1 ASSESSORE MAURO SOLARI Seminario su protocollo informatico e flussi documentali nella P.A.

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1 1 ASSESSORE MAURO SOLARI Seminario su protocollo informatico e flussi documentali nella P.A.

2 2 Riferimenti di base DPR 445/2000 linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi http://protocollo.gov.it

3 3 Il sistema informativo viene considerato come un insieme integrato di dati, funzioni e tecnologie finalizzato non solo alla registrazione di dati e documenti in ingresso ed in uscita, ma anche allautomazione del sistema procedimentale e documentale (protocollo, iter delle attività, atti e provvedimenti, documenti e modulistica, accessi telematici). Gli interventi dovranno quindi comprendere una necessaria e preliminare azione di razionalizzazione e semplificazione delle attività, dei procedimenti, della documentazione e della modulistica.

4 4 A) Azioni per la gestione documentale: 1)Istituzione di un protocollo informatico 2)Adozione di un manuale di gestione e di conservazione dei documenti 3)Predisporre un progetto operativo per la progressiva messa in opera di sistemi di protocollo informatico integrati con la posta elettronica certificata e la firma elettronica

5 5 censimento di tutte le attività dellente al fine di descrivere la lavorazione dei documenti; il censimento dovrebbe riguardare i dati di base di ciascuna attività (denominazione, allocazione, durata, flusso procedurale, modulistica, norme di riferimento, fasi, risorse umane impegnate, pareri,ecc.); analisi del risultato del censimento; interventi di razionalizzazione delle singole attività; piano di automazione delle attività; regole di registrazione dei documenti. 4) Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti

6 6 B) Azioni per la trasparenza amministrativa: 1)individuare i servizi di propria competenza erogati ai cittadini e alle imprese sia con modalità tradizionali sia in rete; 2)pianificare, secondo criteri di priorità, l'attuazione della trasparenza dell'azione amministrativa come definita in precedenza, tramite la predisposizione di progetti orientati a fornire ai cittadini e alle imprese servizi informativi con canali telematici diretti o attraverso intermediazione dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico; 3)migliorare la comunicazione tra gli uffici e gli URP al fine di migliorare la comunicazione esterna e lesercizio del diritto di accesso;

7 7 A) Azioni per la gestione documentale: Azioni ad oggi attuate: 1)Istituzione del protocollo informatico con i requisiti minimi di cui all'art. 53, 55, 56 del DPR 445/2000: · unico per tutta la Provincia (non si individuano per scelta Aree Organizzative Omogenee) · si registra: numero di protocollo generato automaticamente data di registrazione mittente/destinatario oggetto data e protocollo documento ricevuto

8 8 2) Realizzazione del manuale di gestione 3) Acquisto del software e degli scanner predisposti per l'archiviazione ottica 4) Software interatti per la gestione delle delibere di giunta e delle determine dirigenziali 5) Certificazione ISO 9000

9 9 A) Azioni per la gestione documentale: Azioni previste per il 2004 1)Associazione del documento informatizzato al numero di protocollo: documenti in uscita: si allega documento prodotto nel formato originale (.doc,.dwg, ecc.) documenti in entrata: scannerizzazione ed archiviazione in formato.jpg (formato A4 o A3) 2) Classificazione del documento per la sua archiviazione 3) prosecuzione certificazione ISO 9000

10 10 Problematiche per l'archiviazione: I files.jpg per quanto tempo saranno letti? Gli enti certificato hanno l'obbligo di conservazione per 10 anni: come comportarsi per i documenti a conservazione illimitata? (ad es. cemento armato) La firma digitale associata al documento resta valida? Nel caso di aggiornamento dei files chi può garantire la validità della firma digitale? Vedere Deliberazione 42/2001 dell'AIPA

11 11 B) Azioni per la trasparenza amministrativa: Azioni ad oggi attuate 1) Realizzazione del sito internet www.provincia.genova.it 2) Possibilità di verifica dello stato di avanzamento dell'iter per il pagamento delle fatture da parte dei fornitori della provincia connesso al software di gestione della finanziaria 3) Progetto E-qual 4) Certificazione ISO 9000

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14 14 B) Azioni per la trasparenza amministrativa: Azioni previste per il 2004 1)Revisione completa del sito internet: Aggiornamento software di gestione (content manager) Revisione completa dei contenuti Creazione di una redazione diffusa Trasformazione in portale

15 15 2)Inizio progetto europeo COSPA introduzione O.S. nella P.A. 3)Prosecuzione certificazione ISO 9000 Individuazione dei procedimenti esistenti 4)Prosecuzione progetto E-qual 5)Prosecuzione progetto europeo ICTE- PAN

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17 17 STRATEGIAPER LA QUALITA STRATEGIA PER LA QUALITA La Provincia di Genova ha avviato un percorso mirato ad un continuo miglioramento della qualità dei propri servizi –sulla scorta dellinnovazione normativa –sulla base di una forte motivazione circa la necessità di procedere in unottica di trasparenza verso un processo partecipativo e di soddisfazione dei Clienti intesi come comuni, imprese, associazioni, singoli cittadini.

18 18 OBIETTIVI Adozione di un Sistema di Qualità conforme alla norma UNI EN ISO 9001:2000 da estendere gradualmente a tutti i Servizi dellAmministrazione Certificazione dei propri procedimenti presso un ente accreditato

19 19 PERCORSO QUALITA prima certificazione di Sistema di qualità aziendale nel Gennaio 2001 con il Servizio Gare e Contratti Dicembre 2001 Difesa del suolo e Servizio Monitoraggio rischi (Ambiente) 2002 - Servizi Informatici 2003 – Servizi finanziari, Urbanistica e Pianificazione, Edilizia e manutenzione

20 20 Verso il 2004 Viabilità Servizi per limpiego Polizia Provinciale Centri di formazione professionale

21 21 ANDAMENTO

22 22 COSTI Per supportare tale attività è aumentato anche linvestimento in qualità passando da ca 13.000 euro nel 2000 a oltre 200.000 nel 2003

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25 25 e Qual HANNO SVILUPPATO UNA PIATTAFORMA WEB CHE SI PROPONE COME STRUMENTO DI FACILITAZIONE DEI RAPPORTI TRA LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE E IL MONDO DELLE IMPRESE PER LACCESSO AL MERCATO DEI CONTRATTI PUBBLICI:

26 26 Il fornitore accede al sistema attraverso ID e password personalizzate; mediante un percorso guidato descrive il suo profilo. Una serie di indicatori colorati indicano al fornitore lesito delle sue dichiarazioni: VERDE nessun ostacolo GIALLO laccreditamento sarà registrato ma lamministrazione valuterà la posizione ROSSO esistono fattori che non consentono di ottenere laccreditamento; il fornitore se termina la procedura è comunque registrato Il fornitore può indicare la qualificazione tecnica, il settore di attività, attraverso cui lamministrazione potrà selezionare le imprese in funzione del tipo di contratto da stipulare

27 27 IL SISTEMASARÀ SVILUPPATO CON: e Qual LA FIRMA DIGITALE LA VALUTAZIONE DEL FORNITORE

28 28 APPLICAZIONI DI AREA VASTA e Qual Può essere utilizzato in service ad altre amministrazioni aggiudicatrici sia che la Provincia funga da stazione appaltante sia come semplice accesso all banca dati: con una sola registrazione il fornitore può colloquiare con tutte le pubbliche amministrazioni inserite nel circuito Il sistema può diventare una RETE unificata e costante di controllo e certificazione delle imprese: gli enti certificatori effettuano i controlli sui soggetti accreditati in modo diretto e autonomo, valido per tutte le amministrazioni riducendo i costi operativi e i tempi delle verifiche

29 29 LIMPRESA È ABILITATA A PRESENTARE IN GARA LOFFERTA LIMPRESA accede al sistema attraverso ID e password personalizzate. Attesta in autocertificazione la sua capacità a contrarre con la pubblica amministrazione Descrive la sua attività, lambito merceologico di riferimento e dichiara le qualificazioni possedute. LA PROVINCIA definisce al momento delliscrizione la posizione dellimpresa LE AMMINISTRAZIONI AGGIUDICATRICI CONVENZIONATE utilizzano la banca dati per le proprie procedure con le stesse modalità della Provincia o servendosi della Provincia come stazione appaltante GLI ENTI PUBBLICI CERTIFICATORI effettuano controlli a campione sui soggetti accreditati in modo diretto e autonomo, valido per tutte le amministrazioni aggiudicatrici Accetta soltanto le offerte di imprese accreditate Utilizza la banca dati per selezionare le imprese nelle procedure non ad evidenza pubblica

30 30 ICTE-PAN Methodologies and Tools for Building Intelligent Collaboration and Transaction Environments in Public Administration Network

31 31 COSÈ ICTE - PAN Progetto sviluppato nellambito delle azioni IST - Information Society Technologies del V° Programma Quadro Europeo.

32 32 LE FASI Analisi e ricerca metodologica sui bisogni e le richieste delle PA attraverso questionari per individuazione e analisi dei processi e della relativa SWOT (elementi di Forza, Debolezza, Opportunità e Minaccia) Sviluppo e progettazione di uno strumento informatico innovativo (fase attualmente in corso). La sperimentazione della piattaforma sui casi pilota partirà dal marzo 2004

33 33 GLI OBIETTIVI Lo sviluppo di ambienti collaborativi di tipo G2G (government to government) per facilitare: la riorganizzazione lottimizzazione lautomazione di processi già esistenti di elevata complessità.

34 34 IL PRODOTTO: UN SOFTWARE INTEGRATO Aspetto caratterizzante è il paradigma open- source del software realizzato mediante ladozione e lintegrazione di tecnologie freeware o open-source già esistenti ICTE-PAN è pensato per essere aperto a qualunque estensione attraverso limplementazione o lintegrazione di funzionalità usando le interfacce standard basate su XML, ebXML e SOAP.

35 35 Organizzazione dati Accesso ai dati nel posto giusto e al momento giusto. ICTE-PAN costituirà lo strumento per la gestione di processi/dati non conosciuti a priori, supportando: –Database –Estensioni e modifiche di strutture dati –Ricerche dati

36 36 Diffusione best practices, idee e valori Definizione di flussi di lavoro e processi. Ambiente collaborativo. Gestione contenuti (Content management).

37 37 IL PRODOTTO: UN SOFTWARE INTEGRATO E un software disponibile gratuitamente con possibilità di installazione, studio e personalizzazione da parte di chiunque. Le persone interessate potranno anche aggiungere delle funzionalità contribuendo alla sua estensione ed al suo miglioramento.

38 38 Data di chiusura del progetto: Febbraio 2005 PROVINCIA DI GENOVA