S istema Presenze INFN Michela Pischedda – INFN-CNAF Michela Pischedda Presentazione S.I. del 20/12/2012 1

Ringraziamenti Come prima cosa un ringraziamento a Guido Guizzunti che mi ha aiutato a predisporre questa presentazione al fine di potervi dare una idea completa dell’area presenze con i termini tecnici appropriati. In qualità di Responsabile di questa area di attività del S.I. vorrei ringraziare tutti i colleghi CNAF che hanno contribuito alla realizzazione di questo progetto e infine vorrei ringraziare Giorgio Maggi per averci creduto e per il costante appoggio nonché pazienza dimostrata. Michela Pischedda Presentazione S.I. del 20/12/2012 2

Lo staff sul Sistema Presenze Michela Pischedda (variabile da 30 a 60%) Coordinamento dell’attività Aspetti Funzionali Assistenza e gestione ticket Analisi delle migliorie Test Marco Canaparo (100%) Sviluppi delle migliorie Chiara Simoni (50%) Operation, gestione rilasci, inserimento nuove sedi, etc. Michela Pischedda Riunione SI

Sistema presenze INFN Attività del gruppo 1. Applicazione aggiornamenti normativi 2. Applicazione aggiornamenti migliorie richieste 3. Correzioni attuali implementazioni 4. Gestione manutenzione 5. Gestione infrastruttura 6. Organizzazione Formazione/Documentazione 7. Reportistica Michela Pischedda Presentazione S.I. del 20/12/2012 4

I componenti del sistema (1) I marcatempo: Sono stati installati ad oggi 72 terminali nelle varie sezioni dell'INFN L’attuale licenza copre fino a 94 terminali Gestione dell’assistenza hardware e software ad opera del CNAF VamWeb: è il server per la gestione, configurazione e controllo dei marcatempo L'architettura è centralizzata: c‘è un unico server per tutto l'INFN Una volta in rete, il marcatempo prende le configurazioni dal server VamWeb e invia le timbrature sempre al server VamWeb La comunicazione tra server e marcatempo è crittografata L'orario dei marcatempo è sincronizzato con quello del server VamWeb che a sua volta è sincronizzato col server NTP dell‘INFN Michela Pischedda Riunione SI

I componenti del sistema (2) Invio configurazione Invio timbrature Orario

I componenti del sistema (3) Repository SVN E’ stato installato al CNAF un server (repository) che raccoglie tutto il codice sorgente SVN è un sistema di gestione del codice che permette di tenere traccia dei cambiamenti nelle release del software Grazie al server SVN siamo in grado di monitorare tutte le modifiche effettuate sul software da SD e di effettuare noi stessi modifiche al codice sorgente Michela Pischedda Riunione SI

I componenti del sistema (4) Sistema di rilevazione presenze Cartellino Web: consente di gestire le informazioni di presenza/assenza, le ferie, gli straordinari, etc. Accessibile da web attraverso il portale php, utilizzando un qualsiasi browser Utilizzato da dipendenti, responsabili del personale, direttori di sezione/laboratorio Raggiungibile da ovunque, senza restrizioni Autenticazione tramite AAI Back-Office:è l'ambiente utilizzato per la gestione delle quadrature mensili e tutte le altre attività legate alle presenze Accessibile da web utilizzando un qualsiasi browser Utilizzato dall’ufficio del personale Login tramite username e password (è in programma di portarlo dietro AAI) Raggiungibile da ovunque, senza restrizioni E’ un’applet Java, necessita quindi di Java Runtime Environment sul PC (>=1.6.0) Michela Pischedda Riunione SI

I componenti del sistema (5) Sistemi di monitoraggio e allarmistica: Utilizzo di un server Nagios per la rilevazione istantanea di problemi hardware o software Invio automatico di ed SMS in caso di malfunzionamenti Utilizzo di Lambda Probe per analisi, monitoraggio e statistiche di utilizzo di Tomcat Analisi dei log tramite script custom Invio di alert sulla DashBoard del CNAF, utilizzata dal reperibile operation Backup: Ogni settimana copia dell’intera macchina virtuale di produzione Ogni giorno copia del database e dell’applicativo dei server di produzione, test e sviluppo I dati vengono copiati sia su disco che su cassetta Reportistica: Business Intelligence: permette la raccolta, analisi ed elaborazione dei dati, con conseguente generazione di grafici e report Report interni al Back-Office Al CNAF c’è il know-how per realizzare in autonomia la reportistica, manca al momento il personale (a Febbraio dovrebbe arrivare un assegnista) Michela Pischedda Riunione SI

Architettura hardware 10 Storage Area Network Produzione sysinfo-12 Test bug fix sysinfo-06 Sviluppo SD sysinfo-05 Test migliorie sysinfo-57 Cluster Backup su Nastro VamWeb sysinfo-13 VamWeb sysinfo-13 Backup su disco Sviluppo CNAF Sysinfo-56 E’ stato costituito un cluster di 10 server fisici per garantire l’alta affidabilità delle macchine virtuali che ospitano i servizi del sistema presenze

Gli ambienti del Sistema Presenze Vengono utilizzati 5 server virtuali: 1 server di produzione, 1 server di sviluppo SD, 1 server di sviluppo CNAF, 1 server di test per amministrativi, 1 server di test interno Ogni server esegue sia l’applicazione di Back-office che di Front-office (Cartellino web) Ogni settimana i dati vengono copiati da produzione sugli ambienti di test e sviluppo tramite script automatici di export/import per mantenere gli ambienti allienati e poter fare test più mirati Tramite apposite regole di firewall viene impedita la comunicazione tra gli ambienti di produzione, test e sviluppo (per evitare ad esempio che per qualche bug del software l’applicativo di test possa scrivere sul database di produzione) Michela Pischedda Riunione SI

Ciclo dei rilasci (1) Dopo i test preliminari effettuati da SD, i bug fix vengono verificati dagli amministrativi che hanno aperto i relativi ticket (su richiesta da me coordinata) Appena ricevuta conferma che i ticket sono stati correttamente risolti, comunico il via libera e il personale del CNAF effettua, previo di avviso, l’aggiornamento in produzione, generalmente nell’arco di 48 ore Nel caso di nuovi aggiornamenti provvedo a mandare alle varie segreterie il manualetto esplicativo di cosa viene inserito, In caso di risoluzione di bug importanti, gli aggiornamenti in produzione vengono effettuati anche dopo poche ore Le migliorie (CR) vengono rilasciate a cadenze mensili Gli sviluppi interni vengono testati su un server differente da quello utilizzato per i test dai responsabili del personale Logbook dei rilasci: teniamo un documento aggiornato con la data dei rilasci, quali ticket risolti, quali versioni dei pacchetti software installate, quali problemi riscontrati, quando sono stati effettuati i test, chi ha effettuato l’aggiornamento in produzione, etc. Michela Pischedda Riunione SI

Ciclo dei rilasci (2) Sviluppatori SD Sviluppo Michela gest-pers-all Test bug fix Test preliminari Staff CNAF Produzione Utenti Responsabili Personale Test migliorie 3-4 mesi Logbook Michela Pischedda Riunione SI

Consuntivo 2012 (1) Il sistema presenze è utilizzato da tutte e 26 le sedi INFN, per un totale di più di 2000 utenti front-office e circa 100 utenti backoffice Molti bachi sono stati corretti e molte migliorie introdotte, il sistema è ora più stabile, affidabile e ricco di funzionalità Sono iniziati i primi sviluppi di migliorie del Sistema presenze con personale interno (Marco Canaparo) Implementato sul sistema presenze un DB con l’anagrafica figli e lo storico dei congedi per una corretta assegnazione e decurtazione delle ferie relative, questa è una gestione pluriennale di questi giustificativi che a differenza degli altri devono mantenere la loro storia legata ad un dato bambino per 8 anni. Migliorata la documentazione tecnica, sia quella fornita da SD, sia quella realizzata internamente Il manuale utente back-office viene costantemente aggiornato per seguire le modifiche apportate al sistema C’è una maggior conoscenza del sistema che si traduce in maggiore indipendenza dai partner esterni e questo ci permette anche di valutare meglio le scelte proposte Michela Pischedda Riunione SI

Consuntivo 2012 (2) Migliorato il sistema di backup, che ora avviene sia su disco che su cassetta Migliorato il sistema di allarmistica con controlli più accurati e invio di alert tramite sms Migliorata la sicurezza, tramite l’analisi dei log, il settaggio delle regole di firewall, l’accesso ai server tramite chiavi pubbliche SSH Migliorata la reportistica tramite l’introduzione della business intelligence (da questo punto di vista si possono fare molti miglioramenti, il prodotto è appena nato). Su questo argomento vorrei poter avere maggiore interazione per la definizione dei report utili agli addetti ai lavori e per poter definire la reportistica a livello centrale da mettere a disposizione di chi dovrà utilizzarla, un esempio su tutti le percentuali di assenza/presenza dell’INFN. Avvio in test del sistema di ticketting basato su JIRA: il sistema presenze sarà uno dei primi servizi che passeranno al nuovo sistema Server PIWIK per le statistiche di accesso (al momento ancora in test)… E’ stato avviato il progetto di disaster recovery che permetterà di replicare nei primi mesi del 2013 tutti i dati del sistema presenze su un sito geograficamente remoto (LNF), come richiesto dalla normativa Michela Pischedda Riunione SI

Gli sviluppi interni (1) Entro la metà di gennaio 2013 : Modifica cartellino I-III Modifica calcolo ore lavorate in missione per gli I-III Docenza 160 ore Script per l’immissione automatica di un giustificativo in tutti i contratti di tutte le sedi Michela Pischedda Riunione SI

Gli sviluppi interni (2) Modifica cartellino I-III Eliminazione colonne Eliminazione tool-tip sull’orario di lavoro Azioni: non mostrare suggerimenti per inserire timbrature di ingresso- uscita Michela Pischedda Riunione SI

Sviluppi interni (3) Modifica calcolo ore lavorate in missione per gli I-III Michela Pischedda Riunione SI

Sviluppi interni (4) Docenza 160 ore: attivazione dei giustificativi 160 ore I-III in sede retribuite 160 ore I-III fuori sede retribuite 160 ore I-III in sede non retribuite 160 ore I-III fuori sede non retribuite Le ore di docenza in sede non contribuiscono alle ore lavorate Michela Pischedda Riunione SI

Gli sviluppi interni (5) Fine Gennaio 2013: Rendere automatica l’associazione allattamento con permesso compensativo Le ore di allattamento devono in ogni caso confluire nelle ore lavorate nella giornata pur mantenendo fermo il tetto massimo della media giornaliera 7:12 Nel caso di richiesta in una giornata "solo" di ore di allattamento (in assenza quindi di timbratura o attività fuori sede), rendere automatica l'associazione dell'allattamento con il permesso compensativo a copertura della media giornaliera di 7:12. Gestione Timbrature effettuate fuori sede da personale IV- VIII senza essere in missione Non contare le ore trascorse fuori sede come se lavorate, mantenere la timbratura e fare in modo che l’utente debba richiedere le ore in più a saldo personale e debba essere autorizzato in tal senso. Michela Pischedda Riunione SI

Gli sviluppi interni (6) Fine Febbraio 2013: Gestione delle squadre di emergenza Estendibilità del meccanismo della flessibilità di missione anche del personale tecnico (in attesa di specifiche per l’implementazione riunione del ) Centralizzazione associazione contratti PROPOSTA di integrazione del sistema per la gestione dei time- sheet: analisi e messa a punto dei time-sheet con modulo presenze e gestione progetti europei e non, a tale proposito abbiamo una proposta già definita a livello di analisi e una stima di circa 30gg di lavoro per tale sviluppo che sarà esclusivamente INFN (sviluppatore Marco Canaparo del CNAF), si è pensato ad un progetto “aperto” ad integrazioni future e si ritiene utile uno scambio con il Servizio Fondi Esterni. Michela Pischedda Riunione SI

Gli sviluppi interni (7) Ulteriori report che aspettano di avere forza interna per poterli fare (forse un nuovo assegno di ricerca): Report delle autocertificazioni mensili con soglia Report autocertificazioni con dettaglio per dipentente Michela Pischedda Riunione SI

Gli sviluppi esterni (SD) (1) Algoritmo I-III controllo 36 ore di media trimestrale in relazione alle ultime decisioni del Managment dell’ente (revisione del documento di analisi revisione E_2): il debito della media del trimestre precedente non recuperato si prende dal saldo ore del dip.te fino a raggiungere al massimo – 20 ore gg: 6 Inserire la funzione rifiuta nella gestione delle autorizzazioni richieste del direttore e dei responsabili gg: 3 Modifica report andamento annuale straordinari per struttura organizzativa inserimento del numero dei dip.ti che hanno diritto alla straordinario afferenti a quella organizzazione, con possibilità di scelta in servizio o non più in servizio gg: 6,5 Michela Pischedda Presentazione S.I. del 20/12/

Permessi retribuiti I-III livello da utilizzarsi a qualsiasi ora purchè non ci sia soluzione di continuità con una attività lavorativa anche se soltanto dichiarata, fino a concorrenza delle ore 7:12 di media giornaliera gg: 7 Modifica del report per le località di missione per esperimenti e località stabilite da delibera INFN, è stato richiesto di aggiungere nel report anche il fondo su cui si è effettuata la missione gg: 4,5 Adeguamento testata cartellino per I-III livello per poter mostrare le ore lavorate nel trimestre e quelle da lavorare (monte ore trimestrale) gg: 7 Michela Pischedda Presentazione S.I. del 20/12/ Gli sviluppi esterni (SD)(2)

Report congedi parentali, cong. Affidamento e congedo per malattia figlio per l’intera struttura con possibilità di filtrare per singole categorie (100%, 30%, 00%) o per tutte gg: 6 Report attività fuori sede con nota esplicativa dell’attività gg: 3 Totale 43 giorni lavorativi. Michela Pischedda Presentazione S.I. del 20/12/ Gli sviluppi esterni (SD)(3)

A breve dovrebbe essere consegnata la modifica al modulo missioni per il cambio date etc., si prevede un massiccio lavoro di verifica sull’ambiente cartellino presenze relativamente a tale messa in produzione. TRASFERIMENTO DATI DA SISTEMA PRESENZE AL RETRIBUTIVO, questo è uno dei tasti dolenti, quando si prevede sia resa possibile questa attività? Come possiamo avere le specifiche per poter programmare e sviluppare tale parte del sistema? Il software consegnato prevede questo punto e da sempre abbiamo un bel BOTTONE (INVIO) nel back-office che però è seguito dal nulla. Michela Pischedda Presentazione S.I. del 20/12/ Ulteriori attività