Sondrio, 27 ottobre 2007 I vantaggi della digitalizzazione nella gestione documentale: analisi quantitativa S.EC.AM. Spa Andrea Mariani SECAM Spa Simone Prandin Politecnico di Milano – Polo regionale di Como

Sondrio, 27 ottobre 2007 La società S.EC.AM. (Società per l’Ecologia e l’Ambiente) è una società per azioni ad intero capitale pubblico (oltre 3 milioni di Euro) sorta nel 1995 per trasformazione del Consorzio Rifiuti Solidi Valtellina - Alto Lario per la gestione di servizi pubblici.

Sondrio, 27 ottobre 2007 Oltre 60 Comuni della Provincia di Sondrio ed oltre aziende private servite, per un totale di abitanti. L’azienda opera nei seguenti rami principali: trattamento, smaltimento e valorizzazione, anche energetica, dei rifiuti; produzione di energia da fonti rinnovabili che viene sviluppato attraverso impianti di produzione di energia da biogas ed il solare fotovoltaico. I servizi erogati

Sondrio, 27 ottobre 2007 L’area servita

Sondrio, 27 ottobre 2007 SERVIZI EFFICIENTI I servizi erogati: obiettivi COSTI CONTENUTI - 12% La società, al fine di perseguire il miglior risultato economico ed ambientale possibile per i cittadini ed il territorio, si è dotata di una struttura all’interno della quale operano oltre 80 addetti, suddivisi tra operai e personale tecnico, amministrativo, consulenti e collaboratori.

Sondrio, 27 ottobre 2007 I servizi erogati: risultati + 117% + 187% + 211% + 903% % A questi dati si associa un fatturato quasi raddoppiato (19 mil. di Euro) dal 2000

Sondrio, 27 ottobre 2007 La società, per rispondere alle problematiche amministrative e gestionali sorte in seguito alla forte crescita, ha puntato decisamente verso la digitalizzazione di tutti i processi aziendali: Tutti i camion sono stati dotati di GPS e di tessera elettronica Dal 1999 ha introdotto la filosofia “carta zero”, avviando un processo di digitalizzazione nella gestione di tutti i documenti in entrata ed in uscita (ordini, fatture, documenti di carico/scarico, ecc.) Nel 2000 ha iniziato ad utilizzare sistemi di remote banking (principalmente per bonifici, RiBa attive e passive) e dal 2006 è passata all’utilizzo in parallelo dell’internet banking Il processo di digitalizzazione

Sondrio, 27 ottobre 2007 Oltre trasporti annui gestiti, con benefici in termini di: riduzione ore lavoro necessarie riduzione percentuale di errore razionalizzazione dei percorsi dei servizi e delle risorse per carico e scarico materiali, con conseguente impatto sui costi aumento della qualità del servizio al cliente con possibilità di monitorare in tempo reale l’esecuzione del servizio Sviluppi futuri: dotare camion di dispositivi wireless e sistemi di interazione con autista che permettano di modificare tracciati anche in base al traffico GPS e tessera elettronica: benefici

Sondrio, 27 ottobre 2007 Elevato numero di documenti gestiti annualmente: Ordini Fatture Documenti carico/scarico Gestione digitale dei documenti: la situazione

Sondrio, 27 ottobre 2007 Gestione digitale dei documenti: la situazione

Sondrio, 27 ottobre 2007 Gestione digitale dei documenti: la situazione

Sondrio, 27 ottobre 2007 A fronte di un aumento del tempo totale dedicato alla fase di protocollazione dei documenti in entrata (in media da 2 a 3 minuti per documento, dovuti ad una fase di scannerizzazione di eventuali documenti cartacei), l’azienda ha potuto verificare benefici sia qualitativi che quantitativi: Risparmio in termini di spazio legato all’archiviazione di oltre documenti all’anno: ipotizzando l’archiviazione di 50 protocolli all’interno di un singolo faldone, ed un numero medio di 3,63 documenti a protocollo, il risparmio è di: fogli di carta l’anno 403 faldoni l’anno Oltre 4,56 m³ di spazio l’anno Reperibilità della documentazione interna Servizio al cliente: possibilità di far accedere i clienti direttamente alla documentazione tramite applicazioni Web (sistema Ardoc) Gestione digitale dei documenti: benefici

Sondrio, 27 ottobre 2007 Remote banking –viene utilizzato con 4 banche –6.600 movimenti bancari annui, di cui tra: BONIFICI RIBA PASSIVE RIBA ATTIVE Internet banking –200 movimenti annui (relativi all’F24) Remote e Internet banking: la situazione

Sondrio, 27 ottobre 2007 Remote e Internet banking: la situazione

Sondrio, 27 ottobre 2007 Remote e Internet banking: benefici Il sistema di remote banking (per bonifici e RIBA) e quello di Internet banking (per F24) offrono i seguenti benefici: Risparmio di tempo nelle operazioni (dai 15 minuti medi legati allo “spostamento verso la banca” ai 2 minuti attuali)  quasi 53 giorni equivalenti all’anno (87% del tempo per operazione) Risparmio in termini di costi per svolgere l’operazione online (costi sportello vs costi remote banking per bonifico): 93,2% risparmio dell’ 87% attraverso l’uso del canale telematico costi ridotti del 93,2% attraverso l’utilizzo del canale telematico

Sondrio, 27 ottobre 2007 Entrambi i sistemi permettono inoltre di usufruire dei seguenti benefici: Riduzione degli errori Monitoraggio e controllo costante delle informazioni (pagamenti in particolare) Possibilità di lavorare con un unico strumento su banche diverse Operabilità 24h/gg Remote e Internet banking: benefici

Sondrio, 27 ottobre 2007 Evoluzione da remote banking a internet banking –Secam ha iniziato ad utilizzare i servizi di remote banking nel 2000 per rispondere ad esigenze di ottimizzazione organizzativa e riduzione di costi enfatizzate dall’elevato numero di operazioni annuali –Il passaggio ai servizi di internet banking nel 2006 – spinto dalla gestione del modello F24 - è stato legato alla possibilità di un utilizzo: multi-banca come per il remote banking con interfaccia utente user-friendly ed un numero di servizi disponibili maggiore I benefici misurati su Secam sono rilevanti sia in termini assoluti, che in termini relativi: –Questi benefici possono essere replicati o anzi amplificati anche su imprese di piccole dimensioni, dove i volumi sono decisamente minori, ma le “inefficienze” organizzative – ed i potenziali benefici – sono maggiori Conclusioni