ROTARY INTERNATIONAL DISTRETTO 2080 SIPE ROMA 2015 Presentatori: Segretari Distrettuali 2015-2016 Roma 21 marzo 2015 – Hotel Sheraton Golf B. 1

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB Il concetto di amministrazione del Club non deve essere ristretto al concetto di amministrazione contabile, che ne costituisce invece solamente una Parte Amministrare il Club significa operare in tutte le complesse attività organizzative che permettono di svolgere i programmi nei termini e secondo gli obiettivi stabiliti

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB L’amministrazione del Club è affidata ad una specifica commissione, detta appunto COMMISSIONE DI CLUB PER L’AMMINISTRAZIONE il cui ampio compito è svolgere tutte le attività finalizzate al funzionamento efficace del club La commissione ha l’incarico di: Definire i propri obiettivi, finalizzati a conseguire gli obiettivi annuali del club; Organizzare programmi settimanali e speciali; Realizzare l’informazione e mantenere aggiornato il sito web del club; Aiutare il segretario a tenere i registri delle presenze; Promuovere l’affiatamento tra i soci; Svolgere e coordinare la gestione amministrativa del club. 4

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB Osserveremo sinteticamente due aspetti specifici: 1) Svolgere e coordinare l’attività di gestione amministrativa del club. 2) L’organizzazione dei programmi settimanali e speciali

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB gestione amministrativa del club All’inizio dell’anno il Consiglio Direttivo deve conoscere: La situazione dei conti bancari Se e come vengono pagate le quote dai soci Se il club ha debiti in sospeso e di quale entità Il bilancio di previsione per l’anno successivo Se sono stati regolarmente compilati i documenti da inviare nelle giuste sedi, rotariane o dell’amministrazione locale, nei termini stabiliti. Se e come sono distribuiti i fondi per le Commissioni di club 6

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB gestione amministrativa del club Ai Rotariani viene richiesto di pagare delle quote ai loro club, distretti e al RI Si devono perciò conoscere i fondi da raccogliere dai soci e a quali spese il club deve far fronte 1) cosa raccogliere 2) cosa pagare 7

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB gestione amministrativa del club Cosa raccogliere Quote sociali di club Quote di entrata (nuovi soci) Quote per finanziamenti dal distretto Quote pro capite del RI (2015/16= 55 $/socio) Tariffe (abbonamenti – Cons. Legislaz. ecc) 8

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB gestione amministrativa del club Cosa pagare Quote distrettuali Fatture semestrali Quote pro capite del RI (pro rata per i nuovi soci) Tariffe del RI: Costi per le riviste Tariffe sul Consiglio di legislazione Bilancio aperto (eventuale) 9

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB gestione amministrativa del club Esempi di raccolta di quote e calendario di pagamento (basato su raccolte trimestrali, ma esistono anche semestrali) Trimestri Luglio/Settembre e Gennaio/Marzo Raccolta delle quote di club - Inviare solleciti - Inviare le fatture Pagamento quote distrettuali di Club e fattura di rapporto semestrale R.I. Trimestri Ottobre/Dicembre e Aprile/Giugno Raccolta delle quote di club - Inviare solleciti - Consegnare le ricevute Pagamento delle quote distrettuali di Club – Pagare le quote distrettuali 10

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB programmi settimanali e speciali La commissione per l’amministrazione deve programmare le riunioni settimanali del club, tenendo presente che il loro scopo è informare i soci e incoraggiarli a partecipare alle iniziative del club rivolte alla comunità locale e al mondo Ai fini di una pianificazione efficiente delle riunioni settimanali è consigliabile: 11

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB programmi settimanali e speciali Proporre riunioni interessanti e programmi di valore contribuisce a far conoscere meglio il Rotary ai soci, a renderli più consapevoli del valore dell’affiliazione e a sensibilizzarli alle necessità della comunità locale e mondiale. 12

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB programmi settimanali e speciali Predisporre un ordine del giorno per ogni riunione settimanale ordinaria (cfr. esempio di ordine del giorno di riunione settimanale) Stendere il programma in anticipo; Fare in modo che i programmi siano connessi ai progetti, alle attività e agli interessi attuali del club 13

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB programmi settimanali e speciali Assegnare il compito di organizzare i programmi a rotazione tra i membri della commissione; Osservare anniversari e ricorrenze; Preparare un piano d’emergenza in caso di annullamento dei programmi previsti. 14

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB programmi settimanali e speciali Esempio di ordine del giorno di riunione settimanale Apertura dell’incontro: In base alle tradizioni locali 5 min. Pasto e periodo di socializzazione 30 min. 15

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB programmi settimanali e speciali Spazio per il Presidente 20 min. - Presentazione degli ospiti e dei Rotariani in visita - Corrispondenza e annunci: presentare informazioni notizie e annunci pertinenti il Rotary - Rapporti delle commissioni: consentire ai presidenti delle commissioni di presentare un rapporto sulle attività svolte - Attività di club: procedere alle votazioni relative alle questioni inerenti il club e comunicare i progressi compiuti dai progetti di club. Evitare di discutere dettagli che sarebbe invece più appropriato discutere durante gli incontri delle commissioni, le assemblee di club o le riunioni del consiglio direttivo. Risolvere tutte le eventuali questioni pendenti prima di trattare nuovi argomenti. 16

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB programmi settimanali e speciali Programma della riunione 30 min. - Presentazione del relatore. - Intervento del relatore. - Note di chiusura del presidente. Aggiornamento alle riunioni successive 5 min. Durata totale riunione 90 minuti circa 17

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB Ruolo e responsabilità del segretario del Club Il compito principale del segretario è quello di aiutare il club a operare nel modo più efficiente possibile. Il segretario ha le seguenti responsabilità: Aggiornare i dati sull’effettivo; • Prendere nota delle presenze alle riunioni e inviare al governatore, entro 15 giorni dall’ultima riunione di ogni mese, un rapporto mensile sulle presenze; • Avvisare chi di dovere delle riunioni del club, del consiglio direttivo e delle commissioni; 18

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB Ruolo e responsabilità del segretario del Club 4. Redigere e conservare i verbali delle suddette riunioni; 5. Inviare al RI e al distretto i documenti richiesti; 6. Assistere gli altri dirigenti del club; 7. Svolgere eventuali altri compiti normalmente associati all’incarico di Segretario (es. concordare col Presidente la scaletta della serata) 19

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB Ruolo e responsabilità del segretario del Club LUNEDI’ 1 marzo xxxx PRESIEDE Presidente / Vice Presidente Efisio Piras SALUTI: - Past Governor Efisio Piras - Ass. Governatore Efisio Piras Altre autorità Rotariane - gli Ospiti in generale SONO OSPITI DEL CLUB: SONO OSPITI DEI SOCI: HA COMPIUTO GLI ANNI: Efisio Piras SI SCUSANO: Efisio Piras , COMUNICAZIONI ai soci – prposte – Programmi prossimi. NELLA RIUNIONE DI STASERA: Il Presidente della Regione Sardegna On. Efisio Piras esporrà in breve il programma di sviluppo che ha portato la disoccupazione in Sardegna allo 0,3 % NELLA PROSSIMA RIUNIONE: Il Presidente dell’Ordine dei Medici Dott. Efisio Piras terrà una conversazione sul tema della Sanità e dei vari aspetti ad essa collegati. TOTALE SOCI: TOTALE OSPITI: 20

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB Ruolo e responsabilità del segretario del Club Gennaio – giugno (prima di entrare in carica) • Il segretario entrante si familiarizza con il Manuale del segretario di club e lo statuto e il regolamento tipo dei Rotary club. • Partecipa al congresso distrettuale. • Assiste il Presidente entrante nella definizione degli obiettivi del club usando il Piano strategico ed il Piano Direttivo del Club. Si registra presso My Rotary del sito www.rotary.org. presso il sito del Distretto 2080 www.rotary2080.org per attivare tutti i necessari inserimenti dei Dati sensibili. 21

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB Ruolo e responsabilità del segretario del Club Calendario del segretario di club Luglio • Assume ufficialmente l’incarico e i compiti a esso relativi. • Usa My Rotary e Rotary Central del sito www.rotary.org e l’area riservata del sito Distrettuale 2080 www.rotary2080.org per visualizzare i rapporti del club e per comunicare ad entrambi eventuali variazioni all’effettivo. 22

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB Ruolo e responsabilità del segretario del Club Calendario del segretario di club Luglio • Riceve dal segretario uscente i registri e i documenti del club, compresa la copia più aggiornata del Manuale di procedura. Invia ai soci la distinta delle quote sociali (questa operazione può essere effettuata una volta al mese, al trimestre o al semestre). • Riceve l’Official Directory dal RI. 23

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB Ruolo e responsabilità del segretario del Club Calendario del segretario di club Novembre Aggiorna l’elenco dei soci sul Rotary Central e sul sito distrettuale in modo che il club possa avere una corretta situazione informatica dei dati. Dicembre • Aiuta a organizzare la riunione annuale per l’elezione dei dirigenti, da tenersi prima del 31 dicembre in modo che i nuovi eletti possano essere inclusi nei siti e nella nuova edizione dell’Official Directory. N.B. Se il RI non riceve i dati aggiornati, nell’elenco ufficiale compariranno i dirigenti dell’anno precedente. 24

DOCUMENTI DA PREDISPORRE PRIMA DELLA VISITA DEL GOVERNATORE AMMINISTRAZIONE DEL CLUB Ruolo e responsabilità del segretario del Club DOCUMENTI DA PREDISPORRE PRIMA DELLA VISITA DEL GOVERNATORE Piano Strategico del Club; Piano Direttivo del Club; Copia della Relazione Programmatica del Presidente; Copia dell'Obiettivo Contributivo alla Rotary Foundation (Fondo Annuale, Fondo Permanente, Polio Plus); Copia del Curriculum Vitae del Presidente ed una breve storia del Club; Organigramma del Consiglio Direttivo e delle Commissioni del Club 25

DOCUMENTI DA PREDISPORRE IN OCCASIONE DELLA VISITA DEL GOVERNATORE AMMINISTRAZIONE DEL CLUB Ruolo e responsabilità del segretario del Club DOCUMENTI DA PREDISPORRE IN OCCASIONE DELLA VISITA DEL GOVERNATORE Copia del calendario delle attività del Club con evidenziate le riunioni settimanali, la data delle più recenti Assemblee del Club e dei Consigli Direttivi; Copia dei versamenti obbligatori al Rotary International e al Distretto; Copia degli Attestati Presidenziali conseguiti dal Club negli ultimi anni; Elenco dei Soci che hanno fatto parte della Squadra distrettuale negli ultimi 4 anni; Elenco dei Soci del Club con meno di tre anni di anzianità; Elenco dei 5 Soci con maggiore anzianità rotariana. 26

AMMINISTRAZIONE DEL CLUB GRAZIE BUON LAVORO E BUON ROTARY A TUTTI 27