1 Mappatura e valutazione dei software per il Project Management Gruppo F: Fabrizio Pinto Andrea Salaroli Elisa Silenzi Daniele Tiles Cristina Valent

2 ARGOMENTI TRATTATI Il Project Management Il Project Management Mappatura e valutazione dei software Mappatura e valutazione dei software Casi di studio Casi di studio Conclusioni Conclusioni

3 IL PROJECT MANAGEMENT

4 Project Management: Che cos’è Che cos’è Un set di attività volte alla realizzazione di un set di obiettivi (Wikipedia) Un set di attività volte alla realizzazione di un set di obiettivi (Wikipedia) Cosa fa Cosa fa Permette di pianificare e gestire le fasi che portano all’adempimento degli obiettivi di un progetto Permette di pianificare e gestire le fasi che portano all’adempimento degli obiettivi di un progetto

5 Project Management: come si compone: fase di pianificazione fase di pianificazione brainstorming del team di progetto brainstorming del team di progetto definizione fasi in cui si articola il lavoro definizione fasi in cui si articola il lavoro identificazione delle macro-attività identificazione delle macro-attività individuazione delle criticità individuazione delle criticità fase di controllo fase di controllo definizione milestones definizione milestones definizione dello stato di avanzamento del progetto definizione dello stato di avanzamento del progetto coordinazione del lavoro dei membri del team coordinazione del lavoro dei membri del team

6 Project Management: principali strumenti WBS (Work Breakdown Structure) WBS (Work Breakdown Structure) Albero rovesciato del progetto e delle attività/servizi previsti Albero rovesciato del progetto e delle attività/servizi previsti Diagrammi di Gantt Diagrammi di Gantt Riassumono tutte le informazioni necessarie a descrivere le attività e realizzano gli algoritmi di PERT e CPM (introducendo frecce di precedenza) Riassumono tutte le informazioni necessarie a descrivere le attività e realizzano gli algoritmi di PERT e CPM (introducendo frecce di precedenza)

7 MAPPATURA E VALUTAZIONE VALUTAZIONE DEI SOFTWARE

8 Mappatura: cosa fa? Cerca di definire quali software di PM sono diffusi considerando: la dimensione dell’azienda la dimensione dell’azienda le esigenze personali le esigenze personali la presenza di software sia general-purpose che specializzati per determinati settori la presenza di software sia general-purpose che specializzati per determinati settori

9 Mappatura Software

10 Valutazione: sistema Barry Benator Si definiscono 4 aree di valutazione: il setup iniziale il setup iniziale le funzionalità previste per seguire l’avanzamento del progetto le funzionalità previste per seguire l’avanzamento del progetto la modalità di creazione e gestione dei report la modalità di creazione e gestione dei report la facilità d’uso vs potenza e completezza del programma la facilità d’uso vs potenza e completezza del programma

11 Sistema Barry Benator: setup iniziale (1) La valutazione del setup viene fatta considerando la possibilità di: definire attività, risorse e relazioni di precedenza definire attività, risorse e relazioni di precedenza mostrare il cammino critico mostrare il cammino critico definire diverse relazioni fra le attività (FS, SF, SS, FF) definire diverse relazioni fra le attività (FS, SF, SS, FF) avere o meno un numero max di attività dichiarabi li avere o meno un numero max di attività dichiarabi li rappresentare la pianificazione mediante WBS rappresentare la pianificazione mediante WBS avere diverse modalità di visualizzazione dello scheduling avere diverse modalità di visualizzazione dello scheduling

12 Sistema Barry Benator: setup iniziale (2) allocare le risorse ai singoli task allocare le risorse ai singoli task Specificando, se possibile, numero e tipologia discriminare le risorse in convenzionali e liquide discriminare le risorse in convenzionali e liquide associare ai task anche risorse parziali associare ai task anche risorse parziali livellare le risorse assegnate ai task durante il corso del progetto livellare le risorse assegnate ai task durante il corso del progetto importante soprattutto per progetti guidati dalla disponibilità delle risorse importante soprattutto per progetti guidati dalla disponibilità delle risorse se possibile usare programmi che consentano di definire i limiti delle risorse, calcolandone automaticamente l’uso migliore se possibile usare programmi che consentano di definire i limiti delle risorse, calcolandone automaticamente l’uso migliore assegnare il costo alle risorse assegnare il costo alle risorse

13 Sistema Barry Benator: Avanzamento progetto Programmi semplici devono modificare la pianificazione per vedere il progresso reale devono modificare la pianificazione per vedere il progresso reale non hanno alcuno strumento di comparazione non hanno alcuno strumento di comparazione Programmi avanzati inserendo una percentuale di completamento dell’attività mostrano il progresso reale inserendo una percentuale di completamento dell’attività mostrano il progresso reale mostrano grafici di comparazione fra i 2 modelli mostrano grafici di comparazione fra i 2 modelli Progresso reale vs pianificazione

14 Sistema Barry Benator: reportistica Per essere un buon software deve fornire : i diagrammi di Gantt i diagrammi di Gantt i diagrammi di network (PERT) i diagrammi di network (PERT) i report sullo scheduling delle attività i report sullo scheduling delle attività Con la definizione di date di inizio minime e date di fine massime i report delle risorse i report delle risorse i report dei costi i report dei costi Facilmente creabili

15 Sistema Barry Benator: facilità d’uso vs potenza è un trade-off è un trade-off Spesso insuperabile migliori sono quelli che coniugano facilità a potenza e completezza di features migliori sono quelli che coniugano facilità a potenza e completezza di features considerare la qualità dei programmi di addestramento considerare la qualità dei programmi di addestramento Nel caso si disponga di personale privo di esperienza nell’utilizzo di tecniche di PM

16 Valutazione: Software analizzati SW proprietari Primavera Project Planner Primavera Project Planner Interzen Project and Process Management Solution Interzen Project and Process Management Solution Mercury Project Management Mercury Project Management Microsoft Project Microsoft Project Basecamp Basecamp Intellisys Project Desktop Intellisys Project Desktop SW opensource Track Track TuToS TuToS Openworkbench Openworkbench

17 Caratteri comuni: setup iniziale Scheduling attività Scheduling attività Numero massimo attività Numero massimo attività Relazioni fra le attività Relazioni fra le attività Assegnazione risorse progetti Assegnazione risorse progetti WBS WBS Analisi cammino critico Analisi cammino critico Strumenti coordinamento team Strumenti coordinamento team

18 Caratteri comuni: avanzamento Milestones Milestones Strumenti di controllo stato di avanzamento Strumenti di controllo stato di avanzamento Strumenti di supporto al Project Manager per il coordinamento e la gestione Strumenti di supporto al Project Manager per il coordinamento e la gestione

19 Caratteri comuni: reportistica Diagrammi di Gantt Diagrammi di Gantt Diagrammi di PERT/CPM Diagrammi di PERT/CPM Report scheduling Report scheduling Report risorse Report risorse Report costi Report costi Report personalizzabili (filtri) Report personalizzabili (filtri)

20 Primavera Project Planner: peculiarità Numero progetti illimitato (oltre attività) Numero progetti illimitato (oltre attività) 20 livelli di gerarchia per WBS 20 livelli di gerarchia per WBS Vincoli aggiuntivi per la schedulazione Vincoli aggiuntivi per la schedulazione Garantisce integrità dei dati Garantisce integrità dei dati Aggiornamenti automatici dei costi Aggiornamenti automatici dei costi 150 diversi grafici e tabelle 150 diversi grafici e tabelle Pubblicazione web Pubblicazione web Sistema fortemente integrato con possibilità di espansione. Interfaccia grafica uniforme stile MS Office.

21 Interzen PPM solution: peculiarità Soluzione italiana totalmente web-based Soluzione italiana totalmente web-based Matrice responsabilità (chi fa cosa) Matrice responsabilità (chi fa cosa) Risorse inseribili “on-the-fly” Risorse inseribili “on-the-fly” Aggiornamento automatico sistema Aggiornamento automatico sistema Soluzione completa e ricca di funzionalità. Interfaccia molto: Semplice Semplice Intuitiva Intuitiva Essenziale Essenziale Facilità di accesso (browser)

22 Mercury PM: peculiarità Flussi di lavoro a livello task per: Flussi di lavoro a livello task per: estendere la WBS estendere la WBS migliorare processi di Best-Practice migliorare processi di Best-Practice accelerare i deliverables accelerare i deliverables Multi-progetto (vincoli fra progetti) Multi-progetto (vincoli fra progetti) Dashboard (no ulteriori report) Dashboard (no ulteriori report) Aggiornamenti automatici Aggiornamenti automatici Consistente soluzione integrata. Facilmente estendibile.

23 Microsoft Project: peculiarità Diverse versioni: Diverse versioni: Applicativo stand-alone Applicativo stand-alone Microsoft Project Server Microsoft Project Server Template di progetto Template di progetto Aumento della riusabilità Personalizzazione in base ad esigenze aziendali Personalizzazione in base ad esigenze aziendali Sito WEB accessibile collaboratori/committenti Sito WEB accessibile collaboratori/committenti Grande facilità d’uso. Spesso scelto per la diffusione dei prodotti Microsoft Grazie anche all’uso di pacchetti di licenza già in possesso all’azienda Interfaccia uniforme agli altri prodotti della gamma Microsoft.

24 Basecamp: peculiarità Servizio esclusivamente on-line Servizio esclusivamente on-line Strumenti di comunicazione disponibili: Strumenti di comunicazione disponibili: forum forum mailing list mailing list chat chat Notifiche via mail Notifiche via mail Numero limitato di funzionalità, ma elevata usabilità. NO DIAGRAMMI DI GANTT E PERT/CPM

25 Intellisys Project: peculiarità Soluzione completa Soluzione completa Priva di funzionalità di spicco Priva di funzionalità di spicco Interfaccia user-oriented. Funzionalità drag and drop che semplificano diverse attività. Help cospicuo.

26 Trac: peculiarità Orientato alla gestione web dello sviluppo prodotti SW Orientato alla gestione web dello sviluppo prodotti SW Integrazione con sistemi gestione condivisa codice sorgente Integrazione con sistemi gestione condivisa codice sorgente Uso di wiki anche per la documentazione Uso di wiki anche per la documentazione Notifica via mail e RSS Notifica via mail e RSS Approccio minimalista rende l’applicativo semplice da usare. DIAGRAMMI DI GANTT (disponibili con plugin aggiuntivo) NO DIAGRAMMI DI PERT/CPM

27 TuToS: peculiarità Applicativo web Applicativo web GroupWare GroupWare Strumenti aggiuntivi per organizzare i team Multi-progetti Multi-progetti Notifica via mail e RSS Notifica via mail e RSS Strumento ricco di funzionalità anche avanzate. Interfaccia grafica poco chiara che tende a disorientare l’utente medio.

28 Openworkbench: peculiarità Multi-progetti Multi-progetti Template di progetto Template di progetto Favorisce la riusabilità Fornisce numerose funzionalità. Interfaccia chiara e comprendibile. Fortemente personalizzabile.

29 CASI DI STUDIO

30 Caso di studio: POSTE ITALIANE Le loro necessità: gestire portfoli progetti per diverse aree settore gestire portfoli progetti per diverse aree settore gestire progetti fra uffici distanti fra di loro gestire progetti fra uffici distanti fra di loro utilizzo di risorse condivise utilizzo di risorse condivise gestire i fattori di rischio gestire i fattori di rischio Software adottato: Mercury con personalizzazioni Motivi della scelta: modularità modularità gestione efficiente di progetti gestione efficiente di progetti rispetto ai SW opensource garantisce costanti aggiornamenti e assistenza rispetto ai SW opensource garantisce costanti aggiornamenti e assistenza

31 Caso di studio: Ufficio SIA (*) Disponevano di un SW opensource. Sono passati a uno proprietario per i seguenti motivi: SW non rispondeva alle esigenze d’ufficio SW non rispondeva alle esigenze d’ufficio crescente complessità portfolio progetti crescente complessità portfolio progetti Software adottato: Microsoft Project Motivi della scelta: economico (accordi UniBO - MS) economico (accordi UniBO - MS) curva di apprendimento veloce (anche per corsi interni di formazione) curva di apprendimento veloce (anche per corsi interni di formazione) tempi non maturi per i prodotti opensource al momento della scelta tempi non maturi per i prodotti opensource al momento della scelta (*)Sistema Informatici Integrati di Ateneo

32 Conclusioni Grande impresa Necessità di SW che: gestiscano un’elevata complessità gestiscano un’elevata complessità gestiscano un portfolio di progetti gestiscano un portfolio di progetti abbiano numerose funzionalità abbiano numerose funzionalità siano semplici da gestire siano semplici da gestire Si va verso soluzioni dashboard based Piccola impresa Necessità di sistemi: veloci facili da apprendere facili da usare dai membri del team Si va verso l’uso di soluzioni come fogli di calcolo e/o semplici lavagne

33 Bibliografia “Integrated IT Management Drives Efficiency, Role-Based Dashboard Views Will Make It Happen - Get Ready”, Margo Visitacion, Phil Murphy and Thomas Mendel, Ph.D “Project Management and Leadership Skills for Engineering and Construction Projects”, Barry Benator, capitolo 4 “Il Project Management come metodologia trasversale: applicazioni ed esperienze aziendali” “Il Project Management”, Stefano Tonchia, Il sole 24 ore

34 GRAZIE PER L’ATTENZIONE…