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Software di gestione degli obblighi normativi dei professionisti ai sensi del Decreto Legislativo nr. 56 del 20.02.2004 in materia di Antiriciclaggio Gestione.

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Presentazione sul tema: "Software di gestione degli obblighi normativi dei professionisti ai sensi del Decreto Legislativo nr. 56 del 20.02.2004 in materia di Antiriciclaggio Gestione."— Transcript della presentazione:

1 Software di gestione degli obblighi normativi dei professionisti ai sensi del Decreto Legislativo nr. 56 del in materia di Antiriciclaggio Gestione Antiriciclaggio By ApogeoS.r.l By Apogeo S.r.l.

2 Questa presentazione di carattere informativo ha il solo scopo di tracciare una panoramica dello strumento. Specifici e dettagliati supporti all'uso del programma sono forniti nelle note di release unitamente allo stesso. Per eventuali problemi o suggerimenti all'uso del software l'utente potrà contare sul servizio del proprio rivenditore. Gestione Antiriciclaggio

3 Sommario (selezionare il link desiderato) Inquadramento normativo Tabelle Soggetti obbligati Collaboratori Archivi utilizzati Responsabili antiriciclaggio Documentazione collaboratori / responsabili Clienti Prestazioni Segnalazioni UIC Funzioni utilità Stampe utilità Stampe normativa riferimento Comunicazioni

4 Il 7 aprile 2006 con la pubblicazione del Regolamento nr. 141, ha trovato applicazione quanto stabilito dal Decreto Legislativo nr. 56/2004 in materia di obblighi antiriciclaggio a carico dei professionisti (dottori e ragionieri commercialisti, consulenti del lavoro, revisori contabili, società di revisione, notai ed avvocati). Sono soggetti a registrazione tutti gli incarichi professionali attinenti operazioni aventi ad oggetto mezzi di pagamento, beni o utilità di importo superiore a euro o di valore indeterminato o indeterminabile (rientrano in quest'ultima categoria la costituzione, gestione ed amministrazione di società, gli incarichi di revisione contabile e di tenuta di contabilità, paghe e contributi). Gestione Antiriciclaggio breve inquadramento normativo

5 Sintesi degli obblighi sanciti dalla normativa: > identificazione dei clienti e delle operazioni > annotazione degli incarichi professionali soggetti a rilevazione > tenuta e conservazione delle registrazione per i 10 anni successivi alla fine dell'incarico > segnalazione delle operazioni sospette in relazione alla presunta origine dei fondi Gestione Antiriciclaggio breve inquadramento normativo

6 Art. 3 – Obbligo di identificazione… Il cliente che si avvale della prestazione professionale del libero professionista per conto di terzi deve indicare per iscritto, sotto la propria personale responsabilità, i dati identificativi dei soggetti per conto dei quali opera. Qualora il cliente operi in nome o per conto di una società, di un ente, trust o strutture analoghe, il libero professionista verifica l'esistenza del potere di rappresentanza. Art. 4 - Modalità di identificazione L'identificazione viene effettuata dal libero professionista in presenza del cliente al momento in cui inizia la prestazione professionale a favore del cliente, anche attraverso propri collaboratori, mediante un documento valido per l'identificazione non scaduto. Gestione Antiriciclaggio breve inquadramento normativo

7 Art. 5 – Obbligo di conservazione il libero professionista, negli stessi casi in cui è tenuto ad assolvere all'obbligo di identificazione dei clienti, riporta a propria cura nell'archivio dedicato alla raccolta e conservazione di informazioni a fini antiriciclaggio i seguenti dati: a) le complete generalità (nome, cognome, luogo, data di nascita e indirizzo di residenza o domicilio per le persone fisiche; la denominazione e la sede legale in caso di altri soggetti), il codice fiscale ove disponibile e gli estremi del documento di identificazione per le persone fisiche; b) i dati identificativi della persona per conto della quale il cliente opera;...segue Gestione Antiriciclaggio breve inquadramento normativo

8 Art. 5 – Obbligo di conservazione il libero professionista, negli stessi casi in cui è tenuto ad assolvere all'obbligo di identificazione dei clienti, riporta a propria cura nell'archivio... c) l'attività lavorativa svolta dal cliente e dalla persona per conto della quale agisce ; d) la data dell'avvenuta identificazione; e) la descrizione sintetica della tipologia di prestazione professionale fornita; f) il valore dell'oggetto della prestazione professionale di cui all'articolo 1 del presente regolamento, se conosciuto. Gestione Antiriciclaggio breve inquadramento normativo

9 Il software è fornito completo delle numerose tabelle contemplate dal provvedimento UIC nonchè di tabelle operative indispensabili all'attivazione dei numerosi automatismi e controlli di cui dispone l'applicativo. Segnaliamo che in molti casi le codifiche tabellari della normativa Antiriciclaggio differiscono da quelle normalmente utilizzate in ambito fiscale (es: natura giuridica, e paesi esteri). Gestione: Tabelle

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11 La normativa prevede che i professionisti procedano ad individuare eventuali incongruenze rispetto alla capacità economica, alle attività svolte e al profilo di rischio di riciclaggio. A questo scopo sono state realizzate apposite tabelle che consentono l'attribuzione di parametri di rischio e di anomalie per la profilazione del cliente e della sua attività e fornire uno strumento operativo da utilizzare per le verifiche, così come precisato dal provvedimento UIC. Gestione: Tabelle

12 Profili di rischio e indicatori di anomalia prevedono l'attribuzione di un valore da 1 a 9 gestibile dal professionista. Questo accorgimento consente di ottenere valutazioni automatiche del livello di rischio del cliente e del livello di anomalia delle prestazioni. Gestione: Tabelle

13 Il software suggerisce un flusso operativo semplice e chiaro. Per prima cosa occorre procedere all'inserimento dei soggetti obbligati. Gestione: soggetti obbligati

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15 ...creare gli eventuali collaboratori... Gestione: collaboratori

16 ...poichè il software si presta ad un utilizzo in studi associati con più soggetti obbligati e vari collaboratori nonchè ad un uso conto terzi, in una ottica di servizio ai clienti assistiti (ad es: avvocati e notai che intendano delegare il servizio al commercialista), occorre associare ai soggetti obbligati i collaboratori che potranno operare identificazioni e/o annotazioni. Gestione: collaboratori

17 ...questi elementi consentono al programma di operare controlli di congruità sulla gestione e l'inserimento dei dati... Gestione: collaboratori

18 ...in seguito occorrerà creare uno o più archivi informatici... Gestione: archivi utilizzati

19 ...associare i professionisti obbligati... Gestione: archivi utilizzati

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21 ...ed attribuire ad ognuno una password di accesso... Gestione: archivi utilizzati

22 ..ogni soggetto obbligato ha la facoltà di delegare a terzi la gestione delle problematiche organizzative e procedurali di antiriclaggio. Gestione: responsabili antiriciclaggio

23 Una volta impostati i dati anagrafici dei responsabili antiriciclaggio, occorre procedere all'associazione degli stessi ai professionisti obbligati che si avvalgono della loro opera. Gestione: responsabili antiriciclaggio

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26 ...in seguito è consigliato produrre la documentazione per i collaboratori Gestione: documentazione collaboratori

27 ..le stampe vengono generate in formato RTF modificabile dall'utente... Gestione: documentazione collaboratori

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29 ...e per gli eventuali responsabili antiriciclaggio Gestione: documentazione responsabili

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31 ...l'identificazione e l'inserimento di un cliente è altrettanto semplice... Gestione: clienti

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33 ...l'attribuzione del profilo di rischio consente il calcolo automatico del livello di rischio in funzione dei valori impostati dal professionista Gestione: clienti

34 ...in conformità a quanto previsto dalla normativa, ogni elemento dell'archivio non può essere liberamente modificato. Ogni variazione deve essere quindi tracciata in termini temporali ed assumere un diverso stato di conservazione nell'archivio. Gestione: clienti

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38 ...le informazioni variate sono memorizzate e reperibili ma non sono modificabili Gestione: clienti

39 ...è possibile associare appunti memo allanagrafica dei clienti. La presenza di questi appunti testuali verrà evidenziata in altre fasi di gestione... Gestione: clienti

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41 ... nei confronti della clientela, oltre alla stampa della scheda di identificazione, esistono altre utili stampe di servizio... Gestione: clienti – stampe servizio

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45 ...la stampa della lettera per l'incarico professionale permette la rilevazione automatica della prestazione nell'archivio unico Gestione: clienti – stampe servizio

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47 ...la rilevazione di prestazioni professionali avviene con la stessa semplicità... Gestione: prestazioni

48 ...la procedura consente anche la rilevazione di operazioni frazionate nel tempo o multiple (per le quali si è ricevuto l'incarico da più soggetti o per piu' professionisti)... Gestione: prestazioni

49 ...dopo la memorizzazione si potranno attribuire gli eventuali indicatori di anomalia... Gestione: prestazioni

50 ...l'attribuzione degli indicatori di anomalia consente il calcolo automatico del livello di anomalia in funzione dei valori impostati dal professionista Gestione: prestazioni

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52 L'elenco delle prestazioni viene proposto dal programma in ordine cronologico dalla più recente alla più datata....la griglia di interrogazione delle operazioni permette di ottenere diversi ordinamenti semplicemente cliccando in corrispondenza del titolo della colonna. Cliccando una seconda volta si ottiene l'ordinamento inverso. Gestione: prestazioni

53 ...è possibile attivare anche filtri di ricerca per ridurre l'elenco di consultazione dei dati. La composizione dei filtri è conforme a quanto previsto dal provvedimento UIC. Gestione: prestazioni

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55 ...in conformità a quanto disposto dal provvedimento UIC anche le eventuali variazioni delle prestazioni sono memorizzate in modo palese e sempre ricostruibili. Gestione: prestazioni

56 ...ogni operazione dispone di un numero identificativo. Il sistema di numerazione progressiva ideato, consente di individuare con semplicità operazioni complesse come le prestazioni multiple (primi due numeri del progressivo) e/o le prestazioni frazionate (terzo e quarto numero del progressivo). Gli ultimi 4 numeri progressivi sono riservati alle variazioni. Gestione: prestazioni

57 ...tra le funzioni di utilità, la Gestione data conclusione prestazione, consente di indicare per ca. prestazione la data di conclusione della prestazione. Lindicazione della data di conclusione della prestazione non è un elemento richiesto e previsto nel Provvedimento UIC, con la conseguenza che lo stesso non deve essere considerato obbligatorio per assolvere agli obblighi di tenuta e di conservazione dellArchivio Unico Informatico imposti dallUIC. La sua indicazione è tuttavia indispensabile qualora si intenda, nei termini di legge (10 anni), procedere ad una manutenzione dellAUI tramite cancellazione fisica della prestazioni concluse. Gestione: prestazioni

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59 ...la data di conclusione prestazione può essere inserita direttamente dalle griglia oppure attraverso laggiornamento automatico (duplica prestazione)… Gestione: prestazioni

60 ... La funzione di duplica consente di procedere in modo automatico alleffettuazione delle seguenti operazioni: - scrittura automatica della data di conclusione della prestazione, con riferimento alla prestazione selezionata. - generazione di una nuova prestazione con gli stessi dati di quella conclusa. - stampa della lettera di incarico riferita alla nuova prestazione… Gestione: prestazioni

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62 …la funzione in esame può quindi essere efficacemente utilizzata con riferimento ad eventuali prestazioni ricorsive, che periodicamente si concludono per rinnovarsi contestualmente o dopo poco tempo. Gestione: prestazioni

63 ...le operazioni ritenute sospette dal professionista ai sensi della normativa, dovranno essere gestite come segnalazioni, riprodotte su apposito documento ed inoltrate al UIC. Gestione: segnalazioni UIC

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65 ...la videata di gestione si sviluppa su cinque pagine a linguetta, conformemente alla struttura della segnalazione definita nell'allegato D del Provvedimento UIC...il provvedimento UIC prevede espressamente che la segnalazione deve essere accompagnata da una lettera di trasmissione Gestione: segnalazioni UIC

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68 ...è prevista anche la funzione di generazione automatica delle segnalazioni UIC partendo dalla prestazione Gestione: segnalazioni UIC

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70 ...il bottone evidenziato in giallo segnala la presenza della segnalazione UIC legata alla prestazione Gestione: segnalazioni UIC

71 Il D.Lgs. nr. 56/2004 pone a carico dei professionisti lobbligo di comunicazione al Ministero dellEconomia e delle Finanze delle infrazioni alle limitazioni dellutilizzo di denaro contante. Il limite al di sopra del quale scatta lobbligo di comunicazione, riguarda le operazioni in contanti di importo superiore ai euro, di cui il professionista venga a conoscenza. Gestione: comunicazioni

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74 Larticolo 5 del Decreto del M.E.F. del 13/02/2006 n.141 precisa che … i dati e le informazioni contenute nellarchivio devono essere conservati per 10 anni dalla conclusione della prestazione professionale, a cura del libero professionista…. Alluopo esiste una funzione di utilità che consente la cancellazione di tutti i soggetti preventivamente eliminati in Gestione clienti (stato 2) e per i quali è trascorso il termine di 10 anni dalla data di identificazione. La data di sistema costituisce la data in cui viene eseguita loperazione di cancellazione, e quindi è la data di raffronto per il calcolo del termine di 10 anni. Gestione: funzioni utilità

75 La funzione di cancellazione archivio prestazioni consente di procedere alla cancellazione dallarchivio unico informatico dei movimenti relativi alle prestazioni concluse o annullate da almeno 10 anni. La data di conclusione o di rettifica da utilizzare per il calcolo dei 10 anni viene confrontata con la data di sistema. Gestione: funzioni utilità

76 ...le stampe di utilità prevedono numerose opzioni di stampa e costituiscono un valido strumento di supporto all'analisi dei dati ed alla organizzazione del lavoro. Gestione: stampe utilità

77 ...tra gli adempimenti D.Lgs.196/03 è presente la stampa informativa privacy che consente di produrre linformativa con la relativa dichiarazione di consenso con esplicita indicazione che i dati raccolti sono utilizzati anche ai fini degli adempimenti in materia di antiriciclaggio Gestione: stampe utilità

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79 ...sono inoltre disponibili i testi integrali dei riferimenti di legge... Gestione: normativa riferimento

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81 Maggiori informazioni possono essere richieste direttamente al Rivenditore Per chi non è ancora utente di Magix2000 esiste la soluzione Antiriciclaggio Stand Alone In questo caso si consiglia di richiedere anche una dimostrazione gratutita delle caratteristiche di base del software completo Magix2000 Antiriciclaggio


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