Esternalizzazione dell’ICT nella PA Marco Gentili Responsabile Ufficio Monitoraggio e gestione progetti delle Regioni e degli Enti Locali Quinta Giornata degli Innovatori 11 maggio 2005 Forum P.A. Fiera di Roma Marco Gentili CNIPA

Forme di esternalizzazione Un contratto di esternalizzazione non è un contratto di fornitura di servizi (consolidato nella PA) attiva una partnership PA – Fornitore prevede verifica della qualità delle prestazioni controllo strategico e valutazione delle performance del Fornitore riconoscimento dell’autonomia imprenditoriale del Fornitore cui compete individuare le modalità più opportune di realizzazione e innovazione Classificazione delle forme di esternalizzazione in relazione a missione affidata al Fornitore Information Technology Outsourcing (ITO) Business Process Outsourcing (BPO) ampiezza del mandato conferito al Fornitore Strategie di acquisizione (sourcing strategies) Marco Gentili CNIPA

Forme di esternalizzazione Strategie di acquisizione Marco Gentili CNIPA elaborazione da Fonte Gartner Group

Forme di esternalizzazione Comparazione Strategie di acquisizione Marco Gentili CNIPA

Evoluzione Esternalizzazione Infrastrutture IT Marco Gentili CNIPA

Evoluzione Esternalizzazione Sviluppo Sw Marco Gentili CNIPA

Evoluzione Esternalizzazione Benefici e Rischi Minimizzare i rischi per ottenere i benefici E-business Focus su core-business Costo elevato del personale Mancanza di risorse specializzate L’outsourcing non riduce i costi Rapidi cambiamenti tecnologici Esperienze negative Globalizzazione e decentramento Preoccupazioni circa la perdita di controllo Cattiva pubblicità per contratti fallimentari crescita esternalizzazione dei servizi Marco Gentili CNIPA

ICT Governance & Management Criticità dell’esternalizzazione in Italia Difficoltà a confrontare i costi dell’esternalizzazione con quelli delle strutture interne del Cliente Scarsa flessibilità dei contratti che spesso porta a rinegoziarli entro 12-18 mesi Limitato uso di meccanismi di misurazione delle prestazioni del Fornitore Mancanza di professionalità adeguate a governare il contratto ICT Governance Strutture, meccanismi organizzativi, decisioni e quadri di controllo preposti a garantire che l’IT sia coerente e funzionale al perseguimento degli obiettivi della PA ICT Management Decisioni, quadri di controllo, strumenti (di misura) per gestire i progetti (contratti di esternalizzazione) al fine di raggiungere gli obiettivi preposti minimizzando i rischi Marco Gentili CNIPA

ICT Governance 5 domini decisionali Principi Affermazioni di alto livello su come l’ICT deve essere usata nei procedimenti amministrativi Allineamento delle strategie ICT alle strategie della PA Infrastruttura Strategie per definire servizi ICT trasversali ai procedimenti amministrativi Valorizzare l’ICT come fattore abilitante massimizzandone i benefici Architettura Scelte tecniche integrate (inerenti dati, tecnologie, applicazioni) per soddisfare le necessità della PA inerenti i procedimenti amministrativi Applicazioni Individuazione delle applicazioni di supporto ai procedimenti amministrativi da acquisire o realizzare Investimenti Decisioni su quanto investire in ICT e su come selezionare i progetti Marco Gentili CNIPA

ICT Management 5 domini decisionali Missione da affidare al fornitore Scelta tra IT Outsourcing e Business Process Outsourcing Strategie di acquisizione Scelta tra make or buy funzione ICT interna, insourcer, società partecipata, consorzio, selective outsourcing, full outsourcing Analisi dei pro e dei contro, punti di vista alternativi Cliente/Fornitore Strategica e Organizzativa, Economica e Finanziaria, Operativa Scelta del fornitore (Modalità di appalto) Stabilità finanziaria, Affidabilità (capacità di rispettare gli impegni) Attitudine al servizio (soddisfazione cliente, assicurazione qualità) Capacità tecnica IT (competenze, conoscenze, metodologie, infrastrutture) e di innovazione Definizione del contratto (Cosa succede se … ?) Attività, Prodotti, Indicatori di qualità, Livelli di servizio Responsabilità, Pagamento corrispettivi, Applicazione penali, Flessibilità Governo del contratto (Direzione dei lavori) gestione delle attività, varianti in corso d'opera, monitoraggio livelli di qualità, gestione non conformità Marco Gentili CNIPA

ICT Governance & Management Best Practices Più strategie focalizzate, grande differenziazione tra soddisfazione degli utenti innovazione tecnologica eccellenza operazionale Chiari obiettivi per gli investimenti in ICT, differenziazione tra supporto di nuovi modi di effettuare i procedimenti amministrativi incremento della flessibilità facilitazione delle comunicazioni con gli utenti Partecipazione del top management, grande coinvolgimento di Seg. Generali, Capi Gabinetto, Direttori Generali, Capi Dipartimento Stabilità, pochi cambiamenti anno per anno Processi per gestire le eccezioni, formalizzati e ben funzionanti per garantire la flessibilità necessaria ed evolvere gli standard ICT Metodi formali di comunicazione, per assicurare la trasparenza pianificazione strategica ed esecutiva controllo di gestione e misura dei livelli di servizio Marco Gentili CNIPA

Impatto organizzativo esternalizzazione Servizi ICT sempre più combinazione di attività interne ed esterne Interazioni PA - Fornitore molto più complesse di quanto descritto in un contratto ben fatto Servizi ICT come una torta Contratto di Outsourcing selettivo Strategia di Outsourcing selettivo Contratto interno/informale Contratto esterno/formale Insieme di Contratti esterni/formali e interni/informali Marco Gentili CNIPA

Impatto organizzativo esternalizzazione Funzione ICT interna La funzione ICT interna non va soppressa, è però necessario modificarla profondamente perchè non è più una unità di servizio Struttura organizzativa, compiti e responsabilità Conversione e riallocazione delle risorse Oggi fare operativi e tecnici poco specializzati Domani far fare manager e tecnici molto specializzati Marco Gentili CNIPA

Impatto organizzativo esternalizzazione Competenze Le competenze vanno evolute (outplacement) Oggi Domani Gestione delle Risorse Gestione del Servizio Gestione del personale Integrazione di fornitori e servizi Gestione di contratti complessi Obiettivi interni Comunicazioni informali Relazioni formali ed escalation Marco Gentili CNIPA

Impatto organizzativo esternalizzazione Sistema dei valori dei dipendenti Regole non scritte che determinano la cultura della PA e influenzano i comportamenti individuali che la esprimono modalità di gestione dei conflitti e stile di direzione delle risorse Oggi Domani Processi produttivi industriali si traducono in qualità costante, preferibile alla variabilità della produzione artigianale interna La nostra PA è diversa da ogni altra perciò richiede soluzioni ICT fatte su misura E’ più importante progettare soluzioni, scegliere fornitori, governare contratti che realizzare prodotti e servizi ICT E’ meglio produrre internamente i prodotti e servizi ICT perché si raggiunge il livello di qualità più elevato Marco Gentili CNIPA

Linee guida CNIPA esternalizzazione e qualità dei beni e servizi ICT Per erogare servizi efficaci, rapidi e di qualità, le PA hanno bisogno di tecnologie in grado di offrire sicurezza, affidabilità e prestazioni ad altissimo livello Come acquistare servizi ICT di qualità? Come misurare la qualità dei servizi offerti dai fornitori? Linee guida sulla qualità dei beni e dei servizi ICT per la definizione e il governo dei contratti della PA predisposte dal CNIPA per dare una risposta a queste due domande, forniscono indicazioni utili alle PA nella acquisizione di forniture ICT nell’efficace governo dei contratti stipulati con i fornitori Convegno Forum PA Roma – 13 maggio 2005 ore 9.30 D10 - La qualità negli acquisti di beni e servizi ICT Marco Gentili CNIPA

Linee guida CNIPA esternalizzazione e qualità dei beni e servizi ICT Le Linee Guida sono articolate in una collana di 6 Manuali Marco Gentili CNIPA