6/3/2007 Servizi esterni e nuova organizzazione dell’Ufficio servizi ausiliari

Servizio di portierato

Il servizio di portierato comprende servizio di portineria servizio di telefonia servizi di apertura e chiusura degli accessi al Rettorato servizio di controllo (parcheggio, chiavi, divieto fumo, segnalazione guasti e atti vandalici) servizi quotidiani e saltuari (ritiro quotidiani, cura piante nelle parti comuni, imbustamento, gestione bacheche, trasporto materiale fino ad un massimo di 30 kg.) servizi in occasione delle cerimonie e altre manifestazioni allestimento, ripristino e chiusura sale riunioni e altri spazi in occasione di manifestazioni che si svolgono nei giorni festivi, prefestivi, ore serali e notturne servizio di assistenza tecnica (supporto informatico e manutenzione) da effettuarsi solo nei giorni festivi, prefestivi, ore serali e notturne Indirizzo di posta elettronica per comunicare con il personale del portierato:

Orari e modalità del servizio di portierato Dal lunedì al giovedì: - dalle ore 7.00 alle ore persona - dalle ore 8.00 alle ore persone - dalle ore alle ore persona Il venerdì: - dalle ore 7.00 alle ore persona - dalle ore 8.00 alle ore persone - dalle ore alle ore persona

Servizio di stampa

Il servizio di stampa comprende la fornitura periodica di stampati e moduli per le esigenze della sede centrale e delle strutture decentrate dell’Università ( a tal fine è stato predisposto un elenco contenente la principale modulistica e la tiratura stimata su base triennale).

Tempi di consegna della fornitura Stampati ordinari 5 giorni lavorativi decorrenti dalla data di consegna dell’ultima bozza con autorizzazione alla stampa la fornitura dovrà essere consegnata in orario di ufficio e cioè il lunedì, il mercoledì e il venerdì dalle ore 8 alle ore 14, il martedì e il giovedì dalle ore 8 alle ore 13,30 e dalle 15 alle 17,30 Stampati urgenti 3 giorni lavorativi la consegna dovrà essere effettuata dalle ore 8 alle ore 13 salvo casi di particolare urgenza i cui tempi saranno concordati tra le parti Stampati di notevole complessità potranno essere concordati tempi specifici sempre in accordo tra le parti

Luoghi e modalità di consegna Consegna della fornitura: è effettuata presso le singole strutture richiedenti. Consegna e messa al piano delle forniture: sono a cura, a spese e a rischio del Fornitore. Ogni consegna dovrà essere accompagnata dal relativo documento di trasporto. Spese di spedizione o trasporto: sono a carico del Fornitore, ad esclusione del servizio di consegna urgente.

Correzione delle bozze Il visto a stampare: è di competenza dell’ufficio che richiede la stampa, previo accertamento della conformità del testo con quello richiesto. In caso di errori di stampa, il materiale dovrà essere ritirato dal Fornitore, che si impegna a ristampare e consegnare entro 2 giorni lavorativi il materiale richiesto, senza alcun onere per l’Università. La consegna dovrà essere effettuata dalle ore 8 alle ore 13. Le spese relative alla correzione delle bozze sono a totale carico del Fornitore.

Variazioni contrattuali L’Università ha facoltà di affidare al Fornitore o ad altra impresa, a sua discrezione, la fornitura di stampati non compresi nell’elenco allegato al capitolato, alle medesime condizioni di fornitura, previa richiesta di apposito preventivo.

Ricorso al servizio di stampa L’Ufficio servizi ausiliari: riceve la richiesta di stampati dagli uffici della sede o dalle strutture decentrate dà esecuzione all’ordine provvede a far recapitare la merce e la relativa fattura alle strutture richiedenti

Servizio postale

Definizioni Posta interna: si intende la corrispondenza indirizzata dalla sede centrale alle strutture decentrate e viceversa e la posta tra uffici del Rettorato. Posta esterna: si intende la corrispondenza indirizzata dalla sede centrale o dalle strutture decentrate verso terzi e viceversa.

Gli attori L’appaltatoreL’unità posta UNIFE L’ufficio protocollo Gli uffici del Rettorato Le portineria delle strutture decentrate Punto di smistamento

L’armadio Direttore Amministrativo Dirigente area economica Dirigente area amministrativa Dirigente area informatica Ripartizione acquistiRipartizione ragioneriaRipartizione risorse umane Ripartizione ricerca Ripartizione servizio tecnico Ripartizione servizi agli studenti Ripartizione didatticaRipartizione audit Segreteria del RettoreUfficio organi collegialiUfficio comunicazione ed eventi Ufficio legale Job centerLiaison officeManager didattico di Ateneo Ufficio protocollo archivio e posta Coordinamento segretari Ufficio sanità POSTA ESTERNAPOSTA INTERNA PER STRUTTURE DECENTRATE POSTA INTERNA TRA UFFICI DEL RETTORATO CARTELLE DA FIRMARE

Un altro attore: il personale della portineria Il personale della portineria apre periodicamente la casella “posta tra uffici” e smista la corrispondenza in essa contenuta nelle caselle dei rispettivi uffici

Il giro della posta Ore 8 L’Appaltatore ritira la posta di UNIFE presso l’Ufficio poste italiane di Via Felisatti e la consegna in Rettorato all’Unità posta Ore 8.30 L’Unità posta consegna all’Appaltatore la posta interna ed esterna e tutto il materiale destinato alle strutture decentrate

Il giro della posta L’ Appaltatore inizia il giro per la consegna della posta alle strutture decentrate Entro le ore L’Appaltatore: - consegna la posta alle portinerie delle strutture decentrate - ritira la posta interna ed esterna, affrancata e non, prodotta dalle strutture decentrate Ore 8.30/9

I compiti del servizio esterno Entro le ore 12 L’Appaltatore rientra in Rettorato e consegna all’Unità posta la corrispondenza ritirata presso le strutture decentrate

I compiti del servizio esterno Entro le ore 13 L’Appaltatore consegna la corrispondenza esterna affrancata all’ufficio di Poste Italiane S.p.A. sito in Via Felisatti n Ferrara

I compiti del servizio esterno Dalle ore 8.30 alle ore 13 (lunedì, mercoledì e venerdì) L’Appaltatore consegna alla banca Unicredit la corrispondenza prodotta dall’Università e ritira quella prodotta dalla banca, da consegnare alla portineria del Rettorato, che provvederà a consegnarla all’ufficio Ragioneria

I compiti del servizio esterno Entro le ore 9 (martedì e giovedì) L’Appaltatore ritira libri e riviste dall’ufficio acquisizioni e catalogazione L’Appaltatore consegna libri e riviste presso le biblioteche dislocate nelle strutture decentrate dell’Università. Entro le ore 13 presso le seguenti strutture: biblioteca didattica di Medicina; biblioteca di Risorse Naturali e Culturali; Centro Linguistico di Ateneo; Centro di Documentazione e Studi sulle Comunità Europee; Centro di microscopia elettronica; Centro di corrosione; Centro studi biomedici applicati allo sport; Centro strutturistica diffrattometrica. Entro le ore 18 presso le seguenti strutture: biblioteca di Giurisprudenza; biblioteca di Economia; biblioteca di Lettere; biblioteca di Architettura; biblioteca scientifico-tecnologica; biblioteca chimico-biologica S. Maria delle Grazie.

I compiti del servizio esterno All’occorrenza, su richiesta dell’Università, l’Appaltatore deve trasportare, insieme alla corrispondenza, il seguente materiale: materiale di cancelleria e materiale igienico sanitario dalla sede centrale alle strutture decentrate; registri per lo svolgimento di esami nonché tesi per le sessioni di laurea, accompagnati dalle relative distinte, dalla sede centrale alle strutture decentrate e viceversa. Su richiesta dell’Università, l’Appaltatore è tenuto a svolgere le seguenti attività: consegna mensile di corrispondenza con ritiro della relativa ricevuta presso gli sportelli dell’Ufficio del registro; ritiro di toghe, accompagnate dalle relative distinte, dalla sede centrale e consegna alle strutture decentrate in occasione delle sessioni di laurea.

Il giro della posta in Rettorato Ore 8.30 L’Unità posta divide la posta consegnata dall’Appaltatore, proveniente da Poste Italiane, separando la posta del Rettorato (compresa quella indirizzata ai singoli uffici) e quella indirizzata alle strutture decentrate

Il giro della posta in Rettorato Ore 9 L’Unità posta consegna la posta del Rettorato all’Ufficio protocollo Ore 9 L’Unità posta ritira dall’Ufficio protocollo le cartelle con la corrispondenza protocollata indirizzata ai singoli uffici e le inserisce nelle apposite caselle dell’armadio situato presso la portineria

Il giro delle cartelle per la firma Ore 9 L’Unità posta preleva le cartelle dalla casella “cartelle da firmare” e le consegna presso: Segreteria del Rettore (firma Rettore) Ufficio organi collegiali (firma Direttore) Ufficio del Vice Direttore (firma Direttore) Ufficio legale (decreti rettorali) Ufficio del Responsabile della Ripartizione Ragioneria (impegni di spesa) N.B. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili, ai sensi del codice sulla privacy, è necessario inserirli in una busta chiusa

Il giro della posta in Rettorato Dalle ore 10 I singoli uffici: ritirano dall’armadio le cartelle con la posta e quelle con i documenti firmati inseriscono la posta esterna, quella interna tra uffici e quella indirizzata alle strutture decentrate nelle rispettive caselle depositano le cartelle con i documenti da firmare nella casella “cartelle da firmare” depositano le cartelle con i documenti da protocollare nella casella “posta interna tra uffici del Rettorato”

Il giro della posta in Rettorato Ore L’Unità posta: - preleva la corrispondenza contenuta nella casella “posta esterna” e la affranca - preleva la corrispondenza contenuta nella casella “posta interna per le strutture decentrate” e la suddivide per struttura - preleva le cartelle con i documenti da protocollare e le consegna all’Ufficio protocollo, archivio e posta

Il giro della posta in Rettorato Ore 12 Quando l’Appaltatore rientra in Rettorato e consegna all’Unità posta la corrispondenza ritirata presso le strutture decentrate, l’Unità posta separa: - la corrispondenza esterna affrancata - la corrispondenza esterna da affrancare - la corrispondenza interna destinata agli uffici del Rettorato da consegnare all’ufficio protocollo - la corrispondenza interna destinata alle singole strutture decentrate da consegnare alle stesse a cura dell’Appaltatore il giorno successivo

Il giro della posta in Rettorato Ore L’Unità posta ritira dall’Ufficio protocollo le cartelle con la posta indirizzata ai singoli uffici e le inserisce nelle apposite caselle dell’armadio situato presso la portineria

Il giro delle cartelle per la firma dei documenti Ore 13 L’Unità posta: -preleva dall’Ufficio legale le cartelle con i decreti rettorali da firmare e li porta nella segreteria del Rettore -preleva le cartelle con i documenti firmati dalla Segreteria del Rettore, dall’ Ufficio organi collegiali e dall’Ufficio del Vice Direttore e le colloca nell’armadio, nelle caselle dei rispettivi uffici

Il giro della posta in Rettorato A fine mattina o all’inizio della mattina successiva i singoli uffici possono prelevare dall’armadio la posta e le cartelle con i documenti firmati che non sono stati presi alle ore 10

Il giro della posta nei giorni lunghi Il martedì e il giovedì l’unità posta, se non è altrimenti impegnata, ripete il giro della posta e della cartelle da firmare

Cosa fa in sintesi l’Unità posta Ore consegna all’Appaltatore la posta interna ed esterna e tutto il materiale destinato alle Strutture decentrate. - divide la posta consegnata dall’Appaltatore, proveniente da Poste Italiane, separando la posta del Rettorato (compresa quella indirizzata ai singoli uffici) da quella indirizzata alle Strutture decentrate. Ore 9 - consegna la posta del Rettorato all’Ufficio protocollo. - ritira dall’Ufficio protocollo le cartelle con la posta indirizzata ai singoli uffici e le inserisce nelle apposite caselle dell’armadio situato presso la portineria. - preleva le cartelle dalla casella “cartelle da firmare” e le consegna presso la Segreteria del Rettore (firma Rettore), l’Ufficio organi collegiali (firma Direttore), l’Ufficio del Vice Direttore (firma Direttore), l’Ufficio legale (decreti rettorali), l’Ufficio del Responsabile della Ripartizione Ragioneria (firma impegni di spesa). Ore preleva la corrispondenza contenuta nelle caselle “posta esterna”, e la affranca. - preleva altresì la corrispondenza contenuta nella casella “posta interna per le strutture decentrate” e la suddivide per struttura. Ore 12 - smista la corrispondenza che l’Appaltatore ha ritirato presso le strutture decentrate e affranca quella non affrancata Ore ritira dall’Ufficio protocollo le cartelle con la posta indirizzata ai singoli uffici e le inserisce nelle apposite caselle dell’armadio situato presso la portineria. Ore 13 - preleva dall’Ufficio legale le cartelle con i decreti rettorali da firmare e li porta nella segreteria del Rettore - preleva le cartelle con i documenti firmati dalla Segreteria del Rettore, dall’Ufficio organi collegiali, dall’Ufficio del Vice Direttore e le colloca nell’armadio nelle caselle dei rispettivi uffici. All’occorrenza -consegna denunce infortuni all’INAIL e alla Questura

Cosa fa in sintesi l’Appaltatore Ore 8 - ritira la posta di UNIFE presso l’Ufficio Poste Italiane di Via Felisatti e la consegna in Rettorato all’Unità posta. Ore 8.30/9 - inizia il giro per la consegna della posta alle Strutture decentrate Entro le ore consegna la posta alle portinerie delle Strutture decentrate - ritira la posta interna ed esterna, affrancata e non, prodotta dalle Strutture decentrate Entro le ore 12 - rientra in Rettorato e consegna all’Unità posta la corrispondenza ritirata presso le strutture decentrate Entro le ore 13 - consegna la corrispondenza esterna affrancata all’ufficio di Poste Italiane S.p.A. Dalle ore 8.30 alle ore 13 (lunedì, mercoledì e venerdì) - consegna alla banca Unicredit la corrispondenza prodotta dall’Università e ritira quella prodotta dalla banca, da consegnare alla portineria del Rettorato, che provvederà a consegnarla all’ufficio Ragioneria Entro le ore 9 (martedì e giovedì) - ritira libri e riviste dall’ufficio acquisizioni e catalogazione Entro le ore 13 - consegna libri e riviste presso le seguenti strutture: biblioteca didattica di Medicina; biblioteca di Risorse Naturali e Culturali; Centro Linguistico di Ateneo; Centro di Documentazione e Studi sulle Comunità Europee; Centro di microscopia elettronica; Centro di corrosione; Centro studi biomedici applicati allo sport; Centro strutturistica diffrattometrica. Entro le ore 18 - consegna libri e riviste presso le seguenti strutture: biblioteca di Giurisprudenza; biblioteca di Economia; biblioteca di Lettere; biblioteca di Architettura; biblioteca scientifico-tecnologica; biblioteca chimico-biologica S. Maria delle Grazie. All’occorrenza - trasporta materiale di cancelleria ed igienico sanitario, registri d’esami, tesi di laurea e toghe - si reca all’Ufficio del registro.

Il nuovo ufficio servizi ausiliari

Competenze -Gestione foresteria -Gestione buoni pasto -Gestione del magazzino -Prenotazione e allestimento spazi per riunioni -Gestione toghe -Gestione parco macchine del Rettorato (in collaborazione con autista) -Servizio di fotocopie -Rapporti con Ditte esterne (portineria, ditta per stampati)

Gestione magazzino Ricognizione dei locali Ricollocazione del materiale Passaggio al nuovo programma informatico di gestione del magazzino Predisposizione moduli di richiesta on line

Prenotazione spazi per riunioni Verrà predisposto un file condiviso da diversi uffici per la prenotazione dei vari spazi: -Portineria (sala riunioni, sala Copernico, sala lauree) -Segreteria del Rettore (sala consiliare) -Ufficio eventi e comunicazione (Aula Magna e spazi annessi) Il file sarà condiviso anche dalle Segreterie studenti e dall’Ufficio servizi ausiliari

Prenotazione spazi per riunioni Per prenotare o disdire uno spazio del Rettorato: - inviare alla portineria una richiesta scritta, (indirizzo: specificando le attrezzature di cui si ha

Allestimento spazi per riunioni Prima della riunione: L’Ufficio servizi ausiliari allestisce la sala con quanto necessario Dopo la riunione: E’ necessario spegnere gli strumenti e le luci, chiudere la porta e consegnare la chiave in portineria

Gestione toghe Per spostare le toghe presso le strutture decentrate è necessario fare una richiesta scritta all’ufficio servizi ausiliari, anche per e- mail, specificando: - la data e l’ora della seduta di laurea - il numero di toghe necessarie - eventuale altro evento (es. inaugurazione dell’a.a. presso altro Ateneo) con data e ora Il prestito e la restituzione delle toghe deve essere accompagnato da “firme per ricevuta”

Gestione parco macchine In collaborazione con l’autista: bolli, revisioni, manutenzione, permessi ZTL … Prenotazione Opel Astra: Telefonare o scrivere una all’Ufficio servizi ausiliari (non più all’Ufficio approvvigionamento)

Servizio fotocopie Il servizio fotocopie è svolto per: - l’ufficio organi collegiali (sedute del SA e del CA) - la Ragioneria (bilanci) - gli altri uffici, solo nel caso di quantità elevate o di formati particolari Ogni struttura è dotato di una macchina fotocopiatrice e pertanto ha la possibilità di fare autonomamente le fotocopie.

Acquisto libri e abbonamenti a riviste per il Rettorato Le richieste per acquistare libri o per abbonarsi a riviste devono essere inoltrate all’ufficio acquisizioni e catalogazione (Via Machiavelli 35) e non più all’Ufficio approvvigionamento