Il nuovo processo amministrativo contabile della scuola marzo 2012 1

Struttura del documento Il processo Introduzione Il workflow dei processi Il dettaglio dei processi Architettura generale I processi di pianificazione/consuntivazione Il processo di previsione dei flussi di cassa Un esempio del nuovo piano dei conti 2

Introduzione Il lavoro revisione delle attuali strutture contabili si è basato su una prima fase di analisi delle modalità e delle principali problematiche esistenti per poi passare ad una fase di riprogettazione e ridefinizione di tutti i principali meccanismi operativi e delle strutture logiche di registrazione contabile. Il prodotto finale di questo percorso è rappresentato dal nuovo manuale contabile che, ripercorre tutte le fasi principali del ciclo amministrativo ridefinendone le regole. Il lavoro si è concentrato sulle macro fasi principali: PROGRAMMAZIONE PREVISIONE REGISTRAZIONE CONSUNTIVAZIONE ANALISI MONITORAGGIO CONTROLLO Processo di previsione e programmazione Processo di registrazione e consuntivazione Processo di analisi degli scostamenti Processo di monitoraggio e controllo Sono state anche aggiunte delle sezioni specifiche per alcune gestioni economiche, segnatamente le aziende agrarie, e sono stati introdotti alcuni concetti evolutivi dei meccanismi di previsione, in particolar modo per quanto concerne i flussi di cassa. Nel corso della slide che seguono si darà un breve e sintetico cenno del lavoro svolto. 3

Il workflow dei processi Come detto, il macro-processo amministrativo contabile scolastico riguarda tutte le attività inerenti la rilevazione degli eventi legati alla gestione finanziaria dell’Istituto, ed è finalizzato alla loro corretta e veritiera rappresentazione. Comprende le attività che vanno dalla pianificazione delle entrate e delle uscite, alla loro registrazione e consuntivazione negli appositi prospetti di sintesi, al controllo a consuntivo dei dati ed al monitoraggio costante dell’andamento della gestione Tutte le fasi di tale processo, opportunamente ridefinite e riprogettate sono state adeguatamente formalizzate e descritte. Di seguito si espone quindi un esempio di flow chart, con le principali modalità descrittive adottate: 4

Il dettaglio dei processi: un esempio Ciascun passaggio relativo al processo contabile, è stato descritto nelle sue componenti di base Si è anche proceduto alla identificazione dei principali strumenti/documenti necessari per ciascuna fase oltre alla formalizzazione delle regoli fondamentali da seguire per ciascuno step 5

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Architettura generale - introduzione Al fine di comprendere con maggiore efficacia le modalità e le logiche di progettazione dei nuovi modelli amministrativo contabili, si ritiene necessario definire la differenza tra bilancio e controllo di gestione: BILANCIO CONTROLLO DI GESTIONE Aggrega e monitora spese di diversa natura ma con una stessa destinazione (per progetto, per attività). Considera l’istituto scolastico come un insieme di gestioni diverse (progetti, attività, gestioni economiche) Rileva i fatti interni di gestione Identifica la natura delle spese e monitora il pareggio fra entrate e uscite. Considera l’istituto scolastico come un complesso unitario Rileva il risultato complessivo della gestione Il progetto intrapreso, relativo al manuale contabile, ha inteso dare una risposta operativa al tema della corretta elaborazione del bilancio, predisponendo le strutture logiche e allo sviluppo di un nuovo sistema di controllo di gestione. Ciò è vero soprattutto in considerazione della introduzione delle logiche di localizzazione estese non solo alla attività progettuale ma anche all’attività scolastica ordinaria ed alle gestioni economiche. 7

Architettura generale - metodologia La logica di costruzione dei nuovi modelli può essere rappresentata come segue: Registrazione per natura della transazione Il processo di rilevazione contabile prevede come primo passo l’identificazione della fonte delle entrate e della natura delle spese; in un secondo momento, all’atto della registrazione verrà richiesta la rilevazione della destinazione. Nuovo Piano dei Conti Nuovo modello di Budget Report per natura o per destinazione Nuovo modello di Consuntivazione Visualizzazione della natura o della destinazione della transazione. Il processo di costruzione dei report di previsione in genere parte dalla destinazione (progetti, attività), in fase di consuntivazione dalla natura. Nuovo modello di allocazione delle entrate e delle uscite 8

Architettura generale - metodologia Infine si presentano le diverse dimensioni che caratterizzano la nuova architettura. FONTE / NATURA DESTINAZIONE IMPUTAZIONE La prima dimensione è rappresentata dalla fonte per quanto concerne le entrate e la natura per le spese. La struttura della dimensione fonte / natura è organizzata su quattro livelli La seconda dimensione è rappresentata dalla destinazione delle entrate e delle spese; la struttura di tale dimensione è organizzata su tre livelli. La terza dimensione è invece caratteristica soltanto di quelle scuole che presentano situazioni particolari, come gli Istituti Comprensivi; tale dimensione consente di individuare il centro d’imputazione non coincidente con l’intera Istituzione Scolastica NUOVO PIANO DEI CONTI NUOVO PIANO DELLE DESTINAZIONI NUOVA MODALITA’ DI IMPUTAZIONE (COD MECCANOGRAFICO) L’individuazione di un centro d’imputazione consente alle realtà più complesse, ossia che accorpano più indirizzi di studio, di monitorare la gestione per corso di studio. 9

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Il Piano delle Destinazioni: Destinazione Il Piano delle destinazioni (o piano delle entità) rappresenta la tassonomia che esprime in modo gerarchico e strutturato tutte le attività che la scuola pone in essere al fine di comporre la propria offerta formativa. La struttura si basa su tre livelli Tipo attività liv. 1 Al primo livello si distingue tra la tipologia di attività che l’Istituzione attua (in prima analisi è possibile ad esempio distinguere tra attività didattiche e formative, progettuali, amministrative, e gestioni economiche) liv. vincolato Tipo Materia liv. 2 Al secondo livello le tipologie di attività sono a loro volta scomposte al fine di definire in modo più chiaro la tipologia di materia di riferimento. In questo modo, ad esempio, l’attività didattica potrà essere scomposta in insegnamenti umanistici, scientifici, espressivi, ecc. Materia / attività specifica liv. semi libero liv. 3 Al terzo livello le Istituzioni scolastiche inseriscono le specifiche attività o progetti che vogliono attivare al fine di perseguire gli obiettivi istituzionali, secondo il loro specifico indirizzo, storia, italiano, corso musicale di chitarra ecc. 11

La seconda dimensione di analisi: Imputazione Il Piano è strutturato al fine di dare visibilità alle attività svolte dalla scuola, ma è di per se carente nel descrivere le caratteristiche di questa Ambito Associando alle attività specifiche il codice meccanografico in qualità di attributo, è possibile raddoppiare le dimensioni di analisi, contribuendo ad una migliore rappresentazione delle attività, che potranno essere ricondotte all’ordine ed al tipo di Istituzione scolastica Tipo attività Tipo materia Dimensione 1 Att. specifica Cod. meccanografico Tipo Istituto Ordine Dimensione 2 12

Dal POF al Piano delle destinazioni Il piano delle destinazioni di un Istituto scolastico è desumibile direttamente dal Piano di Offerta Formativa (POF) Ambito I docenti rappresentano nelle schede descrittive del POF tutte le attività che intendono svolgere nell’anno, indicando gli obiettivi delle attività, i tempi, le modalità di svolgimento e strumenti necessari. Ad ogni scheda del POF corrisponde un’attività o materia specifica del Piano delle entità. In fase di pianificazione, quindi il numero di schede del POF sarà uguale al numero delle unità del terzo livello del Piano Tipo attività Tipo materia Scheda 1 Scheda 2 Scheda 3 Att. specifica Tipo attività Piano offerta formativa Tipo materia Att. specifica Tipo attività Tipo materia Att. specifica 13

La valutazione del fabbisogno finanziario A livello procedurale, una volta che i docenti abbiano definito il POF, le informazioni qualitative contenute in ciascuna scheda sono tradotte dal DSGA in voci di spesa, che vengono pertanto associate ad ogni attività o materia specifica del Piano delle entità Piano offerta formativa Scheda 1 Valutazione delle uscite attese Scheda 2 Scheda 3 Definizione del POF Traduzione delle informazioni del POF in dati di spesa Destinazione dei dati di spesa sulle entità del Piano Attraverso questa attività, quindi, il DSGA quantifica il fabbisogno finanziario relativo ad ogni attività specifica ma anche, per aggregazione di queste, a livello macro della scuola 14

La copertura del fabbisogno finanziario Una volta che il DSGA abbia formalizzato il fabbisogno finanziario della scuola il DS deve fare una previsione delle entrate per verificare le modalità di copertura Previsione delle entrate Destinazione delle entrate previste sulle attività del piano Valutazione del disavanzo previsto Dotazione anno precedente Informazioni su nuove dotazioni Definizione entrate totali previste Entrate Uscite Saldo L’output prodotto sarà la valutazione del fabbisogno residuo per ogni singola attività e quindi, a livello aggregato, della scuola. Tale valore rappresenta la distanza tra gli obiettivi formativi della scuola e la dotazione di risorse 15

Il fundraising e la rimodulazione Definito il disavanzo atteso il DS deve verificare la possibilità di ottenere ulteriori finanziamenti per la copertura dell’intero fabbisogno finanziario residuo Verifica della copertura del fabbisogno residuo Destinazione nuove entrate Rimodulazione dei costi /cancellazione attività Fund raising Mancanza fondi Entrate Uscite pareggio Ottenimento fondi disavanzo Qualora non sia possibile reperire ulteriori fondi, oppure questi non siano sufficienti alla copertura dei costi di tutte le attività il DS dovrà provvedere alla rimodulazione dei costi delle stesse ovvero alla loro totale eliminazione 16

La relazione con il piano dei conti Per l’associazione delle entrate e delle spese previste alle singole attività del piano delle destinazioni i DSGA utilizzano le voci del piano dei conti Piano delle destinazioni Piano dei conti La fine della rimodulazione coincide con la definizione della pianificazione operativa definitiva della scuola (da presentare al Consiglio di Istituto nel Programma Annuale), in cui le entrate destinate a ciascuna attività bilanciano esattamente le uscite previste voce s. conto voce Tipo attività voce ENTRATE voce s. conto Tipo materia voce Attività specifica s. conto conto s. conto s. conto USCITE s. conto conto s. conto = ENTRATE USC I TE 17

Gli step del flusso di pianificazione Stante quanto sviluppato nelle slide precedenti, il risultato finale della corretta pianificazione attraverso l’alimentazione delle destinazioni collegate al piano dei conti può essere così concettualizzata Destinazione delle spese Definizione piano entità Realizzazione del POF Definizione spese previste Valutazione disavanzo Fundraising Rimodulazione spese e attività Previsione entrate Indicazione cod. meccanografico Selezione tipo materia Selezione Materia/Attività Selezione voce piano dei conti Selezione tipo attività Destinazione delle entrate Definizione coperture Rilevazione fabb. finanziario Le principali innovazioni rispetto allo stato dell’arte sono: la relazione definita tra le entrate e le uscite pianificate; la pianificazione a partire dal fabbisogno reale di finanziamento 18

La fase di registrazione A fronte delle entrate ed uscite pianificate, i DS accertano ed i DSGA incassano somme a fronte delle quali formalizzano impegni di spesa e sostengono delle uscite. Le entrate ed uscite osservate però non sempre corrispondono alla pianificazione Oggi quando in fase di registrazione si rileva uno scostamento rispetto alla pianificazione si procede ad una variazione di rettifica della pianificazione. Il risultato è il costante pareggio tra le somme pianificate e quelle consuntivate Preventivo Consuntivo Entrate 100 Entrate 80 AS IS Entrate 100 Entrate 80 Una impostazione più corretta non prevede la possibilità di agire in modifica alla pianificazione effettuata. Al contrario è necessario porre in evidenza gli scostamenti rilevati ai fini di abilitare una corretta analisi della gestione Preventivo Consuntivo Monitoraggio Entrate 100 Entrate 80 Entrate -20 TO BE 19

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Strumenti di Previsione – impostazione del cash flow Nell’ultimo periodo, si sta sempre più affermando un orientamento volto ad realizzare un cambio radicale nella modalità di finanziamento delle scuole. Ciò che si intende introdurre riguarda una forte accelerazione della modalità definibile “a Budget” dei fabbisogni finanziari scolastici piuttosto che la tradizionale che finora ha caratterizzato i flussi di finanziamento da parte degli organismi centrali verso le scuole. Le nuove e recenti modifiche introdotte, spingono sempre più ciascuna scuola verso una programmazione e una previsione dei fabbisogni più attenta e circostanziata la gestione finanziaria per flussi mensilizzati deve tendere al più assoluto equilibrio sia complessivo sia mensile. Le modalità con cui è possibile ottemperare a tale regola sono diverse e molteplici. Il primo di tali principi comporta che in fase previsionale, vada determinato lo stock complessivo del fabbisogno finanziario in modo da definire l’entità e la copertura dei macro aggregati di spesa prioritari. La tabella che segue rappresenta un esempio di ordine di priorità di tali macro aggregati:

Strumenti di Previsione – impostazione del cash flow Una volta pervenuti alla determinazione dello stock complessivo (per macro aggregati) e di dettaglio (per singole voci di spesa), occorre procedere ad una previsione mensile delle uscite per macro aggregati. Questo è possibile solo attraverso una previsione delle singole e più significative voci di spesa. Ovviamente una tale operazione richiede un consistente ausilio dei mezzi informatici disponibili che dovranno consentire una valutazione del trend di spesa sulla base dei flussi realizzati negli anni precedenti. Un esempio consentirà di chiarire meglio il concetto 22

Strumenti di Previsione – impostazione del cash flow Una volta pervenuti alla definizione dei flussi in uscita vanno previste le diverse disponibilità in termini di fonti di finanziamento vincolate e non vincolate disponibili per ciascun mese anche in relazione alle modalità di ricezione di tali fonti (in un'unica soluzione, con cadenza trimestrale etc.). Definita anche la disponibilità mensile di ciascuna fonte di finanziamento occorre costruire il quadro riepilogativo di confronto tra entrate e uscite previste in forma mensilizzata con l’evidenziazione delle situazioni di sbilancio positivo o negativo 23

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Il nuovo piano dei conti – un esempio Come già detto in precedenza, si è provveduto a sviluppare un nuovo piano dei conti più rispondente alle esigenze di registrazione contabile. Il nuovo piano dei conti è sviluppato su 3 livelli fissi più uno libero per le voci di maggiore dettaglio. Note esplicative delle modalità di utilizzo del conto Mastro Conto Sotto Conto Per ciascun livello del piano dei conti si è inserita una nota esplicativa allo scopo di facilitarne la comprensione e l’utilizzo. Attualmente si sta valutando l’ipotesi di elaborare un ulteriore allegato al manuale contabile con una indicazione dell’appostazione corretta delle principali voci di entrata e di uscita che caratterizzano il funzionamento scolastico.