PROCEDURE MECCANOGRAFICHE CON ELABORAZIONE SEQUENZIALE c. bonfanti - 2007

A complemento dell’excursus storico, si ritiene necessario un chiarimento sulle modalità d’impiego dell’elaborazione meccanografica dei dati (DP: Data Processing). Lo faremo in modo euristico prendendo in esame una ipotetica e molto semplice procedura tratta dall’enorme repertorio delle elaborazioni d’interesse aziendale che, giova ripeterlo, sono state il settore applicativo di gran lunga prevalente della meccanografia. E’ anche l’occasione per dare un senso ad alcuni termini di gergo meccanografico, molti dei quali sono stati poi trasfusi tali e quali nell’ambiente informatico. Per record (letteralmente “registrazione”), o meglio per record logico, s’intende una stringa di dati, allocati ciascuno in un campo (field) di posizioni (colonne) adiacenti sulla scheda, relativi a una determinata entità e disposti secondo una struttura predefinita (tracciato record). Un record logico può eventualmente estendersi su più di una scheda (scheda = record fisico) anche se la consuetudine di far coincidere, se possibile, la lunghezza del record logico con la capacità della scheda standard (80 colonne) ha indotto a considerare impropriamente “scheda” e “record” come sinonimi. L’entità a cui si riferisce il record, quando non sia univocamente implicita nel contesto elaborativo, è indicata da un campo identificatore, sovente espresso come codice numerico, detto anche chiave o semplicemente codice. Infine il file (quasi equivalente al più tardo termine data set) è una collezione di record omogenei tra loro, tranne il caso dei file temporanei che incontreremo più avanti; in italiano, flusso e archivio sono stati considerati sinonimi di file.

Procedure meccanografiche con elaborazione sequenziale: un esempio. L’esempio consiste in una procedura settimanale per la preparazione di fatture. Le informazioni necessarie sono registrate su schede relative alle entità “clienti”, “articoli” e “consegne effettuate nella settimana” (in breve: “consegne”). La figura che segue presenta i tracciati record dei tre file che intervengono nella procedura. Come chiarito appresso, le schede sono rappresentate in una forma schematizzata a scopo illustrativo.

Scheda “cliente” Scheda “articolo” Scheda “consegne” 10001 ROSSI - V. PO 7 - MI a b c Scheda “cliente” Campi della scheda: a = tipo scheda b = codice cliente c = descrizione cliente 2 0002 5 GRISSINI - CONF.20 a b c d Scheda “articolo” Campi della scheda: a = tipo scheda b = codice articolo c = prezzo unitario d = descrizione articolo 300090002 5 a b c d e f g Campi della scheda: a = tipo scheda b = codice cliente c = codice articolo d = prezzo unitario e = quantità consegnata f = importo da fatturare g = descrizione articolo Scheda “consegne”

Rappresentazione schematica della scheda, a scopo illustrativo 10001 ROSSI - V. PO 7 - MI Rappresentazione schematica della scheda, a scopo illustrativo 1 R O S I _ V . P 7 M t. s. cod. cli. descrizione cliente Aspetto reale della scheda

La stessa scheda, come “vista” dalle macchine meccanografiche La stessa scheda, come “vista” dalle macchine meccanografiche. Interessano solo le perforazioni; tutto il resto (tracciato-scheda prefincato, caratteri stampati in chiaro, …) è solo a beneficio dell’operatore umano.

Procedura “fatturazione”. Passo 1: il file “anagrafico clienti” viene ordinato in sequenza ascendente del “codice cliente”. Passi 2, 3: i file “anagrafico articoli” e “consegne”, ciascuno per conto suo, vengono ordinati in sequenza ascendente del “codice articolo”. Le figure che seguono illustrano il risultato di queste elaborazioni che vengono eseguite mediante la macchina ordinatrice (sorter).

File “anagrafico clienti” 10009 ROSSI - V. ADIGE 12/A - PA 10006 BIANCHINI - V. ARNO 71 - FI 10005 ROSSINI - V. OGLIO 34 - RM 10003 BIANCHI - P. TARO 6 - MI 10002 VERDI - V. RENO 9 - TS 10001 ROSSI - V. PO 7 - MI a b c Campi della scheda: a = tipo scheda (1) b = codice cliente (chiave di ordinamento del file) c = descrizione cliente

File “anagrafico articoli” 2 0006 2 VASO MARMELL. a b c d 2 0004 2 SCAT. CORN FL. 2 0003 8 6 CONF. BISCOTTI 2 0002 5 GRISSINI - CONF.20 Campi della scheda: a = tipo scheda (2) b = codice articolo (chiave di ordinamento del file) c = prezzo unitario d = descrizione articolo

File temporaneo “consegne” effettuate nella settimana 300090006 6 a b c d e f g 300030006 5 300060004 5 300090004 2 300060002 10 300010002 3 300090002 5 File temporaneo “consegne” effettuate nella settimana Campi della scheda: a = tipo scheda (3) b = codice cliente c = codice articolo (chiave di ordinamento del file) d = prezzo unitario (inizialmente vuoto) e = quantità consegnata f = importo da fatturare (inizialmente vuoto) g = descrizione articolo (inizialmente vuoto)

Procedura “fatturazione”. Passo 4: con una macchina apposita (inseritrice) le schede dei file “anagrafico articoli” e “consegne” vengono intercalate (fusione o merge di file) in modo che ad ogni scheda articolo (t.s.= 2) segua il gruppo di schede consegna (t.s.= 3) con uguale codice articolo. Si ottiene il file “di lavoro” che chiameremo FLA. La stessa macchina raggruppa a parte le schede articolo che non si abbinano a nessuna consegna. Passo 5: elaborando il file FLA con una macchina apposita, da ogni scheda articolo si prelevano il prezzo unitario e la descrizione articolo e li si riproduce, perforandoli nei corrispondenti campi di tutte le schede consegna (eventualmente nessuna) con uguale codice articolo che la seguono immediatamente. La figura che segue illustra il risultato di queste elaborazioni.

File di lavoro FLA 300090006 2 6 VASO MARMELL. a b c d e f g 300030006 2 5 VASO MARMELL. 2 0006 2 VASO MARMELL. 300060004 2 5 SCAT. CORN FL. a b c d e f g 300090004 2 2 SCAT. CORN FL. 2 0004 2 SCAT. CORN FL. 300060002 5 10 GRISSINI - CONF.20 a b c d e f g 300010002 5 3 GRISSINI - CONF.20 3 300090002 5 5 GRISSINI - CONF.20 2 0002 5 GRISSINI - CONF.20

Passo 6: con la macchina sorter si separano le schede articolo (t. s Passo 6: con la macchina sorter si separano le schede articolo (t.s.= 2) dalle schede consegna (t.s.= 3) contenute nel file FLA; l’ordinamento interno dei due gruppi rimane invariato. Le schede consegna sono adesso parzialmente completate nei campi inizialmente vuoti e costituiscono un nuovo file di lavoro che chiameremo FLB. Passo 7: il file FLB viene passato alla moltiplicatrice veloce che, per ciascuna scheda, calcola il prodotto “prezzo unitario” x “quantità consegnata” e lo perfora nel campo “importo” della medesima scheda. Le schede consegna del file FLB sono adesso complete in tutti i loro campi. La figura che segue illustra il risultato di queste elaborazioni.

File di lavoro FLB 300090006 2 6 12VASO MARMELL. a b c d e f g 300030006 2 5 10VASO MARMELL. 300080004 2 5 10SCAT. CORN FL. 300090004 2 2 4SCAT. CORN FL. 300080002 5 10 50GRISSINI - CONF.20 300010002 5 3 15GRISSINI - CONF.20 300090002 5 5 25GRISSINI - CONF.20

Passo 8: (analogo al Passo 4) con la macchina inseritrice, le schede dei file “anagrafico articoli” e FLB vengono intercalate in modo che ad ogni scheda cliente (t.s.= 1) segua il gruppo di schede consegna (t.s.= 3) con uguale codice cliente. Si ottiene il file di lavoro che chiameremo FLC. La stessa macchina raggruppa a parte le schede cliente che non si abbinano ad alcuna consegna. La figura che segue illustra il risultato di queste elaborazioni.

File di lavoro FLC 10010 POLI - P. LARIO 22 - TS 300090004 2 2 4SCAT. CORN FL. 300090006 2 6 12VASO MARMELL. a b c d e f g 10009 ROSSI - V. ADIGE 12/A - PA 300060004 2 5 10SCAT. CORN FL. 300030006 2 5 10VASO MARMELL. 10003 BIANCHI - P. TARO 6 - MI 10001 ROSSI - V. PO 7 - MI 300010002 5 3 15GRISSINI - CONF.20 10006 BIANCHINI - V. ARNO 71 - FI 300060002 5 10 50GRISSINI - CONF.20 300090002 5 5 25GRISSINI - CONF.20 File di lavoro FLC

Passo 9: il file TC contiene ora, nella corretta sequenza, tutti gli elementi che consentono alla tabulatrice di stampare le fatture: il codice e la descrizione del cliente e, per ogni articolo consegnato, la descrizione, la quantità e l’importo. La tabulatrice è “programmata”, mediante l’apposito pannello, per sommare gli importi pertinenti allo stesso cliente per calcolare il “totale fattura”. Il “programma” avverte anche di “chiudere” una fattura e di “aprire” la prossima allorché il codice cliente della scheda letta è diverso da quello della scheda precedente (“rottura” della sequenza), salvo gli accorgimenti a inizio/fine file. Sfruttando un altro registro della tabulatrice, a fine lavoro si ottiene anche il totale fatturato. Nell’esempio si sono omessi dettagli quali il calcolo dell’IVA e il numero e data della fattura. La figura che segue illustra il risultato di queste elaborazioni. N.B. A fine lavoro, i file anagrafici vengono ricomposti nella loro interezza.

Tabulazione delle fatture, su modulo continuo prefincato, con calcolo del totale. ° ° ° ° ° ° ° ° ° ° Spett. ROSSI - V. ADIGE 12/A - PA cod. 0009 Fattura per merci consegnate: cod. descrizione pr.unit. quant. importo 0006 VASO MARMELL. 2 6 12 0004 SCAT. CORN FL. 2 2 4 0002 GRISSINI - CONF.20 5 5 25 totale fattura 41 Spett. POLI - P. LARIO 22 - TS cod. 0010 totale fattura 15

La procedura che è stata ora descritta mette in evidenza i due concetti basilari della elaborazione sequenziale: - l’ordinamento secondo il contenuto di uno o più campi chiave (codici identificativi e tipo scheda, nel nostro esempio); - l’azione comandata dalla permanenza o dal cambiamento (rottura di sequenza) del valore di un campo chiave nel passaggio da una scheda alla successiva (p.e., al Passo 9, la stampa dell’intestazione e del totale fattura a “rottura” del codice cliente). Altro aspetto rilevante è la distinzione tra diverse categorie di file: - quelli anagrafici (detti anche “principali” o “master”) i quali, pur essendo essi stessi soggetti a procedure collaterali di aggiornamento (i clienti o i loro attributi possono infatti cambiare, così come il listino articoli), descrivono stabilmente le entità strutturali dell’attività aziendale; - quelli temporanei o di movimentazione (detti anche “slave”, secondari o semplicemente “movimenti”) che descrivono le attività realizzate in un determinato periodo di tempo; - quelli di lavoro che non aggiungono elementi informativi autonomi ma aggregano momentaneamente le informazioni in modo acconcio allo svolgimento della procedura (nel nostro esempio sono tali i file FLA, FLB, FLC). Risultano anche evidenti i vantaggi che si conseguono mediante l’uso appropriato delle macchine specializzate in specifiche funzioni. In particolare si può riflettere sul confronto tra il nostro esempio e una situazione in cui, in mancanza delle apparecchiature adatte, si fosse costretti a introdurre fin dall’inizio le informazioni inizialmente mancanti nelle “schede consegna” (sovraccarico del lavoro di perforazione; consultazione manuale del listino prezzi; moltiplicazioni da eseguire a mano o con calcolatrice da tavolo; possibilità di errore su informazioni ripetitive; …). Per di più, non è difficile immaginare gli innumerevoli ampliamenti a cui potrebbe dar luogo, con l’aggiunta di altre categorie di dati, una procedura così scarna quale quella descritta nell’esempio. S’intuisce la potenziale estensibilità del sistema verso altri processi elaborativi d’interesse aziendale come ad esempio l’analisi delle vendite (per zona geografica, per stagionalità, per tipologia di prodotti), l’analisi del rendimento del personale commerciale, il controllo e reintegro delle scorte di prodotti a magazzino, e via elencando.

Si deve quindi sottolineare come l’estensione funzionale delle procedure e l’uso plurimo delle svariate classi di informazioni hanno in effetti costituito, per la meccanografia, la chiave del successo presso gli utilizzatori e lo stimolo al progresso della tecnologia da parte dei produttori. In senso generale e storicamente più rilevante, si deve infine valutare l’enorme impatto che la tecnica meccanografica ha avuto sulla cultura e sulla prassi organizzativa delle aziende e degli enti che li hanno adottati: altri ausili all’epoca disponibili per il trattamento delle informazioni (schedari cartacei, calcolatrici da tavolo, macchine da scrivere) non avrebbero mai consentito comparabili livelli di razionalità e di efficienza. Tutto questo introduce uno degli elementi di riflessione sulle modalità della transizione dalla meccanografia all’elaborazione elettronica dei dati (EDP: Electonic Data Processing). L’elaboratore elettronico, da calcolatore scientifico quale ere nato, divenne infatti un vero strumento gestionale non appena si riuscì a collegarvi memorie di massa a nastro magnetico; essendo i nastri dei supporti intrinsecamente sequenziali (in cui cioè i record dei file registrati su nastro si elaborano uno dopo l’altro così come le schede di un file meccanografico) gli elaboratori dotati di unità di lettura/scrittura su nastro magnetico apparvero come il sostituto naturale e tecnologicamente avanzato dei sistemi meccanografici. E non è un caso che i programmi di sort/merge siano stati fin dall’inizio, e siano tuttora, tra i software applicativi di più largo e frequente impiego.