PROCESSO D’ACQUISTO DI MEETING ED EVENTI Ricerca MPI Foundation con EIBTM ed MCI, condotta da The European Institute of Purchasing Management Sintesi a cura di Rodolfo Musco, CMM, CMP emeritus

Panelists Rodolfo Musco, CMM, CMP Brigitte Lindlbauer Linda Pereira ESGAR, European Society of Gastrointestinal and Abdominal Radiology Linda Pereira CPL events Arianna Caldon Key Congress & Communication Maurizia Laurati Global Family Banker di Banca Mediolanum Cesare Businelli European Institute of Purchasing Management” Raffaele La Monica Aedus Rodolfo Musco, CMM, CMP

Scopi della ricerca Analizzare le pratiche commerciali della meeting industry (processi d’acquisto, aspettative di chi compra e delle agenzie, gap) Scegliere le pratiche migliori Fornire raccomandazioni per il futuro

1° tema di ricerca: Contesto Definire e mettere in evidenza le diverse tipologie di convegni e il loro “peso” in ciascun segmento industriale

Tipologia degli eventi di comunicazione aggregata Congressi Incentive travel Kick off Simposi Seminari Spettacoli sponsorizzati Trade show Etc. Convention Seminari Viaggi incentive Advisory board Kick off Retreat Etc. Per target group esterni Per target group interni

2° tema di ricerca: Struttura delle funzioni acquisto Ottenere una descrizione del processo di acquisto di meeting ed eventi e fare un confronto tra i punti di vista dei buyer e delle agenzie

3° tema di ricerca: Fasi del processo d’acquisto Comprendere meglio il processo generale di acquisto e le strategie dei buyer e delle agenzie

4° tema di ricerca: Analisi del processo d’acquisto Analizzare lo sviluppo del processo d’acquisto e le richieste delle aziende e delle agenzie per ogni sua fase

Lato tecnico: 10 fasi del processo normale d’acquisto Comprendere i bisogni interni Analizzare il mercato Definire la strategia d’acquisto per segmento Ricercare i fornitori potenziali Selezionare un gruppo di fornitori Definire il piano d’azione e sviluppare le strategie Riassumere i punti qualificanti e inviare la RFQ Negoziare e definire il contratto Valutare il fornitore Evolvere il processo d’acquisto

Lato tecnico: 9 fasi del processo d’acquisto di un meeting Analisi dei bisogni e delle specifiche Richiesta della proposta (RFP invece che RFQ) Proposta schematica dell’agenzia Approfondimento della proposta e definizione dei punti qualificanti Presentazione del progetto da parte dell’agenzia Negoziazione Stesura del contratto Esecuzione del contratto Valutazione dei risultati

Lato “relazionale” A) Commitment E’ la variabile più usata negli studi sui rapporti tra venditore ed acquirente E’ percepito come il desiderio di continuare la relazione e di lavorare per fare in modo che essa continui

Lato “relazionale” B) Trust E’ una variabile fondamentale quando si analizza la relazione tra le parti = ciascuna agirà nell’interesse dell’altra “Desiderio di potersi affidare al partner nel quale si ha fiducia”

Lato “relazionale” C) Interdipendenza E’ strettamente connessa alla suddivisione del “potere” tra le parti “Il potere di chi acquista o di chi vende è strettamente connesso alla loro interdipendenza nella relazione”

Punti principali emersi 1) Difficoltà a comprendersi “Ciascuna parte conosce poco il lavoro dell’altra” “Gli uffici acquisti non conoscono il valore della progettazione del convegno” Le AGENZIE NON conoscono il processo d’acquisto delle aziende clienti, non conoscono chi lo esegue Ogni AZIENDA ha modalità operative e opinioni diverse

Punti principali emersi 1) Difficoltà a comprendersi “Ciascuna parte conosce poco il lavoro dell’altra” “Gli uffici acquisti non conoscono il valore della progettazione del convegno” L’UFFICIO ACQUISTI NON comprende il ruolo delle agenzie e, soprattutto, come si svolge il loro lavoro Questo dipende dal “cost model” delle agenzie che appare confuso. I PURCHASER hanno bisogno di dati chiari, determinati e precisi Le AGENZIE hanno difficoltà, e, per rispondere alle RFP, si devono concentrare sui costi invece che sul VALORE AGGIUNTO

Punti principali emersi 2) Proposte poco trasparenti ”Gli uffici acquisti vogliono essere certi che le agenzie spuntino ai provider il miglior prezzo possibile” L’UFFICIO ACQUISTI ha dubbi su come le agenzie conducono la negoziazione, per cui pongono paletti Le AGENZIE dovrebbero sviluppare strategie diverse per progetti “piccoli” e progetti “grandi” Le AGENZIE dovrebbero essere più chiare Le AGENZIE dovrebbero mettere in evidenza il valore aggiunto che apportano al progetto.

Punti principali emersi 3) Maggiore frustrazione per le agenzie ”Le agenzie trovano frustrante il modo in cui i buyer valutano il loro lavoro” a) I buyer non li considerano “professionisti” e vedono soltanto gli aspetti finanziari e non quelli creativi b) I buyer non rispettano il lavoro delle agenzie. Piu’ agenzie in gara – NON PAGATE - allo scopo di trarre vantaggio da una pluralità di opzioni

Punti principali emersi 4) Rapporti col Corporate Meeting Planner ”La presenza di un meeting planner aziendale cambia i rapporti tra buyer e agenzia” a) Il meeting planner aziendale funge da COORDINATORE ponendosi come ponte tra il committente interno e il purchasing b) Funge anche da COLLEGAMENTO tra agenzia e reparti aziendali e aiuta le parti a comprendere e rispettare i ruoli reciproci

Servizi richiesti all’agenzia 70% dialogano con agenzie

La strategia d’acquisto Sembra che gli uffici acquisti non hanno schemi precisi e strumenti per “leggere” i bisogni del mercato e le tendenze Solo il 50% dei buyer affermano di avere strategie di acquisto di meeting & eventi

La strategia d’acquisto

Chi guida il progetto?

La presenza di un meeting planner influenza la strategia d’acquisto? Sì, perché: Aiuta a definire la strategia d’acquisto Segmenta gli elementi dell’accordo Pone l’attenzione sulla tipologia specifica del meeting Sviluppa la ricerca delle agenzie che possono lavorare sul convegno con maggiore competenza

Le relazioni (3 “virtu’ etiche”) Giustizia “Rispettare gli accordi sottoscritti” “Assumersi le responsabilità” “Non diffondere informazioni confidenziali” Equità “Dare priorità agli interessi del partner” “Rispettare gli interessi in fase di negoziazione” Fiducia “Sviluppare relazioni forti e durature”

Acquisti / Corporate Meeting Planner Le aspettative Acquisti / Corporate Meeting Planner “Le agenzie dovrebbero avere una buona conoscenza del settore di attività dell’azienda” “Le agenzie dovrebbero capire meglio le necessità ed essere più precise nelle proposte” “Le proposte devono essere originali e creative” Agenzie “I buyer dovrebbero conoscere meglio i meeting” “Dovrebbero dare più valore alla consulenza e alla gestione” “Dovrebbero essere precisi sui criteri per evitare lavoro inutile

PRATICHE Step 1 = Definizione dei bisogni e specifiche Briefing generico e orale 2 Specifiche tecniche generiche e scritte 3 Obiettivi chiari, precisi, ben definiti. Definizione delle funzioni

PRATICHE Step 2 = Richiesta di proposta (RFP) 1 Nessuna RFP 2 L’invito alla gara è spedito via email o posta 3 L’invito alla gara è reso disponibile su e-procurement

PRATICHE Step 3 = Proposta 1 Budget basato su cifra unica 2 Viene prodotto un suddivisione parziale del costo 3 Specifica dei costi voce per voce. Il fee d’agenzia è indicato in maniera specifica

PRATICHE Step 4 = Valutazione delle proposte 1 Fatta in base a sensazioni 2 Fatta in base a analisi comparative generali delle proposte 3 Fatta in base a una griglia per più fattori e specifica

PRATICHE Step 5 = Presentazione del progetto 1 Progetto standard e generalizzato 2 Progetto analitico di buona qualità espositiva 3 Progetto personalizzato con ipotesi alternative ed esempi di casi analoghi

PRATICHE Step 6 = Negoziazione 1 Sempre condotta sul prezzo, indipendentemente dai contenuti 2 Condotta sul prezzo e sulla qualità dei contenuti della proposta 3 Condotta sul valore della proposta

PRATICHE Step 7 = Redazione del contratto 1 Ordine confermato verbalmente 2 Ordine scritto (“proposta accettata”) 3 Ordine confermato con contratto stipulato tra le parti

PRATICHE Step 8 = Esecuzione del contratto 1 Valutato soltanto al termine dell’evento 2 Meeting periodici per valutare l’andamento del progetto 3 L’accordo prevede le tappe e gli strumenti di valutazione congiunta

PRATICHE Step 9 = Valutazione 1 A sensazione, senza alcun elemento quantitativo 2 Fatta con una indagine di gradimento presso i partecipanti 3 Fatta in base a strumenti concordati , come ROI e ROO

Step con il maggior impatto sui criteri di successo

Pratiche per ciascun “livello di maturità”

Panelists Rodolfo Musco, CMM, CMP Brigitte Lindlbauer Linda Pereira ESGAR, European Society of Gastrointestinal and Abdominal Radiology Linda Pereira CPL events Arianna Caldon Key Congress & Communication Maurizia Laurati Global Family Banker di Banca Mediolanum Cesare Businelli European Institute of Purchasing Management” Raffaele La Monica Aedus Rodolfo Musco, CMM, CMP

Grazie per l’attenzione