Percorso formativo Università di Perugia Attività di supporto alla ricerca scientifica Project management e tasso di successo nella presentazione dei progetti Alessandra Malavolta - Verdiana Bandini Maggio 2007

Contenuti Area della Ricerca dell’Università di Bologna Cenni sull’attività di progettazione nell’ambito di programmi di finanziamento europei 7° Programma Quadro Principi generali ed obiettivi Struttura, budget e regole di partecipazione Documentazione e ulteriori informazioni Project Management nel 7° PQ Negoziazione Consortium Agreement e Grant Agreement Gestione finanziaria: regole e documentazione Rendicontazione Audit

Area della Ricerca dell’Università di Bologna Finanziamenti Nazionali Finanziamenti Europei Knowledge Transfer Office (KTO) Gestione Centri per la Ricerca Produzione Ufficio Legale Servizi IT Monitoraggio e Valutazione della Ricerca Supporto Comunicazione interna e pre-esterna Comunicazione

Area della Ricerca Settore Ricerca Europea Eu Research Development Team EU Project Proposal Support EU Project Management Mobility Desk Marie Curie Investimento sul 7° PQ

La progettazione Il progetto Caratteristiche: Un obiettivo unico Un risultato finale specifico Un inizio e una fine Tempi definiti per il completamento Coinvolgimento di un gruppo interfunzionale di persone creato ad hoc Una serie limitata di risorse Una sequenza di attività interdipendenti Utenti dei risultati ben definiti Attori chiave Committente; coordinatore, project manager; gruppo di lavoro del progetto, utenti, beneficiari

La progettazione Ingredienti fondamentali L’informazione Contenuti del programma Tipologie progettuali Condizioni di partecipazione L’idea progettuale La regola delle cinque W Why?  Definire obiettivi del progetto e risultati attesi What?  Definire le attività che consentono di raggiungere i risultati Who?  Scegliere (?) la partnership più appropriata When?  Posizionare le attività nel tempo Where?  Allocare i costi a ciascuna attività

La progettazione Obiettivi Devono essere generati dall’analisi di un problema che si desidera risolvere Devono essere: Chiari Omogenei e complementari Coerenti con gli interessi e la “missione” dei partner Condivisi dal gruppo di lavoro e dai partner Possono essere organizzati: Generali e specifici A lungo/medio/breve termine …

La progettazione Risultati attesi Devono: Essere coerenti con gli obiettivi che sono stati definiti Essere coerenti con le aspettative dei partner Tenere conto dell’impatto del progetto su tutti i potenziali beneficiari Potere essere qualificati e possibilmente quantificati

La progettazione Attività Partire dagli obiettivi che si vogliono raggiungere Analizzare le possibili strategie (percorsi metodologici) percorribili, considerando: Priorità dei soggetti coinvolti, budget disponibile, possibilità di successo, eventuali vincoli temporali Identificare gruppi coerenti di attività (work package) Identificare un percorso logico Sequenza temporale vs contemporaneità Relazioni di interdipendenza Identificare le task associate ai WP Identificare le competenze necessarie per realizzare il progetto

La progettazione La partnership Considerare i ruoli necessari per la realizzazione del progetto Coordinamento e management Coordinatore generale del progetto Project manager Responsabile tecnico-scientifico, finanziario, della disseminazione, dell’innovazione, coordinatore di area geografica Fornitore di conoscenze, ruolo di ricerca Fornitore di tecnologia Utilizzatore pilota e/o fornitore di test bed Utilizzatore finale Osservatore …

La progettazione Partnership: quanti partner? E’ consigliabile che tutti i ruoli operativi siano coperti = complementarietà all’interno della partnership Il numero ottimale di partner è quello sufficiente per realizzare le attività previste Il numero ottimale di partner deve essere gestibile: la struttura di gestione deve assicurare la gestibilità del progetto

La progettazione Partnership: cosa fare Qualificare Di quale tipologia di partner il progetto ha bisogno Identificare Ricerca partner, contatti diretti, ecc. Coinvolgere Condividere obiettivi e contenuti Raccogliere informazioni e contributi Assegnare (e concordare) Responsabilità e compiti operativi

La progettazione Posizionare le attività nel tempo Considerando la durata necessaria alla realizzazione di ciascuna task (avvio, durata e fine di ciascuna attività) la sequenza logico-temporale e le relazioni di interdipendenza tra le task (milestones) Diagramma di GANTT Durata di WP and task Interrelazione tra WP e/o task Milestone e deliverables Eventualmente integrazione dell’impegno delle risorse

La progettazione Il budget (1) Verifiche preliminari: Le regole applicabili Costi ammissibili e non ammissibili Eventuali massimali consentiti A livello di budget complessivo (ad es. nel 7PQ massimali definiti negli inviti a presentare proposte in relazione alle dimensioni del progetto) A livello di attività (ad es. nel 6PQ max 7% di contrbuto per attività di management) A livello di categoria di costo (ad es. nei progetti LIFE max 7% costi indiretti) Regole rispetto ad alcune categorie di costo Es. personale strutturato, ammortamento per beni durevoli, limiti per subcontracting

La progettazione Il budget (2) Quali risorse sono necessarie allo svolgimento del progetto? Risorse umane: personale Viaggi Consulenze: subcontracting Attrezzature e strumentazioni: beni durevoli Beni di consumo Altre risorse necessarie per pubblicazioni, ospitalità, traduzioni, organizzazione eventi, ecc.: altri costi Spese generali = costi indiretti = overheads

Dall’idea del progetto alla progettazione Verifica dell’ammissibilità Selezione del programma e della azione più adeguata Scelta della tipologia progettuale che meglio si adatta agli obiettivi e verifica delle condizioni che vengono applicate Verifica della scadenza dell’invito a presentare proposte al fine della pianificazione Verificare sempre che il bando aperto preveda l’azione chiave e la tipologia progettuale su cui si intende lavorare In caso di dubbio: CHIEDERE! Contattare la Commissione, il National Contact Point, ecc. Utilizzare la possibilità offerta dal “pre-proposal check”, se prevista, ma considerare che ci sono dei tempi da rispettare Questa fase è estremamente importante Per non perdere tempo Per essere in grado di pianificare accuratamente le azioni successive

Il 7° Programma Quadro Contesto Strumento per l’attuazione della politica di R&ST europea (Art. 166 del Trattato istitutivo della Comunità Europea sull'adozione di programmi quadro pluriennali in materia di Ricerca e Sviluppo Tecnologico) VII PQ: 2007-2013 VI PQ: 2002-2006 V PQ: 1998-2002 …

7PQ: principi generali Coerenza con strategia di Lisbona: creazione della società della conoscenza per raggiungere benessere economico, sociale e culturale Spazio Europeo della Ricerca Valore aggiunto europeo Focus su ricerca di frontiera, ricerca applicata e innovazione

7PQ: obiettivi Rafforzare le basi scientifiche e tecnologiche dell’industria europea per migliorarne la competitività internazionale, con particolare riferimento alle PMI Promuovere ricerca di livello mondiale basata sull’eccellenza Favorire la cooperazione transnazionale europea Stimolare la creatività e il dinamismo nella ricerca di base e di frontiera Rendere l’Unione Europea più attraente per i ricercatori Rafforzare le capacità di ricerca e di innovazione

7PQ: un confronto con il 6PQ Durata superiore (da 5 a 7 anni) Budget annuale aumentato Focus sulla ricerca di base Nuova struttura articolata su 4 programmi specifici Schemi di finanziamento flessibili Procedure semplificate Ricorso a strutture di gestione esterne

CCR-JRC (Ric.NonNucleare) CCR-JRC (Ric.Nucleare) 7PQ: struttura COOPERATION • Health • Food Agriculture and Biotechnology • Information and Communication Technology • Nanosciences, Nanotech., Materials and new Prod. Tech. • Energy • Environment (incl. Global Change) • Transportation (incl. Aeronautics) • Socio-Economic Sciences and Humanities • Security and Space Obiettivo: avvicinare le industrie alla ricerca → azioni industry-driven (European Technology Platforms) COOPERATION IDEAS ERC – European Research Council Ricerca fondamentale PEOPLE Marie Curie Actions Mobilità risorse umane CAPACITIES Research Infrastructure SMEs Regions of Knowledge CCR-JRC (Ric.NonNucleare) CCR-JRC (Ric.Nucleare) EURATOM

7PQ: risorse finanziarie COOPERATION 32413 IDEAS 7510 PEOPLE 4750 CAPACITIES 4097 TOTAL 48770 Non-nuclear actions of the Joint Research Centre 1751 50521

7PQ: schemi di finanziamento Progetti di collaborazione Reti di eccellenza Azioni di coordinamento/supporto Progetti individuali Formazione e sviluppo professionale dei ricercatori Ricerca in favore delle PMI Art. 169 Contributo all’attuazione di Joint Technology Initiatives e infrastrutture comuni (Art. 171)

7PQ: percentuali di finanziamento Attività di ricerca, sviluppo, innovazione: 50% dei costi ammissibili ad eccezione di: enti pubblici, istituti di istruzione secondari e superiori, enti di ricerca, PMI, per i quali la percentuale è il 75% Attività di dimostrazione: 50% dei costi ammissibili Azioni di coordinamento/supporto: 100% dei costi ammissibili Attività di gestione: 100% dei costi ammissibili Frontier research actions: 100% Azioni per la formazione e lo sviluppo della carriera dei ricercatori: 100%

7PQ: chi può partecipare Condizioni minime: Almeno 3 soggetti giuridici indipendenti tra loro con sede legale in tre diversi Stati membri o Paesi associati (ad eccezione del JRC e delle organizzazioni di diritto internazionale o comunitario) Per progetti di collaborazione che includono gli international cooperation partner countries: Almeno quattro soggetti giuridici (due da stati membri o associati e due da international cooperation partner countries) Per Azioni di Coordinamento/Supporto e per azioni Marie Curie: Un soggetto giuridico

7PQ: documentazione (1) Base legale Decision n. 1982/2006/EC of the European Parliament and the Council of 18 December 2006 concerning the Seventh Framework Programme of the European Community for research, technological development and demonstration activities (2007-2013) Decision 2006/971/EC (Cooperation), 2006/972/EC (Ideas), 2006/973/EC (People), 2006/974/EC (Capacities) Regulation (EC) No 1906/2006 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2006 laying down the rules for the participation of undertakings, research centres and universities in actions under the Seventh Framework Programme and for the dissemination of research results (2007-2013)

7PQ: documentazione (2) Documenti per implementazione Rules for proposal submission Standard model grant agreement ERC model grant agreement Marie Curie model grant agreement Guidance documents: DRAFT FP7 Beneficiaries information package DRAFT Guide for beneficiaries DRAFT Guide to Financial Issues DRAFT Guide to IPR DRAFT Checklist for the Consortium Agreement Ethics Review: Ethics check list Supporting documents

7PQ: documentazione (3) Documenti non ancora disponibili ERC Rules for proposal submission Rules on verification of existence, legal status, operational and financial capacity Negotiation guidance notes Reporting guide

7PQ: dove reperire le informazioni A livello europeo CORDIS: www.cordis.lu ed in particolare http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html Researcher’s Mobility Portal A livello nazionale e regionale National Contact Points (NCP) APRE

7PQ: il processo Approvazione del Programma Quadro e dei Programmi specifici Preparazione della documentazione di supporto Pubblicazione degli inviti a presentare proposte Progettazione Valutazione Negoziazione Firma del contratto Implementazione e gestione

La fase di negoziazione (1) Cosa e quando Fase preliminare alla firma del contratto, che comincia dal ricevimento da parte del coordinatore del risultato positivo della valutazione (Evaluation Summary Report - ESR) Perché Adattare la proposta alle raccomandazioni redatte dagli esperti e dalla CE e preparare il contratto (Eventualmente) Redarre il Consortium Agreement

La fase di negoziazione (2) Come Lettera formale dalla Commissione Europea di invito alla negoziazione Richieste: Informazioni amministrative attraverso la compilazione dei Contract Prepararation Forms – CPF e la raccolta di eventuali allegati (es. statuti, bilanci, ecc.) Modifiche tecnico-scientifiche per definire la versione finale del programma di lavoro che verrà allegata al contratto Modifiche finanziarie: es. taglio sul contributo previsto o richieste di modifica al budget Questioni legali: es. clausole specifiche da inserire nel contratto Di solito negoziazione viene fatta via e-mail, in alcuni casi (es. ICT) anche attraverso un “hearing” a Bruxelles

Consortium Agreement (1) Cosa? Accordo tra i beneficiari del progetto finalizzato a specificare o integrare le indicazioni contenute nel contratto con la CE ed, in particolare, tutte le problematiche relative alla gestione degli IPR e sfruttamento dei risultati Quando? Entro la firma del contratto con la CE Come? Obbligatorio per tutti i progetti, se non esplicitamente escluso nell’invito a presentare proposte

Consortium agreement (2) 7PQ: check list fornita dalla Commissione Europea (al momento disponibile solo in versione draft) Contraenti Premessa Definizioni Oggetto Specifiche tecniche preliminari Contributo tecnico di ciascun partner Risorse da rendere disponibili Tempistica dettagliata e procedure di modifica

Consortium Agreement (3) Gestione (ruoli e processi decisionali) Piano finanziario e pagamenti Diritti di proprietà intellettuale (IPR), disseminazione e uso Proprietà del “foreground” Disseminazione Diritti di accesso Entrata in vigore, durata, emendamenti, privacy, ecc.

Contratto (Grant Agreement) (1) Documento di riferimento per una corretta gestione del progetto Firmato dalla Commissione e dal coordinatore del progetto I partner del progetto accedono al contratto attraverso la firma del form A

Contratto (Grant Agreement) (2) Struttura Corpo principale del contratto (nel model grant agreement vengono previste le clausole relative a tutte le tipologie di strumenti) Annex 1: Description of work (descrizione del progetto risultato dalla fase di negoziazione) Annex II: General conditions (Annex III: indicazioni specifiche relative allo schema di finanziamento specifico) (Annex IV: Form A – accesso dei beneficiari al GA) (Annex V: Form B – accesso di nuovi beneficiari al GA) (Annex VI: Form C – financial statement per tipo di schema di finanziamento) (Annex VII: Form D – Termini di riferimento per il Certificate on financial statement e Form E – Certificate on the methodology)

Contratto (Grant Agreement) (3) Il corpo del GA: Article 1 Accession to the grant agreement of the other beneficiaries Article 2 Scope Article 3 Duration Article 4 Reporting periods and language of reports Article 5 Maximum Community financial contribution Article 6 Pre-financing Article 7 Special clauses Article 8 Communication Article 9 Applicable law and competent court Article 10 Application of the grant agreement provisions Article 11 Entry into force of the grant agreement

Annex II: general conditions (1) II.1 Definizioni Parte A: Implementazione del progetto Sezione 1 – Principi generali (ruolo e obblighi del coordinatore e degli altri beneficiari) Sezione 2 – Reporting e pagamenti Sezione 3 - Implementazione Subcontracting, sospensione del contratto, confidenzialità, comunicazione dei dati Parte B: Clausole finanziarie Sezione 1 – Clausole generali Costi ammissibili e non ammissibili, costi diretti e indiretti, limiti massimi di finanziamento, entrate del progetto, il contributo comunitario, interessi Sezione 2 – Fondo di garanzia Sezione 3 – Controlli e sanzioni

Annex II: General conditions (2) Parte C: Intellectual Property Rights, Uso e Disseminazione Sezione 1 – Foreground (proprietà, trasferimento, protezione, uso e disseminazione Sezione 2 – Diritti di accesso (background, principi, accesso per l’implementazione, accesso per l’uso) Clausole finali Competitive calls, emendamenti, risoluzione del contratto, forza maggiore, responsabilità…

Gestione finanziaria: la documentazione di riferimento Contratto completo con la Commissione Europea Consortium Agreement (se stipulato), in particolare la sezione relativa a costi e pagamenti Informazioni sulle regole del PQ, in particolare Linee guida finanziarie Linee guida per il reporting Altro materiale specifico inviato dalla Commissione o dal Coordinatore del progetto Regole interne dell’Università e quadro normativo nazionale di riferimento

Gestione finanziaria: concetti principali Tipo di contributo Schemi di finanziamento Costi ammissibili e non ammissibili Costi diretti e indiretti % di contributo e co-finanziamento per tipo di attività Modalità di pagamento

Tipologia di contributo Public procurement (tender) Acquisizione di un servizio attraverso bando di gara Prezzo vs costo Valutazione basata sul rapporto costi/benefici Lump sum (call for proposals) Importo forfetario per alcuni tipi di azione (es. Marie Curie) Grant (call for proposals) Sovvenzione basata sul rimborso dei costi ammissibili diminuiti delle receipts (entrate del progetto) I principi del Grant No profitto Co-finanziamento Addizionalità

Costi ammissibili e non ammissibili Principi generali: No categorie di costi ammissibili, ma elenco di costi non ammissibili Rispetto delle pratiche contabili dei partecipanti Certificazione dei costi da parte di auditor esterni

Costi ammissibili Sono ammissibili i costi: Effettivi Sostenuti dal beneficiario (contraente) Sostenuti durante lo svolgimento del progetto (escluse spese per preparazione dei report finali per cui si riconoscono ulteriori 60 giorni) Determinati in accordo con le pratiche contabili e principi di gestione del contraente Necessari per il raggiungimento degli obiettivi del progetto, secondo principi di economia, efficienza ed efficacia Registrati in contabilità Indicati nel budget di previsione (annex 1) Sono ammissibili contributi al progetto di terzi sulla base di un accordo (es. associazioni di interesse europeo) si applicano le stesse regole che per il contraente

Costi non ammissibili Tasse indirette identificabili, inclusa IVA Interessi passivi Accantonamenti per perdite o passività future Perdite su crediti Costi dichiarati, sostenuti o rimborsati in altro progetto comunitario Rendimento del capitale investito Debiti o spese relative ai debiti Spese eccessive o stravaganti

Costi diretti e costi indiretti Costi diretti: costi ammissibili attribuibili direttamente ed univocamente al progetto, determinati dal contraente in accordo con le sue pratiche amministrative e contabili Personale strutturato (time sheets); personale non strutturato (contratto e time sheets) Beni durevoli / inventariabili (ammortamento e % di uso); beni di consumo, viaggi / missioni, subcontratti, altri costi diretti… Costi indiretti: costi ammissibili non attribuibili direttamente al progetto, determinati secondo le pratiche del contraente Es. di costi indiretti: utenze, spese postali, personale amministrativo, ecc. Es. di calcolo dei costi indiretti Totale dei costi indiretti (riconciliabili con il bilancio) / totale costo del lavoro del personale Totale dei costi indiretti (riconciliabili con il bilancio) / totale delle ore produttive del personale

Opzioni per i costi indiretti Costi indiretti effettivi “Simplified method” 20% forfait su tutti i costi diretti esclusi sub-contratti e parti terze 60% forfait su tutti i costi diretti esclusi sub-contratti e parti terze 7% forfait per CSA

% di contributo per tipo di attività VI PQ VII PQ FC FCF AC Tutti Enti pubblici Ricerca e sviluppo tecnologico 50% 100% 75% Dimostrazione 35% Management Altre attività

Entrate Le entrate del progetto possono essere costituite da: Risorse messe a disposizione del beneficiario da parti terze attraverso trasferimenti finanziari o contribution in kind gratuiti Devono essere considerate ‘entrate’ se sono state fornite dalla parte terza al fine di essere utilizzate specificatamente per il progetto Possono non essere considerate ‘entrate’ se il loro utilizzo è a discrezione del beneficiario Guadagni generati dal progetto Devono essere considerati ‘entrate’ se vengono generati da azioni intraprese all’interno del progetto e attraverso la vendita di beni acquisiti nell’ambito del contratto fino al valore del costo imputato al progetto Possono non essere considerati ‘entrate’ per il beneficiario se generati dall’utilizzo del foreground risultante dal progetto

Pagamenti Anticipo entro 45 giorni dalla firma del contratto Pagamenti intermedi a fronte della rendicontazione annuale fino ad un massimo del 90% del totale del contributo Pagamento finale all’approvazione del report finale In caso di Certificate on Financial Statement o di audit, i pagamenti già effettuati verranno corretti sulla base dei risultati degli stessi

La gestione contabile Registrazione contabile delle entrate e delle spese, sulla base delle pratiche contabili del contraente Principio di competenza Attenzione ai flussi di cassa e alle eventuali necessità di anticipazioni

La rendicontazione Budget iniziale (1) Da dove si parte? Es. di budget da form A.3 della fase di progettazione

La rendicontazione Budget iniziale (2) Es. di budget dettagliato per WP e categoria di costo

La rendicontazione Cosa è richiesto? Annex VI (ex Form C del 6PQ), leggermente diverso per ogni tipo di strumento Cost budget follow up table (Management report) Tabelle per auditors

La rendicontazione Personale strutturato Calcolare i costi effettivi relativi allo svolgimento del progetto Time sheets Costo annuale comprensivo di oneri ente / monte ore produttivo annuale (1512 h/anno) x numero di ore registrate per periodo di reporting Attenzione: il numero totale delle ore rendicontabili non può superare le 1512 h/anno – le ore di docenza Raccogliere time sheets Tenere copia dei CV del personale coinvolto (può venire richiesto in fase di audit della CE)

La rendicontazione Personale non strutturato Attenzione al contratto/bando, che deve prevedere: Riferimento al progetto Riferimento alla supervisione da parte del responsabile scientifico Riferimento al fatto che la persona utilizza locali ed attrezzature del contraente Raccogliere time sheets Rendicontare l’importo di competenza per il periodo di reporting (anche su base mensile, indipendentemente dalle ore registrate nelle time-sheets) Tenere copia dei CV

La rendicontazione Viaggi e missioni Rispetto delle regole del contraente: per diem, costo reale del viaggio e soggiorno, sistemi misti Escludere IVA dai singoli documenti di supporto Tenere a disposizione i documenti di supporto al viaggio/missione (agenda riunioni e lista partecipanti, programmi eventi, ecc.) Attenzione: bisogna dimostrare sempre attinenza con gli obiettivi del progetto

La rendicontazione Subcontracting Non è possibile subcontrattare parti rilevanti del contratto Prevedere procedura di selezione trasparente (rispetto delle regole del contraente, ma da dimostrare e giustificare in fase di audit) Verificare autorizzazione della CE (il subcontratto deve essere menzionato nell’annex 1 del contratto oppure deve essere richiesta autorizzazione alla spesa alla CE) Includere in questa voce i costi relativi al Certificate on Financial Statement (attività management)

La rendicontazione Beni durevoli I beni durevoli sono imputabili solo per la quota di ammortamento (dalla data di consegna o collaudo) e di reale utilizzo ai fini del progetto (% oppure time sheet dei beni) Acquistare i beni all’inizio del progetto, purché questo sia coerente con le attività da svolgere Attenzione ai PC, che se utilizzati come strumento di ufficio vengono considerati come costo indiretto e di solito non vengono riconosciuti come costi ammissibili diretti

La rendicontazione Beni di consumo Qualsiasi bene necessario all’implementazione del progetto, es. acquisto, fabbricazione, riparazione o uso di materiali, beni, strumenti e software che: Non sia nell’inventario dei beni del contraente Abbia “vita breve”, non oltre la durata del contratto Non sia normalmente considerato come costo indiretto In caso di audit, è necessario essere in grado di giustificare che i beni acquistati siano attinenti al progetto

La rendicontazione Altri costi Qualsiasi costo diretto necessario per l’implementazione del progetto, ad esempio: Costi di pubblicazione Costi relativi all’ospitalità delle riunioni e workshop di progetto (catering, trasporti, ecc.) Costi relativi a eventi (affitto sale, traduzione simultanea, catering, brochure, ecc.) … E’ opportuno essere in grado di dimostrare la necessarietà per i fini del progetto e disporre degli eventuali materiali prodotti (es. pubblicazioni) in caso di audit

Il Certificate on Financial Statement Verifica puntuale di tutte le spese sostenute, del rispetto delle regole del 7°PQ, del rispetto delle regole interne del contraente e delle leggi nazionali Auditor competente ed indipendente Necessario solo se e quando il contributo comunitario (cumulativo) raggiunge i 375.000 € Necessario comunque una sola volta per i progetti con durata inferiore ai due anni

L’audit della Commissione Previsto dal contratto, può essere realizzato entro 5 anni dalla conclusione di un progetto (ma anche con progetto in corso) Società italiana ‘contrattata’ dalla CE Procedura

Grazie per l’attenzione! Verdiana Bandini verdiana.bandini@unibo.it Tel. 051 20 99764 Alessandra Malavolta alessandra.malavolta@unibo.it Tel. 051 20 99377