Le funzioni aziendali (aree aziendali) Entra

Le funzioni aziendali (o Aree funzionali) All’interno di ogni impresa, affinché la stessa possa sopravvivere e durare nel tempo, devono essere svolte una serie di attività, tra di loro integrate e coordinate. Le “attività” che presentano “caratteristiche simili” possono essere raggruppate e costituiscono una “FUNZIONE AZIENDALE” (o AREA AZIENDALE). Una “funzione aziendale” è formata da una serie di attività aventi lo stessa natura, riunite tra di loro perché riguardanti lo stesso oggetto operativo e finalizzato al raggiungimento dell’obiettivo dell’impresa.

LE AREE FUNZIONALI Aree di informazione e controllo. Le aree funzionali dell’impresa (con particolare riferimento alle imprese industriali) si possono distinguere in: Aree primarie; Aree integrative; Aree di informazione e controllo.

L’AREA DI INFORMAZIONE (Sistema Informativo Aziendale) L’ AREA DI INFORMAZIONE predispone e gestisce il collegamento (le informazioni) tra le varie aree aziendali all’interno dell’impresa stessa (e con l’ambiente esterno). La funzione sistema informativo, gestendo il Sistema Informativo Aziendale (S.I.A.), consente di trasformate i dati (non solo quelli relativi alle varie operazioni aziendali, ma anche quelli esterni), nelle informazioni necessarie: per l’attività decisionale della direzione strategica, per rendere possibile l’obbligatoria comunicazione all’esterno dell’andamento della gestione aziendale. In particolare, ricordiamo, come parti importanti del sistema informativo aziendale: la CONTABILITÀ GENERALE (CO.GE.), che rileva i fatti relativi ai rapporti che l’azienda ha con le terze economie (cioè con l’esterno), e determina, a fine esercizio, il risultato della gestione (e naturalmente il correlato patrimonio di funzionamento); in genere questa contabilità è obbligatoria per legge; la CONTABILITÀ ANALITICA (COA): tale contabilità si affianca alla contabilità generale per integrare le informazioni di cui l’azienda deve poter dipsorre, ha finalità esclusivamente interne ed è facoltativa. I Sistemi informativi, in genere, dipendono direttamente dalla Direzione Generale. A volte, in relazione al differente stadio informatico o organizzativo dell’azienda, possono essere inseriti nelle funzioni di Amministrazione.

L’AREA DI PIANIFICAZIONE e PROGRAMMAZIONE L’ area pianificazione e programmazione si occupa di predisporre piani (e successivamente i programmi) relativi alla gestione futura. La pianificazione e la programmazione rivestono un ruolo decisamente rilevante nell’ambito del sistema d’impresa. Le attività di pianificazione e programmazione dell’attività aziendale, più esattamente, sfociano in un processo attraverso il quale si cerca di costruire “piani strategici” e “programmi annuali” che riguardano la “gestione” futura e di predisporre i mezzi (risorse umane e finanziarie) più efficaci per la relativa realizzazione. In altri termini, pianificare e programmare vuol dire: fare le scelte strategiche (nuovi prodotti, nuovi mercati, ecc.). fissare gli obiettivi aziendali da perseguire e indicare quelli che separatamente devono essere attribuiti alle singole aree; predisporre i mezzi (risorse personali e finanziarie, ecc.) necessari per raggiungere tali obiettivi. NOTA: occorre puntualizzare il significato dei termini “pianificazione” e “programmazione” che spesso usati come sinonimi: in realtà hanno un distinto significato: Pianificare: quando i piani si riferiscono al medio-lungo termine (3-5 anni): sono quindi piani strategici (PIANIFICAZIONE STRATEGICA ) Programmare: quando il piano strategico viene tradotto, per l’anno successivo, in programma di gestione riguardano un breve periodo di tempo (es. fino ad 1 anno). (PROGRAMMAZIONE - BUDGET)

L’ AREA di AUDITING e CONTROLLO DI GESTIONE L’area relativa al controllo ha la finalità di misurare il grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati nonché di analizzare i motivi delle eventuali differenze. Premessa ovvia del controllo di gestione è che i dati, desunti dalla contabilità (e dal bilancio) utilizzati per tale controllo, siano attendibili: a questa finalità è preposta l’attività di Auditing. (AUDITING o “REVISIONE CONTABILE”). L’attività di “controllo di gestione”, vera e propria, si articola essenzialmente su due livelli: In primo luogo, si confrontano i risultati “raggiunti” con quelli “programmati” (REPORTING) In secondo luogo, si analizzano gli “scostamenti” tra i dati preventivi e dati consuntivi, al fine di individuare i motivi per cui si sono generate tali differenze, in modo da poterle eliminare (CONTROLLO DI GESTIONE).

FINANZA L’area finanza si occupa della copertura del fabbisogno finanziario dell’impresa, procacciandole risorse finanziarie più idonee (capitale). Si tratta non solo di reperire i fondi di copertura, ma anche di gestire le decisioni di investimento che stanno a monte di quei fabbisogni. Tali mezzi di copertura dovranno essere adeguati e gestiti in termini di qualità, quantità, economicità e disponibilità tempestiva, e ciò in linea con il loro utilizzo (ovvero con quei fabbisogni definiti dalle decisioni di investimento). L’attività della funzione finanza, in pratica, ha per oggetto la gestione del fattore “capitale” nei momenti dell’acquisizione e dell’impiego. L’obiettivo fondamentale è costituito dalla possibilità di far fronte alle esigenze finanziarie in modo tempestivo e il meno oneroso possibile. L’attenta considerazione della correlazione tra finanziamenti e impieghi da la possibilità di disporre in ogni momento dei mezzi finanziari necessari per il normale svolgimento dell’attività aziendale.

PERSONALE (organizzazione e gestione del Personale) Il principale obiettivo della “funzione personale” è acquisire, amministrare e sviluppare le “risorse umane” di un’azienda. La gestione del personale, in pratica, riguarda i problemi attinenti alle forze di lavoro che operano nell’azienda. La funzione organizzazione e gestione del personale è di fondamentale importanza poiché si occupa: di tutti i problemi connessi alle scelte strategiche riguardanti la “struttura organizzativa” e l’utilizzo delle risorse umane (personale), della gestione dei rapporti con i lavoratori subordinati e con gli enti previdenziali, svolgendo anche compiti di natura amministrativo-contabile (relativi la personale). È, dunque, questa funzione che si occupa dei compiti tipicamente amministrativi relativi al personale, come il calcolo dei salari e degli stipendi e la tenuta dei rapporti con gli istituti previdenziali (INPS, INAIL).

APPROVVIGIONAMENTI (ACQUISTI) La funzione acquisti/approvvigionamento consiste nell’insieme delle attività che vengono svolte per acquistare i fattori della produzione, nei tempi e nei modi richiesti dalle necessità dell’azienda. In pratica riguarda soprattutto il rifornimento relativo alle merci, alle materie prime o ad altri materiali di consumo (UFFICIO ACQUISTI). Può riguardare anche l’acquisizione dei beni strumentali (in fase di costituzione o in momenti successivi): naturalmente tale operazione viene pianificata a livello strategico. Nelle imprese mercantili questa funzione si occupa, principalmente, degli acquisti di merci sul mercato, individuando, le piazze dove essi risultano più convenienti. Rientra in questa funzione anche la “GESTIONE DELLE SCORTE” (MAGAZZINO) (UFFICIO MAGAZZINO), la cui finalità è quella di fare in modo che l’azienda abbia sempre a disposizione la quantità di beni destinati alla vendita (se si tratta di Merci) o all’inserimento nel processo produttivo (se si tratta di Materie prime, sussidiarie, ecc.). In genere la Direzione acquisti, rispetto alla criticità degli acquisti o alla specificità degli stessi, può dipendere direttamente dal Direttore Generale, dalla Direzione Amministrativa,oppure fare parte delle Direzione Produzione.

PRODUZIONE La funzione “produzione” ha il compito di “aggregare” e “utilizzare” i fattori della produzione acquisiti al fine di ottenere (attraverso un processo di trasformazione) “prodotti” idonei a soddisfare le richieste provenienti dai consumatori finali o da altre unità produttive. In generale, l’attività di produzione è caratterizzata da due momenti fondamentali: la predisposizione del sistema produttivo, che comporta la scelta: della tecnologia produttiva (conoscenze, metodi e strumenti da adottare nei processi di trasformazione), della tipologia dei processi produttivi (che si differenziano in relazione alla quantità di produzione e al suo livello di standardizzazione), del grado di flessibilità di cui dotare gli impianti; la gestione operativa dello stesso, che consiste nell’utilizzare il sistema produttivo predisposto in modo da ragiungere i massimi livelli di efficienza.

COMMERCIALE e MARKETING La “funzione commerciale” (vendite) si occupa principalmente della vendita di un dato prodotto o servizio secondo le strategie e le politiche stabilite dalla Direzione Marketing. La “FUNZIONE COMMERCIALE” (l’UFFICIO VENDITE in particolare) gestisce gli ordini dei clienti. La “FUNZIONE MARKETING” valuta l’adeguatezza del prodotto alle esigenze del mercato: definisce a chi, che cosa e come vendere e imposta la strategia commerciale di un prodotto a lungo termine. La strategia operativa di vendita di un dato prodotto (o servizio) viene articolata e definita attraverso la stesura del “piano di marketing”.

RICERCA & SVILUPPO La funzione “ricerca e sviluppo” svolge un’attività finalizzata alla produzione di nuove conoscenze tecnologiche che consentano: di fronteggiare adeguatamente l’evoluzione ambientale di ottenere vantaggi competitivi. La funzione di ricerca e sviluppo, in sintesi, comprende attività di progettazione finalizzate a: diversificazione del della produzione con la ricerca di nuovi prodotti, miglioramento qualitativo dei prodotti già esistenti, diversificazione e miglioramento dei processi produttivi al fine di migliorare la qualità dei prodotti ottenuti, di rendere più flessibile la produzione e/o di rendere più conveniente, in termine di costo, il processo produttivo. L’attività di sviluppo è strettamente connessa ai risultati conseguiti con l’attività di ricerca e ne cura le possibili applicazioni. Il suo obiettivo consiste, quindi, nell’utilizzare al meglio le conoscenze acquisite al fine di impiegarle adeguatamente nello svolgimento dell’attività produttiva.

LE AREE PRIMARIE Esse comprendono: Le aree caratteristiche svolgono l’attività che caratterizza e individua l’azienda: in pratica riguardano la realizzazione del prodotto e la sua vendita. Esse comprendono: La funzione APPROVVIGIONAMENTI (ACQUISTI); La funzione PRODUZIONE; La funzione MARKETING (e/o COMMERCIALE); La funzione RICERCA & SVILUPPO. INDIETRO

LE AREE INTEGRATIVE La funzione PERSONALE; La funzione FINANZA. Le aree integrative costituiscono un “supporto” alle aree caratteristiche. A differenza delle aree caratteristiche, le aree integrative rendono disponibili dei fattori produttivi (lavoro e capitale) che sono indispensabili per lo svolgimento dell’attività dell’impresa, ma non riguardano la sua specifica attività: in altre parole, le aree integrative gestiscono e offrono soluzioni a problemi riguardanti tutte le aree funzionali, rendendone possibile l’operatività. Le aree integrative comprendono: La funzione PERSONALE; La funzione FINANZA. INDIETRO

LE AREE DI INFORMAZIONE e CONTROLLO Le aree di informazione e di controllo sono indirizzate alla predisposizione dei collegamenti tra impresa e ambiente (sistema informativo), dei piani strategici (pianificazione) e, infine, al riscontro delle condizioni di funzionamento del sistema impresa (programmazione e controllo). In passato tali funzioni, vista la stretta correlazione con l’attività di governo (amministrazione) dell’impresa, erano spesso unificate nell’area amministrativa (che spesso incorporava anche la gestione finanziaria e la gestione del personale): tale area unitaria esiste ancora nelle aziende di piccola/media dimensione. Le aree di informazione e di controllo sono rappresentate da: SISTEMA INFORMATIVO (funzione sistema informativo); PIANIFICAZIONE E PROGRAMMAZIONE; AUDITING E CONTROLLO DI GESTIONE. INDIETRO