2000-2009 CSBNO l'evoluzione di una collezione : il caso e la necessità Rino Clerici - responsabile dei servizi biblioteconomici del Consorzio Sistema Bibliotecario Nord - Ovest. Coordinatore del Gruppo di Studio sulla misurazione e valutazione delle biblioteche e delle reti di cooperazione dell'AIB; Seriate Lunedì 23 novembre 2009

Chi siamo CSBNO Paderno Dugnano Uffici amministrativi Novate: Sede legale e magazzini

Famiglie Piccole Medie Grandi

IL CONSORZIO – OGGI 34 i comuni del Consorzio 52 le biblioteche 6 le biblioteche scolastiche 759.664 gli abitanti (584.143 adulti, 175.521 i giovani fino a 25 anni) 89.563 iscritti delle biblioteche(47.259 adulti, 42.304 i giovani fino a 25 anni)

IL CONSORZIO – OGGI 1.502.361 i prestiti del circuito 271.168 i prestiti interbibliotecari 2.584.000 le presenze nelle biblioteche 1.173.313 i libri a disposizione 39.813 i film in video cassetta 37.520 i compact musicali 7.429 i cd-rom 39.166 i film in dvd 304 le postazioni internet 1.200 gli eventi, le mostre, i concerti e i laboratori

BEST SELLER 1999 Obiettivi:: Rendere disponibile un gran numero di copie dei libri più richiesti. Acquistare centralmente le copie necessarie per evitare che tutte le richieste degli utenti ricadessero sulle biblioteche che acquistano con maggiore tempestività Rivendere, agli utenti dopo un certo periodo le copie non richieste

Il percorso del CSBNO 2000 Prima ipotesi di lavoro nel convegno di Garbagnate: “Indagine su di un patrimonio al di sopra di ogni sospetto”

Quello che le biblioteche non vedono e non dicono Abbiamo un problema? Quello che le biblioteche non vedono e non dicono (2000 Prima ipotesi di lavoro nel convegno di Garbagnate) “Indagine su di un patrimonio al di sopra di ogni sospetto”

Indagine su di un patrimonio al di sopra di ogni sospetto Un’analisi impietosa delle collezioni delle biblioteche utilizzando la suddivisione per famiglie:

Molta parte del patrimonio non circola mai Indicatore di staticità secondo famiglie (nessun prestito per anno 2000)

ANZIANITA' DEL PATRIMONIO

Pochi volumi generano gran parte delle uscite

Gli utenti forti (più di 10 prestiti in un anno) e i prestiti che sviluppano

I NUOVI ACQUISTI (2001) Indicatore di staticità secondo famiglie

Il percorso del CSBNO 2002 : un aggiornamento dei dati con la presentazione al convegno bibliostar “Vizi privati pubbliche virtù” Con un approfondimento dell’utilizzo degli acquisti

Era evidente la necessità di mettere in atto alcuni interventi per correggere questa situazione

Il percorso del CSBNO 2002 le biblioteche di Cinisello Balsamo, Sesto San Giovanni, Nerviano e Cusano Milanino partecipano ad un gruppo di lavoro coordinato da Emanuela Rivetta

Costituito dalla Provincia di Milano Partecipazione al Gruppo di lavoro “Carta delle collezioni e sviluppo coordinato delle raccolte” Costituito dalla Provincia di Milano Alessandro Agustoni, Angelo D’Adda, Emanuela Rivetta, Miranda Sacchi, Marco Sirtori

Il percorso del CSBNO 2003 :Concorso Consigli per gli acquisti Premio ai migliori progetti d’acquisto

2003 :Concorso Consigli per gli acquisti ELENCO PROGETTI 1 - Progetto Incremento Patrimonio Arese 2003 2 - Progetto Cultura Cerro Maggiore 2003 3 - Progetto Patrimonio Documentario Cerro Maggiore 4 - Progetto Cinisello Balsamo 5 - Progetto Biblioteca Lainate 6 - Indagine sugli Utenti Biblioteca Lainate 7 - Progetto Nerviano 8 - Progetto Rescaldina 9 - Progetto San Vittore Olona

Il percorso del CSBNO E ancora : Dal 2002 produzione annuale di una redazione periodica degli indicatori redatti secondo le linee guida Aib e e tenendo conto della suddivisione per famiglie

EFFICIENZA E QUALITA’ DELLE BIBLIOTECHE ANALISI DEGLI INDICATORI ANNO 2007

Indicatore sintetico di qualità Rapporto con gli standard AIB Le tre analisi analisi Indicatore sintetico di qualità Rapporto con gli standard AIB Rapporto con gli standard interni

Cruscotto del bibliotecario La parte finale degli indicatori è vicina all’idea del cruscotto del bibliotecario Segnali di buono o cattivo funzionamento Da definire cosa vogliamo sia segnalato e con quale frequenza

Il percorso del CSBNO E ancora : 2003-2008 : :Gruppo acquisto coordinato che adotta la metodologia dell’incontro periodico dei responsabili degli acquisti

Attività svolte più dalle singole biblioteche che da CSBNO. Le esigenze poste dall’aumento esponenziale del Prestito interbibliotecario ad un miglioramento della logistica e della prenotazione Opac

La Rete Per rete si intende un insieme integrato di biblioteche legate da un sistema informativo efficiente, un opac chiaro ed efficace ed un efficiente sistema di distribuzione dei documenti, solo in questo modo si può avere la certezza che i processi d’integrazione abbiano effetto

In rete Mettersi in rete senza pianificare, modificandola, la propria politica di incremento del patrimonio non fa altro che sommare spesso gli errori strategici ma più in generale una distribuzione tendenzialmente centrale del grado di circolazione. Una politica comune e consapevole può, invece, consentire di costruire una strategia di offerta più ampia ed integrata.

Il Prestito Interbibliotecario negli anni Prenotazione Opac

Opac

2008 – “Convegno Ricomiciamo da 10” Presentazione di analisi del pubblico delle biblioteche e dei bisogni culturali

Il caso e la necessità Il solo fatto di lavorare in rete con strumenti di integrazione presenti nel software hanno cambiato profondamente i risultati degli acquisti

Gruppo acquisti

Materiali con molte prenotazioni

Desiderata condiviso

Incontri con editori Nuove modalità di conoscenza : presentazione diretta da parte degli editori, e indicazioni sulle novità da parte di esperti della della produzione editoriale

Molta parte del patrimonio non circola mai Indicatore di staticità secondo famiglie (nessun prestito per anno, dato 2008)

I NUOVI ACQUISTI (2008) Indicatore di staticità secondo famiglie

Indice di circolazione La percezione della rete ha influito positivamente sugli acquisti, che ora mostrano complessivamente un indice di circolazione del 5,8 %. Un indice positivo per una singola biblioteca ma con la rete si può fare di più

Quale potrebbe essere l’obiettivo dell’indice di circolazione Il tema non è secondario: potrebbe essere spontaneo immaginare come obiettivo ottimale una circolazione di 12 prestiti all’anno per ciascun documento acquistato. Questo indicatore rappresenterebbe il massimo di efficacia possibile dell’investimento pubblico.

Guardare solo l’indice ? In un caso del genere gli utenti sceglierebbero i documenti solo da catalogo e verrebbero in biblioteca per ritirare il proprio documento quando questo fosse disponibile perché rientrato dal prestito precedente. Questo è quello che accade, per esempio, con i best seller che raggiungono facilmente le 12 circolazioni l’anno e che non sono mai fisicamente presenti in biblioteca.

La coda lunga Prestiti Best seller

Quali sono gli obiettivi? Possiamo immaginare che per un certo numero di documenti, particolarmente pubblicizzati dai media e quindi particolarmente richiesti dagli utenti, si crei la situazione di una circolazione continua. Gli utenti chiedono ed ottengono questi documenti non perché li vedono in biblioteca, bensì perché sono messi a conoscenza della loro presenza da altri canali (televisione, giornali, radio, internet, ecc.) e li prenotano per ottenerli immediatamente al loro rientro. E’ fondamentale, quindi, per questi documenti, la funzione del catalogo nella sua accezione più ampia del termine (es. un tabellone che riproduca le copertine).

Quali sono gli obiettivi? Ma potrebbe accadere che per tutti i documenti si verifichi questa situazione? Forse …. Se le risorse della biblioteca fossero così ridotte da consentirle solo l’acquisto di pochi documenti e che tali documenti fossero scelti solo tra i best seller di più elevato interesse

Quali sono gli obiettivi? Ma normalmente questo non accade per almeno due motivi: Per provocare un’azione di soddisfazione di una domanda è necessario disporre di un’offerta (non si può pensare che l’utente portatore di un bisogno, di una domanda ne sospenda sempre e comunque la soddisfazione in attesa della disponibilità del documento, a lungo andare la domanda si deprime e si spegne)

Quali sono gli obiettivi? Ma normalmente questo non accade per almeno due motivi: La biblioteca è un soggetto produttore a sua volta di stimoli e capace di suscitare domande e curiosità, capace cioè di suscitare interesse per l’offerta che è in grado di costruire e predisporre per l’utente. Acquistare 1.000 titoli di un certo genere piuttosto che di un altro ha un significato preciso nella predisposizione dell’offerta agli utenti e nella capacità di soddisfarne alcuni piuttosto che altri. Questo è un concetto più che noto e che sottostà alla costruzione della carta delle collezioni.

Quali sono gli obiettivi? Questo significa che avremo un certo numero di documenti che avranno un indice di circolazione pari a 12 (i best seller sempre in prestito) ma avremo anche un certo numero di documenti il cui indice di circolazione si distribuirà tra 1 (o anche meno per quei documenti che effettueranno un solo prestito in due o tre anni) e 11. La distribuzione di tali documenti lungo la scala da 1 a 11 determinerà la presenza di un’offerta in biblioteca e l’indice complessivo di circolazione della biblioteca sulla base del quale la stessa verrà valutata dal punto di vista della sua capacità di effettuare investimenti efficaci per l’impiego delle risorse pubbliche. L’indice di circolazione 6 significherà che metà del patrimonio (degli acquisti di cui stiamo parlando ora) sarà sempre presente in biblioteca e costituirà l’offerta per coloro che vi si recano

Quali sono gli obiettivi? L’obiettivo della biblioteca sarà, allora, quello di cogliere al meglio la fascia centrale di distribuzione limitando, per l’oggettivo limite delle proprie risorse, i due estremi. Cioè la piena soddisfazione degli utenti che cercano i best seller per i quali dovranno sottostare a lunghe code di attesa (e che probabilmente li spingerà a soddisfare in altro modo la richiesta) e altrettanto la soddisfazione degli utenti che cercano il documento specifico e particolare preso in prestito con una frequenza molto bassa (da meno di una volta a 1/2 volte l’anno) ma che costituisce l’elemento di qualità per la sua varietà.

Quali sono gli obiettivi? Sul piano della distribuzione statistica una biblioteca che non pianifica la propria attività di incremento delle raccolte finisce prima o poi e in maniera inconsapevole per occupare uno spazio di medianità. Purtroppo spesso accade che invece si situi sulla parte basse dell’asse della circolazione non tanto per scelta, cioè per offrire “una coda lunga” agli utenti quanto per la mancanza di un’azione consapevole di scelta e selezione

In rete Ad esempio il documento che si vorrebbe acquisire ma che non viene acquistato perché probabilmente produrrà l’indice 1 di circolazione (cioè un prestito l’anno), nell’ambito di una rete (di una certa dimensione) potrebbe essere acquistato integrando le risorse di tutti perché nell’ambito della rete stessa produrrà, probabilmente, un indice di circolazione superiore venendo richiesto da una platea più ampia di utenti.

La coda lunga Prestiti Best seller Acquisti medie/ a volte eccessivi Con la rete si può

Altri spunti sistemi di conoscenza dell’offerta editoriale: incontri con editori Logica degli acquisti integrata, cioè non è più possibile pensare che ogni bibliotecario acquisti per la propria biblioteca

Altri spunti Distribuzione degli acquisti secondo le competenze (non più biblioteche specializzate, quanto piuttosto bibliotecari specializzati) Semplificazione delle procedure Ricerca verso i distributori esterni di servizi piuttosto che di sconti

Altri dubbi Un patrimonio di rete, il coordinamento annullano le specificità e aprono la strada ad un appiattimento ?

Non appiattimento ma anzi ricerca e attenzione al particolare e alle specificità Solo la rete nel suo complesso può rivolgersi anche a tutte quelle “nicchie” di pubblico che nel loro complesso rappresentano una fascia di utenti interessante.