LA CORRISPONDENZA COMMERCIALE Prof. Mauro Coppa Prof. Mauro Coppa
Introduzione La corrispondenza è l’insieme dei documenti e dei materiali che le Ditte si scambiano per avviare o intrattenere rapporti commerciali Prof. Mauro Coppa
Fanno parte della corrispondenza: Le lettere d’affari qualunque esse siano (richieste, conferme, opzioni, annullamenti, variazione prenotazioni, offerte, lamentele, ecc..); I telegrammi e i telex; I fax; e-mail; Le relazioni od i testi in generale (avvisi, convocazioni, ecc..); I documenti contabili (RF/F, estratti conto, note di accredito, ecc..). Prof. Mauro Coppa
IMPORTANTE! Poichè la corrispondenza commerciale documenta l’attività dell’albergo, viene sempre redatta in due copie: L’originale viene spedito al destinatario La copia viene trattenuta dal mittente. Prof. Mauro Coppa
LE CARATTERISTICHE DI UNA LETTERA COMMERCIALE CHIAREZZA Il destinatario deve capire subito di cosa si tratta PRECISIONE I dati indicati nel documento devono essere completi e precisi in modo da non dare adito a dubbi o equivoci SINTETICITÀ è meglio evitare discorsi lunghi e spiegazioni contorte, optando per poche frasi ma centrate sull’argomento Prof. Mauro Coppa
In conclusione... Bisogna tener presente che tutta la corrispondenza contiene la data e, molto importante, la firma: al di là del contenuto, la lettera viene considerata prova legittima e valida da esibire in giudizio in caso di gravi controversie o problemi tra l’albergo e l’interlocutore (cliente, AdV, Ditta). Bisogna, quindi, essere sempre ben chiari e precisi in ogni scritto in modo da evitare, sin dall’inizio, spiacevoli o antipatiche incomprensioni. Prof. Mauro Coppa
Esempio di impostazione di una lettera INTESTAZIONE Destinatario Data Corpo della lettera Firma xxxxxxxx xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx nn n n nnn nn nnnn nnnnnnnnn nnn nnnnnn nnnnn nnnnnnnnn. xxxxxxx xxxxxxx xxxxxx xxx xxx xx xxx xxxx xxxxxxxx xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx x x x x xxxxxxxxxxxx x xx xxxxxxxxx. xxxxxxx xxxxxx xxx xxxx x xxxxxxx. xxxx xxxxxxx Rientro Prof. Mauro Coppa