Servizio con fatturazione Time & Material SAP Best Practices

Finalità, vantaggi e passi fondamentali del processo Durante la documentazione di una richiesta d'offerta (RdO) relativa a servizi da parte di un cliente, nel sistema viene creato un avviso per documentare e classificare il lavoro richiesto. Un'attività facoltativa consente al responsabile del servizio di ricontattare il cliente per completare le informazioni necessarie alla preparazione dell'offerta. Vantaggi Gestione del servizio clienti Gestione dell'ordine cliente e di servizio Cross-Application Time Sheet Fatturazione in base ai costi Passi fondamentali del processo Creazione di un avviso di servizio Modifica dell'avviso di servizio (fase facoltativa) Controllare la lista task Creazione di un ordine cliente Modificare l'ordine cliente Modifica dell'ordine di servizio Acquisizione tempi (211) Conferma dei tempi per l'ordine di servizio (fase facoltativa) Conferma dei materiali utilizzati Creazione di una richiesta di fatturazione in base ai costi Creazione della fattura per la richiesta di fatturazione Chiusura dell'ordine di servizio – completo a livello tecnico

Applicazioni SAP necessarie e ruoli aziendali Prerequisito SAP EHP5 per SAP ERP 6.0 Ruoli aziendali Agente di servizio Addetto alle vendite Impiegato addetto al servizi Addetto alla Fatturazione

Descrizione dettagliata del processo Servizio con fatturazione Time & Material Durante la documentazione di una richiesta d'offerta (RdO) relativa a servizi da parte di un cliente, nel sistema viene creato un avviso per documentare e classificare il lavoro richiesto L'offerta (che può essere rappresentata a sistema con un documento specifico) viene creata in riferimento al portafoglio servizi offerto dal fornitore. I prezzi applicati al cliente per i servizi offerti sono basati su tempi e materiali e saranno noti al termine dei lavori. Il processo di negoziazione da luogo ad un prezzo che può subire modifiche successivamente. L'offerta informativa finale viene inviata al cliente per l'approvazione. Qualora l'offerta venga rifiutata, nel documento di vendita viene inserito il motivo del rifiuto per poter procedere all'annullamento dell'offerta e il processo si conclude. Se il cliente accetta invece l'offerta, viene creato un ordine cliente e automaticamente anche un ordine di servizio in background. L'ordine di servizio riporterà le risorse, i tempi e i materiali inclusi nei servizi offerti. Nel proseguo del documento non si descrive la creazione di una offerta con un apposito documento si utilizza solo l’ordine di vendita. L'ordine cliente viene fatturato una o più volte durante l'esecuzione del servizio. L'importo fatturato viene determinato in base a tempi e materiali; il metodo di fatturazione utilizzato è la fatturazione in base ai costi. Il ricavo effettivo in questo caso sarà dato dal lavoro effettivamente eseguito e può differire dal preventivo dell'offerta.

Diagramma del flusso dei processi Servizio con fatturazione Time & Material Evento Procedura dettagliata ad hoc Agente di servizio Creare un avviso di servizio Modificare l'avviso di servizio Controllare la lista task Creare l'ordine cliente Aaddetto alle vendite Modificare l'ordine cliente Impiegato addetto al servizio Acquisizione tempi (211) Modificare l'ordine di servizio Movimento merci Fatturazione in base ai costi Chiudere l'ordine di servizio Fine del processo Addetto alla Fatturazione Creare la fattura per la richiesta di fatturazione

Dati anagrafici utilizzati Appendice Dati anagrafici utilizzati Divisione servizio Materiale/Servizio Materiale Committente Destinatario Esecutore pagamento Divisione Magazzino Società CA Organizzazione acquisti Organizzazione commerciale Canale di distribuzione Settore Lista task Codice identificativo dipendente Centro di lavoro

Collegamento diagramma Legenda Simbolo Descrizione Commenti di utilizzo Fascia: identifica un ruolo utente, come un addetto alla contabilità fornitori o un rappresentante di vendita. Questa fascia può anche identificare un'unità o un gruppo organizzativo, invece di un ruolo specifico.Gli altri simboli di esecuzione in questa tabella vengono inseriti in queste righe. Si avrà il numero di righe necessario per coprire tutti i ruoli dello scenario. La fascia di ruolo contiene dei task comuni per quel ruolo. Eventi esterni: contiene eventi che iniziano o concludono lo scenario oppure incidono sul corso degli eventi dello scenario. Linea di flusso (continua): la linea indica la normale sequenza di fasi e la direzione del flusso nello scenario. Linea di flusso (punteggiata): la linea indica un flusso per task di uno scenario non frequentemente utilizzati o soggetti a condizioni. La linea può anche condurre verso documenti coinvolti nell'esecuzione. Collega due task in un processo di scenario o in un evento non-step Attività di business / evento: identifica un'azione che fa accedere o uscire da uno scenario, oppure un processo esterno che si verifica durante lo scenario Non corrisponde ad una fase di un task nel documento Processo unità: identifica un task compreso in maniera graduale nello scenario Corrisponde ad una fase di un task nel documento Riferimento processo: se lo scenario fa riferimento totalmente ad un altro scenario, inserire qui numero e nome dello scenario. Riferimento sottoprocesso: se lo scenario fa riferimento parzialmente ad un altro scenario, inserire qui numero, nome e numeri delle fasi di quello scenario. Decisione di processo: identifica una decisione / punto di ramificazione che indica che il cliente finale dovrà effettuare una scelta. Le linee rappresentano diverse scelte emerse da parti diverse del rombo. Solitamente non corrisponde ad una fase di un task nel documento; rispecchia una scelta da effettuare dopo l'esecuzione di una fase. Simbolo Descrizione Commenti di utilizzo Al prossimo / dall'ultimo diagramma: conduce alla pagina seguente / precedente del diagramma Il diagramma di flusso continua nella pagina successiva / precedente Copia cartacea / documento: identifica un documento, un report o un modulo stampati Non corrisponde ad una fase di un task in un documento; al contrario, è utilizzata per raffigurare un documento generato da una fase di task; questa forma non ha linee di flusso in uscita. Dati effettivi finanziari: indica un giustificativo finanziario Pianificazione budget: indica un documento di pianificazione budget Processo manuale: interessa un task effettuato manualmente Solitamente non corrisponde ad una fase di un task in un documento; al contrario viene utilizzato per raffigurare un task effettuato manualmente, come per lo scarico di un camion nel magazzino, che influisce sul flusso di processo. Versione esistente / dati: questo blocco riguarda dei dati introdotti da un processo esterno Solitamente non corrisponde ad una fase di un task in un documento; al contrario, questa forma raffigura dei dati provenienti da una fonte esterna. Questa fase non ha linee di flusso in entrata Decisione di sistema superato / fallito: questo blocco riguarda una decisione presa in automatico dal software Solitamente non corrisponde alla fase di un task nel documento; al contrario viene utilizzata per raffigurare una decisione presa in automatico dal sistema dopo che è stata effettuata una fase. Collegamento diagramma <Funzione> Copia cartacea / documento Esterna a SAP Dati effettivi finanziari Attività di business / evento Pianificazione del budget Processo unità Processo manuale Riferimento processo Versione esistente / dati Riferimento sottoprocesso Decisione di processo Decisione di sistema superato / fallito