2° Modulo Gruppo di lavoro Gioco di squadra Barbara Pojaghi

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GIOCO DI SQUADRA GIAN PIERO QUAGLINO CLAUDIO CORTESE

Gioco di squadra La realtà dei gruppi di lavoro si esprime su due piani paralleli e interdipendenti Razionale-oggettivo (fare insieme) Irrazionale-simbolico (stare insieme) ↓ Valorizzare le relazioni per produrre risultati

Gioco di squadra Gruppo: germanico > cerchio o nodo Latino tardo (cruppa) > grosso cavo Illirico (klupro) > gomitolo Gaelico (crup) > stingere insieme, contrarre

Gruppo La natura circolare La condizione di intreccio così l’immagine del gruppo è quella di una rete, la cui qualità dipende dal tipo di legami

Gruppo L’essenza del gruppo è la pluralità Un gruppo funziona e non è una somma se esprime quell’uomo in più che appunto il gruppo rappresenta Il gruppo può compiere un processo di maturazione o no

Gioco di squadra Il modello ↓ 1. due piani di analisi Il campo da gioco Le forze in campo

Gioco di squadra campo da gioco: Obiettivo Metodo Risorse Coordinamento Le forze in campo: Comunicazione Collaborazione Motivazione Fiducia

L’OBIETTIVO

Risponde alla domanda: “Perché ci siamo riuniti?” E’ il risultato atteso dal gruppo, il traguardo da raggiungere, lo scopo che il gruppo si propone di ottenere: il suo principio (il suo fine) e la sua conclusione (la sua fine). E’ il presupposto per l’esistenza del gruppo di lavoro. Va chiarito nel primo incontro e ribadito nei successivi.

Caratteristiche dell’obiettivo CHIAREZZA: deve essere comprensibile a tutti i componenti allo stesso modo, altrimenti non avremo un obiettivo di gruppo ma tanti obiettivi individuali. Se l’obiettivo non è chiaro: 1.Ognuno per sé 2.Decidiamo noi cosa fare (obiettivo improvvisato) 3.Facciamo qualcosa in più così nessuno ci potrà rimproverare

CONDIVISIONE: puntare a raggiungere una condivisione sostenibile. Non è necessario che l’obiettivo sia completamente condiviso. Il gruppo non può prescindere dalla chiarezza, mentre la condivisione può subentrare in seguito.

IL COMPITO Risponde alla domanda: “Che cosa dobbiamo fare?” E’ l’attività che siamo chiamati a svolgere, il lavoro che ci consente di raggiungere l’obiettivo. Obiettivo ≠ Compito:  Se è chiaro solo l’obiettivo è difficile definire un percorso concreto  Se è chiaro solo il compito si perde di vista la finalità e si agirà alla cieca Senza obiettivo il gruppo non è istituito, senza compito è istituito ma non è attivo. Può essere definito:  Da chi decide l’obiettivo  Da tutto il gruppo

LA STRATEGIA Risponde alla domanda: “Dove ci dirigiamo?” E’ un orientamento, un indirizzo, una premessa utile per lo svolgimento del compito. Permette di:  Collocare l’obiettivo all’interno del “viaggio” dell’organizzazione  Semplificare l’esecuzione del compito, specie se complesso Come primo prodotto del gruppo ne esprime la creatività, se è troppo rigida la limita.

Nota Bene Chi istituisce e chi coordina il gruppo deve verificare che le ipotesi circa le attività da svolgere siano:  Comprese  Coerenti rispetto all’obiettivo  Compatibili rispetto alle risorse e ai vincoli L’elenco dei compiti che articolano il lavoro di gruppo diviene l’agenda di gruppo, stabilendo tempi e luoghi di ciascuna attività.

Che cosa fanno i gruppi? Passaggio d’informazioni Discussione Sviluppo e creazione d’idee Soluzione di problemi Presa di decisione Monitoraggio

Passaggio d’informazioni Significa creare rappresentazioni comuni rispetto ad un certo aspetto della realtà, far vedere le cose allo stesso modo, far afferrare, sviluppare un pensiero analogo, creare una base condivisa di informazioni. Le informazioni possono essere possedute:  Da un solo componente del gruppo  Da più componenti (in parti uguali o meno) Il gruppo consente che le informazioni siano non solo capite ma capite allo stesso modo.

Discussione E’ la finalità esplorativa del patrimonio di convinzioni presente all’interno del gruppo. Il gruppo consente di ascoltare il parere di tutti e confrontarsi:  Verifica la convergenza/divergenza tra le convinzioni espresse  Auspica la costruzione di una sintesi capace di essere territorio comune di tutte le convinzioni

Sviluppo e creazione di idee E’ l’attivazione di pensieri innovativi grazie al contatto e all’interferenza tra le idee consentendo così di produrre ciò che prima non esisteva o di arricchire e trasformare un’idea già esistente. Condizione di base è la libera circolazione del pensiero. Il gruppo consente l’associazione e la relazione tra idee.

Soluzione di problemi E’ l’individuazione ed il superamento/rimozione degli ostacoli per il raggiungimento del fine. Una volta individuata insieme la formula di risoluzione:  Il gruppo risolve direttamente il problema  I singoli utilizzano la formula nelle loro specifiche attività Il gruppo consente di far convergere le informazioni possedute dai singoli e di ottenere una validazione consensuale della soluzione proposta.

Presa di decisione E’ la scelta di un’alternativa all’interno di un ventaglio di possibilità. E’ importante che il ventaglio di possibilità sia chiaro. Il gruppo consente la moltiplicazione del potenziale di creatività e dei punti di vista.

Monitoraggio Significa seguire e controllare un processo verificandone l’andamento, le finalità previste e le modalità. Il gruppo consente di integrare molti punti di vista sul processo in questione sia in termini di verifica della situazione presente sia in termini di progettazione dei passi successivi, assumendo la responsabilità del presidio dell’intero processo.

Per governare Per governare le dimensioni di obiettivo, compito e strategiernaler e le Convocare i componenti del gruppo Dichiarare l’obiettivo della convocazione, precisarlo nella prima riunione, verificarne la comprensione, richiamare l’obiettivo all’inizio di ogni incontro Definire le ipotesi di compiti,verificarne la comprensione, stabilire un’agenda delle attività, richiamare in ogni incontro a che punto del percorso si è giunti, sancire la conclusione e l’avvio di ogni attività Definire le ipotesi di strategia, verificarne la comprensione

IL M E T O D O

Il METODO DEFINIZIONI E REQUISITI METODO vs OBIETTIVO LE DUE DIMENSIONI DEL METODO Prestazione Relazioni interpersonali

Come lavoriamo insieme? Definizione E’ il percorso che il gruppo stabilisce per eseguire l’attività che consente di raggiungere l’obiettivo, tramite la definizione di regole. Che problema c’è? per fissare le regole: pensare prima di agire Rischi dell’azione in assenza di metodo Abitudine: ripetizione Imposizione:perdita creatività Improvvisazione: mancanza di riflessione Stravolgimento obiettivo/compito

Siamo d’accordo? Requisito fondamentale: una piena, unanime ed esplicita condivisione del metodo alimenta la voglia di fare insieme Il metodo è un processo negoziale e contrattuale

Metodo vs Obiettivo “Figlio del gruppo” Nasce dal gruppo Senza gruppo non può esserci metodo È a servizio del gruppo È indispensabile l’ unanimità Possibilità di ridefinizione “Padre del gruppo” Fa nascere il gruppo Senza obiettivo non può esserci gruppo Qualsiasi obiettivo raggiunto sopravvive allo scioglimento del gruppo È indispensabile la chiarezza Immutabilità

Metodo: 2 dimensioni Prestazione Modalità tecniche di realizzazione delle attività Il metodo dà ordine alle azioni (sia in gruppo che individualmente) Cercare la miglior divisione del lavoro, in senso spaziale (sottocompiti) e temporale (scadenze intermedie) Rapporti interpersonali Modalità di interazione tra i componenti del gruppo Il metodo dà ordine alle relazioni (peculiarità del gruppo) Stimola la collaborazione e attiva la comunicazione tramite “Gli 8 Fondamentali” Vantaggi:chiarifica il percorso di lavoro e l’obiettivo ultimo,definisce i ruoli, incrementa motivazione ed impegno

I fondamentali del gioco di squadra 4 riconducibili alla comunicazione: Giro di tavolo Sintesi Interruzione Scrittura 4 riconducibili alla collaborazione: Libere associazioni Scambio di informazioni Punto della situazione Scelta tra alternative

COMUNICAZIONE 1. Giro di tavolo Esercizio di divergenza: tutti sono chiamati ad esprimersi su un determinato aspetto Ordine degli interventi: -Principio concordato dal gruppo -Senso orario/antiorario - auto-candidatura 2. Sintesi Esercizio di convergenza: propone di individuare punti in comune tra le convinzioni espresse dai singoli

3.Interruzione Sì : quando l’interruzione permette a chi sta parlando di essere più chiaro (interruzione “ad arte») No : quando è inopportuna o svantaggiosa, crea disturbo 4. La scrittura 3 significati di scrivere: -Quaderno (memoria personale) -Lavagna (sintesi affermazioni) -Cartoncino adesivo Valorizza la comunicazione del giro di tavolo e definisce una sintesi migliore COMUNICAZIONE

1. Libere associazioni Associazioni di pensieri non predefiniti,senza un ordine precostituito, atti a stimolare la comunicazione e la collaborazione. Si richiamano l’un l’altro attraverso vari tipi di relazioni. Regole principali: SINTETICITA’ DISPONIBILITA’ SOSPENSIONE DEL GIUDIZIO PRODUTTIVITA’ SISTEMATIZZAZIONE COLLABORAZIONE

COLLABORAZIONE 2. Scambio di informazioni Condivisione di tutte le informazioni che si trasformano da patrimonio individuale a patrimonio di gruppo 4 regole fondamentali: Individuare chi possiede informazioni rilevanti Riconoscerne la natura Inviarle al resto del gruppo con un certo anticipo Fissarle su carta Presentarle per esteso Lo scopo è massimizzare l’acquisizione delle informazioni ed attribuire loro un significato comune.

3. Punto della situazione Verifica lo stato del proprio operare insieme E’ orientata sul fronte interno (verso il gruppo di lavoro) e sul fronte esterno (verso il lavoro di gruppo) Accorgimenti: - confronto tra dati di partenza, stato attuale e obiettivo atteso - rappresentazione grafica del campo di forze - definizione degli interventi per maggiori efficacia e collaborazione COLLABORAZIONE

4. Scelta tra alternative 5 passaggi chiave: DEFINIZIONE “Quante alternative abbiamo?” ELIMINAZIONE “Quali alternative non ci convincono?” VALUTAZIONE “Che valore ha ciascuna proposta?” VOTAZIONE “Quali alternative scegliamo?” REVISIONE CONCLUSIVA “Siamo convinti della scelta fatta?” COLLABORAZIONE

CONCLUSIONI Per definire il metodo è necessario raccogliere tutte le proposte dei componenti e confrontarle sulla base di alcuni criteri fondamentali: ADEGUATEZZA AL COMPITO COERENZA RISORSE E VINCOLI CORRISPONDENZA ATTESE/ DESIDERI DEI COMPONENTI ESPLICITO CONSENSO DI TUTTI RISPETTO AL METODO Spetta al COORDINATORE sottolineare l’importanza del metodo,avanzando proposte o sollecitando gli altri componenti ad esprimerne di proprie. E’ lui che pone la domanda “COME LAVORIAMO?”

Le risorse 39

Mappa del tesoro Disegnare la mappa del tesoro contribuisce a far sì che ↓ Le risorse a disposizione siano state utilizzate I vincoli siano stati rispettati Sia stato avviato un negoziato con l’organizzazione

Risorse Risorse Vincoli Connotazione ambivalente (a volte per certi gruppi è meglio non sapere) Da risorse tecniche a risorse umane ( disponibilità di informazioni → fiducia, adeguatezza strumenti di lavoro → motivazione, confort degli spazi → clima …) Risorse Risultati

PRINCIPALI RISORSE A DISPOSIZIONE Persone e Informazioni (risorse di base) a cui aggiungiamo Setting, Tempo, Organizzazione

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“Lo sfondo”L’organizzazione Il gruppo negozia Tempi Luoghi Segreteria Strumenti Consulenze Budget

“Il contenitore” Il tempo Il gruppo controlla Scadenza Articolazione Orario Agenda Imprevisti

“Il contenitore” Il setting Il gruppo dispone Luogo Strumenti non tecnici Arredi

“Il contenuto” Le persone Composizione Equilibrio nel gruppo Competenze coerenza/complementarietà

“Il contenuto” Le informazioni Il gruppo Gestisce attivamente I. Possedute I. Utili I.Mancanti

La configurazione delle risorse e dei vincoli può modificarsi in itinere Monitoraggio continuo

Fig

Coordinamento

Coordinamento ≠ Coordinatore Se c’è, il gruppo funziona Anche se c’è, il gruppo potrebbe non funzionare 1. Fare ordine… insieme “ Il coordinamento è incessante, ininterrotto, perpetuo: sempre e ovunque presente nel lavoro di gruppo ”. Ma è ancor più importante in queste fasi: Avvio Passaggi cruciali Conclusione

1.1 Fare ordine… Il gruppo nasce con l’ obiettivo, ma diventa un organismo adulto solo quando c’è coordinamento. L’essenza del coordinamento è fare ordine ed è quindi affidato a chiunque sappia farlo in un dato momento Perché il coordinamento deve essere incessante, ininterrotto, perpetuo, sempre e ovunque presente nel lavoro di gruppo

1.1 Fare ordine… Coordinare significa principalmente: 1. Fissare l’obiettivo 2. Garantire il metodo 3. Padroneggiare risorse e vincoli Il coordinamento quindi cerca di evitare di «navigare a vista» 54

…insieme Ordine e disordine estremi di un continuum lungo il quale si colloca il lavoro di gruppo. Il coordinamento può contrastare la propensione all’entropia, al disordine Coordinamento   Entropia Disordine Ordine lavoro di gruppo 55

… insieme L’ordine che il coordinamento crea quindi non è solo nelle attività ma anche nelle relazioni. Per questo possiamo definire il coordinamento fare ordine insieme (storia n. 12) 56

Il coordinamento come… Calamita, che colloca gli elementi nella giusta direzione verso l’obiettivo (ordine) Giocatore di scacchi, consapevole che la forza di ogni pedina è anche legata alla sua posizione rispetto alle altre pedine (ordine) Regista, ricerca la sintonia tra i singoli valorizzando il ruolo di ognuno (con) Assistente di volo, costruisce e alimenta condizioni di benessere psicologico (con)  Ordine Con 57

Fig

Le azioni di coordinamento che alimentano motivazione e fiducia In riferimento a queste azioni, più coordinatori ci sono nel gruppo maggiore è il coordinamento… …il gruppo ideale è quello in cui tutti sono coordinatori

Significato A che serve? Perché stiamo facendo questo? Il coordinamento attribuisce significato, riferendosi all’obiettivo, quindi spiega, fa comprendere, convince, da risposte 60

Energia Nei momenti in cui il lavoro stagna, manca l’entusiasmo, l’attenzione cala il coordinamento sollecita l’energia presente negli individui. Riflettere insieme sull’energia che il gruppo è in grado di esprimere Mantere alto il ritmo delle attività Misurare costantemente il grado di avvicinamento alla meta finale, evidenziando i progressi Evidenziare i successi ottenuti 61

Vicinanza Verificare che tutti siano collegati, ovvero vicini, reciprocamente raggiungibili, in ascolto, pronti ad essere chiamati in causa da chiunque altro. Alimentare la vicinanza significa mantenere alta la disponibilità relazionale all’interno del gruppo (ad esempio evitare il giudizio) 62

Clima Cosa minaccia il clima e quindi cosa deve fronteggiare un buon coordinamento? 1. Conflitti interpersonali tra i componenti del gruppo 2. Il pessimismo generalizzato circa le probabilità di riuscita 3. L’utilizzo di un atteggiamento autoritario 63

Cura Dove non c’è differenza c’è solo indifferenza Curare nel senso di Occuparsi, considerare, interessarsi, mettersi nei panni di, ma in particolare riconoscere gli altri per la loro individualità al di là del ruolo, dei compiti, delle responsabilità La cura non deve spezzare la simmetria dei rapporti, quindi deve essere diffusa 64

Esempio È considerata la prima e più efficace modalità di coordinamento Fare per primi perché gli altri facciano come noi!! Vs Ordine e comando Invito ed appello Lusinga ed adulazione Ricatto e minaccia 65

Coesione Senso del noi  Nel versante interno (interdipendenza, consapevolezza della maggiore incisività delle azioni condivise, co-costruite vs quelle individuali)  Nel versante esterno (far fronte comune per negoziare con l’esterno condizioni migliori di lavoro) 66

In sintesi… Due livelli di coordinamento:  Il primo indirizzato all’ordine, attiva la comunicazione e stimola la collaborazione presidiando obiettivo/compito/strategia, il metodo e risorse/vincoli  Il secondo indirizzato al con, alimenta la motivazione e costruisce la fiducia tramite i 7 campi di azione: significato, energia, vicinanza, clima, cura, esempio e coesione 67

I rischi del coordinamento Dipendenza A utoritarismo Burocratizzazione Coordinamento monopolizzato da una sola persona Fare ordine = dare ordini Eccessiva regolamentazione