti abbiano tutto il materiale sul tavolo (anche penne) Registrare i presenti Pianificazione di un evento Il giorno stesso

46 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 46 Raccogliere rassegna stampa e inviarla ai relatori Inviare lettere ringraziamento Mandare cartelle lavoro a chi ne ha fatto richiesta e a chi non è potuto intervenire Sbobinare interventi e predisporre atti del convegno Stampare atti convegno e spedirli o pubblicarli Aggiornare la mailing list con i nuovi nominativi Pianificazione di un evento Successivamente

47 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 47 Diagramma di Gantt per la tempificazione delle fasi di un evento MesiGiugnoLuglioAgostoSettembreOttobre…. FaseDurata Identificazione7 gg Progettazione30 gg Finanziamento5 gg Acquisizione5 gg Acquisto servizi30 gg Sviluppo programma 10 gg Commercializza zione 60 g Operatività3 gg Chiusura15 gg Schema tratto dal libro Elementi di pianificazione e controllo per i professional congress organizer, Scannerici, A.; 2007; Franco Angeli

48 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 48 Software per la gestione degli eventi (Dastom)http://www.powerevent.it/ e.phphttp://www.gestionecongressi.it/hom e.php MS Project Basecamp MS Access

49 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 49 A cosa Serve lUfficio Stampa fornire le informazioni necessarie ai media perché contribuiscano a creare limmagine dellorganizzazione presso i pubblici di riferimento. raccogliere le informazioni provenienti dai media per capire la percezione che lesterno ha dellorganizzazione.

50 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 50 Una procedura per lUfficio Stampa capire il funzionamento dei media selezione ambiti mailing list cartella stampa diffusione recall monitoraggio rassegna stampa chiusura del ciclo

51 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 51 La cartella stampa deve mettere in grado i giornalisti di pubblicare sul prodotto contenendo: comunicati stampa immagini materiali di approfondimento Composizione di cartella stampa

52 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 52 Le immagini I giornalisti si trovano meglio se hanno già una immagine, anche generica, da abbinare alla pubblicazione del comunicato stampa

53 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 53 Materiali di approfondimento Servono ai giornalisti per: approfondire e documentare meglio largomento dare un nome, una identità precisa, a chi propone il comunicato stampa avere un argomento per una eventuale coda di pubblicazione

54 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 54 La Notizia Selezionare e trasformare ciò che avviene in azienda in materiale fruibile per i media, ovvero in NOTIZIA interessante per i media scelti e per i loro pubblici con lobiettivo ultimo di contribuire al miglioramento dellimmagine aziendale.

55 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 55 Powerevent Gestisce e ordina tutti gli aspetti che riguardano lorganizzazione di eventi, dallintegrazione di uno o più indirizzari alle complesse procedure discrizione e booking tipiche dei grandi congressi. Crea e archivia schede di registrazione e lettere di conferma prenotazioni (voli, alberghi, transfer, cena, ecc.) in formato pdf, personalizzate in ogni dettaglio, pronte per essere inviate via o via fax digitale attraverso il sistema e con un solo passaggio. Prevede un sistema di conferme on-line con accessi personalizzati per gli ospiti.

56 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 56 Powerevent Invia in automatico ad uno o più indirizzari da un aziendale predefinita con testo e titolo e indirizzo del destinatario pre- impostati. Gestisce con semplicità le procedure di stampa- unione (etichette, lettere personalizzate, stampa su buste…), anche in più lingue, con selezione automatica del testo dinvito, di data e intestazioni, del tono della comunicazione (formale/informale), della firma digitale. Consente di importare e scambiare dati e liste attraverso una procedura semplice e veloce, gestibile direttamente dallutente. Possiede strumenti di analisi statistica sofisticati, completi e di facile consultazione, per un monitoraggio giornaliero dellandamento dellorganizzazione. Ottiene report e export su file di ogni aspetto di un evento. (stato recall, rooming list, transfer list, presenze ad eventi speciali…) con un semplice click. Permette di tenere levento sotto controllo in ogni momento in ogni luogo, poiché il sistema è web-based e accessibile da qualunque computer del mondo collegato ad internet.

57 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 57 Schema di budget economico di un evento RicaviEvento 1 Fissi + Ricavi da vendite di spazi espositivi + Ricavi da sponsorizzazioni + Altri ricavi fissi Variabili: + Ricavi da quote di partecipazione categoria A + Ricavi da quote di partecipazione categoria B + Ricavi da quote di partecipazione categoria C Schema tratto dal libro Elementi di pianificazione e controllo per i professional congress organizer, Scannerici, A.; 2007; Franco Angeli

58 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 58 Schema di budget economico di un evento Costi: Fissi: - Sede - Allestimenti e servizi tecnici - Sviluppo e produzione programma - Traduzioni e interpretariato - Relatori - Quota fissa ristorazione - Intrattenimento - Promozione evento - Assicurazioni - Segreteria - Materiale stampato - Spese amministrative Variabili: - Omaggi e materiali per i partecipanti - Ristorazione - Assicurazioni - Viaggi e trasporti - Ospitalità e sistemazione alberghiera - Programma sociale Margine di evento sui costi speciali Schema tratto dal libro Elementi di pianificazione e controllo per i professional congress organizer, Scannerici, A.; 2007; Franco Angeli

59 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 59 Le maggiori voci di spesa di un evento Dati tratti da: Secondo monitor sul mercato degli eventi in Italia - tendenze, prospettive e operatori. UNA RICERCA QUALI/QUANTITATIVA SVOLTA DA ASTRA SRL PER ADC Agenzia della Comunicazione nellottobre 2006.

60 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 60 Le maggiori voci di spesa di un evento Dati tratti da: Secondo monitor sul mercato degli eventi in Italia - tendenze, prospettive e operatori. UNA RICERCA QUALI/QUANTITATIVA SVOLTA DA ASTRA SRL PER ADC Agenzia della Comunicazione nellottobre 2006.

61 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 61 Le maggiori voci di spesa di un evento Dati tratti da: Secondo monitor sul mercato degli eventi in Italia - tendenze, prospettive e operatori. UNA RICERCA QUALI/QUANTITATIVA SVOLTA DA ASTRA SRL PER ADC Agenzia della Comunicazione nellottobre 2006.

62 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 62 I tipi di location preferiti Dati tratti da: Secondo monitor sul mercato degli eventi in Italia - tendenze, prospettive e operatori. UNA RICERCA QUALI/QUANTITATIVA SVOLTA DA ASTRA SRL PER ADC Agenzia della Comunicazione nellottobre 2006.

63 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 63 I tipi di location preferiti Dati tratti da: Secondo monitor sul mercato degli eventi in Italia - tendenze, prospettive e operatori. UNA RICERCA QUALI/QUANTITATIVA SVOLTA DA ASTRA SRL PER ADC Agenzia della Comunicazione nellottobre 2006.

64 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 64 I tipi di location preferiti Dati tratti da: Secondo monitor sul mercato degli eventi in Italia - tendenze, prospettive e operatori. UNA RICERCA QUALI/QUANTITATIVA SVOLTA DA ASTRA SRL PER ADC Agenzia della Comunicazione nellottobre 2006.

65 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 65 I tipi di location preferiti Dati tratti da: Secondo monitor sul mercato degli eventi in Italia - tendenze, prospettive e operatori. UNA RICERCA QUALI/QUANTITATIVA SVOLTA DA ASTRA SRL PER ADC Agenzia della Comunicazione nellottobre 2006.

66 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 66 I tipi di location preferiti Dati tratti da: Secondo monitor sul mercato degli eventi in Italia - tendenze, prospettive e operatori. UNA RICERCA QUALI/QUANTITATIVA SVOLTA DA ASTRA SRL PER ADC Agenzia della Comunicazione nellottobre 2006.

67 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 67

68 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 68

69 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi 69 Un esempio

70 Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi A cura della Dott.ssa Rita Bonucchi Questo documento è di supporto a una presentazione verbale. I contenuti potrebbero non essere correttamente interpretati in assenza dei commenti di chi ne ha curato la stesura. This work is licensed under the Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs License. To view a copy of this license, visit


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