La fatturazione elettronica: attualità e prospettive delle documentazione digitale in azienda Gea Arcella Notaio
La fatturazione elettronica e le scritture contabili informatiche La fatturazione elettronica e le scritture contabili informatiche La produzione e conservazione digitale dei documenti fiscali riguarda tutti: privati, imprese, pubblica amministrazione - hanno un preciso valore probatorio sia nei confronti del fisco che nei rapporti tra privati - hanno forma scritta ma non necessariamente sottoscritta - hanno un'esigenza di conservazione duratura ma non tendenzialmente illimitata 2
La fatturazione elettronica e le scritture contabili informatiche Analizzeremo: - il quadro normativo sulla fattura elettronica in generale - la fattura PA 3
La fatturazione in generale la fattura è: il documento fiscale alla base di qualsiasi impianto amministrativo, contabile, gestionale e finanziario di un'impresa l'unico documento che costantemente mette in relazione l'azienda con i propri fornitori ed i propri clienti 4
La fatturazione in generale la fattura è fondamentale: - per la richiesta del decreto ingiuntivo ex art. 634 c.p.c. - nei rapporti con la PA: è compiuto dal l'iter normativo che lega “il pagamento” con una certa modalità di fatturazione elettronica 5
La fatturazione elettronica in generale: il quadro normativo - D.P.R. 26 ottobre 1972, n Direttiva 2010/45/UE, c.d. Direttiva Iva - Legge 24 dicembre 2012 n. 228 c.d. Legge di Stabilita'
La fatturazione elettronica :la definizione della Direttiva 2010/45/UE per “fattura elettronica” si intende: “una fattura contenente le informazioni richieste dalla presente direttiva emessa e ricevuta in formato elettronico” Per garantire la parità di trattamento tra fatturazione elettronica e fatturazione cartacea, si impone agli Stati membri di accettare come fattura ogni documento o messaggio cartaceo o elettronico che soddisfi le condizioni stabilite nella Direttiva Iva 7
La fatturazione elettronica :la Direttiva 2010/45/UE Il ricorso ad una fattura elettronica è subordinato all’accordo del destinatario Fattura cartacea o elettronica devono possedere i seguenti requisiti: 1) autenticità dell’origine, 2) integrità del contenuto 3) leggibilità Essi devono essere assicurati dal momento dell’emissione fino al termine del periodo di archiviazione della fattura Ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare i tre requisiti 8
La fatturazione elettronica :la legge di stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 Definizione di “fattura elettronica”: Per “fattura elettronica” si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente (art. 21, comma 1, d.p.r. n. 633 del 1973). 9
La fatturazione elettronica :la legge di stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 Definizione di “fattura elettronica”: Per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è più rilevante il tipo di formato originario, elettronico o cartaceo, della fattura, bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene emessa (ossia messa a disposizione) e ricevuta 10
La fatturazione elettronica :la legge di stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario (art. 21, comma 1, d.p.r. n. 633 del 1973). - la disciplina europea usa una diversa espressione, “accordo del destinatario” (art. 232 Direttiva Iva). - la manifestazione di volontà da parte del destinatario non è sottoposta a forme particolari, e quindi può avvenire anche successivamente all’emissione e per fatti concludenti, (es. mediante il pagamento del corrispettivo o la registrazione del documento contabile). 11
La fatturazione elettronica :la legge di stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione (art. 21, comma 3, d.p.r. n. 633 del 1973) 12
La fatturazione elettronica :la legge di stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 Autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante: - sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile; - apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente - sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati - altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati. (art. 21, comma 3 d.p.r. n. 633 del 1973) 13
La fatturazione elettronica :la legge di stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 La conservazione elettronica delle fatture: - le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze adottato ai sensi dell’art. 21, comma 5, d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (“Codice dell’amministrazione digitale”); - le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. (art. 39, d.p.r. n. 633 del 1972) 14
La fatturazione elettronica :la legge di stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 Le novità: - non è più obbligatorio apporre sulla fattura elettronica firma digitale e marca temporale, l'immodificabilità della fattura può essere assicurata anche mediante sistemi di controllo di gestione che garantiscano un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile -è da considerarsi elettronica qualsiasi fattura «emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico», quindi anche un semplicissimo file Pdf trasmesso al destinatario per posta elettronica, pur se frutto di una scansione, è fattura elettronica. 15
La fatturazione elettronica :la legge di stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 Le criticità : il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all'accettazione del destinatario, ma l'accettazione può essere desunta dal comportamento concludente del destinatario, per esempio il pagamento della fattura. Scattano però in questo caso delle differenti modalità di conservazione (obbligatoriamente informatica anche per il destinatario) Sarebbe preferibile un accordo esplicito. 16
La fatturazione elettronica :la legge di stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 Le criticità : La «fattura elettronica», ai fini della conservazione, dovrà essere sottoposta alla conservazione elettronica, seguendo la procedura attualmente dettata dal dm 17 giugno Ai sensi dell’articolo 1, comma 209, della legge n. 244/2007, è obbligatorio conservare elettronicamente le fatture elettroniche emesse nei confronti della PA: ciò vale tanto per l’emittente quanto per il destinatario della fattura. La conservazione deve essere assicurata per il periodo di dieci anni. 17
La fatturazione elettronica : la conservazione in particolare Per conservazione sostitutiva si intende una procedura informatica che conferisce valore legale nel tempo ad un documento informatico. Al termine del procedimento di conservazione sostitutiva deve essere apposta una firma elettronica qualificata o digitale e marca temporale, cioè un’evidenza di tipo informatico che attribuisce data certa alla chiusura del procedimento di conservazione. Il procedimento di archiviazione sostitutiva deve essere concluso entro i tre mesi successivi al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. 18
La fatturazione elettronica : la conservazione in particolare L’emittente di un documento in formato elettronico (ma lo stesso vale per il destinatario) deve essere in grado di esibire in caso di accesso, ispezione o verifica le fatture conservate elettronicamente. Se tale soggetto sia in grado di esibire esclusivamente l’esemplare del documento in formato cartaceo, a questo non sarà attribuibile valore legale. In tale situazione si configurerebbe la fattispecie di omessa conservazione della documentazione fiscale. Inoltre devono essere adottati idonei sistemi di ricerca delle fatture emesse (ad esempio tramite codice fiscale, numero di partita Iva, etc). 19
La fatturazione elettronica : la conservazione in particolare La conservazione sostitutiva può essere effettuata direttamente dal soggetto emittente, la procedura è piuttosto onerosa in termini di adempimenti e richiede le conoscenze tecniche necessarie. In alternativa l’operazione può essere affidata ad un soggetto terzo in possesso delle conoscenze tecniche in grado di garantire la correttezza dell’adempimento per tutto il tempo stabilito dalla legge. 20
La fatturazione elettronica :la legge di stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 Le criticità : L'AF ha chiarito, nel Forum della fatturazione elettronica di gennaio, che la fattura elettronica ricevuta elettronicamente non si considera accettata se il destinatario si accorda in tal senso con l'emittente ovvero stampa la fattura e la conserva con modalità cartacee tradizionali. Per l'emittente il comportamento del destinatario è irrilevante e potrà procedere comunque alla conservazione elettronica della fattura emessa 21
La fatturazione elettronica :la legge di stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 Un esempio di testo per non vincolare il destinatario: NOTA BENE L'invio attraverso un mezzo elettronico (e quindi la sua messa a disposizione come file in formato pdf) costituisce solo una modalità di invio della fattura. Pertanto il ricevente, per adempiere alla normativa vigente, è obbligato a materializzare il documento informatico su un supporto cartaceo, che costituisce l'originale della fattura medesima. La fattura andrà, pertanto, stampata e conservata a cura del soggetto ricevente come fattura cartacea 22
La fatturazione elettronica e la PA La legge n. 244 “Finanziaria 2008” ed, il D.M. attuativo n. 55 del 3 aprile 2013 e il D.L. n. 66 del 24 aprile 2014 prescrivono che tutti i fornitori che emettono fattura verso la Pubblica Amministrazione (anche sotto forma di nota o parcella) devono: produrre un documento in formato elettronico, denominato FatturaPA; trasmettere la FatturaPA attraverso il Sistema di Interscambio per la fatturazione elettronica. 23
La fatturaPA: le scadenze - dal 6 dicembre 2013, le Amministrazioni che hanno deciso di aderire volontariamente al Sistema di Interscambio hanno iniziato a ricevere le FatturaPA secondo le modalità previste dalla legge. - dal 6 giugno 2014 per Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale è scattato l’obbligo di ricevere le fatture dei propri fornitori esclusivamente nel formato della FatturaPA. - dal 31 marzo 2015 l’obbligo di ricezione vale per tutte le altre Amministrazioni (centrali e locali). 24
La fatturaPA: le scadenze A decorrere da tali date: le Amministrazioni non possono accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) trascorsi tre mesi dalle scadenze indicate, non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture nel formato della FatturaPA. 25
La fatturaPA: gli interessati L’obbligo è riferito: - agli Operatori economici (imprese e lavoratori autonomi), titolari di partita IVA, che forniscono beni o servizi alle Amministrazioni pubbliche; - alle Amministrazioni stesse che devono effettuare una serie di operazioni collegate alla ricezione delle predette fatture e che abbiano il ruolo di “fornitore” verso altre Pubbliche Amministrazioni; - agli intermediari (banche, Poste, commercialisti) ovvero i soggetti ai quali gli operatori economici possono rivolgersi per la compilazione e trasmissione delle fatture elettroniche e per l’archiviazione. 26
La fatturaPA: cos’è La FatturaPA ha queste caratteristiche: il contenuto è un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA, l’unico a essere accettato dal Sistema di Interscambio; l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite dall’apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura; la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Il contenuto della FatturaPA prevede oltre alle informazioni rilevanti ai fini fiscali da riportare obbligatoriamente anche l’indicazione obbligatoria delle informazioni indispensabili per la corretta trasmissione della fattura al destinatario. 27
La fatturaPA: cos’è il Sistema di Interscambio Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di: ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA; effettuare controlli formali (ma non contabili) sulle fatture ricevute; inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture. L’Agenzia delle Entrate è il gestore del Sistema di Interscambio e si avvale di Sogei spa per la conduzione tecnica (Decreto Attuativo del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 7 marzo 2008). 28
La fatturaPA: come si invia La FatturaPA può essere trasmessa al Sistema di interscambio scegliendo tra i seguenti canali: direttamente a mezzo PEC (Posta Elettronica Certificata) all’indirizzo Il messaggio non deve superare la dimensione di 30MB e non è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio. direttamente via web. In questo caso è necessario essere registrati ai canali Entratel e Fisconline, che consentono l’accesso ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate. tramite un intermediario accreditato 29
La fatturaPA: cosa serve - un compilatore per creare il file xml secondo il formato fatturaPA - un certificato di firma qualificato Ogni FatturaPA inviata al Sistema di Interscambio deve essere firmata dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata. Non è necessaria l’apposizione della marca temporale. A seconda del canale utilizzato per l’invio occorrerà alternativamente: - casella PEC - credenziali Entratel/Fisconline - intermediario accreditato 30
La fatturaPA: come individuare una Pubblica Amministrazione I dati necessari per inviare la fattura alle Amministrazioni sono contenuti nell’IndicePA all’indirizzo Attraverso la funzione di ricerca, presente nella home page, è possibile selezionare l’amministrazione e nelle pagine successive gli uffici destinatari della fattura, in particolare è possibile conoscere il “codice univoco ufficio” che deve essere inserito nella fattura elettronica. “Guida all’IndicePA area Pubblica” 31
La fatturazione elettronica e le scritture contabili informatiche: le prospettive in azienda La fattura informatizzata utilizzando il metalinguaggio di descrizione dei dati XML (eXtensible Markup Language), diventerebbe da semplice "documento fiscale" ad un vero e proprio "oggetto software fiscale" 32
La fatturazione elettronica e le scritture contabili informatiche: le prospettive in azienda Tutta la contabilità può essere rappresentata utilizzando il linguaggio XML Gli stessi bilanci delle società di capitali utilizzano un sottolinguaggio da esso derivato denominato XBRL 33
La fatturazione elettronica e le scritture contabili informatiche: le prospettive in azienda Ora : sono dei contenitori di dati ed informazioni poco utilizzati proprio perché contenuti in un documento non sempre elaborabile, trasformare fatture e contabilità in xml permetterebbe: - di automatizzare l'intero processo amministrativo, contabile, gestionale e finanziario - di collegare le fatture sia in entrata che in uscita con estrattori automatici di dati e di informazioni al fine di effettuare elaborazioni relative ai propri clienti ed ai propri fornitori oltre che a tutti gli altri dati contabili. 34