Gli aspetti finanziari e gli adempimenti contrattuali La gestione delle azioni di mobilità Leonardo da Vinci Seminario Progetti Approvati Annualità di Selezione 2010 Roma, 10 settembre 2010 Centro Congressi Cavour

2 Convenzione di sovvenzione Regola i rapporti tra l’Agenzia nazionale e l’organismo Beneficiario della sovvenzione comunitaria Leonardo da Vinci. Il Beneficiario ha la piena ed assoluta responsabilità della realizzazione del progetto e della gestione amministrativa e finanziaria del contributo comunitario.

Modifiche alla Convenzione Le variazioni non possono modificare la natura originaria dell’azione e non possono entrare in conflitto con quanto previsto nelle Priorità nazionali. Nessuna intesa verbale è vincolante in tal senso! Le variazioni non comunicate e non autorizzate possono generare tagli al contributo accordato. 3

Variazioni (autorizzazioni/presa d’atto)  Composizione del partenariato nazionale e transnazionale  Dati anagrafici del Beneficiario (indirizzo della sede legale, denominazione, …)  Numero complessivo dei partecipanti  Numero dei partecipanti per paese di destinazione  Estremi bancari  Durata progettuale 4

Variazioni (emendamenti)  Ragione sociale del Beneficiario  Rappresentante legale del Beneficiario 5

Ampliamento partenariato L’Agenzia nazionale autorizza/prende atto solo in presenza di: Lettera di intenti in originale del nuovo organismo “ Scheda partner organisation ” Il Beneficiario non deve accettare la cooperazione di enti che siano titolari di un’azione di Mobilità nella stessa tipologia di azione. 6

Variazione coordinate bancarie L’Agenzia nazionale autorizza/prende atto solo in presenza di: Fiche bancaria debitamente sottoscritta dalle parti (Beneficiario e Istituto di credito) 7

Variazione del rappresentante legale L’Agenzia nazionale procede ad emendare solo in presenza di: Nuova certificazione antimafia nel caso in cui la Convenzione sia stata stipulata dietro presentazione del suddetto certificato 8

Certificazione antimafia La certificazione antimafia, se dovuta ai termini di legge, è necessaria ai fini della stipula della Convenzione. In caso di variazioni nell’assetto societario il Beneficiario è tenuto a produrre una nuova certificazione. 9

Garanzia fideiussoria Gli enti privati sono tenuti a contrarre garanzia fideiussoria nei confronti dell’Isfol-Agenzia nazionale per un importo pari alla quota del prefinanziamento. La garanzia fideiussoria e la fattura/nota di addebito, correttamente predisposte sono prerogativa al pagamento delle quote di contributo (prefinanziamento e saldo). In caso di modifica della durata progettuale il Beneficiario è tenuto a fornire una appendice alla polizza che recepisca la variazione intervenuta. 10

Relazione finale e saldo Entro 60 giorni dalla chiusura delle attività progettuali il Beneficiario è tenuto a presentare la Relazione finale sulle attività svolte e sui costi sostenuti (le tabelle finanziarie sono generate da Rap4Leo). Unitamente alla Relazione finale occorre obbligatoriamente presentare: copia dei contratti stipulati con i partecipanti (incluso Training agreement e Work programme) copia della relazione degli organismi ospitanti materiali didattici (in formato cartaceo ed elettronico) relativi alle attività preparatorie i documenti utilizzati per certificare l’esperienza prova dell’effettiva durata della permanenza all’estero ogni altro documento giustificativo richiesto dall’Agenzia nazionale Non occorre trasmettere le relazioni finali sottoscritte dai partecipanti che debbono essere conservate presso la sede del Beneficiario. 11

Determinazione sovvenzione finale L’eleggibilità di una spesa viene valutata rispetto al contesto nel quale viene effettuata, alla sua natura e al suo importo. Tutte le spese sostenute/impegnate devono riferirsi ad attività svolte nel periodo corrispondente alla durata progettuale. Il contributo assegnato rappresenta il massimo accordabile. 12

Le spese eleggibili Per essere considerate ammissibili le spese devono soddisfare i seguenti criteri: riguardare attività che coinvolgono i paesi partecipanti al Programma essere sostenute da persone giuridiche essere collegate all’azione essere necessarie per la realizzazione delle attività progettuali essere ragionevoli e giustificate essere generate nel periodo corrispondente alla durata progettuale essere sostenute dall’organismo beneficiario essere chiaramente identificabili e verificabili 13

Le spese non eleggibili Non possono essere considerate ammissibili le seguenti spese: reddito da capitale, debiti ed oneri accantonamenti per perdite o eventuali passività interessi passivi crediti inesigibili perdite dovute a operazioni di cambio valuta l’IVA se non è possibile recuperarla costi dichiarati e già imputati nel bilancio di un’altra azione comunitaria (doppio finanziamento) spese eccessive ed impudenti acquisto di beni patrimoniali noleggio o leasing di attrezzature costi associati alla preparazione della candidatura costi di apertura e gestione di conti bancari costi sostenuti per l’acquisizione di qualsiasi documento da presentare unitamente alla candidatura costi associati alla mobilità di un partecipante che, nello stesso target group, ha usufruito per più di una volta del contributo comunitario Leonardo da Vinci 14

I costi dell’azione di Mobilità Il sostegno finanziario comunitario destinato alle azioni di Mobilità si suddivide in quattro voci di spesa: Gestione e monitoraggio Preparazione dei partecipanti Sussistenza Viaggio 15

Costi di gestione e monitoraggio La sovvenzione finale sarà determinata moltiplicando il numero degli effettivi partecipanti (esclusi gli accompagnatori) per la tariffa prevista dal Beneficiario e indicata nella relazione finale. La tariffa applicata dal Beneficiario non potrà in alcun caso superare i massimali previsti dall’Agenzia nazionale! Rientro anticipato nessun taglio al contributo Partenza annullata nessun taglio al contributo Riduzione tirocini contributo proporzionale al numero dei partecipanti selezionati 16

Costi di preparazione La sovvenzione finale sarà determinata moltiplicando il numero degli effettivi partecipanti alle attività preparatorie per la tariffa prevista dal Beneficiario e indicata nella relazione finale. La tariffa applicata dal Beneficiario non potrà in alcun caso superare i massimali previsti dall’Agenzia nazionale! Rientro anticipato nessun taglio al contributo Partenza annullata nessun taglio al contributo Riduzione tirocini contributo proporzionale al numero dei partecipanti selezionati 17

Costi di sussistenza La sovvenzione finale sarà determinata moltiplicando il numero degli effettivi partecipanti per la tariffa prevista dal Beneficiario e indicata nella relazione finale. La tariffa applicata dal Beneficiario non potrà in alcun caso superare i massimali previsti dall’Agenzia nazionale! Nel caso di diminuzione del numero dei partecipanti (in fase di selezione o al momento della partenza), la sovvenzione sarà ridotta in misura proporzionale allo scarto percentuale tra quanto previsto e quanto realizzato. Nel caso di interruzione/prolungamento del tirocinio la sovvenzione non potrà superare la tariffa massima prevista per il paese di destinazione e per la durata della permanenza all’estero, nel rispetto del contributo assegnato. I costi di sussistenza includono anche i costi di assicurazione. 18

Costi di viaggio La sovvenzione finale per i costi di viaggio, non inclusi in sussistenza, sarà determinata sulla base dei costi reali dichiarati dal Beneficiario. Il costo del viaggio sarà ammesso a finanziamento anche nel caso di interruzione/prolungamento del tirocinio. Nel caso di partenze programmate e annullate, l’Agenzia nazionale si riserva di ammettere a finanziamento i costi sostenuti solo se risulterà impossibile per il Beneficiario il loro recupero. 19

Sovvenzione per partecipanti con bisogni specifici La sovvenzione finale sarà determinata sulla base dei costi reali dichiarati dal Beneficiario. L’entità della sovvenzione può superare i massimali previsti per la sussistenza nel rispetto del contributo complessivo accordato al progetto. 20

Compensazioni finanziarie Qualora, nel corso delle attività, si rendesse necessario effettuare compensazioni finanziarie tra le vari voci di spesa, il Beneficiario potrà procedere anche in assenza di autorizzazione da parte dell’Agenzia nazionale. Le compensazioni possono interessare tutte le voci di spesa nel rispetto del contributo accordato e avendo cura di non superare la tariffa massima prevista per ciascuna di esse. 21

Giustificativi di spesa Il Beneficiario deve conservare agli atti, per tutta la durata della Convenzione e per il quinquennio successivo alla data di pagamento del saldo, tutti i documenti giustificativi a supporto di ogni spesa e di ogni uscita di cassa direttamente collegate alla realizzazione dell’azione promossa. I documenti giustificativi possono essere oggetto di verifica da parte dell’Agenzia nazionale, della Commissione Europea, dell’OLAF e di ogni altro organo da questi incaricato. 22

Controlli primari L’Agenzia nazionale si riserva il diritto di procedere ad una serie di controlli amministrativi-finanziari che si suddividono in: Analisi dei rapporti finali Analisi documentale del materiale di supporto alla relazione finale Verifiche sul posto 23

Analisi dei rapporti finali Consiste: nell’accertamento dei requisiti formali richiesti per l’accettazione dei rapporti stessi nella valutazione dei risultati ottenuti e delle spese dichiarate al fine di determinare l’importo del contributo comunitario complessivo eleggibile. Il controllo è eseguito sul 100% dei progetti. 24

Analisi documentale Consiste nella verifica della documentazione e dei giustificativi di spesa presentati dal Beneficiario, su esplicita richiesta dell’Agenzia nazionale, a supporto della rendicontazione finale con l’obiettivo di accertare: la veridicità e ammissibilità delle spese sostenute la legalità e la regolarità delle operazioni effettuate Il controllo si effettua su un campione di progetti. 25

Verifiche finanziarie sul posto Consistono nella verifica e nel controllo dei documenti finanziari e amministrativi relativi alle attività progettuali realizzate; si svolgono presso la sede del Beneficiario, durante la realizzazione dell’azione, ed hanno le seguenti finalità: verificare il rispetto delle regole amministrative e finanziarie stabilite nell’ambito del Programma; accertare la corretta imputazione delle spese sostenute alle voci di costo; verificare che la documentazione finanziaria attestante le spese effettuate nell’ambito del progetto abbia riscontro nella contabilità di base dell’ente beneficiario; verificare la correttezza e conformità dei documenti giustificativi e la coerenza degli stessi con la contabilità generale del Beneficiario; verificare la coerenza delle spese sostenute con le attività realizzate; accertare che i fondi comunitari siano stati spesi conformemente alle disposizioni della Convenzione e dei suoi allegati, nonché alle disposizioni amministrative e finanziarie; individuare, qualora si fossero riscontrati problemi di gestione, le eventuali soluzioni e fornire suggerimenti per migliorare le procedure interne esistenti, al fine di utilizzare nel miglior modo possibile i fondi comunitari. Il controllo si effettua su un campione di progetti. 26

Scelta del campione La selezione dei progetti da sottoporre ad analisi documentale o a verifica sul posto si basa su due diverse modalità: Selezione su base casuale Selezione di progetti critici Nella selezione si avrà cura di operare una diversificazione rispetto a : tipologia/dimensioni dell’organismo beneficiario durata contrattuale del progetto area geografica di provenienza del Beneficiario importo della sovvenzione assegnata 27

GRAZIE PER L’ATTENZIONE !