La progettazione e lavvio dellAuthority File nazionale nellIndice SBN Roma, 22 novembre 2002 Laura Bonanni Laboratorio per le metodologie della catalogazione e per la didattica Istituto centrale per il catalogo unico delle biblioteche italiane e per le informazioni bibliografiche

Sulla progettazione e realizzazione di un Authority file in SBN hanno fin dallinizio pesato diversi fattori: Complessità dellattività, che coinvolge aspetti sia nazionali che internazionali Esiguità e discontinuità dei finanziamenti Scarsità del personale da dedicare a tale attività Necessità di formazione a livello specialistico

difficoltà di interpretazione di alcune norme del Codice nazionale difficoltà di accordo sulla scelta di una stessa forma per la stessa voce di fronte a tipologie diverse di materiali o ad ambiti temporali diversi mancanza di esperienze pregresse: necessità di sperimentare tecnologie e aspetti metodologici ed organizzativi Aspetti nazionali

Aspetti internazionali Complessità nel creare un modello di riferimento: natura delle notizie di autorità : non documenti fisicamente esistenti, ma entità intangibili mancanza di consenso unanime sulla struttura e sul contenuto della singola registrazione salvaguardia dei diversi codici nazionali

Nascita e sviluppo del progetto AF Gruppo di lavoro ICCU-BNCF, 1989 Progettazione e costituzione base dati AF nazionale in SBN, Delibera CIPE Punto B Riorganizzazione dei servizi bibliografici in Italia Struttura di gestione dellAF nazionale e manutenzione del catalogo in linea SBN, 1994

Obiettivo creare uno strumento di controllo: per garantire alla cooperazione e allutenza lunicità e luniformità dei punti di accesso allinformazione per derivare, utilizzando proprio il grande potenziale offerto dallarchivio bibliografico SBN, lAuthority file nazionale per lo scambio delle informazioni a livello internazionale

LArchivio di Authority file in SBN Archivio per la definizione, gestione e creazione della registrazione di autorità e della rete dei rinvii per autori personali e collettivi e per titoli uniformi Previste tre tipologie di registrazioni: registrazione di autorità registrazione di rinvio registrazione esplicativa generale Archivio di lavoro residente su sistema centrale, ma separato dalla base dati Indice modalità di colloquio batch

Normative A livello nazionale: Regole italiane di catalogazione per autori (RICA), 1979 con le codifiche, i caratteri e la punteggiatura previsti in SBN A livello internazionale: Guidelines for authority and reference record (GARR), 2001 (GARE, 1. ed., 1984) UNIMARC / Authorities, 2001 (1. ed., 1991)

Funzioni caricamento batch dei dati (autori e titoli uniformi) dal sistema Indice alla base dati Authority file funzioni di interrogazione, creazione, correzione e cancellazione in linea dei dati nella base dati Authority file ritorno batch dei dati lavorati dalla base dati Authority file alla base dati Indice

Struttura della registrazione VID/BID ISADN Livello Tipo nome/Natura Tipo voce Paese Agenzia Norme Data Intestazione Note informative Note del catalogatore

Incontro con Barbara Tillett (Library of Congress) : Evaluation and Recommendations Regarding the SBN Authority File, 3-4 marzo 1997 Progetto Valorizzazione dellIndice SBN L662/96 - Alimentazione dellArchivio di autorità SBN e nazionale Progetto Evoluzione dellIndice SBN : funzioni di Authority file integrate e in linea

Libro moderno Libro antico Authority file Archivio autori Modalità di riversamento batch Autori e titoli uniformi INTERROGAZIONE CREAZIONE AGGIORNAMENTO CORREZIONE

Autori Titoli uniformi Soggetti Luoghi Marche ARCHIVIO TITOLI Libro antico Libro moderno Musica ARCHIVIO AUTORI AUTHORITY FILE Integrato e in linea Interfaccia diretta Progetto Evoluzione Indice

Progetto Valorizzazione dellIndice SBN L662/96 - Alimentazione dellArchivio di autorità SBN e nazionale Partecipanti Biblioteca Braidense-Polo Cilea Biblioteca nazionale centrale di Firenze Biblioteca nazionale centrale di Roma Biblioteca universitaria di Bologna Istituto centrale per il catalogo unico, responsabile e coordinatore del progetto

Approntati per tale attività: manuale operativo per lutilizzo della procedura corsi di formazione per gli operatori da parte dei bibliotecari che avevano la funzione di tutor interfaccia grafico in ambiente web per il trattamento dei caratteri speciali, tramite il prodotto Halloweb

Evoluzione della procedura di Authority file Funzione di interrogazione dellIndice SBN dalla base dati di Authority file Creazione di un Archivio bibliografico per la normalizzazione e il controllo del campo relativo alle fonti

percorsi e metodologie comuni di lavoro documento di lavoro: indicazioni specifiche chiarimenti sul trattamento degli autori personali creazione di una lista normalizzata di repertori da consultare in linea, codificati con una sigla, incrementata e corretta centralmente Mailing list per consentire una rapida comunicazione tra tutti i partecipanti Attività propedeutiche

Fasi di lavoro Interrogazione dellIndice SBN Definizione, gestione e controllo della registrazione di autorità Creazione della rete dei rinvii Creazione, ove necessario, di una nuova registrazione di autorità Intervento nella base dati Indice per effettuare gli opportuni spostamenti dei legami titolo

Difficoltà riscontrate di natura biblioteconomica trattamento catalografico uniforme, in osservanza delle normative nazionali necessità di operare una scelta di fronte a punti critici o controversi delle RICA creazione e controllo di una lista normalizzata di repertori

Difficoltà riscontrate di natura tecnica sperimentazione in effettivo e in cooperazione della procedura di AF e soprattutto del ritorno batch dei dati nellIndice SBN di natura organizzativa presenza di s/w di polo diversi ed emergere di situazioni diversificate

Oggetto dellintervento Attività di deduplicazione di autori personali stranieri Creazione di registrazioni di autorità per autori personali italiani: in un contesto di controllo bibliografico universale ciascun paese è responsabile dei propri autori

Criteri di selezione Tutti gli autori presenti in Indice Autori selezionati in base alle occorrenze dei titoli Autori selezionati in base ad un determinato ambito culturale e temporale: letteratura italiana del 900

Authority file - Dati Marzo 2001-Settembre 2002 * Napoli ha lavorato per problemi tecnici soltanto fino al luglio 2002 ** LICCU nel periodo luglio-settembre 2002 ha avuto due operatori Totale record esaminati: Totale record lavorati in Authority file: 9.903

Autori della Letteratura italiana del Novecento Totale autori esaminati: 1776 Autori inseriti in Authority file:1600 Tempi di lavoro per un operatore: 7 mesi Legami titolo modificati: 1100 circa

Controllo di autorità Deve iniziare, già al momento della catalogazione, nei poli SBN in quanto responsabili della qualità dei dati condivisi: Identificando in maniera scrupolosa e corretta lentità che si sta catalogando, per evitare : duplicazioni raggruppamenti sotto la stessa voce di entità autore diverse Fornendo già in fase di catalogazione tutte le informazioni, sia biografiche che repertoriali a disposizione (livello base di authority) Gradualità e livelli differenziati di partecipazione

Finanziamenti per progetti mirati e di ampio respiro Organizzazione di lavoro efficiente, che consenta nel modo più rapido e controllato la creazione di registrazioni di autorità Applicazione alla catalogazione di nuove tecnologie per ridurre i tempi di lavoro Modalità di lavoro e organizzazione per il futuro Necessità di ottimizzare fondi, risorse e competenze coinvolte

base dati musica prima della migrazione nel nuovo Indice: deduplicazione e controllo sugli elementi di raggruppamento ambiti specifici, già corredati di informazioni e repertori, che richiedono soltanto di essere strutturati come registrazioni di autorità Possibili ambiti di attività per limmediato futuro

fornire una registrazione dautorità il più identificante possibile sin dalla prospettazione sintetica dei dati corredarla, nel caso possa esserci facilmente possibilità di errore, di tutti i rinvii prevedibilmente necessari e a volteparlanti diffondere tempestivamente interpretazioni e applicazioni particolari del Codice nazionale essere pronti a recepire proposte di correzione e apporti da parte di tutti E compito di chi opera in Authority file

Il controllo di autorità richiede: notevoli competenze attività di formazione collaborazione da parte di tutti tempi di lavoro piuttosto lunghi

ma offre : notevole ritorno in termini di qualità del catalogo e di economicità complessiva in termini di trasparenza e potenzialità informativa per lutenza finale in termini di dialogo e di scambio di registrazioni di autorità a livello internazionale e tra ambiti culturali diversi