Tecniche di gestione gruppi e conduzione riunioni Regione Toscana Nel file ci sono due pagine mastro: quella della copertina (schema titolo) e quella di tutte le pagine successive (schema diapositiva) Il file modello è predisposto con la prima diapositiva pronta per essere corretta, poi facendo “nuova diapositiva” apparirà la nuova slide (schema diapositiva), anch’essa già formattata. Le modifiche vanno sempre fatte sulla singola slide, mai sulle pagine mastro, se non per l’inserimento del marchio del cliente. Se non serve una diapositiva standard, ma ad esempio una dove inserire un grafico allora prima bisogna creare una nuova diapositiva e poi da “formato”/”layout diapositiva” cambiare la struttura della diapositiva con quella che occorre: rimarranno della diapositiva standard solo gli elementi necessari.

LA RIUNIONE: ELEMENTO STRUTTURALE DELL’ORGANIZZAZIONE

Aumenta la complessità e la rapidità richiesta dal business Come comunichiamo ? Aumenta la complessità e la rapidità richiesta dal business Aumenta la complessità e la quantità dell’informazione Aumenta la velocità di creazione e scambio del sapere “…….la sfida è patrimonializzare e trasferire le conoscenze nei processi, nelle esperienze, nelle pratiche professionali…. ma come ????” DOMANI IERI

Spazio Tempo Come gestiremo le informazioni ? Diverso E-mail Telefono Video conferenza Sistemi di Knowledge Management Riunioni Uguale Uguale Diverso Tempo

Info strutturata Tempo Come gestiremo le informazioni ? Sistemi di Knowledge Management Info strutturata Molto Riunioni E-mail Video conferenza Telefono Poco Reale Differito Tempo

Sono comunicazioni “ad alto valore” quelle che implicano Il valore delle comunicazioni interpersonali Sono comunicazioni “ad alto valore” quelle che implicano la fornitura di know how, esperienza, professionalità Sono informazioni “a basso valore” quelle che riguardano dati oggettivi e facilmente interpretabili, che potrebbero essere rintracciati in un sistema…

“Si arriva non preparati alla riunione…” Le nostre riunioni: aspetti critici “Ne facciamo troppe”! Spesso con troppi partecipanti! Spesso durano più del necessario…!!!” “A volte facciamo altro durante le riunioni (telefono, SMS, mail, discussioni in piccoli gruppi, altri lavori…)” “I contenuti più importanti a volte vengono fuori solo dopo la riunione…” “Si arriva non preparati alla riunione…”

“A volte non viene presa nessuna decisione…” Le nostre riunioni: aspetti critici “Si comunica solo il “titolo” della riunione, non un “abstract” sui contenuti e le decisioni da prendere…” “A volte mancano un coordinatore, un’agenda, tempi certi di inizio e di fine…” “A volte non viene presa nessuna decisione…” “Il ritardo è tollerato, l’assenza…. anche !”

Racconto, spiegazione, introduzione Il gioco dei contributi originali La riunione è un insieme di statement di vario tipo che si possono monitorare: Racconto, spiegazione, introduzione Ripetizione di concetti già espressi Associazione a concetti già espressi da altri Digressioni, voli pindarici,… Dettagli, tecnicismi, approfondimenti Contributi originali, idee da sviluppare …. TUTTI GLI INTERVENTI POSSONO ESSERE NECESSARI, MA E’ SUI CONTRIBUTI ORIGINALI CHE SI COSTRUISCE VALORE !

LA RIUNIONE LA RIUNIONE E’ FUNZIONALE AL COORDINAMENTO DI DECISIONI/AZIONI IN CUI SERVE LA CONCORRENZA DI PIU’ PERSONE NELLO STESSO MOMENTO

UN PROCESSO INFORMATIVO, ISTRUTTORIO, DECISIONALE COLLETTIVO Una riunione è UN PROCESSO INFORMATIVO, ISTRUTTORIO, DECISIONALE COLLETTIVO che utilizza INFORMAZIONI - OPINIONI provenienti da più fonti ( I PARTECIPANTI ) al fine di arrivare ad un OBIETTIVO CONDIVISO in un arco TEMPO definito

La riunione come strumento organizzativo SPESSO LA RIUNIONE VIENE CONSIDERATA: UN ACCIDENTE "INVOLONTARIO“ UNA PERDITA DI TEMPO UNA SITUAZIONE "DATA“ QUALCOSA CHE SUPERA IL SINGOLO NEL COMPLESSO UN FATTO NON GESTIBILE A CUI CI SI ADATTA

...MA E’ PROPRIO NECESSARIO RIUNIRSI? ASPETTI DELLA RIUNIONE CHE SPESSO NON VENGONO GESTITI IN MODO APPROPRIATO: OBIETTIVI ESPLICITI/IMPLICITI IL COSTO I PARTECIPANTI IL TEMPO ...MA E’ PROPRIO NECESSARIO RIUNIRSI?

Perche’ le riunioni di lavoro? PER RISOLVERE PROBLEMA COMUNE VI SONO DUE ALTERNATIVE: PARLARNE/SCRIVERE AI SINGOLI INTERESSATI INCONTRARSI TUTTI INSIEME IL RISULTATO E’ RADICALMENTE DIVERSO

VELOCITA’ DIFFUSIONE INFORMAZIONI Vantaggi della riunione VELOCITA’ DIFFUSIONE INFORMAZIONI RESPONSABILIZZAZIONE SULLE DECISIONI PRESE CONFRONTO E CONDIVISIONE INTEGRAZIONE OBIETTIVI (INDIVIDUALI-DI SETTORE) VARIETA’ PUNTI DI VISTA/VISIONE D’INSIEME COORDINAMENTO RECIPROCO

Atteggiamenti, culture, valori facilitanti o ostacolanti le riunioni OBIETTIVI SOVRAORDINATI - RESPONSABILITA' PIUTTOSTO CHE PROCEDURE - ADEMPIMENTI COOPERAZIONE - INTEGRAZIONE PIUTTOSTO CHE INDIVIDUALISMO - OTTICA MONOFUNZIONALE

PARAMETRI UTILIZZABILI TIPOLOGIA DI RIUNIONI PARAMETRI UTILIZZABILI SET ORGANIZZATIVO FUNZIONE SVOLTA DIMENSIONE TEMPORALE

Una tipologia possibile IN RELAZIONE AL SET ORGANIZZATIVO RIUNIONE INTERORGANIZZATIVA ENTE B AZIENDA R 1 ENTE AZIENDA A 2 RIUNIONE INTERFUNZIONALE AMMINIS. PRODUZ. R COMMER. ACQUISTI RIUNIONE FUNZIONALE R RESPONSABILE COLLABORATORI

Una tipologia possibile IN RELAZIONE ALLA FUNZIONE SVOLTA  RIUNIONE DECISIONALE OUTPUT = DECISIONE  RIUNIONE CREATIVA OUTPUT = GENERAZIONE ALTERNATIVE  RIUNIONE INFORMATIVA OUTPUT = INFORMAZIONE DIFFUSA  RIUNIONE DI PROBLEM SOLVING ECC.

Una tipologia possibile IN RELAZIONE ALLA DIMENSIONE TEMPORALE  RIUNIONE PERIODICA (A CALENDARIO) • COMITATI • TASK FORCES • PROJECT TEAMS  RIUNIONE RICORRENTE • IN FUNZIONE DELLA CULTURA ORGANIZZATIVA • IN RELAZIONE A PROBLEMI SPECIFICI  RIUNIONI ESTEMPORANEE • OCCASIONALI/SU NECESSITA’

Relazione numero partecipanti-obiettivo ALTO N° PERSONE BASSO Informazione Creativa Decisione OBIETTIVO