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Non solo Gestione Documentale Day 2013. "Apparecchiature di elaborazione testi prossima uscita vedrà 'l'inizio del ufficio senza carta …" 1975.

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1 Non solo Gestione Documentale Day 2013

2 "Apparecchiature di elaborazione testi prossima uscita vedrà 'l'inizio del ufficio senza carta …" 1975

3 L Archivio oggi Day 2013

4 ,

5 Una soluzione Non invasiva: si affianca ed interagisce con i sistemi già operanti in azienda Scalabile: per lo studio professionale oppure per lazienda Poliedrica: per solo uso interno e/o come server verso altre realtà. Day 2013 Un unico ambiente per tutti i documenti

6 Un sistema totalmente configurabile Un Software modulare costituito da un nucleo base ed una serie di procedure integrate da installare sulla base delle esigenze del cliente Implementabile In base alle caratteristiche e della quantità di documenti che devono essere trattati Day 2013

7 Integrazione con Ms Office Integrazione completa con gli strumenti di Office Automation Un Archivio strutturabile Seguendo lorganizzazione aziendale (reparti, uffici, ecc), per una soluzione coerente con lanalisi dei processi e degli obiettivi che si intendono realizzare Day 2013

8 FIRMA GRAFOMETRICA EDI FIRMA DIGITALE PORTALE OCRWEB-mail CRM WORK FLOW CONSER. SOSTITUTIVA ATTIVITA Calendario INVIO DOCUMENTI ArKOttica Day 2013

9

10 Lan In ufficio e su Web Architettura Client/Server realizzata su piattaforma Web Day 2013

11 Documentazione Automatica Molta documentazione interna si basa su file di Word che vengono manualmente modificati. Richiede tempo e il risultato non è sempre identico, con danno per l immagine aziendale. PROCESSO ATTIVO Template PDF (statici) Template di Word (dinamici) Day 2013

12 Portale La documentazione presente in azienda può richiedere la necessità di essere disponibile ad utenti esterni anche per semplice consultazione. PROCESSO ATTIVO Portale web per accesso diretto alla propria documentazione. Senza limiti di utenti Day 2013

13 I sistemi di workflow coordinano tutte le operazioni che riguardano lelaborazione e la trasmissione dei documenti, specificando le attività ed i ruoli di tutti gli appartenenti al processo di lavoro. Un processo di workflow segue un documento durante tutto il suo ciclo di vita, fornendo unazione di controllo costante per la sua compilazione. Workflow ( controllo iter documentale ) Day 2013

14 Workflow Definizione del processo Liter risulta diviso in livelli (ufficio, reparto, sezione) Per ogni livello sono definiti gli utenti del sistema che devono autorizzare il proseguimento delliter in modo congiunto oppure separato. Un documento può essere accettato, rimandato al livello superiore per un controllo o una modifica, respinto. Day 2013

15 Workflow Day 2013

16 CRM : Custumer Relastionship Management Gestione anagrafica clienti potenziali Import massivo di contatti prelevati da banche dati Gestione campagne di mailing e liste di spedizione Monitoraggio dello stato degli invii Personalizzazione dei messaggi inserimento di link e tracker Gestione delle risposte Day 2013

17 Gestione Attività Gestione dei rapporti con i Clienti/Fornitori: Inserimento attività (telefonate, visite, riunioni) con promemoria e definizione di alert mediante sms e/ . Lista attività pendenti. Definizione dello stato (programmata, eseguita, in pausa). Annotazioni promemoria Day 2013

18 Electronic Data Interchange L interscambio di dati tra sistemi informativi attraverso un canale dedicato basato su un tracciato standard XML. PROCESSO ATTIVO Import automatico Fatture/Bolle Eliminazione completa della carta Chi adotta questo sistema è obbligato per legge a passare alla Conservazione Sostitutiva. Day 2013

19 Grafometrica Molti documenti richiedono la firma del cliente/fornitore/utente. Questo ha sempre comportato la stampa del cartaceo, la Grafometrica risolve questa esigenza. PROCESSO ATTIVO Firma modulo consenso Privacy Mod. 730,740, Ricevuta di consegna merce Bolle, Report Assistenza tecnica Firma in mobilità tramite tablet Day 2013

20 Vantaggi della digitalizzazione SEMPLICITA' VELOCITA' ECONOMICITA' CONDIVISIONE SICUREZZA ECOSOSTENIBILITA' Day 2013

21 I risparmi generati dalla dematerializzazione dei processi ammontavano nel 2011 a circa 200 miliardi di euro. Oltre 60mila imprese italiane hanno scambiato in formato elettronico almeno una parte dei documenti del ciclo dell'ordine ed hanno portato in Conservazione Sostitutiva le fatture (attive o passive). Il 33% delle grandi imprese, il 16% delle medie imprese, l'1% tra le micro imprese. 1 Conservazione attivo 2 a documento, rientro 1 anno, spazio e materiali 2 Conservazione passivo 1,5 a documento, rientro 1 anno,spazio, materiali e ricerca 3 Fatturazione elettronica non strutturata 4,5 a fattura, rientro 2 anni, trasmissione, spazio, materiali e ricerca 4 Fatturazione elettronica strutturata 10 a fattura, rientro 1 anno,trasmissione, spazio, materiali, ricerca, produttività del personale 5 Gestione aziendale completa 50 a ciclo produttivo Fonte Politecnico di Milano – Osservatori.net 2012 Day 2013 Risparmi con la digitalizzazione


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