ROTARY INTERNATIONAL DISTRETTO 2070 SISD 2002-2003 Seminario Istruzione Squadra Distrettuale (Pontignano, 9 marzo 2002) PRONTUARIO DELLA SQUADRA DISTRETTUALE A cura di: Paolo Margara, R.C. Viareggio Versilia Istruttore distrettuale

PRONTUARIO SQUADRA DISTRETTUALE SOMMARIO Distretto Piano Direttivo distrettuale Ciclo di Formazione distrettuale Assistente del Governatore Commissioni distrettuali Istruttore distrettuale Schema rapporti funzionali Risorse nel R.I., nel distretto, nel club “District Team Training Seminar”

DISTRETTO DEFINIZIONE Territorio geografico in cui i Rotary Club sono raggruppati in vista dei compiti amministrativi del Rotary International. L'attività e l'organizzazione del Distretto hanno la sola funzione di aiutare i singoli Rotary Club a promuovere lo scopo del Rotary International (Manuale di Procedura 2001 - pag. 21) )

DISTRETTO ORGANIZZAZIONE Si basa sul modello indicato come PIANO DIRETTIVO DISTRETTUALE che consente di gestire con efficacia il lavoro organizzativo ed amministrativo del Distretto e di perseguire il costante miglioramento della sua efficienza

- capacità complessiva di aiutare i singoli DISTRETTO EFFICIENZA - capacità complessiva di aiutare i singoli club a promuovere gli scopi del Rotary - adozione rigorosa del Piano Direttivo distrettuale - sviluppo consequenziale del Ciclo di Formazione della Dirigenza distrettuale - attuazione di un ampio e concreto quadro di appoggi alla Fondazione Rotary

PIANO DIRETTIVO DISTRETTUALE DEFINIZIONE Modello organizzativo della struttura amministrativa del Distretto Rotariano e del suo funzionamento

PIANO DIRETTIVO DISTRETTUALE OBIETTIVI - rafforzare il Rotary a livello di club e di distretto - rendere più stretti i legami fra il distretto ed i club   - fornire ai club un miglior supporto per il loro funzionamento - seguire da vicino lo sviluppo delle attività nei club - facilitare le procedure amministrative del distretto - migliorare l'informazione e la comunicazione a tutti i livelli

PIANO DIRETTIVO DISTRETTUALE OPERATIVITA’   Il Piano Direttivo Distrettuale raccomanda il consolidamento di alcune strutture che hanno il compito di assicurare al Distretto il corretto assolvimento di determinate funzioni di base

PIANO DIRETTIVO DISTRETTUALE FUNZIONI E STRUTTURE CONSULTAZIONE ATTIVITA’ - Consiglio Consultivo - Squadra Distrettuale: dei past Governatori - Assistenti del Governatore - Commissione di - Commissioni distrettuali Pianificazione strategica   GOVERNATORE FORMAZIONE SERVIZI - Istruttore distrettuale - Segreteria - Assistenti dell’Istruttore - Tesoreria - Cerimoniale

PIANO DIRETTIVO DISTRETTUALE FORMAZIONE Il Piano Direttivo Distrettuale richiede il parallelo sviluppo di un adeguato Piano di Formazione  che il R.I. identifica nel nuovo    Ciclo di Formazione della Leadership distrettuale (adottato nel novembre 1999 è entrato in vigore nel 2001-2002)

CICLO DI FORMAZIONE DISTRETTUALE Gennaio Luglio Giugno SISD SIPE SEFR SEDD ASDI Altri eventuali di iniziativa distrettuale

SISD - Seminario Istruzione Squadra Distrettuale PARTECIPANTI Assistenti del Governatore Presidenti Commissioni distrettuali   CONTENUTI - presentazione del Tema presidenziale dell’anno - aggiornamento ed integrazione della preparazione dei rotariani inseriti nella Squadra Distrettuale - approfondimento del ruolo, della responsabilità, delle funzioni, dei compiti della Squadra Distrettuale - esposizione dei criteri alla base del lavoro con i club

SIPE - Seminario Istruzione Presidenti Eletti PARTECIPANTI Presidenti eletti dei club Assistenti del Governatore   CONTENUTI - presentazione del Tema presidenziale dell’anno - aggiornamento sul Piano Direttivo Distrettuale - approfondimento delle linee guida relative alla amministrazione del distretto e del club - esposizione di elementi utili per un efficiente ed efficace lavoro nel club

ASDI - Assemblea Distrettuale PARTECIPANTI Presidenti eletti e dirigenti entranti dei club Assistenti del Governatore Rotariani interessati   CONTENUTI - presentazione del Tema presidenziale dell’anno - aggiornamento sul Piano Direttivo distrettuale - promozione di idee sulle responsabilità dei dirigenti e dei rotariani nei confronti dei club e del distretto - richiamo alla scelta, alla definizione ed al perseguimento di obiettivi validi ed efficaci

SEFR - Seminario Fondazione Rotary PARTECIPANTI Presidenti Commissioni F.R. dei club e del Distretto Assistenti del Governatore Rotariani interessati   CONTENUTI - aggiornamento sulla F.R. e sui suoi programmi - invito all’impegno personale e finanziario dei rotariani nei confronti della F.R. - presentazione di attività concrete della F.R. nel mondo - proposte e discussione degli obiettivi distrettuali dell’anno

SEDD - Seminario Direttivo Distrettuale PARTECIPANTI Past Presidenti dei club Past Dirigenti dei club per almeno tre anni   CONTENUTI - aggiornamento sul Piano Direttivo Distrettuale - esposizione dei criteri organizzativi del distretto e delle sue strutture - approfondimento dei temi relativi a strategie, comportamenti, partecipazione

ASSISTENTE DEL GOVERNATORE FUNZIONI - promuove e cura l'efficienza e l’efficacia dei rapporti tra il Governatore ed i club a lui assegnati - assiste i club nelle loro attività rispettandone sempre e comunque la piena autonomia - svolge i compiti che gli sono stati delegati dal Governatore - collabora con le altre strutture distrettuali

ASSISTENTE DEL GOVERNATORE COMPITI E RESPONSABILITA’ RISPETTO AL GOVERNATORE - tiene informato il Governatore sulle situazioni dei club per le quali si aggiorna costantemente - facilita le azioni del Governatore e cura opportuni interventi preparatori - svolge eventuali incarichi particolari su mandato specifico del Governatore

ASSISTENTE DEL GOVERNATORE COMPITI E RESPONSABILITA’ NEI CONFRONTI DEI CLUB - 1° parte - è al servizio dei club a lui assegnati - concorda con i presidenti dei club assegnati le modalità di incontro e di azione - incontra con regolarità i presidenti ed i segretari dei club - una volta per trimestre e su invito del presidente partecipa ad una riunione del club - collabora all'organizzazione della visita ufficiale del Governatore

ASSISTENTE DEL GOVERNATORE COMPITI E RESPONSABILITA’ NEI CONFRONTI DEI CLUB - 2° parte - se delegato dal Governatore presiede l’Assemblea del Club - promuove buone relazioni fra i club suggerendo attività comuni, interclub, scambi di informazioni - collabora a favorire la partecipazione dei soci alle riunioni distrettuali - collabora ad agevolare i rapporti con la stampa rotariana e con i mezzi di informazione locali

ASSISTENTE DEL GOVERNATORE RIFERIMENTI DELL’AZIONE - risponde al Governatore - mantiene una attenta ed equilibrata presenza nel rapporto tra il Governatore ed i club - rispetta l'autonomia dei club intervenendo su invito del Presidente o per incarico diretto del Governatore - tiene in ogni circostanza atteggiamenti costruttivi e positivi - si muove in sintonia con il Governatore ricevendo in tal modo autorevolezza e valorizzazione del ruolo

COMMISSIONI DISTRETTUALI FUNZIONI - assicurano il supporto informativo e propositivo al Governatore e, tramite gli Assistenti del Governatore, ai club - soddisfano le esigenze gestionali del distretto - quando ritenuto necessario ed opportuno si articolano in sottocommissioni ed incaricati

COMMISSIONI DISTRETTUALI COMPITI E RESPONSABILITA’ - 1° parte - contribuiscono al corretto funzionamento del distretto - adempiono a compiti specifici e concreti ed hanno responsabilità definite con chiarezza - completano il lavoro del Governatore e degli Assistenti del Governatore - si aggiornano costantemente sui programmi e sulle iniziative del R.I. nell'area di propria competenza

COMMISSIONI DISTRETTUALI COMPITI E RESPONSABILITA’ - 2° parte - preparano note informative, esplicative, di aggiornamento e le trasferiscono ai club per mezzo del Notiziario distrettuale, del Sito distrettuale, delle e-mail - in accordo con il Governatore suggeriscono agli Assistenti del Governatore eventuali attività di sostegno da svolgere nei confronti dei club

COMMISSIONI DISTRETTUALI RIFERIMENTI DELL’AZIONE - rispondono al Governatore - sottocommissioni e incaricati rispondono al presidente della rispettiva commissione - non hanno deleghe ma incarichi specifici - si rapportano ai club attraverso e per mezzo degli Assistenti del Governatore

ISTRUTTORE DISTRETTUALE FUNZIONI - in accordo con il Governatore fissa gli obiettivi dell’attività distrettuale di formazione e predispone i piani di formazione per i quadri distrettuali e per i dirigenti dei club - cura la diffusione ad ogni livello della conoscenza e della comprensione delle modalità che sono alla base della vita e dei comportamenti rotariani - opera per il corretto sviluppo ed il positivo svolgimento delle attività formative ed informative nel distrettto

ISTRUTTORE DISTRETTUALE COMPITI E RESPONSABILITA’ - 1° parte - collabora con il Governatore a determinare il livello della domanda di formazione nel distretto, a programmare le riunioni distrettuali di formazione, a definirne i contenuti, ad individuare i relatori - predispone il materiale didattico per le riunioni distrettuali di formazione raccomandate dal R.I. e per altre eventuali ritenute necessarie - cura il regolare svolgimento delle riunioni distrettuali di formazione

ISTRUTTORE DISTRETTUALE COMPITI E RESPONSABILITA’ - 2° parte - si tiene costantemente aggiornato su Statuti, Regolamenti, Documentazioni rotariane - assiste a richiesta i quadri distrettuali ed i club nella comprensione e nell’approfondimento di norme e procedure rotariane - su richiesta dei club è disponibile ad intervenire alle loro riunioni come relatore sui temi legati ad aspetti organizzativi e comportamentali

ISTRUTTORE DISTRETTUALE RIFERIMENTI DELL’AZIONE - risponde al Governatore - si impegna affinchè gli incontri distrettuali di formazione risultino efficaci sia sotto il profilo della partecipazione sia sotto il profilo della comunicazione

ASSISTENTE DELL’ISTRUTTORE DISTRETTUALE COMPITI e RESPONSABILITA‘ - 1° parte - su incarico del Governatore ed in accordo con l'Istruttore distrettuale svolge compiti specifici indirizzati alla formazione dei leaders del Distretto - si pone come riferimento informativo per quegli Assistenti del Governatore che ricoprono l'incarico per la prima volta - in tale ottica trasferisce esperienze e metodi di lavoro utili nei confronti dei club assegnati

ASSISTENTE DELL’ISTRUTTORE DISTRETTUALE COMPITI e RESPONSABILITA‘ - 2° parte - propone all'Istruttore distrettuale argomenti ritenuti adatti ad essere inseriti nei programmi distrettuali di formazione - si impegna affinchè gli Assistenti del Governatore che ricoprono l'incarico per la prima volta possano essere pronti all’attività in modo rapido e positivo - risponde all'Istruttore distrettuale

RAPPORTI FUNZIONALI TRA LE STRUTTURE DEL DISTRETTO GOVERNATORE   COMMISSIONE ASSISTENTE del ISTRUTTORE COMMISSIONI DISTRETTUALE F.R GOVERNATORE DISTRETTUALE DISTRETTUALI CLUB Operazioni ed Informazioni Informazioni

RISORSE NEL ROTARY INTERNATIONAL Persone - Membri del Consiglio Centrale del R.I. - Amministratori della Rotary Foundation - Commissioni del R.I. - Commissioni della Rotary - Personale degli Uffici del R.I. - Segreteria di Zurigo Materiale   - Rotary Code of Policies - Manuale di Procedura - Official Directory - Catalogo delle Pubblicazioni - The Rotarian o Rivista regionale - Rotary World in italiano - Sito internet internazionale - Sito internet dei distretti italiani

RISORSE NEL DISTRETTO Materiale Persone   - Lettera mensile del Governatore - Elenco dei Quadri distrettuali - Notiziario distrettuale - Calendario delle manifestazioni - Sito internet distrettuale Persone - Governatore del Distretto - Istruttore distrettuale - Assistenti del Governatore - Commissioni distrettuali - Segretario distrettuale - Tesoriere distrettuale - Prefetto distrettuale

RISORSE NEL CLUB Persone Materiale - Soci - Statuto del club - Membri del Consiglio Direttivo - Membri delle Commissioni - Past dirigenti del club - Istruttore di club - Esperto di informatica Materiale   - Statuto del club - Regolamento del club - Manuale del Presidente - Manuale delle Commissioni - Manuale del Segretario - Bollettino del club - Sito internet del club (eventuale))

“DISTRICT TEAM TRAINING SEMINAR” An assistant governor, acting as liaison, is the “administrative” eyes, ears, mouth and hands of the district governor   da “DISTRICT TEAM TRAINING SEMINAR” Assistant Governor Workshop 1-3 District committees act as conduits for information, working closely with club leaders to provide them with specialized knowledge   da “DISTRICT TEAM TRAINING SEMINAR” District Committee Workshop 1-4