I.F.O. Illegal Flow Observation - Drug Prevention and Information project - L INEE GUIDA PER LA GESTIONE DEL PROGETTO I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/3671 1

2 DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO  Guide for Applicant: Action Grants  Grant Agreement  Annexes to Grant Agreement, in particolare: - Budget Approvato - Budget rimodulato  Management Guide for project and corrigendum to project

Periodo di validità del progetto 18 mesi Dal 24/09/2012 al 24/03/2014 I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/3671 3

Budget del progetto Direct costs: A.Staff costs B. Travel and subsistence costs C. Equipment costs D. Consumables E. Other costs. In questa voce sono inclusi i costi del Subcontracting F. Indirect Costs: Sono pari al 7% del totale dei costi diretti. I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/3671 4

Costi diretti I costi diretti sono identificati come costi specifici direttamente connessi alla realizzazione del progetto. Direct costs: A.Staff costs B. Travel and subsistence costs C. Equipment costs D. Consumables E. Other costs. In questa voce sono inclusi i costi del Subcontracting I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/3671 5

Costi indiretti Sono costi ammissibili che non possono essere identificati come specifici e direttamente connessi alla realizzazione del progetto. Tali costi non devono essere giustificati da documenti contabili (non sono rendicontati analiticamente) Sono pari al 7% del totale dei costi diretti. Esempi di costi indiretti: Attrezzature per l’amministrazione; Comunicazione; Affitto; Telefono; Fotocopie; Forniture di ufficio. I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/3671 6

Tipologia di costi: Costi Ammissibili Sono considerati ammissibili i costi che soddisfano i seguenti criteri generali: Direttamente connessi con l’oggetto della convenzione e presenti nel budget preventivo; Necessari per l’attuazione del progetto; Ragionevoli, giustificati e coerenti con il principio di sana gestione finanziaria; Generati durante la vita del progetto; Realmente sostenuti dal beneficiario e registrati nei libri contabili in conformità ai principi contabili e alla normativa fiscale; Identificabili e verificabili I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/3671 7

Tipologia di costi: Costi non Ammissibili Sono considerati non ammissibili i seguenti costi: Spese sostenute al di fuori del periodo contrattuale; Costi inerenti la preparazione della candidatura; Costi di apertura e gestione dei conti bancari; Reddito da capitale/costi del capitale investito; Crediti inesigibili; Perdite di cambio; Spese eccessivamente elevate ed ingiustificate I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/3671 8

A Staff Questi sono i costi del personale relativi a: 1.Personale dipendente a tempo determinato o indeterminato destinato al progetto; 2.Collaboratori assunti con contratto a progetto, collaborazione coordinata e continuativa. Nel contratto si deve indicare il progetto; 3.Lavoratori autonomi con partita IVA (free- lance). I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/3671 9

Calcolo Costo dei dipendenti Il costo giornaliero dei dipendenti è quello effettivo ed è calcolato considerando i seguenti elementi: 1.Retribuzione ordinaria annuale, esclusi gli elementi variabili della retribuzione (premi, bonus etc); 2.TFR; 3.Contributi previdenziali e assistenziali; 4.Numero dei giorni lavorativi previsti dal Contratto Per il calcolo si utilizza il file All. 1 (IFO_staff_cost). I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/

Conferimento incarico e rendicontazione 1 Personale interno 1- Ordine di Servizio (All.2 ORDINE DI SERVIZIO) 2 – Dichiarazione costo giornaliero Lordo (All. 1 IFO_staff_cost). 3 – Time Sheet (All 3 Timesheet STAFF COSTS) 4 – Relazione per attività svolta 6 – Busta Paga 7 – F24 7 – Pagamento con BB o Assegno bancario 2 Personale esterno: Trattasi dei COCOCO e dei professionisti. Se sono coinvolti dipendenti della PA è necessario far richiesta e avere l’autorizzazione dell’Ente 1 – Compilazione scheda informativa (All 4 Scheda informativa ) 2 – C.V. 3 – Lettera incarico Prof./Collaboratore ( All. 9 Pro forma collaborazione/All. 10 Pro forma opera ) 4 – Time Sheet (All 3 Timesheet STAFF COSTS) 5 – Relazione per attività svolta 6 – Fattura/Ricevuta con indicazione progetto e voce di budget 7 – Pagamento con BB o Assegno bancario I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/

B. Travel and substistance Sono solo i costi di viaggi e soggiorni: A.sostenuti dal personale come sopra specificato ; B.direttamente collegati alle attività del progetto e chiaramente identificabili. Per la rendicontazione utilizzare il prospetto All 5 TRAVEL-SUBSISTENCE I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/

Costi di Viaggio Includono i costi sostenuti dalla località di origine a quella di destinazione e viceversa: Es. spostamento Palermo - Bruxelles Hotel Volo Aereo e taxi da aeroporto hotel. Includono visti, assicurazione di viaggio e costi di cancellazione. Bisogna utilizzare il mezzo di trasporto più economico in caso contrario si dovrà fornire una giustificazione dettagliata. Per Taxi ed Auto noleggiate (categoria massima B o equivalente) si procede con: 1.il rimborso del costo effettivamente sostenuto laddove non sia eccessivo rispetto ad altri mezzi di trasporto; 2.relazione giustificativa sull’incidenza tempo, bagagli eccessivi etc I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/

Costi di soggiorno Comprendono i costi di vitto, alloggio e trasporto locale. E’ opportuno tenere conto dei massimali fissati dalla commissione per i rimborsi giornalieri come parametro di riferimento. Per la rendicontazione deve essere esibita la documentazione attestante la presenza e il pernottamento a prescindere dalla procedura amministrativa interna di rimborso adottata dall’organismo (rimborso forfettario sotto forma di diaria; rimborso delle spese effettivamente sostenute con ricevuta/busta paga e documentazione giustificativa) I costi di soggiorno comprendono: 1.Vitto 2.Alloggio 3.Trasporto locale: es. taxi utilizzato per lo spostamento dall’hotel alla sede dell’incontro o del meeting. I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/

Viaggi e soggiorno Tipologia Documenti necessari per rendicontazione Biglietteria aerea Biglietti e Carte di imbarco Utilizzo bus, treni, etc Nota spese con indicazione del progetto con allegati i Biglietti (All. 8) Taxi Nota spese con indicazione del progetto ed allegato ricevuta taxi (All. 8), Relazione incidenza tempo bagagli eccessivi etc Utilizzo auto privata Nota spese con indicazione del progetto (All.8), Mappa percorso con KM ( Auto noleggiata Fattura con indicazione progetto, Relazione incidenza tempo bagagli eccessivi etc Vitto Fatture/ricevute con indicazione progetto, nominativo, nr.coperti Albergo Fattura/ricevuta con indicazione progetto, nominativo I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/ TipologiaDocumenti necessari per rendicontazione da allegare al prospetto All 5 TRAVEL- SUBSISTENCE firmato Biglietteria aereaBiglietti e Carte di imbarco Utilizzo bus, treni, etcNota spese con indicazione del progetto con allegati i Biglietti (All 6 NOTA_SPESE ) TaxiNota spese con indicazione del progetto ed allegato ricevuta taxi (All 6 NOTA_SPESE), Relazione incidenza tempo bagagli eccessivi etc Auto noleggiataFattura con indicazione progetto, Relazione incidenza tempo bagagli eccessivi etc VittoFatture/ricevute con indicazione progetto, nominativo, nr.coperti AlbergoFattura/ricevuta con indicazione progetto, nominativo

C Equipment Sono ammissibili l’acquisto, il noleggio o il leasing di attrezzature (nuove o usate) compresi i costi di installazione, manutenzione e assicurazione. In caso di acquisto di apparecchiature: Imputare al progetto il solo tasso annuo di ammortamento e la percentuale di utilizzo reale. I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/

E Other Direct Costs A questa voce appartengono: I.Il Subcontracting II.Costi che derivano da attività specifiche e necessarie per traguardare gli obiettivi del progetto. I. Subcontracting Sono i costi derivanti da contratti stipulati per l’esecuzione di parte limitata delle attività di un’azione con altre società/organizzazioni. Il contratto deve includere tutti i costi anche le spese di viaggio e soggiorno. Non può essere subappaltata la gestione e l’amministrazione generale del progetto. I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/

I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/ Norme comunitarie per appalti Valore appaltoProcedure e documentazione Inferiore 500,00Sufficiente la fattura Da 500,00 a 5.000,00Una sola offerta Da 5.000,00 a ,00Tre offerte Da ,00 a ,00Cinque offerte Oltre ,00Si applicano le procedure per la gara di appalto.

E Other Direct Costs II. Costi che derivano da attività specifiche e necessarie per traguardare gli obiettivi del progetto I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/ Categorie di costo Elenco costi esemplificativoDocumentazione per rendicontazione Costi derivanti da requisiti imposti dalla convenzione inclusi i costi di qualsiasi servizio finanziario 1.Traduzioni 2.Riproduzioni 3.Garanzie fideiussorie 4.Valutazione specifica dell’azione 1.Contratto e fattura 2.Fattura 3.Fideiussione 4.Contratto e fattura Costi relativi alla realizzazione di azioni specifiche o di prodotti e risultati del progetto 1.Seminari se previsto come prodotto/risultato finale 2.Stesura atti del seminario 3.Produzione di un video se previsto come prodotto/risultato finale 4.Acquisto di materiali di consumo collegati ad un prodotto/risultato finale (risme di carta per la stampa di pubblicazioni) 5.Diffusione delle informazioni 1.Contratto e fattura 2.Contratto e fattura 3.Contratto fattura materiali 4.Fattura 5.Contratto fattura relazione Costi non coperti da altre categorie di costo previste nel budget 1.Una tantum per comunicati stampa e pubblicità 2.Acquisto di diritti di autore e di proprietà intellettuale 3.Acquisto materiali informativi quali: libri, studi, data base 4.Quote di partecipazione a conferenze 5.Costi di registrazioni a riunioni 6.Noleggio spazi espositivi 7.Costi di viaggio e soggiorno per i relatori di un convegno se questi vengono pagati con un gettone di presenza 1.Contratto e fattura 2.Ordine e fattura 3.Ordine e fattura 4.Ordine e fattura 5.Ordine e fattura 6.Ordine e fattura 7.Vedasi documentazione costi viaggi e soggiorno

Variazioni in itinere Non sono ammesse variazioni che: 1.modificano il costo complessivo del progetto; 2.modificano il rapporto tra fondi propri e contributo LDV; 3.violano il principio di parità di trattamento far partner; 4.impattano sugli obiettivi, i risultati attesi, il piano di lavoro I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/

Variazioni del budget Le variazioni di budget devono essere comunicate :  preliminarmente alla DG per spiegarne i cambiamenti e le ragioni;  entro e non oltre un mese prima della fine del progetto. Le variazioni che comportano spostamenti tra le voci di costo ammissibili inferiori al 10% della voce di costo di origine e di destinazione devono essere comunicate alla DG tramite e mail. Gli spostamenti tra le voci di costo ammissibili superiori al 10% della voce di costo di origine e di destinazione vengono notificate per lettera spiegando le ragioni ed il valore aggiunto dei cambiamenti insieme al Busget con evidenza di tutte le modifiche.. I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/

I.F.O. Illegal Flow Observation – JUST/2011/ISEC/DRUGS/AG/ Rimodulazioni BudgetProcedureStep procedurali 1.Spostamento tra voci di costo ammissibili inferiori al 10% della voce di costo di origine e di destinazione; Notifica per e mail 1.Comunicazione alla DG; 2.Comunicazione entro e non oltre il mese prima della fine del progetto. 1.Spostamento tra voci di costo ammissibili superiori al 10% della voce di costo di origine e di destinazione. Notifica con lettera 1.Comunicazione alla DG con rimodulazione del budget; 2.Comunicazione entro e non oltre il mese prima della fine del progetto.