+ Un progetto innovativo per migliorare la distribuzione dei farmaci Il caso RSA Valgioie di Torino

2 IL PROGETTO Progetto di sperimentazione di un processo innovativo di gestione della terapia farmacologica che sfrutta le tecnologie ICT (Information & Communication Technology) e di identificazione automatica (RFId).

3 IL PROGETTO: obiettivi e protagonisti Implementare un sistema di gestione del rischio clinico Migliorare e tracciare tutte le fasi del processo Ridurre le scorte e razionalizzare i consumi Ottimizzare tempi e processi di lavoro.

4 IL CONTESTO: le principali esigenze  necessità di rispettare le normative  semplificazione della gestione delle terapie  Inventario e riordino automatico dei farmaci  Riduzione dei tempi e dei costi

L’analisi preliminare (AS – IS)

6 ANALISI AS-IS: il metodo Fotografare la situazione prima della sperimentazione con l’obiettivo di individuare, nelle diverse fasi del processo corrente, le criticità che riducono l’efficienza e che possono portare ad errori di terapia. Per ogni criticità evidenziata è stato delineato un miglioramento reso possibile dall’introduzione di componenti tecnologiche innovative.

Osservazione dei processi e rilevazioni dei tempi operativi Interviste agli operatori Somministrazione di questionari Analisi documentale Analisi statistica delle schede terapia 7 ANALISI AS-IS: gli strumenti

8 Prescrizione: le criticità emerse È risultato evidente come esistano diversi “punti di failure”, o di potenziale errore, nonché uno spreco di tempo per le operazioni di controllo, riscrittura e gestione delle terapie. SCRITTURA MANUALE DELLA TERAPIA TRASCRIZIONI E COPIATURE DIFFICILE RICOSTRUIRE LO STORICO INFORMAZIONI INCOMPLETE

9 Allestimento: le criticità emerse Questa fase, può indurre errori che se non identificati dal personale coinvolto nelle fasi successive possono creare conseguenze negative per la salute del paziente. INTERPRETAZIONE DELLA PRESCRIZIONE UTILIZZO DELLA MEMORIA PER LE OPERAZIONI DI ALLESTIMENTO MANCANZA DI UN FARMACO ALLESTIMENTO FARMACO SBAGLIATO DIMENTICANZA DI INSERIMENTO DI UN FARMACO CARICO DI LAVORO

10 Somministrazione: le criticità emerse INTERPRETAZIONE DELLA PRESCRIZIONE PRESENZA DI UN FARMACO SBAGLIATO SOMMINISTRAZIONE A PAZIENTE SBAGLIATO L’OPERATORE CHE SOMMINISTRA NON È LO STESSO CHE HA CURATO L’ALLESTIMENTO CERTIFICAZIONE ESITO DELLA SOMMINISTRAZIONE La fase di somministrazione è la fase più delicata di quelle esaminate. Inoltre eredita tutti i possibili errori generati nelle fasi precedenti.

11 Gestione delle scorte: le criticità emerse IMPOSSIBILITÀ DI DETERMINARE IN MODO CERTO E VELOCE IL LIVELLO DELLE SCORTE ATTIVITÀ DI INVENTARIO MOLTO ONEROSA IN TERMINI DI TEMPO RISCHIO DI NON DISPORRE DEI FARMACI NECESSARI SOVRA O SOTTO DIMENSIONAMENTO DELLE SCORTE DI ALCUNI FARMACI RISCHIO DI PORTARE A SCADENZA DIVERSI FARMACI

La definizione del nuovo processo (TO – BE)

13 PROPOSTA TO-BE: gli obiettivi Il nuovo processo, ha come principale obiettivo il miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia del processo di somministrazione del farmaco e in particolare la riduzione degli sprechi grazie a: RISPARMI DI TEMPO; RIDUZIONE DELLE SCORTE E DEI CONSUMI. Altro importante obiettivo è il contenimento del rischio clinico e la riduzione degli errori potenziali di varia natura, grazie a: UNA PRESCRIZIONE CHIARA, COMPLETA E TRACCIABILE; UN PROCESSO DI SOMMINISTRAZIONE DELLA TERAPIA UNITARIO, SEQUENZIALE, SICURO E DOCUMENTATO.

14 Il medico PRESCRIVE con il supporto informatico in modo semplice, completo ed intuitivo. Mediante l’uso di carrelli intelligenti, l’infermiere è assistito e facilitato nella DISTRIBUZIONE del farmaco essendo guidato in ogni fase dalle tecnologie adottate. Il fabbisogno di farmaci è calcolato in modo automatico e il carico/scarico sono supportati tecnologicamente: l’inventario è automatico. IL PROCESSO INNOVATIVO

15 Le FASI e i TEMPI del progetto ANALISI AS-IS PROPOSTA TO-BE REALIZZAZIONE SISTEMA FORMAZIONE E AVVIO MONITORAGGIO E VALIDAZIONE La consegna dell’analisi AS-IS e della proposta TO-BE è avvenuta nel marzo Il sistema è stato consegnato alla RSA Valgioie nel settembre 2011 e dall’ottobre 2011 è operativo. Il sistema è stato personalizzato, adattato e sviluppato sulla base delle indicazioni raccolte in itinere dal personale della struttura.

I RISULTATI OTTENUTI

17 più di ore di funzionamento 30 operatori con accesso diretto al sistema più di somministrazioni effettuate più di prescrizioni eseguite 215 pazienti gestiti I numeri del progetto: oltre un anno di dati!

18 Reportistica Il sistema informativo permette molte funzioni utili di reportistica dettagliata, quali ad esempio:  controllo dei consumi (per nome commerciale e categoria farmaceutica);  controllo delle somministrazioni (esito, orari, operatori coinvolti..);  controllo della storia clinica del paziente;  visualizzazione dei carichi di lavoro.

19 Reportistica: alcuni esempi Categoria farmaceutica Numero somministrazioni % sul totale PSICOLETTICI ,95% ANALGESICI ,27% ANTITROMBOTICI 45069,73% DISTURBI PER LA PRODUZIONE DI ACIDO 36067,79% DIURETICI 32116,93% ANTIEPILETTICI 24665,32% Somministrazioni per categoria farmaceutica

20 IL RISPETTO DELLE NORMATIVE Il sistema consente una completa adesione alle normative aziendali e nazionali relative ai processi di prescrizione, allestimento, somministrazione, approvvigionamento e conservazione dei farmaci.  Raccomandazione per la prevenzione della morte, coma o grave danno derivati da errori in terapia farmacologica – Raccomandazione n°7 marzo 2008  Raccomandazione per la prevenzione degli errori in terapia con farmaci “look-alike/sound-alike” – Raccomandazione n° 12, agosto 2010

21 RIDUZIONE DEL RISCHIO CLINICO FATTORE DI RISCHIO PROCEDURA TRADIZIONALE TERAPIA ASSISTITA Carenze o discrepanze informative 87 %0 % Aggiunta di indicazioni scritte e mano 75 %0 % Mancanza dell’indicazione della dose 17 %0 % Assenza della forma farmaceutica 4 %0 % Indicazione non univoca per la sospensione di un farmaco 55 %0 % Indicazione non univoca per l’introduzione di nuovo farmaco 42 %0 % Dati riferiti un campione significativo di schede terapia mensili utilizzate in strutture del Sistema Sanitario Nazionale. Rilevazioni eseguite dal Dipartimento di Sistemi di Produzione ed Economia dell’Azienda (DISPEA) del Politecnico di Torino. Fattori di rischio eliminati con il sistema Terapia Assistita

22 ATTIVITA’TERAPIA ASSISTITA Controllo giacenza farmaci - 4 h- 100 % Compilazione ordine farmaci - 2 h- 100 % Aggiornamento schede terapia mensili - 2 h- 100 % Aggiornamento quotidiano terapie - 30 h- 100 % Preparazione terapia e somministrazione - 51 h- 17,9 % TOTALE - 89 h- 27,4 % Il sistema ha eliminato totalmente molte attività logistiche. La preparazione della terapia e la somministrazione sono svolte più rapidamente e in maniera consequenziale, come prescritto dalle normative. Risparmio mensile rilevato su una struttura del sistema sanitario nazionale con più di 40 posti letto. Dati calcolati dal Politecnico di Torino, Dipartimento di Sistemi di Produzione ed Economia dell’Azienda (DISPEA). RIDUZIONE DEI TEMPI DI LAVORO Risparmio di tempo mensile su 40 posti letto!

23 RIDUZIONE DEI CONSUMI RIDUZIONE DELLE SCORTE IL RISPARMIO ECONOMICO È SUPERIORE AL 17%. Il sistema gestisce le ordinazioni alla farmacia e il controllo delle scorte mediante logiche Just in Time. GESTIONE DELLE SCORTE CON TERAPIA ASSISTIA Richieste di farmaci alla farmacia- 17,34 % Risparmio rilevato su una struttura del Sistema Sanitario Nazionale. Dati calcolati dal Politecnico di Torino, Dipartimento di Sistemi di Produzione ed Economia dell’Azienda (DISPEA). RIDUZIONE DEL FABBISOGNO DI FARMACI

24 DAL PROGETTO AL PRODOTTO

25 Alessandro Zeppegno General Manager IPSA IPSA S.r.l. Palazzo Luigi Einaudi Via Lungo Piazza d’Armi, 6 Chivasso (Torino) Tel Grazie per la vostra attenzione!