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Dott.ssa Gabriella Culiersi - Amministrazione Centrale - Dipartimento Innovazione e Sviluppo - Ufficio Studi e Valutazione interna 1 Progetto Good Practice.

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Presentazione sul tema: "Dott.ssa Gabriella Culiersi - Amministrazione Centrale - Dipartimento Innovazione e Sviluppo - Ufficio Studi e Valutazione interna 1 Progetto Good Practice."— Transcript della presentazione:

1 dott.ssa Gabriella Culiersi - Amministrazione Centrale - Dipartimento Innovazione e Sviluppo - Ufficio Studi e Valutazione interna 1 Progetto Good Practice 2009 Riunione iniziale – 9 luglio 2009

2 2 Sommario I- La storia e gli obiettivi II - Il modello III - La rilevazione dei dati

3 3 I - La storia dei progetti Good Practice Come si migliora? Parola chiave: confronto – benchmarking Presupposti: volontà costruttiva di miglioramento disposizione allapertura ed allautocritica

4 4 I - Lapproccio di base Definire un modello condiviso di analisi dei servizi universitari e delle loro prestazioni Confrontare le prestazioni dei diversi Atenei coinvolti Approfondire le soluzioni più interessanti (best practices) Comprendere se e come trasferire queste soluzioni in altri Atenei

5 5 I - Gli obiettivi Il progetto Gp2009 è stato suddiviso in due parti: Benchmarking tradizionale – GP tradizionale Laboratori sperimentali GP tradizionale Misurare e confrontare le prestazione delle attività amministrative delle università Individuare le good practices Confrontare le prestazioni di diversi Atenei, in modo da identificare opportunità di miglioramento Laboratori sperimentali Analizzare e comparare le modalità di gestione ed organizzazione di aree o processi emersi come particolarmente rilevanti e degni di approfondimento Temi (2009): –Governance; –Biblioteche; –Edilizia. Obiettivi

6 6 I - I partecipanti

7 7 I- La storia e gli obiettivi II - Il modello II.1 - Il modello generale del GP II.2 – Il laboratorio biblioteche II.3 - Le prestazioni di efficienza ed il modello dei costi II.4 - Le prestazioni di efficacia III - La rilevazione dei dati

8 8 II.1 - Il modello generale del GP Individuare chi impiega meno risorse a parità di risultati (output) ottenuti Individuare chi ottiene i migliori risultati (outcome) confronti sui costi unitari (prestazioni di efficienza) Come confrontarsi? Come individuare i migliori da imitare? confronti su indicatori di qualità (prestazioni di efficacia)

9 Es. GP2007: Efficacia ed efficienza – il quadro generale 9

10 10 II.1 - Il modello generale del GP Il GP si basa su un modello condiviso di benchmarking applicato in 6 precedenti progetti Per definire un linguaggio comune su cui basare lanalisi la misura delle prestazioni si riconduce al concetto di macroattività: insieme delle attività svolte per ciascuna area di gestione (ad es. contabilità)

11 11 II.1 - Le aree analizzate Il modello di riferimento

12 12 II.1 - Il modello generale del GP

13 II.2 - Il laboratorio BIBLIOTECHE Contesto: Maggiori esigenze degli utenti Crescente incidenza dei costi Attitudine alla misurazione ed al confronto Obiettivo: Definire un modello di misura Confrontare le prestazioni Discutere le soluzioni più interessanti Il modello: Efficienza Efficacia oggettiva (indicatori) Customer satisfaction 13

14 II.3 - Le prestazioni di efficienza Per il sistema bibliotecario è difficile delineare i confini tra amministrazione centrale e periferia Il modello di analisi sarà basato sulle attività: analisi estensiva dei contributi di tutto il personale alle attività (SBA e Biblioteche decentrate); corrispondenza tra personale e unità organizzative. 14

15 15 II.3 - Le prestazioni di efficienza Le prestazioni vengono misurate a 2 livelli: Macroattività, ad esempio Servizi bibliotecari Costo complessivo (A, B, C,…) Costo/Output (Driver) generale (A, B, C,…) Attività (A1, A2,…, B1,..), ad esempio Gestione monografie Costo attività (A1,…, An, B1,…, Bn, C1,…, Cn) Costo/ Output (Driver) attività (A1,…, An, B1,…, Bn, C1,…, Cn) ATTIVITA' CONTENUTO SOTTO-ATTIVITA' (non è un'ulteriore suddivisione, ma l'insieme delle attività che pertengono all'area individuata, in modo che ci sia omogeneità nelle rilevazioni) 1 - Gestione monografieacquisizione monografia (si considerano acquisti, scambi, doni e depositi) ordine catalogazione collocazione (etichettatura, antitaccheggio, predisposizione fisica) inventario manutenzione monografie cartacee Per omogeneizzare le rilevazioni di tutti gli atenei per ogni attività è stato individuato un insieme di sotto-attività

16 16 II.3 - Le prestazioni di efficienza La misura scelta per lefficienza è il costo Il modello basato sulle attività permette di misurare: Costo totale dellattività Costo per unità di output (o driver) dellattività ATTIVITÀ Input output Costo Output (o driver)

17 II.3 - Le attività ed i driver 17 ATTIVITAIndicatore 1Gestione monografieN. inventari 2Gestione periodici cartaceiN. titoli attivi 3Gestione risorse elettronichePatrimonio on line disponibile 4Catalogazione tesiN. tesi catalogate 5Prestito utentiN. prestiti 6Reference strutturataN. ore di reference strutturata su appuntamento 7Inter Library Loan attivo e passivoN. ILL attivo e passivo 8Document Delivery attivo e passivoN. DD attivo e passivo 9Formazione utenteN. ore di formazione; N. utenti formati 10Gestione Web 11Gestione infrastruttura (postazioni)N. postazioni utente gestite 12Gestione help desk sistema di automazione 13Gestione amministrativaBudget gestito direttamente 14Gestione progetti di innovazione 15Presidio e gestione della sala

18 18 II.3 - Il modello dei costi Quali costi vengono rilevati? Costi personale Costi postazione Costi formazione Costi spazi Costi energia, gas, acqua, rifiuti Costi pulizia e vigilanza Le spese per il materiale bibliografico sono considerate un investimento (inserimento del valore e rinnovamento del patrimonio in efficacia oggettiva)

19 19 II.3 - Il modello dei costi: Personale Sono considerate le 3 categorie di personale indicate di seguito: Interni (personale dipendente, strutturato) Collaboratori esterni con uso di strutture interne (compresi i lavoratori interinali e gli studenti dei progetti 150 ore) Consulenti esterni senza uso di strutture interne/acquisto di servizi 38

20 20 Es. Input Personale tradizionale

21 21 II.3 - Il modello dei costi: Postazione Sono previste 3 voci di costo: Personal computer % di utilizzo Sarà valorizzata ad un costo standard predefinito Stampante % di utilizzo Sarà valorizzata ad un costo standard predefinito. Telefono Valore di costo effettivo della linea telefonica a disposizione della persona.

22 22 II.3 - Il modello dei costi: Formazione Ore di formazione che il singolo ha ricevuto nel corso dell'anno. È significativo con riferimento solo ai dipendenti Tale dato verrà utilizzato valorizzando il costo complessivo per la singola persona moltiplicando le ore per un costo standard per ora di formazione.

23 23 II.3 - Il modello dei costi: Spazi Ripartizione omogenea sulle persone afferenti alla struttura: Mq complessivi della struttura cui fa capo la risorsa umana N° persone che lavorano all'interno della struttura cui fa capo la risorsa umana. Utilizzo di un costo standard al metro quadro per tutti gli atenei

24 24 II.3 - Il modello dei costi: Energia, gas, acqua, rifiuti Rilevate a valori effettivi di Ateneo Le voci di bilancio da considerare: energia elettrica consumo gas consumo acqua e contributo per fognatura riscaldamento e conduzione impianti la raccolta e il trasporto dei rifiuti solidi urbani. Calcolo costo al Mq (costo totale/Mq ateneo) Imputazione alle risorse con uso di strutture interne attraverso Mq locazione

25 25 II.3 - Il modello dei costi: Pulizia e Vigilanza Rilevate a valori effettivi di Ateneo Le voci di bilancio da considerare: servizio di pulizia e sorveglianza vigilanza. Calcolo costo al Mq (costo totale/Mq ateneo) Imputazione alle risorse con uso di strutture interne attraverso Mq disponibili

26 26 II.3 - I report di efficienza La rilevazione consentirà innanzitutto di avere un report per ciascun ateneo con la situazione relativa a: Costi totali per attività Costi unitari per attività (per ciascun indicatore) Persone equivalenti per attività Successivamente i dati saranno analizzati dal gruppo di progetto e confrontati con gli altri atenei

27 Es. GP2007: Efficienza – Gestione degli approvvigionamenti 27

28 Es. GP2007: Efficienza – Servizi di supporto alla didattica 28 Nel confronto con il GP2005 (solo Amministrazione Centrale) si rileva una riduzione dei costi unitari pari a 11,61 Euro per studente (da 60,48 Euro nel GP2005 a 48,89 Euro nel GP2007; pari al -16,3%)

29 29 II.4 - Le prestazioni di efficacia Lanalisi delle prestazioni di efficacia sarà focalizzata sulla qualità oggettiva (indicatori) e sulla qualità percepita dai destinatari del servizio: Studenti Docenti e ricercatori Output volume (Efficienza) Output caratteristiche (Efficacia) Input Modalità Gestione

30 30 Es. Efficacia - qualità percepita – GP Questionario per la valutazione dei servizi di supporto alla didattica - studenti Il grafico 9 rappresenta il livello di soddisfazione complessiva rispetto al servizio segreterie studenti (domanda D13 del questionario). Il punteggio medio rilevato a Lecce risulta pari a 1,96 (1,83 nel GP2005) lievemente inferiore al punteggio medio registrato dagli Atenei GP2007 (2,09)

31 Es. Efficacia - qualità percepita – GP Questionario per la valutazione dei servizi di supporto alla didattica - studenti 31 In rosso sono indicati i parametri in corrispondenza dei quali si sono rilevati i punteggi più bassi – inferiori alla soddisfazione media complessiva (1,96): D5 - adeguatezza degli spazi di attesa (1,59 nel GP2007; non valutato nel GP2005); D3 - adeguatezza orari di apertura delle segreterie (1,66 nel GP2007; 1,97 nel GP2005); D10 - tempi di svolgimento pratiche (1,89 nel GP2007; 1,67 nel GP2005). In blu sono indicati, invece, i parametri in corrispondenza dei quali si sono rilevati i punteggi più elevati: D6 - correttezza delle informazioni (2,92 nel GP2007; 2,70 nel GP2005); D11 - coerenza delle informazioni nel tempo (2,51 nel GP2007)28.

32 32 Punti di forza Criticità eccessivo investimento bassa importanza Es. Efficacia - qualità percepita – GP Questionario per la valutazione dei servizi di supporto alla didattica - studenti Il livello di soddisfazione sui singoli fattori (segreteria) e limportanza rispetto alla soddisfazione generale Soddisfazione media Correlazione con la soddisfazione complessiva

33 II.3 – Es. Efficacia - qualità percepita – GP bassa importanza Criticità Punti di forza

34 34 I- La storia e gli obiettivi II - Il modello III - La rilevazione dei dati

35 35 III - Portale sul Progetto GP Statistiche - Rilevazioni - Rilevazione dati per il Progetto Good Practice dati per il Progetto Good Practice ione/gp2009/default.asp ione/gp2009/default.asp

36 36 III - Da dove iniziare? Aprire il file SBA_Efficienza_nome struttura Ogni file comprende 3 fogli di lavoro: INPUT_Personale INPUT_Attività INPUT_Indicatori

37 37 III - Come compilare le schede? Consultare il file Note per la compilazione Evitare di copiare i fogli in un altro file (vanno inseriti solo i dati relativi alle celle a sfondo verde)

38 38 III. Cosa va inserito nel foglio INPUT_Personale? Individuare le persone che nel 2008 hanno contribuito allattivitàpersone Aggiungere gli eventuali nominativi relativi a personale eventualmente non pre-inserito Tra i consulenti esterni con uso di strutture interne inserire anche i nominativi relativi ai lavoratori interinali ed agli studenti dei progetti 150 ore (attenzione: inserire limporto effettivamente percepito dai soggetti) Inserire i nominativi relativi ai consulenti esterni senza uso di strutture interne/acquisto di servizi Consultare il file Guida voci costi Inserire i dati richiesti legati alle persone relativi a: personal computer (anche portatili) e stampanti

39 Es. Input Personale biblioteche 39

40 40 III. Cosa va inserito nel foglio INPUT_Attività? Per ogni nominativo indicare la percentuale del tempo dedicata rispettivamente ad ogni attività svolta Per chiarire quali compiti/operazioni includere nellattività consultare il file Elenco ATTIVITA Altre Attività: categoria residuale che contiene tutte le attività progettuali (anche relative ad attività previste) e le altre attività inerenti i servizi bibliotecari, ma non specificamente previste Attività Extra: attività svolte dagli individui in attività non inerenti i servizi bibliotecari

41 Es. Input_Attività biblioteche 41

42 Es. INPUT_Indicatori_Output 42 Attenzione: gli ultimi due campi valore evidenziati in verde (n. 14 e n. 15) risultano protetti da password e non permettono di conseguenza l'inserimento del dato richiesto. Per ovviare al problema, per questi due dati, si può inserire il dato valore nella colonna di fianco, relativa all unit à di misura.

43 43 III. Efficacia - Qualità oggettiva – dati Consultare il file SBA_Efficacia_oggettiva Quanto richiesto nel foglio dati va indicato facendo riferimento alla singola biblioteca (successivamente i dati verranno aggregati a livello di Ateneo) I dati verranno utilizzati dal gruppo di ricerca per calcolare gli indicatori descritti nel foglio "indicatori". Pertanto occorre fornire solamente il dato (non calcolare l'indicatore)

44 Es. dati efficacia oggettiva 44 Attenzione: non compilare i dati relativi al n. totale di utenti potenziali

45 Es. Efficacia - qualità percepita – Questionario on-line per la valutazione dei servizi bibliotecari di Ateneo - docenti D1. Con quale frequenza usufruisce dei seguenti servizi offerti dal sistema bibliotecario di Ateneo? 1= raramente (4-5 volte lanno); 2= ogni tanto (1-2 volte al mese); 3= spesso (1-2 volte alla settimana); 4= molto spesso (1-2 volte al giorno) (è comunque possibile segnalare di non aver mai usufruito del servizio negli ultimi 2 anni) D2. Si ritiene complessivamente soddisfatto della qualità dei seguenti servizi offerti dal sistema bibliotecario di Ateneo? 1= Decisamente NO; 2= Più NO che si; 3= Più SI che no; 4= Decisamente SI (è comunque possibile segnalare di non aver mai usufruito del servizio negli ultimi 2 anni) 45

46 Efficacia - qualità percepita – Questionario per la valutazione dei servizi bibliotecari di Ateneo - studenti 46 A. Con quale frequenza usufruisci dei seguenti servizi offerti dal sistema bibliotecario di Ateneo? raramente (4-5 volte lanno); ogni tanto (1-2 volte al mese); spesso (1-2 volte alla settimana); molto spesso (1-2 volte al giorno) (è comunque possibile segnalare di non aver mai usufruito del servizio negli ultimi 2 anni) B. Sei complessivamente soddisfatto della qualità dei seguenti servizi offerti dal sistema bibliotecario di Ateneo? D1. Ritieni affidabile il personale delle biblioteche? D2. Ritieni cortese il personale delle biblioteche? D3. Ritieni adeguati gli orari di apertura della biblioteca che hai frequentato prevalentemente negli ultimi due anni? D4. Ritieni adeguati gli spazi della biblioteca che hai frequentato prevalentemente negli ultimi due anni? D5. Sei complessivamente soddisfatto della qualità dei servizi bibliotecari di Ateneo? Scala: Decisamente NO; Più NO che si; Più SI che no; Decisamente SI (è comunque possibile segnalare di non aver mai usufruito del servizio negli ultimi 2 anni)

47 Efficacia - qualità percepita – Questionario per la valutazione dei servizi bibliotecari di Ateneo - studenti Questionario da sottoporre direttamente agli studenti solo in 5 Biblioteche: - Biblioteca Interfacoltà - Biblioteca del Dipartimento di Studi Giuridici - Biblioteca del Dipartimento di Studi storici - Biblioteca del Dipartimento di Fisica - Biblioteca del Dipartimento di Matematica 47

48 48 Scadenze Per linvio dei file compilati: 7 agosto 2009 Per i questionari studenti (solo le 5 Biblioteche interessate): 16 ottobre 2009


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