ROTARY CLUB VIAREGGIO VERSILIA DISTRETTO 2070 Formazione (25 Maggio 2004) IL SEGRETARIO DEL CLUB

R.C. VIAREGGIO VERSILIA FORMAZIONE Agosto 26 Formazione rotariana Settembre 23 Come funziona il Club Novembre 11 Elezioni dei Consiglieri e Dirigenti Gennaio 27 Cooptazione del nuovo socio Marzo 23 Il socio efficiente Aprile 27 Il Presidente del Club Maggio 25 Il Segretario del Club Giugno 22 Il Distretto

SEGRETARIO DEL CLUB RUOLO  svolge funzioni complementari a quelle del Presidente del club  dà supporto alle attività del club e ne cura l'efficienza amministrativa  collabora con il Presidente, con il Consiglio Direttivo, con le Commissioni  opera insieme con il Tesoriere ed il Prefetto per il corretto funzionamento del club  tiene rapporti con il Distretto, con il R.I., con la F.R., con gli altri club

SEGRETARIO DEL CLUB COMPITI  mantiene aggiornati gli Archivi Soci e Club nelle Aree Riservate del sito 2070 e del sito R.I.  predispone e svolge le attività di sua responsabilità  elabora le statistiche richieste  mantiene i rapporti di tipo amministrativo con il Distretto, con il R.I., con la F.R., con gli altri club  cura l’archiviazione e la conservazione delle carte del club e della corrispondenza  movimenta le proposte di candidatura di nuovi soci  è il solo responsabile del “Libro dei Verbali del Club”

SEGRETARIO DEL CLUB DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO  Statuto tipo del Rotary Club (*)  Regolamento del Club  Manuale di Procedura (*)  Manuale del Segretario del Club (*)  Rotary Code of Policies (*) (*) Documentazioni reperibili sul sito distrettuale 2070

SEGRETARIO DEL CLUB ATTIVITA’ SISTEMATICHE  attività del Cons. Direttivo prima del 1° luglio  operazioni con scadenza (per trimestre)  operazioni senza scadenza prefissata  operazioni legate alla riunione settimanale

ATTIVITA’ DEL CONSIGLIO DIRETTIVO (prima del 1° Luglio)  nomina delle Commissioni del club  assegnazione degli eventuali Incarichi  stesura del Bilancio Preventivo del club  compilazione della “Guida su come pianificare dei Rotary club efficienti”  consegna del documento di cui sopra secondo le istruzioni del Governatore  verifica del rispetto delle norme dello Statuto tipo  eventuale messa a punto del Regolamento del club

OPERAZIONI CON SCADENZA - 1° trimestre ScadDescrizioneModelloDestinazione 5 LUG Consegna tessere ai soci fogli di 10 tessere da richiedere a Zurigo (418-IT) tutti i soci 10 LUG Pagamento quote 1° trimestre al Distretto si riceve dal Distretto o download dal sito 2070 Distretto 15 LUG Nomi dei componenti Consiglio Direttivo e Commissioni tabella predisposta dal segretario tutti i soci 20 LUG Avviso ai soci che hanno raggiunto la dispensabilità dalla frequenza lettera predisposta dal segretario soci aventi diritto 31 LUG Pagamento quote semestrali al Rotary International si riceve da R.I. insieme con la fattura Rotary International 15 AGO Rapporto di Assiduità del club per il mese di Luglio si riceve dal Distretto per l'intero semestre Distretto 15 SET Rapporto di Assiduità del club per il mese di Agosto disponibile dal mese precedente Distretto

OPERAZIONI CON SCADENZA - 2° trimestre ScadDescrizioneModelloDestinazione 10 OTT Pagamento quote 2° trimestre al Distretto si riceve dal Distretto o download dal sito 2070 Distretto 15 OTT Rapporto di Assiduità del club per il mese di Settembre disponibile dal mese precedente Distretto 15 NOV Rapporto di Assiduità del club per il mese di Ottobre disponibile dal mese precedente Distretto 15 DIC Rapporto di Assiduità del club per il mese di Novembre disponibile dal mese precedente Distretto 31 DIC Aggiornamento informazioni per Official Directory ONLINE su sito R.I. Rotary International

OPERAZIONI CON SCADENZA - 3° trimestre ScadDescrizioneModelloDestinazione 10 GEN Pagamento quote 3° trimestre al Distretto si riceve dal Distretto o download dal sito 2070 Distretto 15 GEN Rapporto di Assiduità del club per il mese di Dicembre disponibile dal mese precedente Distretto 31 GEN Pagamento quote semestrali al Rotary International si riceve da R.I. insieme con la fattura Rotary International 31 GEN Componenti del Consiglio Direttivo entrante e dati della Segreteria ONLINE su sito 2070 Distretto 15 FEB Rapporto di Assiduità del club per il mese di Gennaio si riceve dal Distretto per l'intero semestre Distretto 15 MAR Rapporto di Assiduità del club per il mese di Febbraio disponibile dal mese precedente Distretto

OPERAZIONI CON SCADENZA - 4° trimestre ScadDescrizioneModelloDestinazione 10 APR Pagamento quote 4° trimestre al Distretto si riceve dal Distretto o download dal sito 2070 Distretto 15 APR Rapporto di Assiduità del club per il mese di Marzo disponibile dal mese precedente Distretto 15 MAG Rapporto di Assiduità del club per il mese di Aprile disponibile dal mese precedente Distretto 15 GIU Rapporto di Assiduità del club per il mese di Maggio disponibile dal mese precedente Distretto 30 GIU Passaggio consegne al Segretario entrante se occorreSegretario entrante 15 LUG Rapporto di Assiduità del club per il mese di Giugno disponibile dal mese precedente Distretto

OPERAZIONI SENZA SCADENZA PREFISSATA RifDescrizioneModelloDestinazione 1Aggiornamento dati per nuovo socio, socio cessato, variazioni ONLINE su sito 2070 e su sito R.I. Distretto e Rotary International 2Proposta di candidatura nuovo socio download da sito 2070Consiglio Direttivo Archivio club 3Autorizzazione del candidato a comunicare il suo nome ai soci download da sito 2070Archivio club 4Autorizzazione del nuovo socio a comunicare i dati a R.I. download da sito 2070Archivio club 5Invio contribuzioni alla Fondazione Rotary si richiede alla Segreteria distr. (meglio download da sito 2070) Zurigo 6Richiesta di riconoscimenti dalla Fondazione Rotary si richiede alla Segreteria distr. (meglio download da sito 2070) Zurigo 7Ordinazione di pubblicazioni e/o di tessere rotariane download da sito 2070Rotary International 8Avviso convocazione riunioni Cons. Direttivo o Assemblee Soci predisposto dal segretario Membri del C.D. o tutti i soci 9Stesura verbali riunioni Cons. Direttivo o Assemblee Soci schema definito dal segretario Libro dei Verbali

OPERAZIONI LEGATE ALLA RIUNIONE SETTIMANALE RifDescrizioneModelloDestinazione 1 registrazione delle presenze dei soci tabella predisposta dal segretario archivio del club 2registrazione delle presenze di visitatori da altri club tabella predisposta dal segretario Tesoriere, archivio del club 3attestazione della presenza di visitatori da altri club attestato predisposto dal segretario visitatori 4 registrazione delle presenze di ospiti del club e ospiti dei soci tabella predisposta dal segretario Tesoriere, archivio del club 5certificazione delle presenze di tutti i presenti ruota in cartoncino per le firme dei presenti archivio del club 6elaborazione dei dati di assiduità dei soci modello ricevuto dal Distretto per ognuno dei due semestri invio mensile al Distretto 7trasferimento di informazioni al redattore del bollettino accordi interpersonali redattore del bollettino 8disponibilità di guidoncini per eventuali scambi guidoncino del club visitatori da altri club 9segnalazione di eventuali situazioni speciali informalePresidente, Prefetto, Tesoriere