fse C1 - azioni di sistema formazione continua: dalla pianificazione al controllo STRUMENTI DI PROJECT MANAGEMENT E KNOWLEDGE MANAGEMENT Olimpio Brivio - MIP – Politecnico di Milano WORKSHOP PROJECT MANAGEMENT: UN EFFICACE SUPPORTO PROJECT MANAGEMENT: UN EFFICACE SUPPORTO ALLE AZIONI DI FORMAZIONE E SVILUPPO 16 Ottobre 2003 FSE C 1 - AZIONI DI SISTEMA

STRUMENTI DI PROJECT MANAGEMENT E KNOWLEDGE MANAGEMENT Olimpio Brivio MIP – Politecnico di Milano Marghera Venezia – 16 ottobre 2003

Tema dell’intervento  Per il successo di un progetto occorrono metodi e tecniche (project management) e conoscenze specifiche (knowledge)  Nel contesto attuale aumenta la rilevanza della gestione delle conoscenze  Gli stessi strumenti utilizzati per fare project management consentono di fare anche knowledge management

Evoluzioni nell’applicazione del project management DAA AMBITI Imprese operanti per progetti Praticamente tutte le imprese ed enti SOGGETTI INTERESSATI Specialisti:  Project managers  Project office Managers e professional impegnati su progetti di innovazione FOCUS Attenzione prevalente agli strumenti Criticità di  Logiche gestionali  Cultura organizzativa coerente CONDIZIONI DI SUCCESSO Definizione di soluzioni personalizzate su azienda/progetto  Capacità di adattamento ai singoli casi  Know-how specifico

Ieri Oggi UNA VOLTA L’adozione del project management  comportava la definizione di procedure e strumenti personalizzati  era l’occasione per consolidare le esperienze fatte. L’esperienza applicativa successiva permetteva di migliorare le soluzioni adottate. OGGI L’introduzione del project management  richiede la formazione a logiche e strumenti di carattere generale  attiva un’applicazione diffusa ad una casistica molto composita.  I risultati ottenuti con l’utilizzo del project management dipendono in gran parte dalla capacità di supportare l’accumulazione e la diffusione di know-how nei diversi campi applicativi

Fare project management, oggi  Innovazione come fattore di successo  Gestione diffusa di progetti  Progetti nuovi in assoluto  Progetti nuovi per chi li sta gestendo  Rischio di iniziare ogni volta comunque da capo  Vantaggi dalla condivisione delle esperienze fatte Diventa fondamentale la gestione del know-how: consolidamento disponibilità/accessibilità

Il problema centrale Come raccogliere e valorizzare esperienze e know-how ? nell’organizzazione di appartenenza tra organizzazioni diverse

Quali strumenti ? Gli strumenti classici del project management (WBS, gantt, check-list, LRC) – oltre ad essere di supporto nella gestione dei progetti – costituiscono un valido supporto per il knowledge management: costituiscono uno schema comune di concettualizzazione dell’esperienza aiutano a documentare attività, scelte e risultati L’integrazione tra project management e knowledge management è fondamentale per avere successo in contesti caratterizzati da una gestione diffusa dei progetti e dell’innovazione.

Caso A:Direzione Servizi Vari (settore informatico) Il caso:  Negli anni ’90  Riconversione del settore Assistenza Tecnica di una multinazionale del settore informatico: dall’assistere i propri prodotti ad offrire servizi di outsourcing. Il problema:  Come supportare i tecnici nella gestione del nuovo business; struttura per unità di servizio territoriali L’intervento Formazione e adozione diffuse del project management Come supportare capitalizzazione, scambio e fruizione delle esperienze precedenti all’interno e tra le diverse sedi?

Caso B: un grande comune la Direzione Lavori Pubblici Il caso:  Ristrutturazione della Direzione: unità di sede, una decina di unità teritoriali  Contesto classico nel settore: modello organizzativo su base professionale  Adozione del project management Il problema:  Come stimolare l’utilizzo effettivi del project management  Come supportare la condivisione delle esperienze e supportare l’apprendimento organizzativo L’intervento: Formazione Codifica di uno schema di massima del processo: fasi, attività, tempi, attori Tool informatico di supporto

Variabili critiche Attivare un sistema di knowledge management è condizione necessaria per avere successo in una situazione di gestione diffusa di progetti.  Predisporre e formare all’uso di strumenti di raccolta e codifica delle esperienze  Stimolare la crescita di una cultura aperta e coerente nell’organizzazione e nella comunità professionale di riferimento Supportare la condivisione delle esperienze All’interno dell’organizzazione e Tra organizzazioni diverse (community knowledge management)