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28 Maggio 2010 - Trieste Archiviazione sostitutiva e gestione documentale: il caso Gruppo Pacorini Alessandro Verzier Dottore commercialista Country C.F.O.

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1 28 Maggio Trieste Archiviazione sostitutiva e gestione documentale: il caso Gruppo Pacorini Alessandro Verzier Dottore commercialista Country C.F.O. - Gruppo Pacorini

2 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 2/36 Agenda Lazienda Ambito e Obiettivo del Progetto Master Plan Conservazione Sostitutiva Conclusioni

3 Gruppo Pacorini in pillole

4 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 4/36 La Storia Il Gruppo Pacorini è una realtà internazionale specializzata nella movimentazione, nello stoccaggio e nel trasporto delle principali commodity

5 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 5/36 I nostri business 1° Operatore mondiale nella logistica del caffè verde 1° Operatore nel Mediterraneo (2° - 3° nel mondo) nella logistica dei metalli non ferrosi

6 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 6/36 Location

7 Ambito e Obiettivo del Progetto

8 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 8/36 Lo scenario di riferimento Il Gruppo Pacorini ha deciso di innovare la propria offerta dei servizi logistici avvalendosi anche di una visione innovativa dei Sistemi Informativi; La visione dei Sistemi Informativi Pacorini è quella di un grande network integrato Interno: Società del Gruppo Pacorini; Esterno: Clienti, Fornitori, Partner; che tende a valorizzare lapproccio globale e la partnership commerciale.

9 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 9/36 La componente EDM LEnterprise Document Management (EDM) è una filosofia che nasce dalla necessità di gestire efficacemente e efficientemente linformazione (che per il % è contenuta in documenti e form); LEnterprise Document Management si pone come backbone per qualsiasi attività/processo che interessi le informazioni in qualsiasi formato; EDM Utenti Partner Applicazioni Infrastruttura Legal Issues

10 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 10/36 La componente EDM – Alcuni elementi Macro Il volume di carta utilizzata negli uffici (carta da stampa, corrispondenza, manuali, ecc.) rappresenta il percento dei consumi di carta totali; Le 3 tipologie di carta utilizzate negli uffici: Uncoated free-sheet (general printing, personal printing); Coated free-sheet (advertising); Uncoated groundwood (manuals, books,..); hanno tutte un trend di crescita positivo e la cosa poco rassicurante è che non si vede allorizzonte una inversione di tendenza;

11 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 11/36 La componente EDM – Alcuni elementi Macro (Cont) Nonostante da molti anni si stia spingendo su tecnologie IT per ridurre il consumo di carta, questo trend è in continua crescita. Le cause principali che contrastano i benefici apportati dalle nuove tecnologie sono: Possiamo accedere sempre a più informazioni sia dal lavoro sia da casa (internet, …); Invece di inviare copie stampate, il trend attuale prevede invio elettronico e stampa locale. Inoltre le stampe sono sempre più di miglior qualità; Crescita dei prodotti Knowledge-based (Knowledge worker); Paper Affordance. Ci sono alcune proprietà della carta che la rendono insostituibile per alcune tipologie di utilizzo.

12 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 12/36 Alcuni dati Economici Abbiamo raccolto alcuni elementi economici che aiutano nella riflessione: Fatture Attive. Vantaggio Elettronico 40% ca: Cartaceo 12 ; Elettronico 7 ; Fatture Passive. Vantaggio 53% ca: Cartaceo 17 ; Elettronico 8 ; (Fonte Ifin News – N ) Ripartizione Costi documento: 2 % Designing & Printing; 27% Filing/Storing/Retrieving; 65% Maintaining/Updating/Distributing; (Paperless Company – 2002)

13 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 13/36 Alcune scelte progettuali DMS Nellanalisi di un progetto DMS è molto importante analizzare il processo e come i file/documenti vengono utilizzati. Noi abbiamo utilizzato la seguente ripartizione: Hot File. Sono documenti in progress, tipicamente sono giacenti sulla scrivania. Sono file utilizzati nelle discussioni e spesso riservati; Warm File. Sono documenti che vengono acceduti spesso o pratiche recentemente evase. Spesso sono riposti in posizioni limitrofe alla scrivania; Cold File. Rappresentano la maggior parte dei documenti, sono i così detti just-in-case; Il DMS è molto appropriato nella gestione dei Cold File mentre è meno indicato, o meglio, più difficilmente adattabile nelle altre due categorie. Per queste due categorie a nostro avviso è importante ripensare al ruolo della carta piuttosto che andare ad eliminarla. La nostra visione è quella di utilizzare la carta nel transitorio, spostando il focus da use less paper a keep less paper;

14 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 14/36 Soluzioni EDM Gestore Documentale Gestore Documentale Conservazione Sostitutiva Conservazione Sostitutiva Sistema Informativo Pacorini (FW/SAP) Sistema Informativo Pacorini (FW/SAP) UTENTI Utenti Speciali Tutti i docs Rilevanti Solo docs ufficialmente da digitalizzare Consultazione Saltuaria/Archiviazione Documenti Attivi/Passivi Contabili Registri Documenti Pratica/Disposizione Abbiamo deciso di suddividere il progetto EDM in due componenti: Gestione Documentale e Archiviazione Sostitutiva. Infatti questa scelta ci permetteva di poter procedere velocemente con la scelta del pacchetto sostitutivo (meno invasivo) per poi avere più tempo nella scelta della soluzione DMS. Tale semplificazione non è critica in quanto il pacchetto sostitutivo segue un proprio sviluppo ed è il terminale del processo documentale.

15 Master Plan EDM 1. Analisi Quantitativa e Qualitativa documenti 2. Definizione strategia EDM 4. Sostitutiva 3. Project Plan EDM 5. Documentale

16 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 16/36 Analisi Quantitativa e Qualitativa Di seguito abbiamo riportato i volumi 2005 di parte delle società Italiane del Gruppo Pacorini. Dallanalisi fatta abbiamo desunto tre fasi implementative: Fase 1. Implementazione archiviazione sostitutiva del flusso amministrativo attivo; Fase 2: Implementazione pacchetto documentale per gli elementi Fase 1 ed estensione processo documentale/sostitutiva al flusso amministrativo passivo; Fase 3: Estensione EDM a tutti i flussi documentali aziendali;

17 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 17/36 Strategia 2 ALTERNATIVE: ACQUISTO LICENZA Abbiamo capacità di storage sufficiente? Misure di protezione e sicurezza sufficienti? Esiste un Responsible della Conservazione? Siamo in grado si seguire levoluzione futura? La soluzione si presterà alle future nuove esigenze? SOLUZIONE OUTSOURCED Dilazioniamo linvestimento iniziale (canoni) Fornitore = responsabile conservazione Delega aggiornamento normativo e tecnologico

18 Conservazione Sostitutiva

19 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 19/36 Decreto Ministero del Lavoro del Circolare Ministero del Lavoro n. 33/2003 Decreto del Ministero dellInnovazione e Tecnologia del Linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi CNIPA (ora DigitPA) Circolare 24 del , Deliberazione n. 42/2001, Deliberazione n. 4 del Deliberazione CNIPA 11 del 19 febbraio Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali; Codice dellAmministrazione digitale (d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82) Riferimenti Normativi (1/3)

20 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 20/36 Decreto del Ministero dellEconomia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 Sono definite le modalità di emissione, conservazione, esibizione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, nonché quelle di conservazione digitale delle scritture e dei documenti analogici con rilevanza tributaria. Il decreto definisce inoltre le modalità di assolvimento dellimposta di bollo sui documenti informatici. Riferimenti Normativi (2/3)

21 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 21/36 Buon impulso deriva da: Art. 16 del DL 185/2008 (Anti crisi) Riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese ….fra le altre misure (PEC,abolizione libro soci srl…) C12BIS >> ART 2215bis Codice Civile >> Documentazione informatica C12TER >> bollatura virtuale Dubbi espressi da Assonime (Circolare 19/09): marcatura ogni 3mesi o scritture entro 60gg? anche conservazione (art 2220) o solo tenuta? Riferimenti Normativi (3/3)

22 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 22/36 I documenti informatici rilevanti ai fini tributari: hanno la forma di documenti statici non modificabili; a tal fine non devono contenere macroistruzioni e/o codice eseguibile sono emessi con lapposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica sono memorizzati su qualunque supporto purchè sia assicurato lordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di imposta devono essere consentite funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni in relazione a: cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data o associazioni logiche. Il processo di conservazione avviene con le modalità previste per la creazione dei documenti stessi e termina con la sottoscrizione elettronica e lapposizione della marca temporale. La procedura di Conservazione

23 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 23/36 E bene tenere distinto il processo di conservazione sostitutiva da quello dellarchiviazione elettronica. Questultimo può essere propedeutico al primo, ma non obbligatorio. Per larchiviazione elettronica non sono previste particolari modalità operative. Ladempimento viene lasciato alla libera iniziativa del soggetto interessato il quale potrà utilizzare un qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione per lacquisizione del documento e la sua classificazione. Il processo di conservazione sostitutiva è finalizzato a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua Integrità e Autenticità. Archiviazione e Conservazione

24 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 24/36 Il procedimento di conservazione dei documenti amministrativi e fiscali si differenzia a seconda della loro tipologia: Documenti analogici originali Documento analogico Unico Assegno girato Schede carburante Libro delle delibere assembleari ( Pubblico Ufficiale) LA FATTURA E UN DOCUMENTO NON UNICO Documenti cartacei, microfilm, Cassette e nastri magnetici. Si distinguono in documento originale e copia. Il documento originale si distingue in documento unico e non unico La conservazione dei documenti informatici deve essere effettuata con cadenza quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti. Il procedimento di conservazione

25 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 25/36 Conservazione Sostitutiva Memorizzazione Immagine Apposizione Firma Elettronica qualificata e marcatura temporale dal parte del responsabile del processo di conservazione Apposizione Firma Elettronica qualificata e marcatura temporale dal parte del responsabile del processo di conservazione Il processo di conservazione può essere limitato ad una o più tipologie di documenti e scritture. Senza soluzione di continuità (tutto lesercizio) Il processo di conservazione può essere limitato ad una o più tipologie di documenti e scritture. Senza soluzione di continuità (tutto lesercizio) Il DM 23/01/2004 stabilisce le modalità di produzione e conservazione informatica dei documenti fiscali.

26 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 26/36 Registri IVA acquisti Registri IVA vendite Libro giornale Libro inventari Contabilità magazzino Libri sociali Fatture emesse Fatture ricevute Estratti conto Documenti di trasporto Ordini/conferme dordine Corrispondenza Tipologie di documento da Conservare I libri, le scritture, le fatture e tutti i documenti di cui è obbligatoria la tenuta possono essere conservati su supporti ottici ( Cd, Dvd). Questa forma di conservazione ha validità ai fini fiscali e tributari se è svolta secondo le procedure previste dalla normativa; Completata la procedura di conservazione il documento analogico può essere distrutto.

27 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 27/36 Archivia e rende disponibili, con limpiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato: a) descrizione del contenuto dellinsieme di documenti; b) estremi identificativi del responsabile della conservazione; c) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate; d) indicazione delle copie di sicurezza. Verifica la funzionalità del sistema e dei programmi via via utilizzati, dei quali mantiene e rende accessibile un archivio. Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema e delle copie di sicurezza Richiede la presenza di un pubblico ufficiale quando necessario Definisce e documenta le procedure di sicurezza per lapposizione del riferimento temporale Verifica periodicamente leffettiva leggibilità dei documenti conservati e provvede, se necessario, al loro riversamento. Il responsabile della conservazione

28 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 28/36 Progetto Gruppo Pacorini: Documenti in Ambito Per tutte le società del Gruppo Pacorini Italia (tranne una società) abbiamo definito il seguente ambito di conservazione sostitutiva: Ciclo Amministrativo Attivo: Fatture di Vendita; Note di Addebito Finanziarie; Registri IVA; Libro Giornale; Registro Cespiti Amm.bili; Ciclo Amministrativo Passivo: Fatture ricevute; Note Spese; Altri documenti comprovanti costo (note debito, ecc.); Documentazione Bancaria (Estratti conto, lettere contabili,…); Corrispondenze ricevute ed emesse (Estratti conto clienti e fornitori, ecc.);

29 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 29/36 Razionali - MacroProcesso Ciclo Passivo Di seguito abbiamo esemplificato il ciclo documentale passivo. Sarà specificato meglio nei dettagli di processo. 1. Ricezione Fattura 2. Draft Model (BP or Proposal) and Draft Budget 2. Scansione Massiva e Smistamento Ricezione Protocollazione (Barcode) Scansione Massiva Riconoscimento Barcode Classificazione File temporanei (Documentale) Smistamento Reparto Operativo (Documentale) 3. Workflow approvativo Smistamento Reparto (Documentale) 1° Approvazione (Documentale) 2° Approvazione (Documentale) 4. Registrazione SAP R/3 Registrazione prima nota Link Documentale/SAP R/3 5. Sostitutiva Passaggio file indice + pdf/tiff ogni 15 gg (DocPA)

30 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 30/36 La soluzione scelta: IFIN DocPA Dopo una fase di valutazione di pacchetti sostitutivi abbiamo deciso di adottare il pacchetto di IFIN Sistemi, DocPA Enterprise. Abbiamo scelto principalmente questa soluzione valutando molto positivamente i seguenti aspetti: Completezza tecnologica della soluzione (Web Based, Masterizzazione, …); Competenza IFIN Sistemi in materia documentale/sostitutiva e presidio dei canali istituzionali per un continuo aggiornamento della soluzione; Semplicità di realizzazione e costo della soluzione;

31 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 31/36 Architettura DocPA per il Gruppo Pacorini

32 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 32/36 Differenzia la conservazione dei documenti fiscali (DM 23/01/04) da quelli legali (CNIPA 19/02/04); Consente di conservare i documenti fiscali senza soluzione di continuità (art. 3 comma 1 lettera d del DM 23/01/04); Si integra con i sistemi gestionali e di Document Management in uso presso il Cliente e non altera i processi aziendali; Supporta dispositivi di firma massiva sicura dei documenti, propedeutici anche alla Fattura Elettronica; Consente di conservare i documenti su NAS/SAN/HDD e/o supporti CD/DVD a basso costo; Consente di produrre copie multiple di CD/DVD e di suddividere in automatico i dati su cartelle differenti su NAS/SAN/HDD e/o su CD/DVD multivolume. IFIN DocPA

33 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 33/36 IFIN DocPA Consente di esportare i dati dei dispositivi di conservazione creati verso un Document Management System o ERP; Consente di generare automaticamente le etichette che vengono stampate sui supporti ottici per una facile e univoca reperibilità (nel caso di utilizzo di un sistema automatico di masterizzazione e stampa Rimage); Non necessità del presidio costante del personale ed è configurabile per un utilizzo batch; Permette al Responsabile della Conservazione di ottemperare in modo semplice ed automatico agli obblighi di legge; Produce in automatico i file di impronta (hash) da inviare alla Agenzia delle Entrate; Garantisce facilità di esibizione dei documenti conservati nel caso di verifiche, controlli o ispezioni; Non richiede lutilizzo di un sistema di Document Management; E scalabile e permette postazioni multiple di Conservazione; Permette la Conservazione separata di documenti di più aziende.

34 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 34/36 Conclusioni Progetto Sostitutiva Vogliamo sottolineare che in un periodo temporale molto esiguo (Fine Dicembre 2005, Febbraio 2006) abbiamo portato a compimento la smaterializzazione dei documenti definiti Fase 1. Alcuni dei vantaggi derivanti da questo progetto very fast sono stati riportati di seguito: Riduzione archivi cartacei; Controllo flusso documentale; Eliminazione ridondanze fisiche; Fruibilità dei documenti; Integrazione ERP ( SAP/FW/..) con documenti; Centralità archivio; Abilitatore adeguamento processo/organizzazione.

35 Conclusioni

36 Copyright 2010 Gruppo Pacorini Page 36/36 Conclusioni Alcune osservazioni nate dal progetto sono: Importanza dei processi Importanza change Trade-off carta/digitale Quick-wins (Partenza con progetti semplici e visibili) …….DOMANDE?


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