Firma Digitale, PEC, Archiviazione sostitutiva L’informatica al servizio degli Avvocati Paolo Maceroni – Responsabile Supporto Tecnico-Commerciale Lecce, 6 Marzo 2009

 Società d’innovazione tecnologica controllata dal Gruppo Poste Italiane.  Leader nello sviluppo e nella gestione di servizi Internet, Intranet e di Certificazione Digitale per il Gruppo e per Aziende, Professionisti, Pubblica Amministrazione e consumatori.  Asset tecnologici competitivi: -server farm dotata delle più avanzate tecnologie hardware e software -accesso autonomo a internet con ampia disponibilità di banda -sistemi di accounting e billing testati e affidabili -bunker e infrastrutture ai massimi livelli di sicurezza -eccellenza nei livelli di servizio con introduzione di un sofisticato sistema di Service Level Management per SLA al massimo della competitività.  Socio fondatore Assocertificatori, VOIPEX, NAMEX  Certificatore accreditato ACBI (Corporate Banking Interbancario)  Membro del Consiglio Direttivo di Assinform (Confindustria)  Membro associato di Mobey Forum (tecnologie mobile nei servizi finanziari)  Certificatore per la Comunità Europea  Certificazione del Sistema Gestione Qualità UNI EN ISO 9001:2000 e del Sistema di Gestione per la Sicurezza Informativa (ISMS) secondo lo standard ISO IEC 27001:2005 per i servizi erogati da Poste.it Profilo di Postecom

240 professionisti interni 1500 mq. di Server Farm 700 Server 134 Mb/s di banda nazionale e internazionale disponibile di caselle di posta elettronica messaggi contenenti virus intercettati in media ogni mese e oltre 3.3 milioni di messaggi spam * (oltre 70% rispetto alla posta processata) Oltre pagine web gestite ogni giorno 99,9% il livello di servizio medio assicurato nel 2007 Oltre 60 milioni di euro di fatturato nel 2007 (65 nel 2008), con una ripartizione paritetica dei volumi di affari verso il mercato e verso il Gruppo Oltre 56 milioni di euro di investimenti dal 1999 in infrastrutture e progetti IT di cui circa 3.0 milioni dedicati alla Certification Authority I numeri * periodo di riferimento ago-ott 2007

L’obiettivo di oggi è quello di aumentare la consapevolezza dell’Ordine degli Avvocati e degli operatori degli uffici legali sui vantaggi dell’utilizzo del documento digitale attraverso strumenti quali: 1) Firma digitale 2) Posta Elettronica Certificata (PEC) 3) Conservazione sostitutiva L’evoluzione tecnologica e normativa consente di gestire elettronicamente il documento legale/fiscale in tutte le fasi del suo ciclo di vita: generazione, validazione, trasmissione e conservazione. Al fine di rendere possibile il trasferimento del valore legale (l’opponibilità a terzi), dal documento cartaceo a quello digitale, sono necessari questi 3 strumenti in un’ottica di gestione digitale del documento legale/fiscale. Parliamo di documento digitale

Il documento elettronico firmato digitalmente è equiparabile a quello autografo Chi firma digitalmente un documento deve essere titolare di un certificato digitale di sottoscrizione, contenuto in un dispositivo sicuro per la realizzazione della firma (smart card o token), che garantisce la connessione univoca al firmatario. Il documento informatico sottoscritto con firma digitale si presume riconducibile al titolare del dispositivo di firma e soddisfa il requisito della forma scritta. La firma digitale garantisce: - l’autenticità (il documento è originale) - la non ripudiabilità (di chi ha firmato il documento) - l’integrità (ossia il documento non è stato modificato) Possibilità di utilizzo La firma digitale si può apporre su qualunque documento informatico: bilanci, atti societari, fatture, notifiche, moduli per iscrizione a pubblici registri, comunicazione alla PA La Firma digitale

Postecert Firma Digitale è la soluzione di Postecom S.p.A. per chiunque intenda redigere e sottoscrivere documenti digitali aventi valore legale. Il servizio di certificazione della Firma Digitale è fornito da Postecom S.p.A. in qualità di Ente Certificatore accreditato presso il C.N.I.P.A. La soluzione Postecert Il kit Postecert è disponibile in tre diverse tipologie: Kit Completo Kit Smart Card e Softbox Kit Smart Card Il kit completo contiene i seguenti prodotti e servizi: - identificazione personale del titolare; - Smart Card contenente certificati di firma e ausiliario validi 3 anni; - lettore Smart Card da collegare al PC tramite porta USB; - guida all’installazione; - CD-ROM contenente: l’applicativo per firmare e cifrare i documenti elettronici e per richiedere la marcatura temporale; librerie per l’installazione del lettore e per l’utilizzo della Smart Card; applicativo di verifica integrità; manuale d’uso.

Il servizio di PEC è lo strumento indicato dal normatore per l’invio e la consegna di messaggi e documenti informatici, per i quali il mittente vuole la certezza legale dell’invio e della consegna del messaggio, opponibile ai sensi di legge. Il servizio di PEC presenta i seguenti vantaggi: -semplicità di trasmissione e archiviazione; -facilità di invio multiplo; -certezza della consegna (non richiesta la presenza del destinatario); -possibilità di consultazione da qualsiasi pc connesso a Internet; -opponibilità a terzi di quanto spedito (nella ricevuta di consegna sono visibili anche i documenti allegati al messaggio). Possibilità di utilizzo Gestione sicura di documenti ufficiali o riservati quali contratti, bilanci, fatture attive, atti societari, comunicazioni, etc. La Posta Elettronica Certificata (PEC)

Mittente Gestore Mittente Destinatario Gestore Destinatario Messaggio da trasmettere Ricevuta di accettazione Ricevuta di consegna Store Messaggio da consegnare PROCESSO DI TRASMISSIONE: 1.Il Mittente invia il messaggio tramite il proprio Gestore (Gestore Mittente); 2.Il Gestore conferma al Mittente la ricezione del messaggio tramite “Ricevuta di accettazione” ed inoltra il messaggio al Gestore del Destinatario”; 3.Il Gestore del Destinatario consegna il messaggio nella casella di Posta Certificata del Destinatario e notifica al Mittente l’avvenuta consegna tramite “Ricevuta di consegna” Come funziona

Web Client L’accesso al servizio può avvenire via web dall’indirizzo In questa modalità l’utente può modificare in ogni momento la sua password. In alternativa è possibile accedere alla casella tramite un client (standard) di posta elettronica, usufruendo delle funzionalità rese disponibili dallo specifico client utilizzato Modalità di accesso: web o client

L’invio genera nella casella del mittente due di notifica (ricevute): Accettazione (all’interno i dati che certificano l’accettazione del messaggio da parte del proprio Gestore) Consegna (all’interno i dati che certificano l’avvenuta consegna al Destinatario) Servizio di notifica

L’eliminazione del cartaceo è possibile solo con la conservazione sostitutiva realizzata nel rispetto della normativa vigente. La conservazione sostitutiva è la soluzione che, grazie alle nuove tecnologie e alle nuove norme vigenti, consente di conservare in formato elettronico (CD, DVD o altri supporti idonei) documenti informatici, senza l’obbligo della stampa cartacea. Due sono le tecnologie possibili: acquisire una soluzione da gestire autonomamente sulle proprie macchine oppure acquisire un SERVIZIO di conservazione sostitutiva accedendo a una soluzione installata presso un fornitore (Postecom), certificato. Questa modalità si chiama ASP. Vantaggi della soluzione ASP: - la delega di Responsabile della Conservazione è affidata al fornitore - l’aggiornamento tecnologico e normativo compete al fornitore -controlli più agevoli e veloci per i documenti per cui è prevista la conservazione per legge (contabili e tributari, etc.) - risparmi su costi diretti (spazi per archivio, personale, etc) Possibilità di utilizzo Tipologie documentali: fatture attive, fatture passive, giornale bollato, registri IVA, schede contabili/magazzino, contratti/pratiche, cedolini, cartelle cliniche,atti. La Conservazione sostitutiva a norma

Come gestire una materia complicata? Affidando la Conservazione Sostitutiva ad un Operatore di Garanzia Istituzionale Certificato dal Responsabile della conservazione firma elettronica marca temporale hash riversamenti verifica leggibilità evoluzione della normativa esperienza degli addetti

Il processo di Conservazione Documenti cartacei acquisiti via scanner Sistema gestionale del Cliente Supporti probatori Documenti in formato digitale Lotto File Indice Data Base Marca Temporale RomaMilano Fast-Box Conservazione Esibizione “On-Site” Firma Digitale Una soluzione per la conservazione a norma in modalità ASP

I punti di forza Vantaggi del Servizio in modalità ASP  Delega uninominale a Postecom della responsabilità della Conservazione sostitutiva a norma  Adeguamento costante ed immediato alla normativa di legge  Manuale della Conservazione a norma  Infrastruttura ridondante e modulare (D&R)  Conservazione del dato in modalità “autoconsistente”  Accessibilità al sistema semplice e veloce (via Web)  Gestione in piena Responsabilità delle procedure di legge alla scadenza prevista (marche temporali)  Tranquillità operativa garantita dal “Soggetto Istituzionale”  Integrazione con i servizi del Gruppo Poste

Postecom: 8 anni di gestione documentale Lancio servizio Bollettino Report per la pubblicazione online dei bollettini incassati presso i uffici postali.  Miglioramento del servizio: da 20 giorni a 48 ore  Miglioramento dell’immagine di Poste Italiane  Predisposizione per la Conservazione sostitutiva dei Bollettini Conservazione sostitutiva dei bollettini postali.  Conservazione di circa 1,4 miliardi di immagini l’anno  Eliminazione di circa 720 tonnellate di carta l’anno (3 piani di un palazzo, il peso di circa autovetture) Fatturazione elettronica e conservazione fatture attive per CFO  Eliminazione della gestione cartacea e miglioramento efficienza  Eliminazione di circa 600 faldoni l’anno di fatture  Predisposizione per il ciclo passivo 2007 Gestione a norma CNIPA di documenti digitali  Soluzione fornito in ASP con investimenti nulli da parte del cliente  Prezzo competitivo e dipendente dai volumi  Possibilità di coprire l’intera catena del valore 2H 2007 Evoluzione Normativa: Abilitazione per la completa digitalizzazione

CASI DI APPLICAZIONE DEI SERVIZI

Progetto FederFarma: La trasmissione sicura dei dati È stato predisposto per FederFarma un Sistema Sicuro per la Trasmissione Dati che, ancorché basato sui meccanismi di Posta Elettronica Certificata, prevede lo scambio dei dati esclusivamente tra i soggetti abilitati. Per ciascuna unione Regionale, Associazione Provinciale e Farmacia è stata rilasciata una coppia di caselle, una utilizzata applicativamente per lo scambio di dati ed una per lo scambio di comunicazioni acceduta dal personale individuato. Le caselle seguono precise regole per la trasmissione e ricezione di messaggi. A tal proposito è stata sviluppata una interfaccia ad hoc per la gestione delle attribuzione dei permessi. Il progetto, attivato nell’ottobre del 2007, ha visto l’attivazione di oltre caselle di Posta Elettronica Certificata. A partire dal luglio 2008, è previsto il rinnovo complessivo di almeno caselle, tra caselle comunicazione e dati. La consapevolezza dell’utilità e della semplicità d’uso del Sistema, nonché la possibilità di renderlo circoscritto ai soli soggetti abilitati e di integrarlo facilmente in applicazioni pre- esistenti (XML), prefigurano un possibile esempio di utilizzo replicabile in ulteriori e differenti contesti.

Il progetto Casse Edili: L’integrazione delle funzionalità Postecom su richiesta della Commissione nazionale paritetica per le Casse Edili (CNCE) ha realizzato un applicativo in grado generare un documento pdf firmato digitalmente, per poi inviarlo tramite Posta Elettronica Certificata. Utilizzando tale applicativo le Casse Edili possono generare, sottoscrivere e trasmettere telematicamente il Documento Unico di Regolarità Contributiva (DURC). La convenzione con CNCE è stata stipulata nell’agosto del 2006 ed i primi ordini sono giunti alla fine dello stesso anno. Il progetto, attivato nel 2006 ha visto nel 2007 la richiesta di circa caselle di Posta Elettronica Certificata, ordinate da 39 distinte Casse Edili. Nel corso del 2007 c’è stato un costante incremento di invii rispetto alla media mensile. Tale incremento è riferibile al consolidamento della procedura ed all’incremento degli utenti che ne fanno richiesta. La consapevolezza dell’utilità e della semplicità d’uso dello strumento connessa alla costante attivazione di nuove caselle prefigura un prevedibile sviluppo del processo di trasmissione telematica dei documenti di regolarità contributiva.

Regione Veneto: La Conservazione Sostitutiva delle Ricevute Il progetto ha origine dalla richiesta della Regione Veneto di una estensione funzionale del servizio di Posta Certificata. La richiesta è di disporre di un archivio della corrispondenza elettronica “ufficiale” che non dipenda da operazioni di cancellazione del singolo utilizzatore, restando patrimonio dell’Amministrazione o Organizzazione. Il sistema predispone a conservazione sostitutiva le ricevute della Posta Certificata relative al dominio della Regione Veneto: Ricevuta di accettazione Ricevuta di consegna Avviso di non accettazione Avviso di rilevazione virus Avviso di mancata consegna L’accesso al servizio di ricerca avviene tramite interfaccia web.