AGGIORNAMENTO in VINCI FRAMEWORK Eventi Promozionali General Sponsorship Partecipazione a congressi JANSSEN ITALIA

Aggiornamento in Vinci: Framework Project Team: Lella Albani Gianni Baravalle Roberta Cannioto/Eleonora Roselli Giovanni Magliari Francesca Messana/Marco Martelli Rosi Migliori/Loredana Bergamini Francesco Trimboli Sonia Vitali Sonia Vitali HCCO

EVENTO PROMOZIONALE DEFINIZIONE Evento principalmente destinato a promuovere i prodotti J&J, i loro vantaggi, le caratteristiche e l’utilizzo degli stessi. Il contenuto del materiale promozionale è di proprietà di J&J ed è revisionato nel rispetto delle HCBI SOP 201 e 202. Ai partecipanti può essere offerta una ospitalità di modesta entità, nel rispetto del codice deontologico e della normativa applicabile. Speakers esterni e chairperson possono ricevere compenso per la consulenza e possono essere rimborsate le spese di viaggio e alloggio. Nell’ambito di un congresso la fascia oraria dedicata al simposio promozionale deve essere specificata. Sottogruppi in Vinci: Evento promozionale organizzato dall’azienda Presentazione promozionale in un meeting locale Simposio promozionale in un congresso locale Simposio promozionale in un congresso nazionale

EVENTO PROMOZIONALE DEFINIZIONE Speaker: dipendenti J&J o speakers esterni/chairperson che hanno firmato un contratto di consulenza. Ospitalità: solo pasti di modesta entità. Per i partecipanti non sono previsti rimborsi per viaggio e alloggio. Luogo in cui si può svolgere l’evento promozionale: ospedale, clinica, centro medico-sanitario, farmacia, hotel, centro congressi, ristorante (con stanza separata) L’evento deve svolgersi nel rispetto delle normative locali. L’evento promozionale deve essere registrato nel GL Account HCC/HCBIPromoSpkProg (655450004)

EVENTO PROMOZIONALE FRAMEWORK (1) (adattato per l’ITALIA) Può essere approvato senza la revisione del HCCO NO o revisione del HCCO necessaria Contenuto Correlato ai prodotti J&J e/o all’area terapeutica. All’interno della indicazione registrata Controllato e approvato secondo le SOP 201/202 e SOP-ISO “materiale informativo e omaggi” Training su argomenti generali che possono essere acquistati per organizzazioni commerciali: inglese medico; uso di PowerPoint; ecc. Luogo Hotel 4*, centro congressi Ristorante con stanza separata Ospedale, clinica, centro medico/sanitario, farmacia Hotel 5* Ristorante con intrattenimento Centro congressi in un luogo inappropriato Nº di partecipanti invitati Più di 6 invitati per uno speaker esterno che riceve un compenso per la consulenza Meno di 6 invitati: è necessaria la revisione del HCCO Numero di Eventi Promozionali a cui un HCP può partecipare annualmente Massimo 6 per trimestre HCP invitato ad un evento con gli stessi contenuti e gli stessi speaker più di 2 volte all’anno: è necessaria la revisione del HCCO

EVENTO PROMOZIONALE FRAMEWORK(2) (adattato per l’ITALIA) Può essere approvato senza la revisione del HCCO NO o revisione del HCCO necessaria Rapporto Speaker esterno/Chair/ Partecipanti Fino a 3 speaker non è necessaria l’approvazione del HCCO. Chairperson: quando il pubblico è superiore ai 20 partecipanti Per più di 3 speaker 1 chairperson per meno di 20 partecipanti: è necessaria la revisione del HCCO Ospitalità Entro i limiti di ospitalità approvati dalla OpCo: 35.00€ / colazione 40.00€/ finger food (pasto leggero a buffet)– coffee break 50.00€ / pranzo 85.00 € / cena Ogni eccezione dovrà essere sottoposta all’approvazione del HCCO prima dell’evento Ospitalità in relazione alla durata della sessione scientifica 1 ora = rinfresco, finger food (pasto leggero a buffet) 1 ora – 4 ore = pranzo o cena Più di 6 ore = 2 pasti in accordo con le normative locali Ospitalità eccessiva. Esempio: 15 minuti di presentazione seguiti da una cena di tre portate.

EVENTO PROMOZIONALE FRAMEWORK(3) (adattato per l’ITALIA) Può essere approvato senza la revisione del HCCO NO o revisione del HCCO necessaria Selezione di Speaker/Chairperson Documentazione basata sulle conoscenze e competenze; documentazione del compenso relativo alla consulenza Speaker che ricevono compensi per presentazioni al loro stesso dipartimento / ospedale / clinica durante le ore di lavoro: è necessaria la revisione del HCCO Fees for Service per Speaker / Chairperson Tabella oraria come da tabella FFS Rapporto: num. ore di preparazione / num. ore di presentazione = 5/ 1 per nuove presentazioni 1/ 1 per presentazioni ripetute Tempo massimo di preparazione: 10 ore Compenso massimo per evento: 3.480 (12 ore x 290€) Ogni eccezione dovrà essere sottoposta all’approvazione del HCCO prima dell’evento

EVENTO PROMOZIONALE FRAMEWORK(4) (adattato per l’ITALIA) Può essere approvato senza la revisione del HCCO NO o revisione del HCCO necessaria Num. di contratti FFS (Promozionali, Medical education, Consulenze) per HCP per anno Max 3 contratti di consulenza (FFS) sottoscritti con Janssen in un anno Totale massimo annuale di compensi erogati dall’azienda (esclusi i compensi per Studi Clinici): 30.000€ Ogni eccezione dovrà essere sottoposta all’approvazione del HCCO prima dell’evento Prenotazione & Pagamento Pasti: Prenotazione diretta dalla sede (non è obbligatorio l’uso di Amex). Pagamenti effettuati secondo la policy aziendale. Il viaggio in treno/aereo e l’alloggio dello speaker prenotati e pagati dal HCP e fatturati all’azienda, secondo il processo FFS (ogni FFS è preventivamente approvato dall’Ufficio Legale) . Non è consentito pagare l’alloggio tramite carta di credito di un dipendente. Monitoraggio Evento & Partecipanti (quando i dati sono disponibili) sono tracciati nel “modulo eventi “in VINCI/iConnect.

GENERAL SPONSORSHIP DEFINIZIONE Fornire supporto finanziario ad una terza parte indipendente (società scientifica, ospedali, università, organizzatori di congressi, ecc.) che organizza un evento/attività scientifica indipendente (senza alcuna influenza da parte dell’Azienda sul programma), Janssen riceve in cambio uno spazio per la promozione dell’azienda o dei suoi marchi (es.: stand congressuali e pubblicizzazione del logo aziendale). Il pagamento deve essere erogato alla terza parte indipendente. Non sono consentiti trasferimenti di valore a singoli soggetti. Nelle General Sponsorship non sono incluse le campagne pubblicitarie, che si svolgono in accordo con il piano di comunicazione aziendale. Esempi di possibili spazi promozionali per la sponsorizzazione del logo aziendale: Stand congressuali Pubblicità nel materiale fornito ai partecipanti: inviti, opuscoli, programmi, borse congressuali, ecc. Pubblicità nei documenti inerenti all’evento: atti del convegno, programmi, newsletters, ecc. Pubblicità nei siti internet correlati all’evento: banner, pagine web.

GENERAL SPONSORSHIP DEFINIZIONE Tipo di contratto: Contratto di sponsorizzazione, basato su tariffe ufficiali o su una proposta dell’organizzatore con il dettaglio dei costi, della tipologia di spazio pubblicitario (m2, tipo di materiale incluso il logo dell’azienda, ecc) e dell’impatto (numero di partecipanti attesi, impatto pubblicitario). Pre-requisiti: Il programma dell’evento è di tipo scientifico e gli argomenti trattati non possono riguardare la promozione off-label di un prodotto J&J. Il luogo e l’ospitalità fornita devono rispettare la policy J&J e i limiti di ospitalità Il costo è definito sulla base del FMV. L’evento deve essere registrato nel GL Account HCC ProfAdv& Promo (65555302)

GENERAL SPONSORSHIP FRAMEWORK (1) (adattato per l’ITALIA) Può essere approvato senza la revisione del HCCO NO o revisione del HCCO necessaria Evento Iniziato da una terza parte indipendente, senza alcuna influenza da parte dell’azienda sul programma. Il programma è disponibile. Lo scopo è di tipo scientifico . Non c’è un programma dell’evento. Lo scopo è di natura sociale o di intrattenimento. Contenuto Pannelli congressuali, pagine pubblicitarie e logo sono approvati in base alle SOP 201/202 e alle SOP ISO applicabili Pubblicità, pannelli o logo modificati richiedono l’approvazione regolatoria Luogo/Materiali Area espositiva per congressi Sala riunioni favorevole allo scambio scientifico. I materiali forniti ai partecipanti rispettano i requisiti di ospitalità e della SOP “materiale informativo e omaggi” ( es.: tipo di omaggio consentito e valore) Luogo di intrattenimento. Articoli non inerenti alla pratica medica. Partecipanti all’evento Minimo 10 Meno di 10 Sponsor Unico/Plurisponsor Se il costo è inferiore ai 5.000€, Janssen può essere Unico Sponsor dell’evento. Se il costo supera i 5.000€, è necessario il contributo di più di uno sponsor (altri sponsor possono essere Aziende Farmaceutiche o Aziende di altri settori). Se il costo supera i 5.000€ perché Janssen possa essere Unico Sponsor, serve l’approvazione del HCCO.

GENERAL SPONSORSHIP FRAMEWORK (2) (adattato per l’ITALIA) Può essere approvato senza la revisione del HCCO NO o revisione del HCCO necessaria FMV Stand congressuale con tariffe ufficiali: costo al m2 Stand congressuale senza tariffe ufficiali: Max. costo per impatto = 50 € (sponsorizzazione/num. Partecipanti) Max. costo per stand congressuale = 3000 € Materiali forniti ai partecipanti (borse congressuali, penna, documenti di training, con il logo aziendale): Max. costo per partecipante: 10 € Max .costo per evento : 3.000 € Pagina pubblicitaria nei materiali inerenti all’evento (in cui compare non solo il logo, ma informazioni sull’azienda e/o suoi prodotti): Max. costo per un annuncio = 10.000 € 10 € / num. unità impattate dal messaggio Websites (banners, logo) inerenti all’evento: Max. costo per impatto = 10 € Max. costo per un annuncio = 3.000 € Sopra 25.000 € = è necessaria l’approvazione del HCCO Sopra al limite della YES table: è necessaria l’approvazione del HCCO

PARTECIPAZIONE A CONGRESSI (1) (adattato per l’ITALIA) Può essere approvato senza la revisione del HCCO NO o revisione del HCCO necessaria Evento L’Agenda è disponibile. Lo scopo del meeting è di natura scientifica. Qualora il congresso sia stato valutata da “e-4ethics” , la valutazione è stata positiva. È conforme alla normativa locale. Non c’è un programma. Lo scopo è di natura sociale o di intrattenimento. Valutazione negativa da parte di e-4ethics: è necessaria una revisione del HCCO prima dell’evento. Luogo La sede congressuale è adatta a garantire lo scambio scientifico. Resort o hotel sedi di Casinò. Per congressi internazionali: città incluse nella lista J&J HCC&P delle città ritenute non appropriate: è necessaria una revisione del HCCO prima dell’evento. Partecipanti all’evento Il tema del congresso è appropriato per la specializzazione dei partecipanti. Il partecipante rispetta i criteri di selezione applicabili agli eventi di Medical Education. Il numero di inviti per HCP per anno è conforme alle normative locali. Non sono consentiti più di 2 inviti in totale per anno per HCP per congressi internazionali o nazionali (no inviti per congressi locali). Almeno il 10% dei partecipanti selezionati da Janssen deve avere meno di 40 anni. Sopra i limiti indicati, la partecipazione non è consentita, come da codice deontologico di Farmindustria.

PARTECIPAZIONE A CONGRESSI (2) (adattato per l’ITALIA) Può essere approvato senza la revisione del HCCO NO o revisione del HCCO necessaria Viaggio Viaggio: classe economica se il tempo di volo è inferiore alle 7 ore. Organizzato da Amex o da un’agenzia di viaggi approvata. Ogni eccezione necessita di una revisione del HCCO prima dell’evento. Ospitalità Entro i limiti approvati dalla OpCo: 35.00€ / colazione 40.00 €/ pasto leggero- coffee break 50.00 € / pranzo 85.00 € / cena 275.00 € per notte in hotel Hotel prenotato da AMEX o da un’agenzia viaggi approvata o direttamente attraverso housing bureau del congresso. Al di sopra dei limiti indicati è necessaria una revisione del HCCO prima dell’evento.