FATTURA ELETTRONICA DI ACQUISTO Easy FATTURA ELETTRONICA DI ACQUISTO Dominare la complessità in modo semplice: Easy

Processo acquisizione fatture elettroniche di acquisto Accettazione -Notifica di accettazione fattura Fornitore SDI FTP EASY Salvataggio Fattura EASY Contabilizzazione Fattura EASY Schermata d’importazione 3 Eventuale Notifica di rifiuto entro 15 gg 2 1 protocollo PCC(002) Titulus PCC(003)

Ricezione fattura elettronica Le fatture di acquisto elettroniche ricevute dai propri fornitori e presenti sul Sistema di Interscambio (SDI), vengono veicolate su una cartella FTP e poi prelevate automaticamente e memorizzate nel database di Easy. L’utente, direttamente da Easy, potrà ricercare, visualizzare, accettare ed importare le fatture elettroniche al fine di registrarle nel modulo IVA di Easy.

Configurazione Uffici Riceventi A seconda dell’impostazione adottata dall’Ente di appartenenza, gli uffici riceventi saranno contrassegnati da un codice IPA specifico per ufficio o da un unico codice IPA di Ateneo ed n ‘Riferimenti Amministrazione’, che li identificano univocamente. Esempio 1 Esempio 2 Codice Ufficio IPA Ufficio Ricevente XYZABC Affari Legali XYZDEF Edilizia XYZGHI Dipartimento Matematica Codice Ufficio IPA Riferimento Amministrazione Ufficio Ricevente XYZABC AFFLEG Affari Legali EDIL Edilizia DIPMATE Dipartimento Matematica

Ricerca fatture di acquisto da importare La tabella di Easy sulla quale vengono inserite le fatture elettroniche prelevate dalla cartella FTP è consultabile accedendo al menu IVA- Flussi Fattura Elettronica-Fatture acquisto. Sulla base della scelta adottata dal singolo Ateneo, l’utente avrà la possibilità di cliccare alternativamente: sul pulsante Il pulsante sarà abilitato solo per gli utenti che rivestono ruoli di supervisione e controllo.

Ricerca fatture di acquisto da importare Cliccando sul pulsante F.E. con IPA e Rif. Amministrazione si aprirà l’elenco di tutte le fatture di acquisto presenti sul SDI, non ancora registrate in contabilità in Easy, e indirizzate all’IPA di Ateneo e al Riferimento Amministrazione assegnato al singolo ufficio ricevente. Cliccando sul pulsante F.E. con IPA si aprirà l’elenco di tutte le fatture di acquisto presenti sul SDI, non ancora registrate in contabilità in Easy, e indirizzate allo specifico IPA attribuito a ciascun ufficio ricevente.

Ricerca fatture di acquisto da importare Ciascuna riga visualizzata nell’elenco corrisponde ad una fattura di acquisto o nota di credito ricevuta. Posizionandoci su una di tali righe potremo visualizzare alcuni dati relativi alla stessa: Esercizio, Numero, Data emissione fattura e Fornitore Data ricezione Numero protocollo di entrata Codice IPA del destinatario Rif. Amministrazione dell’ufficio destinatario Descrizione Importo totale documento * Saranno visibili inoltre i nomi dei file XML contenti la fattura selezionata e l’esistenza di eventuali notifiche ricevute da SDI.

Stampa fatture di acquisto da importare Posizionandoci nella seconda scheda Fattura Elettronica e cliccando sul pulsante Visualizza File, la fattura potrà essere visualizzata. Nel caso si desideri stamparla è possibile utilizzare il tasto destro del mouse selezionando il comando di Stampa oppure Anteprima di Stampa. La stampa che appare è stata realizzata utilizzando il foglio di stile ufficiale realizzato dalla SOGEI.

* Importo Totale Documento Nel campo Importo totale documento visualizzabile in Easy su ciascuna fattura elettronica viene riportato l’importo indicato dal fornitore alla voce Importo totale documento presente nella sezione Dati generali del documento del tracciato della fattura elettronica. Secondo le specifiche tecniche del tracciato del file XML della fattura elettronica, il campo 2.1.1.9 <ImportoTotaleDocumento> va inteso come importo totale del documento al netto dell'eventuale sconto e comprensivo di imposta a debito del cessionario / committente. Tale importo inoltre viene comunicato automaticamente dal SDI alla Piattaforma di Certificazione dei Crediti (PCC), perciò non sarà consentito salvare in Easy fatture che abbiano un importo totale documento diverso da quello indicato nel tracciato.

* Importo Totale Documento N.B: Nei casi in cui si decida di voler richiedere l’intervento dell’assistenza per forzare il salvataggio della fattura con un importo totale differente da quello indicato dal fornitore, la richiesta dovrà essere inoltrata per iscritto dal referente per la fatturazione elettronica. In questo caso la comunicazione alla PCC delle operazioni di contabilizzazione per le fatture modificate, dovranno essere gestite a mano sul sito PCC ed escluse dalla generazione del file 003. (Non verranno effettuate assistenze relative a tali casi)

Salva file XML fatture di acquisto da importare - Protocollazione Solo se non è attivo un sistema di protocollazione automatica, torneremo nella scheda Principale cliccheremo sul pulsante Salva file al fine di salvare il file XML contenente la fattura di acquisto sul nostro PC, per poter procedere alla protocollazione. Una volta effettuata la protocollazione del file, cliccheremo su Inserisci Protocollo, digiteremo il numero di protocollo della fattura di acquisto e cliccheremo su OK. La fattura potrà essere Accettata\Rifiutata solo se protocollata. ATTENZIONE! Per gli Atenei che hanno adottato una gestione automatizzata del servizio di protocollazione, il campo Numero protocollo di entrata risulterà già valorizzato.

Fatture di acquisto da importare - Salva allegati Le fatture elettroniche ricevute potrebbe contenere degli allegati. Per salvare sul nostro PC tali allegati cliccheremo sul pulsante Salva Allegati ATTENZIONE! Se il pulsante Salva allegati non è abilitato vuol dire che la fattura NON contiene alcun allegato! E’ assolutamente normale.

Accettazione\Rifiuto fatture elettroniche in Easy Sulla base delle disposizioni e delle indicazioni operative che ciascun Ateneo ritiene di dover adottare, l’ufficio ricevente provvederà a verificare che la fattura sia corretta e deciderà a propria discrezione e in base alle regolamentazioni interne dell’Ateneo ad accettare o rifiutare la singola fattura ricevuta, cliccando rispettivamente sui pulsanti Accetta o Rifiuta. ATTENZIONE! Prima di accettare la fattura in Easy bisogna esserne certi poiché viene inviata immediatamente la Notifica di accettazione al SDI e quindi NON sarà più possibile rifiutare la fattura. In ogni caso sarà sempre possibile chiedere al fornitore la nota di credito, inviando alla PCC la contabilizzazione in stato di SOSP (sospesa) e all’arrivo della Nota di credito lo stato di NONLIQ (Non liquidabile)

Accettazione fatture elettroniche in Easy Quando clicchiamo su Accetta, potrebbe scattare il seguente messaggio di avvertimento (NON BLOCCANTE) L'importo totale calcolato sui Dati di Riepilogo è di € …. SI INTENDE PROCEDERE COMUNQUE? Il messaggio segnala che l’importo indicato dal fornitore nel campo Importo totale documento presente nella sezione Dati generali del documento del tracciato della fattura elettronica (importo che va in PCC) è diverso da quello calcolato prendendo in considerazione Dati di riepilogo per aliquota IVA e natura (dati che fanno fede ai fini IVA). Sarà l’utente, sentiti i responsabili, a valutare se accettare comunque la fattura cliccando su OK o se cliccare su Annulla e procedere al rifiuto.

AVVISO IMPORTANTE! IMPORTANTE! Informiamo che in tutti questi casi in cui l’importo totale non coincide con l’importo calcolato in base ai dati di riepilogo, il settore assistenza si asterrà dal prestare assistenza, se non dopo aver ricevuto precise indicazioni scritte via mail. Es. «La fattura elettronica N. File 55 ha un importo totale di 100,00 € che corrisponde al solo imponibile. Nei dati di riepilogo è presente l’IVA, quindi l’importo totale corretto è di 122,00 €. Voglio comunque registrare e pagare la fattura per 122,00 €, quindi chiedo di intervenire sul software in tal senso.»

Notifica di decorrenza termini Se la fattura si trova nello stato Decorsi i termini, vuol dire che sono trascorsi più di 15gg dalla data di ricezione della stessa e che quindi il SDI ha inviato la Notifica di decorrenza termini. Ciò implica che non sarà più possibile né Accettare, né Rifiutare la fattura. La stessa si intenderà implicitamente accettata e dovrà essere registrata in contabilità in Easy. Questo non esclude che possa essere richiesta al fornitore l’emissione di una Nota di credito, qualora la fattura risulti errata.

Registrazione fatture elettroniche in Easy Se la fattura elettronica è nello stato Accettata, il passo successivo è quello di registrarla nel modulo IVA di Easy, così come avveniva per le fatture cartacee. Per procedere alla registrazione clicchiamo sul pulsante Crea in contabilità. N.B! Non è assolutamente corretto caricare in Easy le fatture ELETTRONICHE accedendo al menu IVA-Fattura. Tale modalità di registrazione continuerà ad essere utilizzata solo per l’inserimento di: Fatture di vendita, Fatture estere, Fatture cartacee emesse dai fornitori prima del 30/03/2015.

Registrazione fatture elettroniche in Easy Prima di procedere con la spiegazione delle modalità con cui si registra una fattura elettronica in Easy, è bene ricordare che rispetto alla fatturazione cartacea è cambiata solo la modalità di ricezione delle fatture e il formato delle stesse. La normativa sul Codice degli appalti e la normativa IVA non sono cambiate. Così come già avveniva per le fatture cartacee, ciò che fa fede ai fini IVA sono i dati presenti nella sezione Dati di riepilogo per aliquota IVA e natura presente nel tracciato della fattura elettronica. Pertanto l’imponibile e l’IVA della fattura caricata in Easy dovranno corrispondere fedelmente agli stessi importi presenti nei Dati di riepilogo per aliquota IVA e natura del tracciato della fattura elettronica.

Registrazione fatture elettroniche in Easy - Selezione anagrafica Dopo aver cliccato sul pulsante Crea in contabilità, se il programma non è in grado di attribuire univocamente l’anagrafica del fornitore riportata nella fattura elettronica, perché ad esempio in Easy vi sono più anagrafiche con la medesima partita IVA, si aprirà l’elenco delle anagrafiche compatibili e sarà l’utente a selezionare quella pertinente. Si rende necessaria una ricognizione delle anagrafiche esistenti e la disattivazione degli eventuali duplicati. Se in Easy è presente una sola Anagrafica con la partita IVA presente nel tracciato XML della fattura, questa verrà impostata in automatico e non comparirà alcun messaggio. Se in Easy non esiste alcuna anagrafica con la partita IVA presente nel tracciato XML della fattura, questa dovrà essere inserita nell’apposito form delle Anagrafiche, prima di poter importare la fattura.

Registrazione fatture elettroniche in Easy - Selezione Tipo documento IVA Anche il Tipo documento IVA dovrà essere selezionato opportunamente dall’utente, tra quelli che compariranno nell’elenco proposto, a seconda che la fattura si riferisca ad un acquisto effettuato nell’ambito di attività istituzionale o commerciale. A seconda della Tipologia di documento codificata all’interno del tracciato telematico, l’elenco filtrerà i Tipi documento Fatture o i Tipi documento Note di Credito.

Registrazione fatture elettroniche in Easy Una volta selezionato il Tipo documento IVA opportuno, si aprirà automaticamente un form in cui saranno visibili i dettagli della fattura elettronica ricevuta. Se esistono in Easy dei Contratti passivi intestati all’anagrafica del fornitore della fattura che si sta importando, i dettagli di questi saranno visualizzati nella parte sottostante della schermata.

Registrazione fatture elettroniche in Easy – Esegui Associazione col Contratto Passivo Nella parte in basso del form notiamo la presenza di quattro pulsanti: Questo pulsante non è indispensabile e va utilizzato solo nei casi in cui c’è una perfetta corrispondenza di ciascun dettaglio fattura, con il rispettivo dettaglio di contratto passivo. I dettagli fattura e i corrispondenti dettagli ordine vanno infatti selezionati a coppie, cliccando sul pulsante Esegui Associazione col Contratto Passivo. Quando clicchiamo su questo pulsante, in fattura vengono inseriti tutti i dati presenti sui dettagli del contratto passivo (imponibile, aliquota IVA, sconti, causali contabili, ecc…), ad eccezione della Quantità, che verrà prelevata dai dettagli fattura. E’ frequente infatti che a fronte di ‘n’ quantità ordinate, ne venga fatturata di volta in volta una parte. ATTENZIONE! Dopo aver eseguito tale associazione, nessuno ci vieta di cliccare sul pulsante Correggi dei dettagli fattura e rettificare gli stessi al fine di rendere la fattura fedele a quella elettronica. Resta però fortemente consigliato adeguare il contratto passivo alla fattura, inserendo una variazione all’ordine in aumento o in diminuzione e adeguando i movimenti finanziari di spesa che contabilizzano il contratto stesso.

Registrazione fatture elettroniche in Easy – Importa TUTTI i dettagli della FE, senza associarli al Contratto Passivo Questo pulsante va utilizzato solo nei casi in cui non esista in Easy il contratto passivo relativo all’acquisto fatturato (esempio: fatture per utenze telefoniche, forniture di energia elettrica, ecc…). Quando clicchiamo su questo pulsante, in fattura vengono inseriti tutti i dettagli della fattura così come presenti nel tracciato della fattura elettronica. Easy leggerà l’aliquota IVA dal tracciato della fattura elettronica, ma ci chiederà di selezionare quella opportuna tra quelle proposte. ATTENZIONE! Prima di salvare la fattura in Easy i dati dei dettagli vanno in ogni caso attentamente controllati ed eventualmente rettificati cliccando sul pulsante Correggi, al fine di rendere la fattura fedele a quella elettronica.

Registrazione fatture elettroniche in Easy – Ignora e Inserisci manualmente (FORTEMENTE CONSIGLIATO) L’utilizzo di questo pulsante è fortemente consigliato, se esiste un ordine a fronte della fattura ricevuta. Tale pulsante permette di ignorare i dettagli della fattura elettronica e di accedere alla scheda Dettagli del form Fattura di Easy. Nella scheda Dettagli, così come abbiamo sempre fatto, cliccheremo sul pulsante Aggiungi da ordine e verificheremo che l’importo della fattura corrisponda a quello riportato nella fattura elettronica, prima si salvare. ATTENZIONE! Non è indispensabile che i dettagli fattura inseriti in Easy siano identici ai dettagli riportati nella fattura elettronica! L’importante è che gli importi totali siano fedeli. Esempio: la fattura contiene 40 dettagli tutti con la stessa aliquota IVA. Il mio ordine contiene una sola riga con imponibile pari alla somma degli imponibili dei 40 dettagli e l’IVA corrisponde a quella riportata nei Dati di riepilogo per aliquota IVA e natura. Con il tasto Aggiungi da ordine richiamerò il mio dettaglio ordine e salverò la fattura.

Salvataggio fattura elettronica di acquisto Dopo aver inserito i dettagli in fattura e verificato gli importi totali, dobbiamo a questo punto completare l’inserimento dei campi necessari al salvataggio della fattura, come di consueto (Scadenza, Causale di costo nei dettagli, Natura di spesa ai fini PCC, ecc…) ATTENZIONE! La Data ricezione verrà impostata in automatico dal programma e coinciderà con la data di arrivo del file della fattura nella cartella FTP. Il Numero protocollo di entrata verrà impostato in automatico in quanto Easy leggerà dal form della fattura elettronica di acquisto il numero di protocollo assegnato automaticamente o inserito a mano dall’utente prima dell’accettazione, a seconda del sistema di protocollazione adottato da ciascun Ateneo.

Salvataggio fattura elettronica di acquisto Clicchiamo sul pulsante Salva e Easy attribuisce un numero progressivo al Tipo documento IVA inserito, generando la scrittura in partita doppia. Le procedure di contabilizzazione delle fatture NON sono cambiate, quindi si accederà come di consueto alle procedure guidate Spese- Contabilizzazione fattura di acquisto oppure Spese-Contabilizzazione fattura di acquisto senza contratto, qualora non sia stata effettuata l’associazione tra dettagli fattura e dettagli contratto.

Regola bloccante GEIVA071 La regola scatta in due casi: L’importo totale della fattura caricata in Easy è diverso dall’importo presente nei Dati generali del documento del tracciato della fattura elettronica

Regola bloccante GEIVA071 Se l’importo di cui al punto 1 manca nel tracciato e l’importo totale della fattura caricata in Easy è diverso dall’importo calcolato prendendo a riferimento i dati presenti nei Dati di riepilogo per aliquota IVA e natura del tracciato della fattura elettronica: 141,50 * 22% = 31,13 141,50 + 31,13= 172,63

Regola bloccante GEIVA071 Se la regola scatta perché ci si trova in uno dei due casi su descritti, sarà necessario rettificare i dati presenti nei dettagli fattura, al fine di far coincidere gli importi con quelli presenti nella fattura elettronica. ATTENZIONE! Se ciò non è possibile e la fattura è errata o presenta ambiguità, si prega di NON contattare il servizio di assistenza, ma di rivolgersi al responsabile referente per la fatturazione elettronica del rispettivo Ateneo. Lo stesso saprà indicarvi come procedere e cioè vi consiglierà di farvi emettere Nota di Credito dal fornitore, oppure invierà lui stesso una richiesta scritta al settore assistenza per forzare il salvataggio. Le richieste di assistenza verranno inoltrate ai rispettivi referenti.

GRAZIE PER L’ATTENZIONE