1 Milano, 8 marzo 2011 Good Practice 2011 Audit

2 Il Good Practice Audit Il secondo sotto-progetto si pone due obiettivi: 1.Valutare e confrontare le modalità di raccolta dati 2.Valutare l’utilizzo dei dati e confrontarsi con i decisori

3 1. Audit raccolta dati Obiettivo –Valutare e confrontare le modalità di raccolta dati del progetto GP performance Oggetto dell’audit –Il processo di raccolta dati efficienza –Il processo di raccolta dati efficacia Le fasi –Definizione processo ‘ideale’ - Framework –Analisi di dettaglio di attività e rischi –Verifica –Reporting  comunicazione dei risultati Interviste

4 Framework (1) Questa prima fase mira a definire il processo ‘ideale’ (framework) per la raccolta dati Il framework sarà definito attraverso: –Riferimento a standard di audit consolidati –Analisi processi di raccolta dati Good Practice Il framework permette di valutare: –Attività legate al processo di raccolta dati –Funzioni/soggetti responsabili di ciascuna attività –Rischi potenziali associati a ciascuna attività –Indicatori per valutare il processo di raccolta dati

5 Framework Efficienza (1) Raccolta Elenco persone Inserimento costi stipendiali Inserimento % tempo Inserimento driver Controllo file Ricezione protocollo Invio protocollo Referente GPResponsabile servizioReferente GP Integrazione organizzativa Non disponibilità dato Aggregazione dati FUNZIONE RISCHI KPI

6 Framework Efficienza (2) FunzioneAttivitàRischi Referente GP Ricezione protocollo Raccolta dati sul personale afferente struttura Frammentazione del dato Db non aggiornato Inserimento elenco persone nel file excelErrore manuale d'inserimento Raccolta dati per determinazione costo stipendiale Frammentazione dato Dato formato diverso rispetto a quello richiesto Elaborazione dati per calcolo costo stipendialeErrori calcolo Inserimento dati stipendiali nel file excelErrore manuale d'inserimento Individuazione responsabili servizi mappati Invio file excel ai responsabili serviziOmogeneità file excel inviato Responsabile servizio Determinazione % tempo Problemi di % tempo dedicato all'attività Invio file excel al referente GP Referente GP Consolidamento dati Frammentazione dati su file excel diversi Raccolta dato sul driver Dato formato diverso rispetto a quello richiesto Elaborazione dato Inserimento dato driver nel file excelErrore manuale d'inserimento Controllo excel Invio excel

7 Framework Efficacia La rilevazione di efficacia ai fin dell’audit può essere suddivisa in 5 tipologie: 1.Efficacia oggettiva su indicatori ottenuti da dati già rilevati 2.Efficacia oggettiva con rilevazioni ad hoc puntuali 3.Efficacia oggettiva con rilevazioni ad hoc con selezione su campione 4.Efficacia percepita con somministrazione cartacea 5.Efficacia percepita con somministrazione online

8 Framework Efficacia oggettiva: Indicatori basati su dati già rilevati FunzioneAttivitàRischi Referente GP Ricezione protocolloProblematiche relative al formato Analisi del dato richiestoMetrica poco chiara Identificazione del responsabile del servizio che dispone del dato Errore di identificazione del responsabile Frammentazione dato Richiesta al responsabile del dato richiesto Responsabile servizio Analisi del dato Errore di comprensione della metrica Dato mancante Estrazione del dato Dato in formato diverso rispetto a quello richiesto Disomogeneità Sistemi informativi Invio del dato al referente GPErrori di trasmissione Referente GP RicezioneFrammentazione dati su file diversi Inserimento dato nel file excelErrore manuale d'inserimento o copia Controllo Invio Indicatori di questa tipologia sono già raccolti dall’ateneo per la trasmissione al ministero, o altri adempimenti

9 Framework Efficacia oggettiva: Indicatori che richiedono rilevazione ad hoc FunzioneAttivitàRischi Referente GP Ricezione protocollo Analisi del dato richiestoMetrica poco chiara Identificazione del responsabile del servizio che dispone del dato Errore di identificazione del responsabile Frammentazione dato Richiesta al responsabile del dato richiesto Responsabile servizio Analisi del dato richiestoErrore di comprensione della metrica Verifica della possibilità di ottenimento del datoDato non disponibile Estrazione del dato Dato in formato diverso rispetto a quello richiesto Disomogeneità Sistemi informativi Aggregazione ed eventuali calcoliComportamenti umani Invio del dato al referente GPErrori di trasmissione Referente GP RicezioneFrammentazione dati su file diversi Inserimento dato nel file excelErrore manuale d'inserimento o copia Controllo Invio Indicatori di questa tipologia NON sono normalmente raccolti dall’ateneo. E’ richiesta un’attività aggiuntiva per calcolare questi indicatori basandosi su dati di cui l’ateneo dovrebbe disporre Esempio: Valore dei contratti quadro / Valore tot acquisti N°ricollocazioni professionali a 2 anni dall'assunzione / N° personale TA

10 FunzioneAttivitàRischi Referente GP Ricezione protocollo Analisi del dato richiestoMetrica poco chiara Identificazione del responsabile del servizio che dispone del dato Errore di identificazione del responsabile Frammentazione dato Richiesta al responsabile del dato richiesto Responsabile servizio Analisi del dato richiestoErrore di comprensione della metrica Verifica della possibilità di ottenimento del datoDato non disponibile Identificazione campione e modalità di raggiungimentoCampione non raggiungibile Ottenimento dati Dato in formato diverso rispetto a quello richiesto Disomogeneità Sistemi informativi Calcolo dell’indiceComportamenti umani Invio del dato al referente GPErrori di trasmissione Referente GP RicezioneFrammentazione dati su file diversi Inserimento dato nel file excelErrore manuale d'inserimento o copia Controllo Invio Framework Efficacia oggettiva: Indicatori con rilevazione ad hoc su un campione Indicatori normalmente non monitorati dall’ateneo, per il loro calcolo viene definito un campione di riferimento Esempio: Tempo medio di rimborso missioni Tempo medio di pagamento dei fornitori

11 Framework Efficacia percepita: Somministrazione cartacea FunzioneAttivitàRischi Referente GP Ricezione questionario Scelta corsi per somministrazione Contatto docente e verifica disponibilità Identificazione del responsabile della somministrazione Responsabile somministrazi one Definizione del luogo di somministrazione Raggiungibilità del campione Definizione del periodo di somministrazioneTasso di risposta insufficiente Pianificazione operativa delle modalità di somministrazione Scarso coordinamento con docenti SomministrazioneComportamenti umani Recupero questionari compilati Trasmissione al referente GPPerdita materiale Referente GPInvio questionari La somministrazione cartacea riguarda, di norma, il questionario agli studenti

12 Framework Efficacia percepita: Somministrazione online FunzioneAttivitàRischi Referente GP Analisi questionario Definizione tempistiche di raccoltaTasso di risposta insufficiente Definizione modalità di promozione del questionario Non considerazione di altre scadenze/questionari Definizione canali di promozione del questionario Promozione del questionario agli interessatiTasso di risposta insufficiente Verifica del numero di questionari raccolti Ulteriori promozioni del questionario agli interessati Tasso di risposta insufficiente La somministrazione on-line riguarderà il questionario rivolto a docenti e personale TA Avverrà mediante accesso al sito del progetto

13 Dal framework alla verifica I framework saranno definiti prima della rilevazione DOPO LA RILEVAZIONE E RICEZIONE DEI DATI Saranno Effettuate interviste presso i vostri atenei per: Analisi di dettaglio sulle attività Verifica e comparazione con framework L’analisi sul ‘campo’ consentirà: Il confronto tra i processi di rilevazione di ciascun ateneo Valutazione (KPI) e reporting

14 2. Uso dati da parte dei decisori La seconda parte dell’audit è invece legata all’uso Uso “passato”: –Integrazione in controllo di gestione –Integrazione in gestione risorse umane –Progetti di miglioramento –Comunicazione esterna (studenti, ecc.) e interna (personale) Rispondenza benchmarking GP2011 –Lettura dei primi risultati del benchmarking con decisori –Conferme, sorprese e incoerenze –Applicabilità in processi di pianificazione e controllo Entrambe le attività saranno effettuate presso i VOSTRI ATENEI attraverso interviste ai DECISORI da parte del gruppo di ricerca

15 I tempi – GP Performance AttivitàCHISCADENZA Invio commentiATENEI18 Marzo 2011 Consolidamento e invio metriche indicatori MIP1 Aprile 2011 Invio questionari studentiMIP1 Aprile 2011 Invio protocollo definitivo per rilevazione efficienza e efficacia MIPFine Aprile 2011 Somministrazione questionari studenti e reinvio a MIP ATENEIAprile - Luglio 2011 Reinvio a MIP altre rilevazioniATENEIFine Settembre 2011 Analisi datiMIPOttobre-Novembre 2011 Riunione presentazione datiPLENARIADicembre 2011

16 I tempi – GP Performance + Audit AttivitàCHISCADENZA Invio commentiATENEI18 Marzo 2011 Consolidamento e invio metriche indicatori MIP1 Aprile 2011 Invio questionari studentiMIP1 Aprile 2011 Invio protocollo definitivo per rilevazione efficienza e efficacia MIPFine Aprile 2011 Somministrazione questionari studenti e reinvio a MIP ATENEIAprile - Luglio 2011 Reinvio a MIP altre rilevazioniATENEIFine Settembre 2011 Analisi datiMIPOttobre-Novembre 2011 Audit rilevazioneMIP presso vostri atenei Novembre 2011 Audit e report uso dati Riunione presentazione datiPlenariaDicembre 2011