Strutturare un evento IDEARE Ideare – progettare – organizzare – gestire – il follow-up IDEARE Innanzi tutto – anche se ci si ripete – bisogna definire quali obiettivi ci si prefiggono attuando il mezzo evento. Una indagine accurata di cosa vuole l’azienda e una analisi dello scenario in cui opera saranno utili per avere ben chiari tutti gli obiettivi e come raggiungerli.

Strutturare un evento E’ creativa qualunque cosa/azione che, in qualche modo, coinvolga il pubblico….trasferendo il messaggio voluto. Sulla base dei messaggi da trasferire e sulla scelta di quali sono i pubblici d’interesse (a volte non solo quelli che saranno presenti all’evento) – dato per scontato che le strategie sono state definite - si deciderà qual è l’evento migliore quindi si darà luogo all’idea creativa. Attenzione tutta la creatività possibile non deve spostare l’attenzione del pubblico dal messaggio chiave e dall’obiettivo che ci siamo prefissi. Se così fosse ricorderebbero l’evento ma ben poco dei suoi contenuti.

Strutturare un evento PROGETTARE Essere creativi è, oltre che piacevole, gratificante: un libero sfogo della fantasia alla quale deve seguire la pratica e, un evento, oltre che creativo deve anche essere fattibile. PROGETTARE Cosa Note Data e luogo dell’evento analizzate i vari calendari e, se potete, scoprite se non ci sono accavallamenti con eventi similari. Scegliete una sede che risponda a requisiti ben precisi. Obiettivo/i Messaggio chiave Pubblici da coinvolgere tipo di invitati e possibili relatori titoli delle relazioni se sono previste Moderatore A secondo del tipo d’evento

Strutturare un evento PROGETTARE Cosa Note Scaletta degli interventi Ampiezza dei tempi Stesura del programma Creazione e stesura dell’invito Deve essere attraente nella forma e nei contenuti e tagliato secondo l’evento e il pubblico invitato Regia ed impostazione creativa dell’evento a volte necessita un vero e proprio storyboard Piano di comunicazione per “promozionare” l’evento sempre che sia utile e concordi con l’obiettivo Budget previsto timing con le principali deadline Utile sarà fissare anche delle date in cui si controlla l’andamento del lavoro soprattutto se chi ci lavora è un folto gruppo di persone

Strutturare un evento ORGANIZZARE L’organizzazione è, assieme alla giornata dell’evento, la parte più pesante perché – senza perdere di vista gli obiettivi – bisogna essere operativi e attenti al budget previsto. ORGANIZZARE Cosa Note Selezione e scelta dei fornitori Creativi, stampatore, fotografi, tecnici per l’audio e il video, fioristi, catering, altro Selezione del personale di supporto Hostess, traduttrici simultanee, operatore di sala, sicurezza Selezione e contatti con i relatori Accordi su contenuti, messaggi, supporti tecnici, testi da redigere, titoli delle relazioni, trasferimenti e ospitalità, gettone di presenza

Strutturare un evento ORGANIZZARE Cosa Note Moderatore e artisti/ospiti Come per i relatori. Anche qui sarà necessario un brief (azienda, obiettivi, pubblico presente, scaletta interventi – incluso contenuti) Creazione mailing-list E’ lo strumento cardine per garantire la redemption mirata Scelta degli allestimenti e delle soluzioni tecnologiche Tagliati secondo la “creatività” dell’evento Realizzazione dei materiali informativi e di supporto alla presentazione Folder e carta con logo su cui stampare i testi, booklet, leaflet, houseorgan, quant’altro utile ma anche slide, filmati, CD-rom, etc. Aggiornamento budget Sulla base dei preventivi scelti

Strutturare un evento GESTIRE La gestione può ricordare i momenti prima della battaglia quando si ricapitolano tutti i tempi e le strategie per uscirne vincitori. Ognuno sarà chiamato ad un ripasso generale e, se l’occhio dell’ospite non noterà il lavoro e la fatica che sta a monte, potremo dire che l’evento è stato di qualità. GESTIRE Cosa Note I dettagli tecnici Tempi di proiezione e di dibattito, tempi per il dibattito, tempi per le eventuali interviste, ma anche fotocopie e duplicazioni varie, altro La comunicazione Come, cosa, a chi e quando e in che taglio Le prove generali Pretendere di provare (tutto anche la strumentazione) seguendo la regia predisposta

Strutturare un evento GESTIRE Cosa Note Gli imprevisti Più la progettazione è dettagliata e il gruppo preparato e conscio della propria responsabilità individuale meno sono le possibiltà di imprevisti. Qualora accadesse qualcosa è solo con la dovuta lucidità e creatività, oltre che senso dell’urgenza, che si risolvono le situazioni. Il “momento” evento Come dire inizia la festa! L’esercito è perfettamente allineato secondo le strategie. Ognuno sa cosa deve fare. Il “generale” dovrà solo – magari senza farsi notare – dare dei segnali al momento opportuno.

Strutturare un evento FOLLOW-UP Il follow-up è il post evento. La verifica che quanto è stato fatto ha prodotto un bene: il risultato voluto! In battaglia sono i nemici che scappano o si arrendono e il conto di coloro che restano sul campo (fra i nostri e i nemici) oltre che il raggiungimento di quanto ci eravamo prefissi (un territorio, la libertà, altro). FOLLOW-UP Cosa Note Misurazione dei risultati Dal feedback immediato, alla partecipazione del pubblico (interazione), a cui seguono anche contatti telefonici e richieste post-evento ma anche un aumento del volume di vendite. I parametri sono necessari e stabiliti con il Cliente. Su questa base sarà più semplice misurare i risultati di un evento

Strutturare un evento FOLLOW-UP Cosa Note Rassegne stampa Se fra i parametri è fissato anche un ritorno stampa di una certa entità è bene definire al suo interno parametri qualitativi e quantitativi (quanti articoli e in quanto tempo, i contenuti, chi nominano e quante volte) Budget consuntivo Se le previsioni sono state esatte e i controlli sono stati effettuati il budget, a meno di aver ricevuto richieste supplementari – possibilmente scritte e definite - deve essere almeno alla pari.

PROMUOVERLO E’ QUINDI FONDAMENTALE Promozione e invitati L’evento è lo strumento di comunicazione che, per eccellenza, può andare direttamente a colpire il/i target prescelti dall’azienda. PROMUOVERLO E’ QUINDI FONDAMENTALE La promozione di un evento può essere: Diretta Indiretta

Promozione e invitati Promozione diretta Si può parlare di promozione diretta quando il pubblico che partecipa è anche il target da raggiungere. Qualche esempio: Convegni bancari rivolti agli azionisti; Congressi scientifici per medici, ricercatori, professionisti del settore; Manifestazioni legate a campagne salutistiche di prevenzione

Promozione e invitati Promozione indiretta E’ promozione indiretta quando per raggiungere il target prescelto si utilizza come canale il pubblico partecipante all’evento. Qualche esempio: Conferenze stampa sul lancio di prodotti; Seminari rivolti ai medici/farmacisti sull’autocura (farmaci da banco);

Promozione e invitati Ufficio Stampa Non è inserito a caso! I media, sia cartacei sia audiotelevisi, sono un mezzo di promozione indiretta. Uno dei canali per arrivare al consumatore finale. Proprio perché mezzo, la stampa è strumentale al raggiungimento degli obiettivi. In sostanza la stampa diventa alleato nella divulgazione del messaggio e nostro compito è fornire il materiale quanto più possibile preciso per produrre una informazione corretta verso il target finale. Un “do ut des”: ti fornisco la notizia, l’intervista, etc…tu la pubblichi.

Promozione e invitati Patrocini e partnership Anche se non fondamentale, il patrocinio o la partnership con associazioni, ministeri, fondazioni, enti pubblici, editori, etc…sicuramente distingue l’evento e lo veste di importanza. E’ un po’ come presentarsi a nome di qualcuno che conta. Per dare un esempio: se un evento che parla di salute si rivolge ai medici e, a cascata, alla popolazione, il patrocinio del Ministero della Salute darà “importanza” ai contenuti dell’evento e, soprattutto, verrà percepito come assai credibile.

Promozione e invitati Gli invitati La mailing degli invitati è fra i cardini più importanti per la buona riuscita di un evento (raggiungimento del target e degli obiettivi). Deve essere rivolta al giusto interlocutore e verificata nei suoi aspetti di forma e di sostanza. Una mailing attenta presuppone la conoscenza approfondita dei possibili partecipanti e l’area in cui ruotano. Alla mailing va seguito un re-call preparato anzitempo. Chi svolge questa mansione deve conoscere perfettamente i contenuti dell’evento e i suoi obiettivi ma anche la psicologia di chi lo ascolta. Chi svolge un re-call “vende” l’importanza dell’evento, attrae e seduce chi lo ascolta. Per contro deve garantire la realtà di quanto sta vendendo.

I giornalisti A chi rivolgersi: come capirlo Analisi delle testate e dell’area di intervento Analisi del target a cui si rivolgono le testate Analisi del formato della comunicazione all’interno delle testate Verifica, all’interno della redazione, di chi si occupa di un dato settore Verifica dell’interesse del medesimo sugli argomenti che proporremo Verifica dei bisogni e della possibilità da parte nostra di rispondere a quei bisogni Redazione della media list ad hoc

I giornalisti Ciò vuole intendere che i risultati stampa non dipendono dalle divulgazioni “a tappeto” bensì da una analisi mirata della stampa interessata ad un preciso argomento. Rispondendo a tali requisiti sarà facile avere nei giornalisti degli alleati.

Il dopo evento Ricordare nel tempo Più l’evento (il suo messaggio) viene ricordato nel tempo, più saremo certi di avere raggiunto gli obiettivi. Mantenere vivi i rapporti con i partecipanti può prolungare la durata dell’interesse con risultati positivi riscontrabili anche dopo parecchi mesi. Più risultati positivi verranno raggiunti (non solo obiettivi ma anche consuntivo di budget) più il Cliente si ricorderà positivamente di noi.

Il dopo evento Ricordare nel tempo Chi deve ricordare: I partecipanti Il cliente Gli strumenti utili per ricordare: Lista dei partecipanti Rassegna stampa Budget consuntivo

Il dopo evento Ricordare nel tempo La lista dei partecipanti Di grande valore, la lista dei partecipanti, ci consente di mantenere vivo il rapporto con gli stessi. Dare loro ulteriori informazioni ma anche ricevere la loro attenzione e, a volte, cogliere al volo ulteriori opportunità. Se i partecipanti sono giornalisti mantenere vivo il contatto potrà significare una collaborazione proficua nel tempo a tutto vantaggio dei risultati ma anche della nostra credibilità

Il dopo evento Ricordare nel tempo La rassegna stampa Una rassegna stampa ben presentata oltre che essere uno dei documenti tangibili dei risultati ottenuti può diventare uno strumento di comunicazione interna ed esterna per il Cliente se ad essa si uniscono le analisi di contenuti e la valorizzazione dei risultati quali-quantitativi. Inoltre sarà utile per il mantenimento del rapporto di collaborazione con i giornalisti che hanno dato spazio ai messaggi veicolati con l’evento.

Il dopo evento Ricordare nel tempo Il budget consuntivo Se il lavoro da noi svolto si sarà attenuto al budget a disposizione e previsto all’interno del progetto operativo (si parla di budget di spesa ma anche di tempo/lavoro del gruppo, ovvero di onorari), potremo essere certi che il Cliente sarà soddisfatto. Un budget consuntivo uguale alla stima iniziale potrà essere utile strumento per eventi di simile portata con uno sforzo minore ma identico e, a volte, migliore risultato.