Il Gruppo di Lavoro Introduzione per le Organizzazioni Educative Andrea De Dominicis Scuola IaD, Università di Roma Tor Vergata, Giugno 2013

Dall’ empowerment organizzativo alla consapevolezza  L’organizzazione comunica all’interno ed all’esterno (è un sistema relativamente aperto) ed in questo modo costruisce continuamente la sua identità  Le strutture, gli organigrammi, i processi di lavoro, sono continuamente riempiti di significato grazie alla comunicazione  Le competenze comunicative (personali ed organizzative) sono, quindi, fondamentali!  Diventare sempre più consapevoli (saper osservare, riconoscere e tollerare) dei contenuti (ciò che si fa e si comunica) e dei processi (come si fa e si comunica) è di grande importanza per il funzionamento (e per lo sviluppo) di qualsiasi organizzazione (si tratta della riflessività di cui si è parlato)

I problemi delle Organizzazioni  Efficacia: non riuscire a fare le cose giuste !  Efficienza: farle con troppo dispendio di energie e risorse  Malessere: vissuti negativi e frustranti …  Sopravvivenza: a volte le organizzazioni scompaiono !  ….

Questi diversi problemi  Non hanno (quasi mai) una singola causa (specifica)  Piuttosto sono il frutto di complesse interazioni tra fattori diversi (progettazione organizzativa, organizzazione del lavoro, competenze gestionali, fattori ambientali, ecc.)  Di volta in volta noi cerchiamo di sbrogliare la matassa isolando uno o più aspetti, per cercare di comprenderli e (se possibile) modificarli  Uno dei microcosmi più interessanti (e spesso tra i più frustranti) è quello dei Gruppi di Lavoro

Perché?  Le organizzazioni utilizzano in maniera sempre più massiccia il setting di gruppo per svolgere differenti compiti  L’uso di questo strumento di lavoro è appropriato alla complessità di molti dei compiti da svolgere  Un numero sempre maggiore di decisioni (e attività) richiedono la presenza di differenti professionalità e componenti organizzative

I gruppi: una classificazione provvisoria  Aggregati (Quartieri, vicinato, spesso, gli ambienti di lavoro, i viaggiatori di uno scompartimento di un treno, ecc.)  Gruppi sociali (Il gruppo di amici, la famiglia, i colleghi del Centro Sportivo, ecc.)  Gruppi di terapia (Dove il principale interesse è nell’attenzione del terapista)  Gruppi di sensibilizzazione (L’Human Resource Training, i T-Groups)  Gruppi di lavoro (I team, strumenti organizzativi che nascono per la realizzazione di compiti specifici)

Una metafora sulle transizioni

Questi processi di continuo adattamento ci richiedono di abbandonare ciò che è stato appropriato per una situazione e scoprire strumenti nuovi!

E' per questo che quando entriamo in un gruppo... E' come se dovessimo fare esperienza di qualcosa che è già successo anche se si tratta di una situazione nuova!!!!

Questo sistema di tensioni è ciò che definiamo … DINAMICHE DI GRUPPO

Per dinamiche di gruppo s’intende il sistema di tensioni che si sviluppa quando un certo numero di individui si incontra per un determinato tempo con un determinato obiettivo

Le dinamiche di gruppo sono il fattore che determina il funzionamento del cosiddetto GRUPPO DI BASE

Il compito e le relazioni  Gruppo di lavoro e gruppo di base sono livelli di vita del gruppo che debbono essere integrati  Non si possono escludere i processi socioaffettivi, sterilizzare il gruppo!  Nei gruppi si presentano naturalmente interazioni dedicate a presidiare ora l’uno ora l’altro livello

AREA DEL COMPITO AREA DELLE RELAZIONI

Il gruppo di lavoro  La qualità fondante il gruppo di lavoro è, l’interdipendenza e questa si costituisce come dinamica fondamentale  La team based organization e i team autonomi sono le pratiche organizzative attualmente più in voga nelle economie occidentali avanzate  L’uso dei gruppi di lavoro come strumento organizzativo richiede consapevolezza culturale e volontà politica

Cos’è la consapevolezza culturale?  I gruppi di lavoro, alla stregua di altri strumenti, richiedono competenza nell’uso  Trattandosi di una tecnologia fondata sulle persone, è fondamentale che esistano condizioni di sufficiente maturità ( mature enough people )  Il gruppo non sostituisce il lavoro individuale, semmai lo integra e lo completa, a seconda del compito da svolgere

Cos’è la volontà politica?  I gruppi di lavoro per esprimere al meglio le loro potenzialità richiedono alcune premesse del contesto organizzativo quali…  Chiara assegnazione del compito, della responsabilità, dell’autorità; risorse appropriate e riconoscimento del risultato!

Fattori che caratterizzano il gruppo di lavoro  gli obiettivi,  il metodo,  i ruoli,  la leadership,  la comunicazione,  il clima,  il percorso di sviluppo

Gli obiettivi  compresi ed ampiamente condivisi, fatti propri dai membri del gruppo  definiti in termini di risultati (descrizioni accurate dei prodotti da ottenere), costruiti su fatti e dati osservabili, finalizzati esplicitamente (eliminare incongruenze e ambiguità), chiariti e articolati in compiti (tradurre in azioni le mete), perseguibili (un principio di realtà che mette in relazione obiettivi e risorse), valutabili

Il metodo  in termini tecnologici esso rappresenta le regole formali secondo cui procedono le attività mentre in termini processuali esso indica il percorso da seguire  A scopo illustrativo si possono delineare cinque aspetti fondamentali del metodo di lavoro: analisi delle risorse e dei vincoli, discussione, decisione, gestione del tempo, problem solving

Le patologie della decisione di gruppo  Conformismo (può influire sui comportamenti e/o sulle credenze)  Groupthink  Polarizzazione  Diffusione delle responsabilit à

Il conformismo Uniformità eccessiva di comportamento all’interno del gruppo (con riferimento alle norme: assenza totale di “devianza”) Può riguardare solo i comportamenti oppure anche le credenze ( beliefs ) Cause: 1. sensibilità ai premi e alle punizioni 2. eccessiva fiducia nei processi di valutazione dei membri del gruppo

Le patologia della decisione di gruppo Il groupthink Tendenza in un gruppo coesivo all’unanimità e alla non considerazione realistica dei corsi di azione alternativi Tendenza in un gruppo coesivo all’unanimità e alla non considerazione realistica dei corsi di azione alternativi (Irving Janis) (Irving Janis)

Il groupthink: caratteristiche  Eccessivo ottimismo ed illusione di invulnerabilit à ( overconfidence ), rischi eccessivi  Sottovalutazione sistematica di segnali negativi (razionalizzazione collettiva)  Convincimento sulla moralit à del gruppo  Visione stereotipata degli esterni al gruppo  Pressioni sui membri dissenzienti e/o dubbiosi  Auto-censura (causata dal conformismo)  Sovrastima del grado di consenso (silenzio = assenso)  Presenza di filtri alle informazioni ( “ tutori delle opinioni collettive ” )

Il groupthink: conseguenze  Limitazione delle alternative considerate  Mancato riesame dell ’ opzione preferita e delle opzioni inizialmente scartate alla luce di nuove informazioni  Mancato ricorso ad esperti ( overconfidence )  Tendenza al confirmation bias (ricerca di evidenza a supporto di un ’ ipotesi o di un ’ alternativa e mancata ricerca di evidenza che falsifichi l ’ ipotesi)  Mancata predisposizione di piani per fare fronte a contingenze sfavorevoli

La diffusione della responsabilità  I membri si sentono poco responsabilizzati individualmente  Tendenza del gruppo ad assumere decisioni molto rischiose od “ estreme ” ( polarizzazione )  Tendenza a non agire in situazioni di emergenza  Tendenza individuale al free-riding (sforzo limitato perché non osservabile, o mancata azione da parte del singolo nella convinzione che altri lo faranno)

Per una migliore efficacia della decisione di gruppo  chiarezza degli obiettivi e coinvolgimento del gruppo nella loro definizione (vantaggi cognitivi e motivazionali)  considerazione di un numero elevato di alternative (sotto-gruppi, brainstorming, indagine dialettica, avvocato del diavolo)  conflitto sui fatti (cognitivo) e non sulle persone (emotivo)  Tecnica del gruppo nominale (discussione aperta e voto segreto)

Il sistema dei ruoli  Ruolo: l’insieme di comportamenti che ci si attende da chi occupa una determinata posizione  Ruoli formali e informali che rappresentano i sistemi di aspettative

I ruoli: caratteristiche  Svolgono un ruolo analogo alle norme nel fornire degli standard di comportamento e nel coordinare le azioni e le aspettative reciproche.  Si differenziano dalle norme per il fatto di essere idiosincratici (a.e. diversi da persona a persona)

IL SISTEMA DI RUOLI Il ruolo si situa in una rete di reciprocità, quindi non implica solo aspettative sul comportamento di una persona in una determinata posizione sociale nei confronti degli altri, ma anche come su come gli altri devono agire nei confronti della stessa persona. Le aspettative di ruolo hanno le radici nella cultura, cioè nei valori, ideologie e rappresentazioni condivise Esperimento di Zimbardo sulla Stanford Prison, 1972 Simulazione della relazione fra guardie e carcerati Partecipanti: volontari pagati per uno studio psicologico “sulla vita di prigione”; buon equilibrio psicologico. Procedura: le “guardie” vengono informate sui limiti etici e pratici della simulazione; il primo giorno dello studio viene simulato l’arresto dei “carcerati”. Quindi viene simulata la vita di prigione in un seminterrato.

Risultati: - dopo 2 giorni i “prigionieri”si ribellarono contro le “guardie”, che misero in atto prepotenze e vessazioni per ridurli all’obbedienza - 4 prigionieri dovettero uscire presto per gravi disturbi emozionali e psicosomatici - le “guardie” mostrarono un aumento dell’aggressività e della violenza; un terzo andò al di là di quanto richiesto dalle istruzioni dell’esperimento - dopo la ribellione i “prigionieri” presero una posizione di passività e rinuncia dando segni di destrutturazione personale e di gruppo, che furono interpretati come segni di perdita d’identità.  I comportamenti osservati non erano espressione di caratteristiche di personalità, bensì modelli di risposta specifici di ruoli e istituzioni sociali  I comportamenti di ruolo sono legittimati dalle istituzioni (sistema carcerario e università), che generano aspettative condivise

Ruoli formali - Stili di ruolo : rientrano negli aspetti soggettivi di interpretazione del ruolo da parte di chi lo esercita e si collega a caratteristiche personali, valori e modelli. - hanno aspetti definiti e obbligati Ruoli informali - Non sono soggetti ad un copione stabilito formalmente - I ruoli più comuni sono quelli di leader, nuovo arrivato e capro espiatorio a cui si aggiunge quello di Clown - I ruoli possono differenziarsi per essere centrati sul compito o sulla componente socio-emozionale (Bales)

La leadership  Funzione di equilibrio tra membership e groupship e bilanciamento tra aspetti di struttura e di processo in un gruppo  Cosa fa un leader? Progetta, Educa, Assiste  Ottimizzare la differenza tra leadership istituzionale e funzionale

Sistema di comunicazione  la comunicazione è fattore critico e condizione perché tutto il resto possa esistere  una comunicazione efficace dovrà quindi essere chiaramente finalizzata (coerente con gli obiettivi), pragmatica ( quando privilegia lo scambio informativo su fatti e dati), trasparente (completa e coraggiosa), situazionale (che riconosca cioè l’appropriatezza dei linguaggi e le richieste della situazione)

Gli assiomi  Non si può non comunicare; anche il silenzio, ad esempio, è comunicazione.  Ogni comunicazione ha un aspetto di contenuto ed uno di relazione; il secondo definisce il primo: come succede con le differenze che può imprimere il tono di voce, ad esempio, la stessa parola può essere definita diversamente da modi di relazione diversi.  La natura di una relazione dipende dalla punteggiatura delle sequenze di comunicazione tra i comunicanti; ogni azione comunicativa influenza ed è influenzata dal comportamento verbale e non verbale dell’interlocutore.  Gli esseri umani comunicano sia con il modulo verbale (numerico) che con quello non verbale (analogico); il linguaggio riguarda in genere l’aspetto di contenuto. Le modalità non verbali, invece, riguardano in genere l’aspetto di relazione.  Tutti gli scambi di comunicazione sono simmetrici o complementari; sono simmetrici tra persone che hanno ruoli analoghi. Complementari tra persone che non hanno lo stesso ruolo e/o lo stesso potere.

Le principali competenze comunicative  Capacità di riferire la realtà così com’è (comunicazione descrittiva)  Capacità di inserirsi in modo diretto e personalizzato nelle relazioni ( comunicazione rappresentativa )  Capacità di modulare l’interazione comunicativa ( comunicazione regolativa )  Capacità di ricevere adeguatamente il messaggio ( ascolto attivo )

Il clima  Il clima di un gruppo è l’insieme delle percezioni, dei vissuti e dei sentimenti dei membri  Alcuni aspetti del clima sono importanti per la costruzione dei gruppi di lavoro:  il sostegno e cioè il grado di fiducia nella possibilità di ottenere risorse per lo svolgimento di un compito,  il calore, ovvero la percezione della distanza che intercorre tra i membri e il grado di amichevolezza degli scambi,  il riconoscimento dei ruoli e delle competenze, che indica il grado di differenziazione che un gruppo possiede,  l’ apertura e il feedback, correlati ai processi di comunicazione e quindi al grado di sincerità e franchezza che vige nel gruppo

Il processo di sviluppo  la globalità del processo che porta un gruppo a costruirsi come gruppo di lavoro, a passare cioè dall’interazione all’integrazione in un regime di forte interdipendenza (interna ed esterna)  può essere declinato su due livelli: quello delle competenze dell’individuo e quello delle competenze del gruppo

Il Modello di Tuckman Basato su una rassegna di 50 studi sullo sviluppo di piccoli gruppi. Si evidenziano tendenze ricorrenti sia negli scambi socioemozionali sia in quelli relativi al compito. Individuazione di cinque stadi di sviluppo 1. Forming  comprende dipendenza e orientamento; comportamento esitante, ansioso e circospetto 2. Storming  fase dei conflitti; cominciano le ostilità perché i bisogni dei membri si scontrano fra loro 3. Norming  negoziazione delle regole e delle linee direttive del gruppo; si attenuano i conflitti, c’è coesione e scambio

Il Modello di Tuckman (segue) 4. Performing  fase del lavoro cooperativo per raggiungere gli obiettivi di gruppo; fase del role-taking e problem solving 5. Adjourning  sospensione; i membri ritirano il loro coinvolgimento sia socioemozionale sia centrato sul compito. Viene fronteggiata la fine del gruppo.

Brevi cenni al gruppo di lavoro in ambiente virtuale  Esiste una gruppalità in ambienti caratterizzati da CMC?  Pur mancando una definizione efficace del senso di appartenenza a gruppi virtuali, le dinamiche che caratterizzano il gruppo di base si manifestano anche nelle interazioni online  Studi effettuati principalmente su forums, chat e giochi interattivi  Sono state principalmente studiate alcune delle tematiche ricorrenti della psicologia sociale dei gruppi quali le strategie comunicative, l’aggressività, l’appartenenza, la collaborazione,  Strategie comunicative adattate ai mezzi  Fenomenologia della relazione che dimostra una sostanziale similitudine con le interazioni vis a vis

Alcune caratteristiche della gruppalità virtuale  Apparente attenuazione della tendenza al conformismo  La ricerca di una regolamentazione come espressione del bisogno psicologico di conformarsi  La polarizzazione verso gli estremi, caratteristica dei gruppi reali, aumenta in quelli virtuali  La tendenza a rinforzare l’opinione della maggioranza aumenta nei gruppi di lavoro online  L’opinione delle minoranza viene espressa più facilmente ma ha un minor impatto sulle decisioni  Maggior efficacia nel brainstorming individuale a causa del superamento del blocco della produttività nelle situazioni di gruppo reale

La fiducia nei gruppi virtuali  Correlazione tra clima di fiducia e produttività  Il clima, anche negli ambienti virtuali, si costruisce utilizzando codici comunicativi appropriati  Problematicità per quanto concerne la rintracciabilità delle comunicazioni

Alcune considerazioni in prospettiva  Lo stato attuale delle conoscenze non consente di valutare chiaramente i vantaggi in termini di produttività derivanti dalla de-localizzazione dei gruppi di lavoro  E’ certo che quelle componenti del lavoro di un gruppo che derivano da una produzione strettamente individuale possono trarne vantaggio  E’ auspicabile che, come per l’e-learning, anche lo sviluppo delle tecnologie groupware e collaborative, si accompagni allo studio del comportamento

In fondo, il valore del CyberSpazio è tutto nella mente dei viaggiatori! Jamie McKenzie