ROTARY INTERNATIONAL DISTRETTO 2070 ASDI – Assemblea Distrettuale Sessione tematica per i Segretari dei Club (Bologna – 24 Aprile 2004) “EFFICIENZA DALLA TECNOLOGIA” A cura di : Commissione distrettuale Informatizzazione

SITO DISTRETTUALE 2070 ARCHITETTURA Area Riservata del SITO Accesso regolamentato ai SERVIZI dell’Area Pubblica Accesso regolamentato agli ARCHIVI strutturati Area Pubblica del SITO

SITO DISTRETTUALE 2070 CONTENUTI - ordinate - implementabili - rintracciabili Qualità delle Informazioni :

SITO DISTRETTUALE 2070 CONTENUTI Quantità delle Informazioni : - il Sito 2070 occupa circa 160 Mb - il Manuale di Procedura 2001 occupa 1 Mb ed è costituito da circa 300 pagine - il Sito 2070 equivale quindi a circa 160 Manuali di Procedura e contiene poco meno di pagine

EFFICIENZA DALLA TECNOLOGIA SPECIFICA TECNICA - obiettivi - strumenti - fasi - vantaggi - conclusioni

OBIETTIVI - pubblicazione dell’Annuario su CD o su carta - compiti burocratici dei Club ridotti al minimo - un solo interlocutore per i Club: il Distretto - richieste saltuarie di informazioni eliminate - trasferimento delle informazioni semplificato

STRUMENTI - abilitazione dei Segretari dei Club a: - visualizzare le informazioni contenute nei database - inserire le informazioni relative ad un nuovo socio - modificare le informazioni già archiviate (socio e club) - cancellare un socio a seguito di cessazione - inserire le informazioni relative all’anno seguente (club) - predisposizione di un ampio spazio protetto all’interno dell’Area Riservata assegnazione ad ogni Club di una parte dello spazio protetto - apertura di tale parte di spazio ai Segretari dei Club, a mezzo di Codice e di Password

FASI - sospendere lo scambio di informazioni con ICR nei due sensi - mantenere lo scambio di informazioni con Evanston, come attualmente, fino a nuove istruzioni - inserimento dei dati relativi a soci non presenti negli archivi - aggiornamento dei dati relativi a soci già presenti negli archivi - cancellazione dei soci che hanno lasciato i club - aggiornamento dei dati relativi ai club per l’anno seguente - messa a regime del sistema: - contemporaneamente è opportuno:

VANTAGGI - tutte le operazioni di trasferimento dati: - verso il produttore di CD per l’Annuario - verso lo stampatore dell’Annuario - verso Evanston (dopo futuri accordi da fare) sono demandate al Distretto - i Club operano direttamente nel proprio spazio protetto, con piena responsabilità e scegliendo i propri tempi

CONCLUSIONI - inserire i dati dei nuovi soci (quanti in un anno: 3, 5, 8, 10 ?), operazione che richiede 8-10 minuti al massimo per ognuno; - inserire le variazioni ai dati esistenti comunicate dai soci, (di solito qualche numero telefonico o qualche indirizzo), operazione che può richiedere circa 5 minuti per ognuno; - inserire i nuovi dati relativi al club, operazione con cadenza annuale che può richiedere non più di minuti; - cancellare i dati di un socio a seguito di cessazione, 3 minuti. a regime, cioè dopo implementazione dei database, il Segretario del Club è impegnato per non più di 4 – 5 ore nel corso dell’annata, tempo senz’altro adeguato per: