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OVERVIEW ATTIVITA UOAS CONTRATTI E OFFERTE CON ASI, ESA, INDUSTRIE QUADRO FINANZIARIO 2006 E PREVISIONI 2007 PROCEDURE DI GESTIONE DELLE OFFERTE E DEI.

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1 OVERVIEW ATTIVITA UOAS CONTRATTI E OFFERTE CON ASI, ESA, INDUSTRIE QUADRO FINANZIARIO 2006 E PREVISIONI 2007 PROCEDURE DI GESTIONE DELLE OFFERTE E DEI CONTRATTI PREPARAZIONE E SOTTOMISSIONE DELLOFFERTA STIPULA DEL CONTRATTO GESTIONE AMMINISTRATIVA DEL PROGETTO AGENDA Sede Centrale INAF - Roma, 11/09/2006 Prepared by G. Di Cocco & G. De Paris

2 COMPITI UOAS (1/2) Collaborare alla formulazione del piano triennale e relativi aggiornamenti annuali per il settore spaziale, in raccordo con analoghi piani ASI Gestire i rapporti con ASI nonché i rapporti con altre agenzie spaziali internazionali

3 COMPITI UOAS (2/2) Formulare ed emettere bandi per progetti di ricerca propedeutici alla formulazione di progetti spaziali

4 PIANO TRIENNALE ASI ha basato il proprio piano triennale sugli studi di AAE, CoFis, ESS INAF ha basato il proprio piano spaziale sulle schede progetto (settembre 2005)

5 Rapporti ASI-INAF Gruppo di coordinamento ASI-INAF, che si riunisce indicativamente ogni due mesi Principali compiti sono: - estensione di una convenzione quadro - elaborazione di un piano congiunto - risoluzione di problematiche comuni (verifica progetti,gestione contratti, etc.)

6 Attività relativa a ESA - Contatti informali con ESA Science - Riunioni con i membri italiani dei WG e Comitati ESA e con i membri italiani di SPC ( prima di ogni riunione dellSPC )

7 Attività ordinaria (1/2) Gestione offerte e contratti relativi ad attività spaziali Eventuale supporto al responsabile scientifico per la predisposizione delle offerte, emissioni di sottocontratti, etc.

8 Attività ordinaria (2/2) Dallaprile 2006 lUOAS ha inserito nel suo organico ling. G. De Paris che ha svolto le seguenti attività: Preparazione previsioni economiche attività spaziali INAF Preparazione, in coordinamento con il responsabile UOAS, del documento relativo alle procedure di gestione dei contratti e delle offerte per attività spaziali Supporto allOsservatorio Astrofisico di Catania nella preparazione dellofferta ad ASI per la partecipazione italiana a WSO Coordinamento tecnico e supporto alla preparazione della procedura di evidenza pubblica nellambito del contratto ASI n. I/024/05/0 (ASDC) Gestione della trattativa con ASI in merito al nuovo testo dei contratti ASI-INAF Responsabile contrattuale dei contratti ASI n. I/024/05/0 e n. I/023/05/0 Supporto ad IASF-RM nella gestione del sottocontratto con Alcatel Alenia Space Italia nellambito del contratto ASI n. I/030/05/0 (SMART-1) Supporto ad IASF-RM nella stipula del contratto ASI n. I/025/06/0 (VENUS EXPRESS) e partecipazione al kick-off meeting Coordinamento tecnico e supporto alla preparazione della procedura di evidenza pubblica nellambito del completamento del telescopio VST (in supporto al Dip. 2)

9 CRITICITA Poca capacità di incidere sulle strategie e sulla burocrazia ASI Tempi lunghi dellASI nellattivare/rinnovare i contratti con INAF (ciò provoca enormi difficoltà ad INAF per il mantenimento dei team dei progetti in corso e per il normale svolgimento delle attività durante le pause contrattuali) Tempi aggiuntivi INAF nellautorizzare la disponibilità dei fondi a valle delle riunioni contrattuali Inadeguatezza dellapplicabilità di forme contrattuali tipicamente industriali alle attività di ricerca scientifica

10 CRITICITA (esempi) Variazione senza preavviso da parte di ASI del testo contrattuale precedentemente discusso con INAF Problema IVA (ASI non riconosce lIVA ai sottocontratti che lINAF deve stipulare con entità industriali e previsti nel contratto primario) Necessità di impegnare anche il pagamento legato alla riunione contrattuale finale entro la scadenza del contratto stesso

11 RICHIESTE DA PARTE DEI RESPONSABILI SCIENTIFICI Maggiore incisività INAF su ASI per lemissione dei contratti Maggiore autonomia delle Strutture nella gestione delle offerte e dei contratti Supporto tecnico nella preparazione delle offerte (es. WSO) Snellezza procedure INAF per la disponibilità dei fondi Supporto finanziario INAF durante le pause contrattuali ASI

12 Supporto economico straordinario Analisi dati AAE XEUS GAIA Simbol-x ESTREMO Richieste pervenute da Swift e AGILE

13 CRITICITA PROGETTO AGILE Pianificazione incerta della missione legata alla non concessione di licenze di esportazione in India di apparati americani Difficoltà nella gestione scientifica da parte del PI a causa del prolungamento delle attività e assenza di contratti attivi con ASI Il PI richiede supporto finanziario per il mantenimento del team e proseguimento delle attività. Minimo necessario, in attesa dellarrivo dei finanziamenti del nuovo contratto ASI, è di ,00

14 CONTRATTI ASI-INAF ATTIVI (AGOSTO 2006) 1/3

15 2/3CONTRATTI ASI-INAF ATTIVI (AGOSTO 2006)

16 3/3

17 OFFERTE ASI-INAF IN CORSO STATO IN ASI

18 CONTRATTI ESA-INAF ATTIVI (AGOSTO 2006) CONTRATTI INDUSTRIA-INAF ATTIVI (AGOSTO 2006) UNI-ROMALA SAPIENZA-INAF

19 Pervenuta da ASI, in via preliminare in data 28/08/06, richiesta dofferta per Attività Scientifica e di supporto in orbita per il programma INTEGRAL

20 CONTRATTI ASI-INAF CONCLUSI (NEI PRIMI 8 MESI DEL 2006 ) CONTRATTI INDUSTRIA-INAF CONCLUSI (NEI PRIMI 8 MESI DEL 2006 )

21

22 Previsioni Entrate 2006 per Ente o Industria Finanziatori (da contratti e offerte in corso)

23 Finanziamenti derivanti da contratti ASI-INAF dal 2004 allagosto 2006 * include il totale del contratto Mars Express tra ASI e UNI-ROMA1 con coinvolgimento INAF ** include i pagamenti effettuati da Alcatel Alenia Space Italia a INAF nellambito del contratto AASI-ASI n. I/016/03/0 e relativo atto aggiuntivo (PLANCK-LFI)

24 QUADRO FINANZIARIO (AGOSTO 2006) (relativo ai contratti attivi nei primi 8 mesi del 2006) * INCLUDE IL CONTRATTO MARS EXPRESS TRA ASI E UNIVERSITA CHE PREVEDE COINVOLGIMENTO INAF

25 * formulata sulla base dei contratti attivi ed offerte presentate fino ad Agosto 2006

26 START DEL PROCESSO RISPOSTA AD UNA RICHIESTA DOFFERTA RISPOSTA AD UN BANDO DI GARA PROCEDURE DI GESTIONE DELLE OFFERTE E DEI CONTRATTI PER LE ATTIVITA SPAZIALI DELLINAF

27 Emissione Richiesta dOfferta (ASI o altro ente/industria) Presidente INAF Responsabile Scientifico Unità Organizzativa Attività Spaziali Copia RICHIESTA DOFFERTA

28 PREPARAZIONE E SOTTOMISSIONE DELLOFFERTA Lofferta viene preparata dal Responsabile Scientifico e spedita in formato elettronico allUOAS con un anticipo di 7 giorni sulla scadenza per permettere al coordinatore dellunità di esaminarla e proporre eventuali aggiustamenti. Se espressamente richiesto, lUOAS può supportare il Responsabile Scientifico durante la preparazione dellofferta. Successivamente a tale fase, lUOAS provvede ad inoltrare lofferta al Presidente INAF. Lofferta è quindi firmata dal Presidente che può delegare. La segreteria del Presidente consegna lofferta firmata in originale allente o industria richiedente e distribuisce copie della stessa al Dipartimento Progetti - UOAS, al Responsabile Scientifico ed al Direttore della Struttura a cui appartiene questultimo. Nel caso di richiesta di riemissione dellofferta (indirizzata al Presidente ed in copia al Responsabile Scientifico), a valle di una verifica di conformità da parte del Contrattore, il Responsabile Scientifico provvederà allaggiornamento della stessa e lofferta così aggiornata dovrà seguire nuovamente il normale iter procedurale.

29 CONTRATTO Il contrattore procede, normalmente, ad effettuare la congruità dellofferta e ne invia lesito al Presidente INAF ed in copia al Responsabile Scientifico. Il Presidente, sentito il parere del Responsabile Scientifico, comunica al contrattore laccettazione o meno della congruità. N.B. Dallaprile 2006, ASI non comunica più lesito della congruità ma invia direttamente il contratto firmato con il valore economico ritenuto congruo. CONGRUITA DELLOFFERTA Emissione Contratto (ASI o altro ente/industria) Presidenza INAF UOAS Ufficio Legale Ufficio Bilancio e Contabilità

30 FIRMA DEL CONTRATTO Ottenuto il parere positivo dellUOAS, dellUfficio Legale e dellUfficio Bilancio e Contabilità, il Presidente provvede a firmare il contratto. Il Presidente può anche delegare ad altri (ad es. al Direttore della Struttura), la firma del contratto. BOLLATURA ED ALTRI ADEMPIMENTI Una volta perfezionato il contratto e firmato dal Presidente, lUfficio Legale provvede alla predisposizione di un originale in bollo e agli adempimenti di sua competenza richiesti dal contratto stesso (ad es. registrazione ed eventuali fideiussioni). Sarà cura della Segreteria di Presidenza trasmettere un originale in bollo allente o industria finanziatore, e copie al Dipartimento Progetti (UOAS), allUfficio Bilancio e Contabilità, al Responsabile Scientifico ed al Direttore della Struttura a cui appartiene questultimo.

31 GESTIONE AMMINISTRATIVA DEL PROGETTO A seguito della firma del contratto e comunque prima del kick-off meeting, il Responsabile Scientifico deve comunicare allUOAS il nome del Responsabile Contrattuale da parte INAF. Se richiesto, lUOAS può assumersi il compito di nominare il Responsabile Contrattuale. Il responsabile contrattuale è tenuto a partecipare al kick-off meeting e alle riunioni di avanzamento e ad inviare copia dei relativi verbali allUOAS. Di norma a valle di un kick-off meeting e/o dopo una riunione di avanzamento lente o industria finanziatore invia autorizzazione allemissione di fattura al Responsabile Scientifico. La struttura, ove opera il responsabile scientifico, invia una fattura o ricevuta pro-forma allente finanziatore ed in copia allUOAS ed allUfficio Bilancio e Contabilità dellINAF per avviare la procedura di registrazione della fattura e di variazione per maggiore entrata nel caso di importi superiori a euro. EMISSIONE FATTURA

32 PROCEDURA DI VARIAZIONE PER MAGGIORE ENTRATA N.B. La procedura di variazione per maggiore entrata non avviene nel caso di pagamenti di riunioni di avanzamento inseriti nel bilancio di previsione dellanno in corso e comunicati dalle amministrazioni delle Strutture INAF allamministrazione della Sede Centrale. 1.Apertura del CRAM relativo al contratto cui si riferisce la fattura (se non ancora aperto) 2.Parere del Collegio dei Revisori dei Conti (obbligo di legge) 3.Approvazione del Consiglio di Amministrazione 4.Assegnazione delle cifre in entrata sul CRAM Al termine di questa procedura, la cifra risulta spendibile per la struttura di riferimento che procederà a ripartirla nelle varie voci di spesa. Nel bilancio di previsione vanno inseriti solo i pagamenti dei contratti in essere di cui si ha assoluta certezza di riscossione nellanno in corso altrimenti si rischia di dover effettuare a fine anno variazioni per minore entrata con conseguenti possibili visite ispettive sul progetto.

33 DISTRIBUZIONI DI FONDI E GESTIONE DEI SOTTOCONTRATTI Nel caso occorresse procedere a distribuzioni di fondi presso altre strutture INAF, occorre seguire liter descritto nel manuale delle entrate e delle uscite al capo 3.a Storni di Bilancio, (vedi anche appendice 1 di questo documento). Nel caso in cui il contratto primario con ASI preveda che INAF debba gestire sottocontratti con enti pubblici o privati, occorrerà procedere alla formalizzazione di tale rapporto. Il rapporto può essere formalizzato attraverso una lettera di accettazione della controparte a svolgere le attività previste dal contratto primario ASI-INAF oppure attraverso un capitolato amministrativo che contenga clausole maggiormente restrittive. Un esempio di capitolato amministrativo per gli enti pubblici e per quelli privati può essere richiesto allUfficio Contratti INAF (rif. dott. Aldo Pensa). Secondo la delibera del CdA n. 26/2005, per importi fino ad ,00, il Direttore della Struttura è autorizzato a formalizzare il rapporto; per importi superiori a ,00 fino a ,00 occorre lautorizzazione del Direttore di Dipartimento; per importi Superiori a ,00 occorre lautorizzazione del CdA.


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