Gestione delle richieste di acquisto: sintesi dell’esperienza del Politecnico di Milano Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini Dalla fatturazione elettronica alla dematerializzazione del ciclo degli acquisti

Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini Distribuzione della spesa nelle università 2 Fonte: dati 2014 pubblicati ai sensi della legge 190, analisi condotta su 40 Atenei

Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini Distribuzione della spesa nei grandi comuni 3 Fonte: dati 2014 pubblicati ai sensi della legge 190, analisi condotta su 7 Comuni lombardi capoluogo di provincia

Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini Tipologia di procedure usate nelle Università 4 Numero procedure per tipologiaImporto procedure per tipologia Fonte: dati 2014 pubblicati ai sensi della legge 190, analisi condotta su 40 Atenei

Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini La dematerializzazione del ciclo acquisti: applicativo gestione richieste di acquisto 5 Dal 2013 l’Amministrazione utilizza un applicativo per la gestione delle Richieste di Acquisto Nel 2015 è in corso un progetto per evolvere questo applicativo estendendolo alle esigenze di tutti i Dipartimenti Obiettivi:  Modalità unica e definita di richiesta  Informazioni chiare e definite  Passaggi autorizzativi dematerializzati e tracciati elettronicamente  Ritorno informativo al richiedente sugli avanzamenti dell’acquisto  Possibilità di monitorare i tempi in modo esatto

Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini La dematerializzazione del ciclo acquisti: applicativo gestione richieste di acquisto 6

Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini La Centralizzazione degli acquisti nell’Ateneo 7 Cancelleria Materiale igienico sanitario Consumabili per stampanti Carta da stampa Servizi di stampa Monografie e periodici Traduzioni e revisioni linguistiche Corriere espresso Agenzia viaggi 2014 – 2015 Portatili e tablet (alcune categorie) Gas tecnici Reagenti Componentistica elettronica In fase di realizzazione

Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini Strumenti informatici per l’e-procurement 8 Elenco Fornitori elettronico Gare interamente gestite con sistemi telematici Contratti elettronici iscritti possibilità di gestire gare o richieste di preventivi elettroniche Tutte le procedure > € per beni e servizi sono interamente elettroniche dal 2011 Tutti i contratti in forma pubblica amministrativa e i buoni d’ordine dell’amministrazione sono elettronici dal 2013/14

Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini Gestione degli acquisti: attività che costituiscono un fattore critico di successo / 1 9 Definizione chiara e condivisa del processo di riferimento e delle policy di gestione degli acquisti. N.B. Attenzione alle criticità (vere, presunte, usate/enfatizzate in modo strumentale):  Eterogeneità della gestione vs "normalizzazione"  Impatti non solo gestionali => può scardinare criteri/logiche/consuetudini di acquisto consolidate da tempo  Possibili apparenti diseconomie => acquisto "locale" a costo inferiore

Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini Gestione degli acquisti: attività che costituiscono un fattore critico di successo / 2 10 Analisi adeguata e credibile delle esigenze e dei requisiti di gestione Realizzazione di strumenti (applicativi sw) efficaci, integrati e di facile uso che facciano percepire il valore aggiunto derivante dal loro utilizzo e supportino, nel rispetto delle policy e dei requisiti, sia la gestione operativa che le attività di gestione Sostegno forte, esplicito e costante delle scelte da parte della Direzione Generale e del livello politico per garantire l‘effettiva adozione sia da parte dell'Amministrazione che da parte dei Dipartimenti

Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini Gestione degli acquisti: requisiti generali / 1 11 Supporto completo del processo "procure-to-pay", dalla generazione del fabbisogno, all'autorizzazione, al pagamento. Supporto alle gestione condivisa di tutti i documenti di pertinenza e delle informazioni strutturate a corredo Supporto efficace e flessibile rispetto alle possibili varianti di workflow, attributi (domini di valori ed obbligatorietà) Integrazione: [obbligatoria] con altre parti del sistema informativo di Ateneo (es. contabilità, gestione documentale) => condivisione di cataloghi/anagrafiche, cooperazione applicativa a supporto dei processi e della propagazione degli eventi, integrazione delle informazioni [potenziale] con i sistemi esterni per le gestione aggregata o centralizzata degli acquisti

Francesco Cavazzana – Fabrizio Pedranzini Gestione degli acquisti: requisiti generali / 2 12 Supporto (opportunamente profilato) che copra i fabbisogni di tutti gli attori implicati, inclusi quelli coinvolti nella gestione (DEC e RUP) => attenzione al (sotto)workflow di autorizzazione al pagamento della fattura (collaudo, verifica corretta esecuzione, applicazione di penali,..) Possibilità di estensione della copertura anche alle attività di monitoraggio e gestione delle forniture Possibilità di raccordo/integrazione con altri processi: Gestione del magazzino Gestione integrata degli asset Ciclo di vita di assegnazione Individuazione e gestione di legami e dipendenze tra gli item, sia per la loro gestione che per l'erogazione dei servizi