Soluzioni informatiche per l’Università EasyAcademy Soluzioni informatiche per l’Università Powered by EasyStaff indirizzo: Via Jacopo Linussio, 51 - 33100 Udine - email: info@easystaff.it telefono: 0432.629749-769 fax: 0432.603887 sito web: www.easystaff.it

Che cos’è EasyAcademy? EasyAcademy è la soluzioni informatica di EasyStaff per l’organizzazione dei calendari didattici e la gestione delle aule negli Istituti Universitari. Suite informatica di riferimento negli Atenei italiani nella risoluzione di problematiche legate allo sviluppo dell’orario delle lezioni, del calendario delle sessioni d’esame e della gestione delle aule e dei laboratori. Elaboratore automatico realizzato con la collaborazione di docenti e ricercatori Universitari esperti e all’avanguardia della ricerca operativa.

EasyAcademy - Moduli EasyCourse EasyTest EasyRoom la soluzione informatica per la generazione automatica e la gestione dell’orario delle lezioni di una Struttura Didattica WEB-BASED GENERAZIONE AUTOMATICA EasyTest la soluzione per la generazione automatica e la gestione del calendario degli esami di una Struttura Didattica WEB-BASED GENERAZIONE AUTOMATICA EasyRoom la soluzione per la gestione e la prenotazione degli spazi di un Ateneo WEB-BASED

EasyAcademy – Integrazioni moduli Rivolto alle Strutture Didattiche (Facoltà, Dipartimenti, Poli) Rivolto alle Strutture Didattiche (Facoltà, Dipartimenti, Poli) EasyCourse EasyCourse EasyTest EasyTest Modulo per la simulazione, gestione e pubblicazione degli orari delle lezioni Modulo per la simulazione, gestione e pubblicazione del calendario esami orario delle lezioni calendario degli esami SEGNALA CONFLITTI CON EVENTI ESISTENTI IN AGENDA SEGNALA CONFLITTI CON EVENTI ESISTENTI IN AGENDA ESPORTA LEZIONI ESPORTA ESAMI EasyRoom EasyRoom Modulo per la gestione dell’agenda degli impegni nelle aule di Ateneo Gestione degli spazi Rivolto all’Ateneo

EasyAcademy - Utenticazione EasyAcademy è un sistema informatico web-based Per lavorare sul sistema EasyAcademy è necessario: PC o Tablet connesso alla rete internet Web browser tra i seguenti: Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari o Google Chrome. Possedere le credenziali di accesso al sistema. Gli utenti di EasyAcademy possono essere assegnati a diversi ruoli (utenti amministratori di EasyCourse, docenti di EasyCourse, amministratori degli spazi di EasyRoom, ecc…). La pagina di autenticazione al sistema è unica; il sistema re-indirizza l’utente ai moduli sulla base dei ruoli a questo assegnati. l’utente mario.rossi possiede i ruoli per l’accesso ai tre moduli

EasyAcademy - Utenticazione E’ possibile prevedere l’integrazione con il protocollo centralizzato delle utenze utilizzato dall’Ateneo Amministratore di EasyCourse della Struttura Didattica di Scienze Politiche Ruolo 1 Consente agli utenti di accedere alla suite EasyAcademy con le credenziali di Ateneo. ORARIO LEZIONI Utente EasyAcademy Ruolo 2 Ruolo 3 Docente di EasyTest della Struttura Didattica di Lettere e Filosofia Amministratore di EasyRoom della Sede di Largo Colombo CALENDARIO ESAMI GESTIONE SPAZI

EasyAcademy – Assegnazione Aule Struttura Didattica 1 Economia 20 Aule EasyCourse/EasyTest Assegnazione aule A.A 2012-2013 EASYROOM Struttura Didattica 2 Lettere e Filosofia 43 Aule EasyCourse/EasyTest Aule delle sedi Largo Colombo Piazza Ateneo Viale Giardini Corso Traiano Via Dante Vicolo Corto Etc… Struttura Didattica 3 Ingegneria 55 Aule DB UNICO 200 Aule EasyCourse/EasyTest Struttura Didattica 4 Medicina e Chirurgia 39 Aule EasyCourse/EasyTest Utenti di EasyRoom con permessi diversi

EasyCourse ORARIO DELLE LEZIONI

EasyCourse - Obiettivi ORARIO DELLE LEZIONI EasyCourse - Obiettivi EasyCourse realizza gli orari delle lezioni utilizzando un elaboratore automatico di generazione a priori, al fine di produrre una bozza iniziale del piano che rispetti le esigenze principali della Struttura Didattica su questa problematica. EasyCourse permette di revisionare gli orari delle lezioni elaborato utilizzando potenti funzionalità interattive sulla griglia settimanale delle lezioni che consentono di prendere le decisioni in modo più sicuro e più rapidamente rispetto alla modalità manuale. EasyCourse pubblica on-line gli orari delle lezioni secondo il layout imposto dallo standard della Struttura Didattica o dell’Ateneo.

EasyCourse – Interfaccia docenti ORARIO DELLE LEZIONI EasyCourse – Interfaccia docenti EasyCourse prevede di poter utilizzare una procedura on-line grazie alla quale i docenti possono esprimere i loro desiderata da rispettare nell’orario delle lezioni. INSERIMENTO Giorni consecutivi INSERIMENTO Disponibilità temporali INSERIMENTO Preferenza aule Scheda 1 Scheda 2 Scheda 3 Sono un docente pendolare e voglio svolgere lezione su due giorni consecutivi Non voglio fare lezione il lunedì perché sono impegnato in attività di ricerca Vorrei svolgere le mie lezioni nell’aula A11 da 110 posti a sedere.

EasyCourse – Inserimento vincoli ORARIO DELLE LEZIONI EasyCourse – Inserimento vincoli In EasyCourse è possibile inserire un elenco di restrizioni all’orario delle lezioni che l’elaboratore automatico utilizzerà affinché la soluzione soddisfi specifiche esigenze della Struttura Didattica. numero di lezioni settimanali per ogni insegnamento vincoli relativi all’assegnazione delle aule vincoli relativi all’assegnazione delle fasce temporali vincoli relativi a coppie di insegnamenti etc... La lezione di Lingua Inglese presenta 3 lezioni settimanali su tre giorni diversi. Le lezioni del corso di laurea in Lettere classiche si svolgono nelle aule di Vicolo Corto. Le lezioni dei corsi di laurea triennale si svolgono solamente la mattina. Le lezioni di Matematica e di Fisica del corso di laurea Architettura non si svolgono nello stesso giorno

EasyCourse – Elaborazione orario ORARIO DELLE LEZIONI EasyCourse – Elaborazione orario L’elaborazione automatica dell’orario avviene grazie ad un innovativo motore algoritmico che prevede la calibrazione delle regole del calcolo del problema di generazione degli orari delle lezioni. PIU’ IMPORTANTI Orario delle lezioni STUDENTI DOCENTI Definire quali regole risultano essere più o meno importanti. MENO IMPORTANTI Pausa pranzo No sovrapposizioni di lezione Compattezza dell’orario No Trasferimento di sede ecc... Giorni consecutivi Indisponibilità temporali Preferenza aule No Trasferimento di sede ecc... Disponibilità delle Aule Rispetto dei Vincoli generali

EasyCourse – Revisione orario ORARIO DELLE LEZIONI EasyCourse – Revisione orario EasyCourse permette di revisionare facilmente l’orario delle lezioni prodotto dal motore automatico attraverso utili funzionalità interattive. PASSO 1 - visualizzazione dell’orario di interesse (per curriculum, per aula, per docente) PASSO 4 - Valutazione della revisione rispetto alle regole del calcolo precedentemente impostate PASSO 3 - spostamento delle lezioni tramite trascinamento drag&drop della lezione PASSO 2 - ricerca le aule libere direttamente dalla visualizzazione corrente

EasyCourse – Pubblicazione orario ORARIO DELLE LEZIONI EasyCourse – Pubblicazione orario EasyCourse permette di pubblicare on-line l’orario delle lezioni prodotto e revisionato con il layout della Struttura Didattica (HTML, XLS e PDF). Orario visibile per studenti e docenti su pagine pubbliche on-line da inserire sul sito di Ateneo.

EasyTest CALENDARIO ESAMI

CALENDARIO ESAMI EasyTest - Obiettivi EasyTest realizza il calendario delle sessioni d’esame utilizzando un elaboratore automatico di generazione a priori, al fine di produrre una bozza iniziale del piano che rispetti le esigenze principali della Struttura Didattica su questa problematica. EasyTest permette di revisionare il calendario degli appelli d’esame elaborato utilizzando potenti funzionalità interattive sulla griglia settimanale delle lezioni che consentono di prendere le decisioni in modo più sicuro e più rapidamente rispetto alla modalità manuale. EasyTest pubblica on-line il calendario degli appelli d’esame secondo il layout imposto dallo standard della Struttura Didattica o dell’Ateneo.

EasyTest – Come funziona? CALENDARIO ESAMI EasyTest – Come funziona? ESAME DI ANALISI I Date Preferite I appello sessione estiva : 25/06/2012 26/06/2012 27/06/2012 II appello sessione estiva: 18/07/2012 19/07/2012 20/07/2012 Date non disponibili 28/06/2012 11/07/2012 amministratori 26/06/2012 docenti 20/07/2012 vincoli e regole EasyTest preferenze date del docente Le date degli esami sono assegnate garantendo allo studente di svolgere più prove possibili. OK! 26/06/2012 20/07/2012 PUBBLICAZIONE SUL WEB

EasyTest – Vincoli e regole CALENDARIO ESAMI EasyTest – Vincoli e regole L’elaboratore di EasyTest permette di realizzare automaticamente una bozza del calendario degli appelli d’esame, con la possibilità di verificare diverse regole, tra le quali: Distanza tra gli appelli dello stesso esame Preferenza delle date degli esami espresse dai docenti Miglior distribuzione del calendario esami degli studenti Corretta assegnazione delle aule agli esami etc... La distanza tra le date degli appelli d’esame di Mediazione Culturale deve essere superiore a 10 giorni. Il docente Rossi ha impostato il 25, 26 e 27 luglio come date preferite per il primo appello. Il calendario degli esami è generato con l’obiettivo di non prevedere sovrapposizioni di date. L’esame di Informatica di base deve svolgersi in un’aula grande.

EasyTest – Interfaccia docenti CALENDARIO ESAMI EasyTest – Interfaccia docenti EasyTest prevede di poter utilizzare il modulo riservato ai docenti, con il quale poter usufruire di una procedura on-line grazie alla quale i professori possono esprimere i loro desiderata sui appelli d’esame. INSERIMENTO Tipologia esame INSERIMENTO Preferenza aule INSERIMENTO Preferenza date INSERIMENTO Accorpamenti di esame Scheda 1 Scheda 2 Scheda 3 Scheda 4 Desidero due aule grandi da utilizzare contempora-neamente I miei due esami devono essere svolti nello stesso giorno e nella stessa aula Voglio svolgere un esame scritto seguito da un esame orale Le mie date preferite per il primo appello sono…

EasyTest – Pubblicazione web CALENDARIO ESAMI EasyTest – Pubblicazione web

Software esami di Ateneo Trasferimento calendario CALENDARIO ESAMI EasyTest – Integrazioni Competenza di EasyStaff Competenza dell’Ateneo Analisi I Appello 1: 26/06/2012 Appello 2: 20/07/2012 … EasyTest Software esami di Ateneo Trasferimento calendario Verbalizzazione on-line Iscrizione on-line agli esami DOCENTE STUDENTI

EasyRoom GESTIONE DELLE AULE

GESTIONE DELLE AULE EasyRoom - Obiettivi Gestione giornaliera dell’agenda degli impegni di lezione e di esame che derivano dalle pianificazioni realizzate e confermate su EasyCourse ed EasyTest. Gestione giornaliera dell’agenda degli eventi eccezionali quali master, seminari, convegni, presentazioni, ecc… Visualizzazione dell’agenda degli impegni per fornire un servizio di comunicazione in tempo reale delle attività in aula agli studenti e ai docenti. Report dettagliato sull’occupazione degli spazi.

EasyRoom – Ruoli e permessi GESTIONE DELLE AULE EasyRoom – Ruoli e permessi Può richiedere ai responsabili di prenotare un suo impegno in un’aula Può gestire gli impegni in aula dell’Area che egli amministra Responsabile di Area Docente EasyRoom Gli utenti possono essere configurati dall’utente amministratore di EasyRoom a seconda dei permessi sulle aule e sulle funzionalità da svolgere. Può visualizzare gli impegni nelle aule tramite web. Può aggiornare le prenotazioni con le informazioni dell’impegno (ad esempio il numero di studenti in aula). Studente Controllore

EasyRoom – Griglia interattiva GESTIONE DELLE AULE EasyRoom – Griglia interattiva Le griglie degli impegni possono essere visualizzate dal pubblico via web, oppure attraverso dei monitor LCD posizionati negli atri dalle sedi dell’Ateneo. Le celle possono essere configurate affinché sia visibile il nome del docente, il nome dell’attività, le attrezzature utilizzate, il tipo di prenotazione, ecc… Ogni prenotazione è descritta da un colore secondo il tipo di evento oppure la Struttura Didattica afferente E’ possibile visualizzare gli impegni in aula attraverso la vista giornaliera delle sedi oppure attraverso le viste settimanali e mensili nelle aule.

EasyRoom – Report e statistiche GESTIONE DELLE AULE EasyRoom – Report e statistiche Le statistiche sull’occupazione degli spazi risultano estremamente importanti per capire come assegnare le aule alle Strutture Didattiche per la realizzazione degli orari delle lezioni e degli esami. STATISTICHE Sede Largo Colombo numero aule: 15 Tipo evento Ore utilizzate % saturazione lezione 1883 23,25 seminario 39,5 0,49 esame 43 0,53 master 82 1,01 recupero lezione 226 2,79 indisponibile 176 2,17 consiglio di Dipartimento 36 0,44 corso di formazione esterno 29 0,36 Totale 2514,5 31,04 In ogni momento è possibile interrogare il sistema per poter ricavare delle importanti statistiche sull’occupazione delle aule nelle diverse Sedi Grafico occupazione sede di Largo Colombo

EasyAPP SERVIZI AGLI STUDENTI

Tradizionale comunicazione SERVIZI AGLI STUDENTI Tradizionale comunicazione COME COMUNICARE LE LEZIONI/ESAMI Amministratore EasyCourse/EasyTest Studente dell’Ateneo pubblicazione via WEB

Problematiche metodo tradizionale SERVIZI AGLI STUDENTI Problematiche metodo tradizionale Gli studenti devono collegarsi ad un sito web ogni qualvolta NON RICORDANO il loro orario di lezione o il loro calendario degli esami. Gli studenti possono PERDERE GLI AGGIORNAMENTI che l’amministratore di EasyCourse/EasyTest ha pubblicato. 1 2

Cosa proporre di alternativo? SERVIZI AGLI STUDENTI Cosa proporre di alternativo?

SERVIZI AGLI STUDENTI Che cosa è EasyAPP EasyAPP è un’applicazione mobile che permette allo studente di essere sempre aggiornato sullo stato delle proprie attività didattiche attraverso la visualizzazione di un calendario personalizzato disponibile su smartphone o tablet IOS ed Android. EasyAPP permette allo studente di prendere visione dell’orario delle lezioni degli insegnamenti di interesse, sia obbligatori che a scelta, formando così un calendario personalizzato sempre aggiornato.

EasyAPP – come funziona? SERVIZI AGLI STUDENTI EasyAPP – come funziona? Passo 1 – Selezione degli insegnamenti da monitorare Tasto Impostazioni Permette di selezionare gli insegnamenti che lo studente intende monitorare. Tasto Didattica Permette di visualizzare l’agenda relativa agli insegnamenti scelti dallo studente.

EasyAPP – come funziona? SERVIZI AGLI STUDENTI EasyAPP – come funziona? Passo 2 – Visualizzazione dell’agenda Selezione attività Vista giornaliera Vista complessiva Vista settimanale

EasyAPP – come funziona? SERVIZI AGLI STUDENTI EasyAPP – come funziona? Passo 3 – Sedi e aule Le planimetrie delle sedi si possono caricare dal modulo EasyRoom Localizzazione sede Localizzazione aula Agenda attività in aula