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Automazione della Segreteria Didattica Software per la Centralizzazione ed Automazione dei documenti e Protocollo Informatico con Sissi in Rete.

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Presentazione sul tema: "Automazione della Segreteria Didattica Software per la Centralizzazione ed Automazione dei documenti e Protocollo Informatico con Sissi in Rete."— Transcript della presentazione:

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2 Automazione della Segreteria Didattica Software per la Centralizzazione ed Automazione dei documenti e Protocollo Informatico con Sissi in Rete

3 Sissi.Doc2 Obiettivi della Segreteria Automatizzata strumento che piloti l operatoreAvere a disposizione uno strumento che piloti l operatore nella creazione e classificazione dei documenti. Riaprire immediatamente un documento archiviato evitando di sfogliare le cartelle e cercando il nome di file tra centinaia di documentiRiaprire immediatamente un documento archiviato, usando facili strumenti di filtraggio, evitando di sfogliare le cartelle e cercando il nome di file tra centinaia di documenti lavorare direttamente sul Database Sissi in RetePoter lavorare direttamente sul Database Sissi in Rete, potendo utilizzare, in tempo reale, tutti i dati contenuti, senza doverli riscrivere Protocollo Informaticoautomatizzando e velocizzando le procedureevitando quindi possibili erroriAvere finalmente a disposizione uno strumento software per il Protocollo Informatico, semplice e potente, automatizzando e velocizzando le procedure, evitando quindi possibili errori norme sulla sicurezza e privacy server per larchiviazione automatica dei documentiAssolvere a tutte le norme sulla sicurezza e privacy dei dati personali, utilizzando il server per larchiviazione automatica dei documenti, potendo automaticamente effettuare tutte le copie esterne (del database Sissi, documenti archiviati, ed eventuali cartelle scelte manualmente)

4 Sissi.Doc3 Esigenze Operative praticitàsemplicitàPunto primo: la praticità e semplicità duso del software Velocità senza pericoloVelocità di creazione e recupero documenti senza pericolo di cancellazioni e doppioni Sicurezza e Privacy dei DatiOperare in regola con la legge sulla Sicurezza e Privacy dei Dati, utilizzando un solo pc per lubicazione di tutti i doc. (solitamente il server di Sissi, già oggetto di backup periodico) Utilizzare tutti i tipi di documentiUtilizzare tutti i tipi di documenti creati dai vari programmi, scaricati (Internet) o ricevuti (posta elettronica, etc.) Integrazione Completa con Sissi in reteIntegrazione Completa con Sissi in rete utilizzando ed aggiornando direttamente tutti i dati in esso contenuti Protocollo InformaticoProtocollo Informatico su Database Sissi in Rete, e Protocollo Automatico in Entrata (posta elettronica, scanner, etc) 100% compatibile con altri sw:100% compatibile con altri sw: dati elaborati allinterno del DB Sissi in Rete Automazione al 100% Semplicità e Velocità Sicurezza e Privacy Integrazione Sissi in Rete Compatibilità con altri sw ProtocolloInformatico

5 Sissi.Doc4 Soddisfare le esigenze semplicitàlogica 2 clic del mouseSoprattutto per i meno esperti, semplicità e logica sono elementi fondamentali. Per Riaprire documenti salvati o crearne di nuovi in modo completamente automatico, bastano 2 clic del mouse! 2 clic x creare e rileggere documentoProtocolloE bastano altri 2 clic x creare e rileggere un documento o un Protocollo Lutilizzo contemporaneo delle principali tabelle SiSSi in Rete intestazione automatica dei doc.) Lutilizzo contemporaneo delle principali tabelle SiSSi in Rete, permette lassociazione dei documenti a qualsiasi soggetto (persone fisiche, aziende, Enti) in esso archiviati, senza dover reinserire alcun dato manualmente (intestazione automatica dei doc.) La scarsa esperienza informatica mi obbliga a: La scarsa esperienza informatica mi obbliga a: 1) ricercare i documenti salvati 1) ricercare i documenti salvati 2) rivedere più volte gli stessi dati commettendo errori 2) rivedere più volte gli stessi dati commettendo errori Apertura e creazione documenti con 2 soli clic Protocollo Informatico con 2 soli clic Integrazione SISSI in Rete AUTOMAZIONE = SODDISFAZIONE

6 Sissi.Doc5 Analisi dei costi Noleggio labbattimento dei costi inizialiAbbiamo pensato alla formula di Noleggio a costo fisso annuale, comprendente tutta lassistenza ed aggiornamenti periodici durante lanno, con labbattimento dei costi iniziali di un classico acquisto.

7 Sissi.Doc6 La Schermata Iniziale di Sissi.Doc Scelta Ambiente di lavoro Scelta Tabella Mittente/Destinatario Mittente/Dest. scelto Scelta Tipologia Documento Interrogazione e Apertura immediata del Protocollo Apri Documenti del Mitt./Dest. scelto Elenca Documenti in base alle scelte

8 Sissi.Doc7 Gestione Documenti del Mitt./Destinatario scelto Doppio clic del mouse: Apertura Protocollo Doppio clic del mouse: Apertura o Creazione Documento Inserimento nuovo Documento

9 Sissi.Doc8 Gestione Documenti in base alle scelte fatte Doppio clic: Apre Protocollo Doppio clic : Apre Documenti Mitt/Dest Doppio clic : Apre il documento

10 Sissi.Doc9 Creazione e Apertura Automatica del Documento Esempio di Documento Microsoft Word creato automaticamente dalla carta intestata dellIstituto - CON 1 DOPPIO CLIC DEL MOUSE -

11 Sissi.Doc10 Automazione Documenti in Entrata In tempo reale, i documenti Salvati in 1 cartella prescelta, saranno immediatamente archiviati: sono stati salvati 2 messaggi di Posta elettronica: Scegliendo il Mittente e 1 doppio clic sulla casella Protocollo, i documenti vengono immediatamente protocollati Scelta del Mittente Doppio clic: Crea Protocollo

12 Sissi.Doc11 Punti di forza Funzionalità Apre tutti i Doc Generazione Doc Colleg. Sissi in Rete Protcollo Automatico Facilità Intuitività Automazione 2 click: fatto RisparmioTempoNoleggio Assistenza Aggiornamenti Sicurezza Tutto sul server Backup unico Pc Clients puliti

13 Sissi.Doc12 Fasi successive condividendo fra tutti le migliorie apportate dietro ogni richiesta gruppo di lavoro.Come tutte le procedure software elaborate su misura, più utenti (segreterie didattiche) utilizzeranno la procedura, più esigenze potranno essere soddisfatte, condividendo fra tutti le migliorie apportate dietro ogni richiesta, creando un vero e proprio gruppo di lavoro.


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